Microsoft Office SystemKundenreferenz

„Mit der Microsoft Office Project Management-Lösunghaben wir unsere Informationsprozesse im Projektge-schäft einheitlich, transparent und schlank gestaltet undkönnen unsere knappen Ressourcen besser einteilen.“

Andreas Lezgus, Referent IT-Strategie und Projektportfolio der Polizei NRW, Innenministerium NRW, Referat 47

Jährlich laufen bei der Polizei Nordrhein-Westfalen rund 40 IT-

Projekte parallel, bislang gab es keine einheitlichen Projekt-

planungsdaten für die im Bundesland verteilten Projektteams.

Die Planung erfolgte mit unterschiedlichen Werkzeugen wie

Microsoft Office-Dokumenten oder Microsoft Office Project als

Einzelplatzlösung; alle Lösungen waren nicht miteinander ver-

netzt. Statusberichte wurden manuell erstellt und dann zu den

unterschiedlichen Gremien geschickt – in der Zwischenzeit wa-

ren die Projektdaten schon nicht mehr auf dem neuesten Stand.

Es fehlte eine aktuelle und transparente Informationsbasis für

eine effiziente Planung und Ressourcenverteilung. Durch den

Einsatz der Microsoft Office Enterprise Project Management

Solution steht den Projektleitern in ganz NRW nun ein profes-

sionelles Werkzeug zur Verfügung, das sie bei ihrer Arbeit

unterstützt. Die Projektarbeit hat sich durch die standardisier-

te Software deutlich verbessert.

ÜberblickLand: DeutschlandBranche: Öffentliche Verwaltung & öffentliche EinrichtungenMitarbeiter: 50 000

UnternehmenDie nordrhein-westfälische Polizei sorgtfür die innere Sicherheit in ihremBundesland. Die 50 Kreispolizeibehör-den unterstehen dem Innenministe-rium als oberster Aufsichtsbehörde.

AusgangssituationJährlich laufen rund 40 große IT-Lan-desprojekte parallel. Bislang gab es kei-ne einheitliche Projektplanungsplatt-form, die Statusberichte wurden teil-weise manuell erstellt. Es fehlte einetransparente Informationsbasis.

LösungDen Projektleitern in NRW steht durchEinsatz der Microsoft Office EnterpriseProject Management Solution ein pro-fessionelles Werkzeug zur effizientenProjektsteuerung zur Verfügung.

NutzenDie Kommunikation der Projektteil-nehmer ist durch die standardisierteSoftware deutlich besser, die Ressour-cenauslastung wird zentral gepflegt.Projekte können effizienter geplantwerden, Microsoft Web Access stellt al-len Berechtigten die aktuellen Projekt-daten per Mausklick bereit.

Höhere Effizienz durch landesweit einheitliche Projektplanungsplattform

Thema: Projektmanagement

Nordrhein-Westfalen ist mit einer Flächevon 34 000 Quadratkilometern das viert-größte und mit rund 18 Millionen Einwoh-nern das bevölkerungsreichste BundeslandDeutschlands. Für die innere Sicherheitsorgt die Polizei mit rund 50 000 Beschäf-tigten in 50 Polizeibehörden. Ihre obersteAufsichtsbehörde ist das Innenministeriummit Sitz in der Landeshauptstadt Düsseldorf.Der zentrale IT-Dienstleister der Polizei(ZPD) betreut rund 30 000 PC-Arbeitsplät-ze und 1200 Server an 1000 Standorten anden beiden Fachrechenzentren in Düssel-dorf und Duisburg.

Keine einheitliche PlanungNeben einer Vielzahl von behördenspezifi-schen und kleineren Projekten werdenjährlich etwa 40 große IT-Landesprojekteumgesetzt. Die Palette reicht von geschlos-senen Projekten wie der landesweiten Vor-gangsbearbeitung und den Fahndungssys-temen bis zu umfangreichen Infrastruktur-projekten, darunter ErWin (Erneuerung derWindows-Umgebung). Dieses Projekt hatWindows XP mit Microsoft Office 2003 auf allen 30 000 Desktops und Notebooksder Beschäftigten und Microsoft Windows Server 2003 für die 1200 Server eingeführt.Bislang haben alle Projektleiter mit unter-schiedlichen Werkzeugen gearbeitet. Daswaren teilweise Dokumente in Microsoft Office sowie Microsoft Project als Einzel-platzlösung, die unvernetzt gepflegt wur-den. Die Statusberichte wurden manuell er-stellt und dann zu den unterschiedlichenGremien geschickt. Mittlerweile waren dieProjektdaten schon nicht mehr aktuell. Es gab bis dato keinen zentralen Überblicküber die Projekte und deren aktuellenStand. „Für uns war es sehr aufwendig, dieVielzahl von Einzelprojekten zu überwa-chen, es fehlte eine zeitnahe Übersicht“, er-klärt Andreas Lezgus, Referent IT-Strategieund Projektportfolio der Polizei NRW,Innenministerium NRW, Referat 47. „Wirsuchten eine landesweite Projektmanage-mentlösung, die alle an den Projekten Be-

teiligten zeitnah mit denselben Informatio-nen versorgt und wiederholbare Prozesse,wie das Berichtswesen, automatisiert“, soLezgus weiter.

Testlauf für die neue Lösung„Schon in der Aufgabenstellung für ErWinstand, dass dieses umfangreiche Projekt,bei dem 50 Behörden relativ zeitnah um-gestellt werden müssen, mit der MicrosoftProject Management Solution unterstütztwerden soll“, erklärt PolizeihauptkommissarKlaus Schenk vom Zentralen Projektbüroder ZPD in Duisburg. ErWin sollte also derTestlauf für die Microsoft Office EnterpriseProject Management Solution sein. Bei der Einführung der neuen Projektpla-nungslösung Anfang 2005 unterstützte derMicrosoft Gold Certified Partner PcubedProgram Planning GmbH die ZPD. Zu Be-ginn wurden zwei Microsoft Project Serveraufgestellt: einer für die Schulung und einerfür den Livebetrieb. Auf dem Schulungs-server führte Schenk mit seinem Team die60 Projektleiter in die neue Technologie ein.„Dort nahmen wir zusammen mit der ZPDauch grundsätzliche Einstellungen vor undhinterlegten Formeln“, erklärt Torsten Pritz,Projektmanagement-Berater von Pcubed.Zusammen mit der ZPD und PolizeioberratThomas Dobusch, stellvertretender Pro-jektleiter ErWin-Rollout im PolizeipräsidiumMünster, entwickelte Pritz Projektvorlagen,in denen die Mindestanforderungen fürProjekte stehen und die jede Behörde indi-viduell anpassen kann. „Für diese Anpas-sungen haben wir pro Behörde zwei Pro-jektmitarbeiter zentral in Münster an einemTag geschult“, sagt Dobusch. Inzwischen istder Schulungsserver abgebaut und steht in der ErWin-Umgebung für Projekte zurVerfügung. Die neue Projektplanungslösung bestehtaus den Komponenten Microsoft OfficeProject Professional 2003 und MicrosoftOffice Project Web Access 2003. Der Microsoft Project Server dient der PolizeiNRW als zentrale Speichereinheit für alle

„Die Projekttemplates enthalten Mindestanforde-rungen und können vonjeder Behörde individuellangepasst werden.“

Torsten Pritz, Projektmanagement-BeraterPcubed Program Planning GmbH

Projektpläne. Microsoft Project Professionalläuft als Planungssoftware auf den Clientsder rund 60 Projektmanager landesweit.Damit können sie Pläne erstellen, die Res-sourcen einteilen und Aufgaben und Team-mitglieder gezielt einander zuordnen.Sämtliche Projektdaten und die dazugehö-renden Dokumente sowie die Daten für Sta-tistiken und Berichte lagern auf einem zen-tralen Microsoft SQL Server 2000-Daten-bankserver. Die geforderte Zugriffs- und Datensicher-heit wird außer durch die technologischeUmsetzung auch durch eine autarke Zu-griffsverwaltung innerhalb von MicrosoftProject erzielt. Mithilfe der Online-Analyse-funktion von Project Web Access werdendie Projekte überwacht und ausgewertet.„Der Vorteil ist, dass wir zentral definierteSchwellenwerte nutzen können“, erklärtKlaus Schenk. „Abhängig vom Fortschrittoder der Zeitüberschreitung, schlägt dieWarnfunktion in Form einer Ampel Alarm.“Bei Gelb liegt eine geringe Zeitverzögerungvor, springt die Ampel jedoch auf Rot, muss

schnell gehandelt werden. „Jetzt können wirdie begrenzte Zahl der IT-Spezialistenschneller und besser einsetzen, weil wir se-hen, wenn es in einem Projekt langsamervorangeht oder wenn bestimmte Entschei-dungen noch offen sind“, sagt Thomas Do-busch. Im Projekt ErWin erfolgte diesesControlling zentral im GesamtprojektbüroMünster. Dort werden alle Basisprojektplänegespeichert. Ein Basisplan stellt eine best-mögliche Abschätzung des Projektverlaufszu einem gegebenen Zeitpunkt dar. Der reale Projektverlauf wird mit dem Basisplanverglichen. Dobusch und seine Mitarbeiterhaben via Microsoft Web Access Zugriff aufdie Basisprojektpläne; nur das Gesamtpro-jektbüro hat die Berechtigung, die Basisplä-ne zu aktualisieren und zu speichern.

Projektdaten zentral verfügbarMit Microsoft Office Project verfügt die Po-lizei NRW über eine landesweit einheitlicheProjektplanungsplattform. Projektleiter undEntscheidungsträger erhalten direkt von ih-rem Arbeitsplatz mit dem internetbasierten

Auch in Einsatzsituationen sind verlässli-

che Planungsdaten aus dem Technikum-

feld wichtige Entscheidungsgrundlagen Foto

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Technik im Überblick

Microsoft Office Project Server 2003Mit Microsoft Office Project Server 2003kann die Polizei NRW ihre Projekte flexi-bel planen und steuern. Projektmitarbei-ter sehen alle Projektpläne, relevante Da-ten und Dokumente. Project Server er-laubt auch die Einsicht in den aktuellenProjektstatus. Führungskräfte können Pro-jektpläne, die auf dem Project Server ver-öffentlicht wurden, via Web Access unter-nehmensweit analysieren.

Microsoft Office Project Professional 2003Das Desktop-Tool unterstützt die Projekt-verantwortlichen bei der Planung ihrerVorhaben. Projektleiter verwalten und ver-teilen mit Project Professional Aufgaben,ordnen Ressourcen zu, erstellen Berichteund kontrollieren den Projektverlauf.

Microsoft Office Project Web Access 2003Das webbasierte Werkzeug fungiert alsPortal zu den auf dem Project Server ab-gelegten Projektdaten. Alle am Projekt be-teiligten Mitarbeiter oder Führungskräftehaben über Project Web Access jederzeitZugriff auf die aktuellen Informationen.

Werkzeug Project Web Access über eineAnsichtsmaske einen Überblick über sämtli-che Daten. „Alle Beteiligten arbeiten mitdemselben Werkzeug auf einer einheit-lichen Datenbasis. Die Projektleiter gebendie Kenndaten ihrer Projekte nur einmal einund können über die Plattform mehrereZielgruppen bedienen. Die Daten sind stetsauf dem aktuellen Stand. Das Wichtigste istfür mich immer noch ein gut ausgebildeterund erfahrener Projektleiter. Er soll sich je-doch auf seine Kernaufgaben konzentrierenkönnen und nicht mit unnötigem Verwal-tungsaufwand beschäftigt werden“, be-schreibt Andreas Lezgus die Verbesserun-gen. „Zudem lässt sich die Kapazitätsausla-stung der Projektbeteiligten mit MicrosoftProject Professional grafisch darstellen“, soKlaus Schenk. Nach Auswertung der Erfah-rungen im Projekt ErWin werden künftigalle Projekte mit der Infrastruktur desMicrosoft Project Server geplant und über-wacht. „Für bestimmte Projektarten gibt esStandardprojektpläne, die sich jeder Ver-

antwortliche per Mausklick direkt anzeigenlassen kann. Dadurch gewinnt er Sicherheitin der Planung und wird schneller“, so Lez-gus. Das verbessert nicht nur die Projekt-kultur, sondern verringert durch die zeitna-he Informationswiedergabe die Anzahl derBesprechungen bei den meist räumlich überdas Bundesland verteilten Projektteams.„In einem nächsten Schritt wollen wir nundie erweiterten Funktionen von MicrosoftOffice Project Server 2007 und MicrosoftSharePoint Services nutzen: das Wissen zwischen den Projektbeteiligten über einfa-che Projektportale besser austauschen, dasAnforderungsmanagement noch genauerstrukturieren und Mitarbeiter in der Vorpla-nung bereits bestimmten Projektphasen zu-ordnen. Auf diese Weise können wir leichterfeststellen, ob ein bestimmtes Projekt miteigenen Ressourcen überhaupt durchge-führt werden kann, ob wir es besser zurück-stellen oder in welchem Umfang wir aufFremdressourcen zurückgreifen müssen“,betont Lezgus.

5000-689-24 YU 06/07

Weitere Informationen

ReferenzkundeInnenministerium des Landes Nordrhein-WestfalenReferat 47Haroldstraße 540213 DüsseldorfTel.: 0211 871-0Fax: 0211 87116-3355E-Mail: poststelle@im.nrw.dewww.im.nrw.de

Microsoft-PartnerPcubed Program Planning GmbHTorsten PritzRichard-Wagner-Straße 3950674 KölnTel.: 0221 2722997-0Fax: 0221 2722997-9E-Mail: torsten.pritz@pcubed.comwww.pcubed.com

GeschäftskundenbetreuungMicrosoft Deutschland GmbHKonrad-Zuse-Straße 185716 UnterschleißheimTel.: 0180 5 672330*Fax: 0180 5 229554*E-Mail: btob@microsoft.com*0,14 Euro/Min., deutschlandweit©2007 Microsoft Corporation.All rights reserved.

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Software und Servicesg Microsoft Windows Server 2003

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Hardwareg Fujitsu Siemens Computers TX-200

Partnerg Pcubed Program Planning GmbH