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:SVXVEKWMRLEPXI
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%VGLMZMIVYRKWJSVQIR
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%VGLMZMIVYRKWJSVQIR
3RPMRI�%VGLMZMIVYRK!" %VGLMZMIVYRK ZSR 'SHIH -RJSVQEXMSR �'-�
Host
Archivierungs-Server
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%VGLMZMIVYRKWJSVQIR
%VGLMZMIVYRK ZSR 2SR 'SHIH -RJSVQEXMSR �2'-�
Archivierungs-ServerHost
21"
Erfassungsplätze Scanner
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*V²LIW���7TÇXIW�%VGLMZMIVIR
Bearbeitung Zwischenablage Bearbeitung Archiv
El. Archivierung
Elektronische Vorgangsbearbeitug mit integrierter Archivierung
Belegeingang
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:SVXVEKWMRLEPXI
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6IGLXPMGLI�%RJSVHIVYRKIR�ER�IP��%VGLMZMIVYRKWW]WXIQI
Allgemein-rechtliche
Grundlagen
Handels-rechtliche
Grundlagen
Steuer-rechtliche
Grundlagen
Zivil-rechtliche
Grundlagen
Datenschutz-rechtliche
Grundlagen
BGB AOEStGEStRGoBS
HGBGoBS
BDSGZPOVwGO
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g e w ä h r le is te nE in h a ltu n g
g e w ä h r le is te nE in h a ltu n g
F a c h l ic h e S te l lu n g n a h m e n⇒ G o B S , F A M A , .. .
d e f in ie re nA n fo rd e ru n g e n
w e rd e n a b g e b ild e t e n th ä lt
u n te r l ie g e n
w e rd e n p rä z is ie rt
H a n d e ls - u . S te u e r re c h t⇒ G o B
g e w ä h r le is te nE in h a ltu n g
fo rd e rn
In te rn e s K o n tro l ls y s te mV e rfa h re n s d o k u m e n ta t io nA u fb e w a h ru n g s p fl ic h te n
O rd n u n g s m ä ß ig k e it s k ri te r ie n
d e f in ie re n
O rd n u n g s m ä ß ig eA n w e n d u n g d e s
V e rfa h re n s
N a c h v o llz ie h b a rk e itd e s
G e s c h ä f ts v o r fa lls
N a c h v o llz ie h b a rk e itd e s
V e rfa h re n s
re c h n u n g s le g u n g s re le v a n te rG e s c h ä f ts p ro z e ß
G e s c h ä f ts v o r fä l lei.S .v . § 2 3 8 H G B
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GoBS “Rechnungslegungsrelevanter Geschäftsprozeß”:
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(EXIR IVJEX��IV^IYKX��FIEVFIMXIX YRH�SHIV ²FIVQMXXIPX[IVHIR�l?&1* ������� � +S&7A
Scannen, el. Archivierung
DMS/Workflow EDI, Internet
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(:�KIWX²X^XI�:IVJELVIR�KIQÇ�+S&7
(SOYQIRXIRQERKIQIRXW�7]WXIQI
%VGLMZMIVYRKWW]WXIQI
;SVOJPS[W]WXIQI
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1EXIVMEP[MVXWGLEJXWW]WXIQI
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-RLEPXPMGLI�YRH�FMPHPMGLI�;MIHIVKEFI
-RLEPXPMGLI�;MIHIVKEFI3VMKMREP YRH 6ITVSHYOXMSR WXMQQIR REGL HIQ -RLEPX ²FIVIMR�O¸RRIR MR HIV *SVQ EF[IMGLIR�
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&MPHPMGLI�;MIHIVKEFI3VMKMREP YRH 6ITVSHYOXMSR WXMQQIR REGL HIQ -RLEPX YRH HIV *SVQ ²FIVIMR�!" &VYXXS�&MPH
*SVQ ! %RSVHRYRKIR YRH *EVFIR �WS[IMX &I[IMWOVEJX�^�&� IMRKILIRHI &IWXIPPYRK
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6IZMWMSRWERJSVHIVYRKIR
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��+IRIVIPPI�%RJSVHIVYRKIR
%VGLMZMIVYRKWVMGLXPMRMI
*VIMKEFIZIVJELVIR YRH �TVSXSOSPP
:IVJELVIRWHSOYQIRXEXMSR
>YKVMJJWWGLYX^
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��+IRIVIPPI�%RJSVHIVYRKIR
%VGLMZMIVYRKWVMGLXPMRMI
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;IPGLI %YJFI[ELVYRKWHEYIV J²V HMI NI[IMPMKIR 9RXIVPEKIRKIPXIR
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;IPGLI 9RXIVPEKIR REGL HIV IPIOXVSRMWGLIR %VGLMZMIVYRKZIVRMGLXIX [IVHIR O¸RRIR YRH [IPGLI MQ 3VMKMREPEYJ^YFI[ELVIR WMRH �WMILI EYGL ^MZMPTVS^IWWYEPI6MWMOSVIHY^MIVYRK�
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��+IRIVIPPI�%RJSVHIVYRKIR
*VIMKEFIZIVJELVIR YRH �TVSXSOSPP
2EGL[IMW HIV WEGL� YRH TVSKVEQQPSKMWGLIR 6MGLXMKOIMX KIQÇ+S&7
2IYIMRJ²LVYRK
7]WXIQÇRHIVYRKIR
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��+IRIVIPPI�%RJSVHIVYRKIR
:IVJELVIRWHSOYQIRXEXMSR
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��+IRIVIPPI�%RJSVHIVYRKIR
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Anwendung
OrdnungsmäßigeTransformation
Ordnungsmäßige Aufbewahrung
Ordnungsmäßige Wiedergabe
Aufteilung in:
�� :IVJELVIRWWTI^MJMWGLI %RJSVHIVYRKIR
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Ordnungsmäßige TransformationOrdnungsmäßige Transformation
(elektronisches) Radieren
(i) Zulässigkeit des Speichermediums- § 239 (3) HGB, § 146 (4) AO: kein (elektronisches) Radieren
- § 35 (2) BDSG: fordert Löschbarkeit bzw. Sperrbarkeit
=> trotzdem beliebiges Speichermedium=> Forderung an das Archivierungssystem
(ii) Vollständige und richtige Übertragung§ 239 (2) HGB, §§ 146 (1) AO
Löschen = Ändern
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:SPPWXÇRHMKI�YRH�VMGLXMKI�8VERWJSVQEXMSR
9RXIVWGLIMHYRK ^[MWGLIR '- YRH 2'-
NCI CI
Belegaufbereitung,Scannen,Qual.-Kontrollen !
Elektronisches Archiv
direkte Übertragung(COLD- Verfahren),Kontrolle meist durchautom. Bitvergleich
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%VGLMZMIVYRK ZSR 2SR 'SHIH -RJSVQEXMSR �2'-�
Archivierungs-ServerHost
21"
Erfassungsplätze Scanner
:SPPWXÇRHMKI�YRH�VMGLXMKI�8VERWJSVQEXMSR
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:SPPWXÇRHMKI�YRH�VMGLXMKI8VERWJSVQEXMSR
�� &IPIKEYJFIVIMXYRK ZSV HIQ 7GERRIR FIM 2'-
�� )VLEPXYRK ZSR *EVFIR� WTI^� >IMGLIR YRH 6IMLIRJSPKIR � %RSVHRYRKIRQMX &I[IMWOVEJX
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3VHRYRKWQÇMKI�;MIHIVKEFI
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MRRIVLEPF ERKIQIWWIRIV *VMWXi ��� ��� �� ��� ���
FMPHPMGLI F^[� MRLEPXPMGLI ÍFIVIMRWXMQQYRK QMX HIR 3VMKMREPYRXIVPEKIRFIM HIV 0IWFEVQEGLYRK i ��� ��� �!" 7TIMGLIVJSVQ YREFLÇRKMK
!" &VYXXS � 2IXXSFMPH�4VSFPIQEXMO
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>43�6MWMOSVIHYOXMSRWQ¸KPMGLOIMXIRl9VOYRHIRTVSFPIQz
● %YJFI[ELVYRK ZSR 9RXIVPEKIR QMX LSLIQ 7XVIMX[IVX SHIV LSLIV4VS^I[ELVWGLIMRPMGLOIMX MQ 3VMKMREP
● )MRWEX^ ZSR QERMTYPEXMSRWWMGLIVIR %VGLMZMIVYRKWZIVJELVIR
● 7]WXIQXIWXEXI F^[� �^IVXMJM^MIVYRKIR
● 8IWXEX HIV SVHRYRKWQÇMKIR %R[IRHYRK
● 6ELQIRZIVXVEK QMX ,ERHIPWTEVXRIVR� HIV VIKIPX [MI 6ITVSHYOXMSRIR MQ7XVIMXJEPP� EPWS MQ >MZMPTVS^I� FILERHIPX [IVHIR WSPPIR�!" (MIW FIXVMJJX ZSV EPPIQ WSKIRERRXI &I[IMW� SHIV
&I[IMWPEWXZIVIMRFEVYRKIR �EREPSK ^Y )(-�6ELQIRZIVXVEK�
�������� IBSJahresfachkonferenz DV-Revision 22.-24.9.99, Hamburg Seite - 34 -
Finanzbehörde und Archivierungs-Systeme
+IRILQMKYRKWTJPMGLX#KHW� RIMR � &1*�7GLVIMFIR F^KP� STXMWGLIV 7TIMGLIVQIHMIR ������
4VE\MW�*SVQPSWIW %RWGLVIMFIR ER ^YWXÇRHMKI *MRER^EQX&IMWTMIPI WMILI %;:�7GLVMJX �� ��� l6IGLXPMGLI 6ELQIRFIHMRKYRKIR J²V HIR)MRWEX^ STXMWGLIV 7TIMGLIVTPEXXIRW]WXIQI � %RVIKYRKIR� 7XIPPYRKRELQIR�*EPPFIMWTMIPIz
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�������� IBSJahresfachkonferenz DV-Revision 22.-24.9.99, Hamburg Seite - 35 -
:SVXVEKWMRLEPXI
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�� +VYRHFIKVMJJI
�� 6IGLXPMGLI +VYRHPEKIR YRH 6MWMOIR
�� 4V²JYRK HIV SVHRYRKWQÇMKIR %R[IRHYRK
�� 4V²JYRKWTPERYRK� YRH STXMQMIVYRK
�� )MRFMRHYRK MRW ;SVOJPS[�1EREKIQIRX
�� %YWKI[ÇLPXI 4VE\MWTVSFPIQI
�������� IBSJahresfachkonferenz DV-Revision 22.-24.9.99, Hamburg Seite - 36 -
�� 4V²JYRK HIV SVHRYRKWQÇMKIR %R[IRHYRK
!" WMILI :SVXVEK ZSR 1MGLEIP 2IY]
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�������� IBSJahresfachkonferenz DV-Revision 22.-24.9.99, Hamburg Seite - 37 -
�7%4�%VGLMZMIVYRKWW]WXIQ
Hersteller-TestatHersteller-Testat
SAP-Schnittstellen-
Zertifizierung
�������� IBSJahresfachkonferenz DV-Revision 22.-24.9.99, Hamburg Seite - 38 -
8IWXEXW�%YWWEKI�4&7�3RPMRI�%VGLMZ
Das Ergebnis zu dieser Prüfung formulieren wir zusammenfassend wie folgt:"Die von uns geprüfte rechnungslegungsrelevante Software CFI der Firma PBS, Version 1.0ermöglicht bei sachgerechter Anwendung eine den Ordnungsmäßigkeitsgrundsätzenentsprechende Buchführung"Diese Beurteilung bezieht sich auf die uns zum Zeitpunkt unserer Prüfung vorgelegteProgrammversion zum SAP R/3 Release 3. IH, Stand Juli 1998.
Mannheim, 25. September 1998
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�������� IBSJahresfachkonferenz DV-Revision 22.-24.9.99, Hamburg Seite - 39 -
8IWXEXW�%YWWEKI�4&7�%VGLMZ
Das Ergebnis zu dieser Prüfung formulieren wir zusammenfassend wie folgt:"Die von uns geprüfte rechnungslegungsrelevante Software CFI der Firma PBS, Version 1.0ermöglicht bei sachgerechter Anwendung eine den Ordnungsmäßigkeitsgrundsätzenentsprechende Buchführung"Diese Beurteilung bezieht sich auf die uns zum Zeitpunkt unserer Prüfung vorgelegteProgrammversion zum SAP R/3 Release 3. IH, Stand Juli 1998.
Mannheim, 25. September 1998
“bei sachgerechter Anwendung” !
�������� IBSJahresfachkonferenz DV-Revision 22.-24.9.99, Hamburg Seite - 40 -
8IWXMIVYRKWIFIRIR�
,IVWXIPPIVXIWXMIVYRK�REGL�-(;�47���
!"�7SJX[EVIXIWXEX
>IVXMJM^MIVYRK�HIV�SVHRYRKWQÇMKIR�%R[IRHYRK�
!"�+S&7��&IWX�4VEGXMGI
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�������� IBSJahresfachkonferenz DV-Revision 22.-24.9.99, Hamburg Seite - 41 -
:SVXVEKWMRLEPXI
�� /41+
�� +VYRHFIKVMJJI
�� 6IGLXPMGLI +VYRHPEKIR YRH 6MWMOIR
�� 4V²JYRK HIV SVHRYRKWQÇMKIR %R[IRHYRK
�� 4V²JYRKWTPERYRK� YRH STXMQMIVYRK
�� )MRFMRHYRK MRW ;SVOJPS[�1EREKIQIRX
�� %YWKI[ÇLPXI 4VE\MWTVSFPIQI
�������� IBSJahresfachkonferenz DV-Revision 22.-24.9.99, Hamburg Seite - 42 -
2. Projektbegleitende Prüfung�,*%�7XIPPYRKRELQI��������
&IWSRHIVLIMXIR�YRH�9QWIX^YRK�FIM
(SOYQIRXIRQEREKIQIRX�7]WXIQIR
$$
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�������� IBSJahresfachkonferenz DV-Revision 22.-24.9.99, Hamburg Seite - 43 -
)MRJ²LVYRKWTLEWIR�%VGLMZMIVYRKWW]WXIQ
%REP]WI
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7SPPOSR^ITX
� 0EWXIRLIJX
� %FRELQIOVMXIVMIR
7]WXIQEYW[ELP
� 1EVOXVIGLIVGLI
� 4JPMGLXIRLIJX
Prototypen-Test– Beispiel-Geschäftsprozeß
– Internes Kontrollsysten
Test– Migrationsplan
– Einführungsstrategie
– Altdatenübernahme
– Schulungen
– Systemanpassungen
Einführung– Freigabeverfahren
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Dokumentenanalyse
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Imaging Archiv
DarstellenBearbeitenErstellen
Sammeln/AustauschenTranspotieren
AufbewahrenVerwalten
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Dokumentenmanagement und Workflow
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Archivierung
17"
RechercheLaserdrucker
Dokumenten-Server
Scanner
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Workflow
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WorkflowInteroperability
einbindbareApplikationen
Client-Software
Vorgangsentwurfs-werkzeug
Administrations-und Berichts-
Werkzeug
Ausführungsteil
Interorganisationelle Workflows
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Planungdes Arbeitsprozesses
Kontrolledes Arbeitsprozesses
Ausführungdes Arbeitsprozesses
Ausführungs-System
Simulationssystem Vorgangs-informations-
SystemModellierungssystem
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Soll / IstModellierung
Analyse
ProtokollierungArchivierung
ImplementierungSteuerung
Verfahrens-dokumentation
AnimationSimulation
Freigabeprot
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Organisations-und Rollen-
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Client-Steuerung
Arbeits-Vorrat
Workflow-Engine
Prozeß-Definition
Definitions-Werkzeug
Benutzer-Schnittstelle
Applikationen
Falldaten
Daten
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regelmäßig unregelmäßig einmaligstrukturiert Wochenbericht
MonatsberichtJahresabschluß-bericht
BuchungenWareneingangInventurlistenüberarbeiten
Konkursbilanz
teilstrukturiert Erläuterungen zuBerichten
AuftragsbearbeitungProjektbearbeitung
Abteilungs-umstrukturier-ungen
unstrukturiert AnalysenBuchungs-differenzen
F&E Lösung neuerProbleme
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regelm äß ig un rege lm äß ig ein m a ligstru k tu r iert
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un stru k tu rie rt
8]TMWGLI�&²VSTVS^IWWI
Workflowsysteme
Projekt-Management-
Software
Anwendungsspezifische SW
Groupwaresysteme
Bürokommunikationssystem
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Beispiele von Problemen während derprojektbegleitenden Prüfung
1. Fehler beim Scannen: - wesentliche Informationen der Vorlage gehen beim Scannen verloren - einige Seiten rutschen durch ohne gescannt zu werden (Vollständigkeit) - schlechte Qualität des Scanners bzw. des Scannvor- ganges (Kontrast, optische Verschmutzungen oder schlechte Auflösung) - Belegrückseiten, auf denen z.B. Allgemeine Geschäftsbedingungen, Risikoklassen bei Banken, etc. aufgedruckt sind, werden nicht miterfaßt
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Ursachen:- Qualitätskontrolle und Vier-Augen-Prinzip- Funktionstrennung und Internes Kontrollsystem
2. Fehlen von Verfahrensanweisungen und -dokumentation - Sicherstellung einer einheitlichen Vorgehensweise der Archivierung - Nachvollziehbarkeit durch einen unabhängigen Dritten in angemessener Zeit - Aktualität und Umfang der Verfahrensdokumentation (fehlende, unvollständige oder veraltete Dokumentation)
Beispiele von Problemen während derprojektbegleitenden Prüfung
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3. Vollständige und originalgetreue Speicherung - Dokumente werden nicht vollständig archiviert (z.B. fehlende Belegbestandteile nach GoBS) - nicht alle aufbewahrungspflichtigen Dokumente werden archiviert (Änderungsbelege aus SAP werden vergessen) - einmal erfaßte Dokumente sind später veränderbar (zu löschende Daten nach BDSG, aber fehlendes IKS, wie z.B. Zugriffsberechtigungskonzept)
4. Fehlende Protokollierungen - Sicherstellung, daß die Ablage der Dokumente für Zwecke der Nachvollziehbarkeit protokolliert sind (wer, wann, etc.)
Beispiele von Problemen während derprojektbegleitenden Prüfung
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5. Fehlende Indexierung / Verschlagwortung - Gewährleistung, daß die archivierten Daten nachvollziehbar gespeichert werden, um sie in angemessener Zeit lesen zu können (Verknüpfung Belegnummer mit Barcode)
6. Fehlende Retrievalhilfen - Sicherstellung, daß implementierte Suchmechanismen ein Wiederfinden der abgelegten Dokumente ermöglichen
7. Systemseitige Sicherstellung der Einhaltung der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist (Lesbarkeitsprobleme nach Programm- änderungen oder Implementierung neuer Programme -Y2K)
Beispiele von Problemen während derprojektbegleitenden Prüfung
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8. Fehlerbehandlung - Vollständigkeit und Richtigkeit übertragener Daten aus anderen Systemen per maschineller Schnittstelle - fehlende Abstimmungen und Qualitätskontrollen - Fehlerbehandlungen ohne einheitlichem und dokumentiertem Verfahren (fehlende Nachvollziehbarkeit) - gleiche Dokumente mehrfach archiviert (verschiedene Abteilungen benötigen gleiche Dokumente)
Beispiele von Problemen während derprojektbegleitenden Prüfung
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9. Konzept der zu archivierenden Dokumente - nicht alle Dokumente dürfen archiviert werden, wie z.B. Jahresabschlußunterlagen, etc., aber nicht alle Dokumente brauchen archiviert zu werden, wie z.B. Konzernabschluß- unterlagen, etc. - zu späte Einbeziehung von IRM bei der Erstellung von Archivierungskonzepten bei der Implementierung neuer EDV-Systeme - nur Post-Implementation Reviews oder Zertifizierung von Dokumentenverwaltungssystemen nach der Einführung - Notwendigkeit von Folgeprüfungen (unerwartete Mehrkosten)
Beispiele von Problemen während derprojektbegleitenden Prüfung
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