:SVXVEKWMRLEPXIphma0001/pub/ibs99_f.pdf · EDI, Internet Jahresfachkonferenz DV-Revision 22.-24.9.99, Hamburg Seite ... [MVH I\TPM^MX EYJ :IVJELVIRWHSOYQIRXEXMSR EFKILSFIR# ... Programmversion

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�� IBSJahresfachkonferenz DV-Revision 22.-24.9.99, Hamburg Seite - 1 -

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Host

Archivierungs-Server


%VGLMZMIVYRKWJSVQIR

%VGLMZMIVYRK ZSR 2SR 'SHIH -RJSVQEXMSR �2'-�

Archivierungs-ServerHost

21"

Erfassungsplätze Scanner

(

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*V²LIW��7TÇXIW�%VGLMZMIVIR

Bearbeitung Zwischenablage Bearbeitung Archiv

El. Archivierung

Elektronische Vorgangsbearbeitug mit integrierter Archivierung

Belegeingang


:SVXVEKWMRLEPXI

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6IGLXPMGLI�%RJSVHIVYRKIR�ER�IP��%VGLMZMIVYRKWW]WXIQI

Allgemein-rechtliche

Grundlagen

Handels-rechtliche

Grundlagen

Steuer-rechtliche

Grundlagen

Zivil-rechtliche

Grundlagen

Datenschutz-rechtliche

Grundlagen

BGB AOEStGEStRGoBS

HGBGoBS

BDSGZPOVwGO


g e w ä h r le is te nE in h a ltu n g


F a c h l ic h e S te l lu n g n a h m e n⇒ G o B S , F A M A , .. .

d e f in ie re nA n fo rd e ru n g e n

w e rd e n a b g e b ild e t e n th ä lt

u n te r l ie g e n

w e rd e n p rä z is ie rt

H a n d e ls - u . S te u e r re c h t⇒ G o B


fo rd e rn

In te rn e s K o n tro l ls y s te mV e rfa h re n s d o k u m e n ta t io nA u fb e w a h ru n g s p fl ic h te n

O rd n u n g s m ä ß ig k e it s k ri te r ie n

d e f in ie re n

O rd n u n g s m ä ß ig eA n w e n d u n g d e s

V e rfa h re n s

N a c h v o llz ie h b a rk e itd e s

G e s c h ä f ts v o r fa lls

N a c h v o llz ie h b a rk e itd e s

V e rfa h re n s

re c h n u n g s le g u n g s re le v a n te rG e s c h ä f ts p ro z e ß

G e s c h ä f ts v o r fä l lei.S .v . § 2 3 8 H G B

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GoBS “Rechnungslegungsrelevanter Geschäftsprozeß”:

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(EXIR IVJEX��IV^IYKX��FIEVFIMXIX YRH�SHIV ²FIVQMXXIPX[IVHIR�l?&1* �� +S&7A

Scannen, el. Archivierung

DMS/Workflow EDI, Internet


(:�KIWX²X^XI�:IVJELVIR�KIQÇ�+S&7

(SOYQIRXIRQERKIQIRXW�7]WXIQI

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Anwendung

OrdnungsmäßigeTransformation

Ordnungsmäßige Aufbewahrung

Ordnungsmäßige Wiedergabe

Aufteilung in:

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Ordnungsmäßige TransformationOrdnungsmäßige Transformation

(elektronisches) Radieren

(i) Zulässigkeit des Speichermediums- § 239 (3) HGB, § 146 (4) AO: kein (elektronisches) Radieren

- § 35 (2) BDSG: fordert Löschbarkeit bzw. Sperrbarkeit

=> trotzdem beliebiges Speichermedium=> Forderung an das Archivierungssystem

(ii) Vollständige und richtige Übertragung§ 239 (2) HGB, §§ 146 (1) AO

Löschen = Ändern

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9RXIVWGLIMHYRK ^[MWGLIR '- YRH 2'-

NCI CI

Belegaufbereitung,Scannen,Qual.-Kontrollen !

Elektronisches Archiv

direkte Übertragung(COLD- Verfahren),Kontrolle meist durchautom. Bitvergleich


%VGLMZMIVYRK ZSR 2SR 'SHIH -RJSVQEXMSR �2'-�

Archivierungs-ServerHost

21"

Erfassungsplätze Scanner

:SPPWXÇRHMKI�YRH�VMGLXMKI�8VERWJSVQEXMSR

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&I[IMWPEWXZIVIMRFEVYRKIR �EREPSK ^Y )(-�6ELQIRZIVXVEK�


Finanzbehörde und Archivierungs-Systeme

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Hersteller-TestatHersteller-Testat

SAP-Schnittstellen-

Zertifizierung


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Das Ergebnis zu dieser Prüfung formulieren wir zusammenfassend wie folgt:"Die von uns geprüfte rechnungslegungsrelevante Software CFI der Firma PBS, Version 1.0ermöglicht bei sachgerechter Anwendung eine den Ordnungsmäßigkeitsgrundsätzenentsprechende Buchführung"Diese Beurteilung bezieht sich auf die uns zum Zeitpunkt unserer Prüfung vorgelegteProgrammversion zum SAP R/3 Release 3. IH, Stand Juli 1998.

Mannheim, 25. September 1998

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8IWXEXW�%YWWEKI�4&7�%VGLMZ

Das Ergebnis zu dieser Prüfung formulieren wir zusammenfassend wie folgt:"Die von uns geprüfte rechnungslegungsrelevante Software CFI der Firma PBS, Version 1.0ermöglicht bei sachgerechter Anwendung eine den Ordnungsmäßigkeitsgrundsätzenentsprechende Buchführung"Diese Beurteilung bezieht sich auf die uns zum Zeitpunkt unserer Prüfung vorgelegteProgrammversion zum SAP R/3 Release 3. IH, Stand Juli 1998.

Mannheim, 25. September 1998

“bei sachgerechter Anwendung” !


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2. Projektbegleitende Prüfung�,*%�7XIPPYRKRELQI��

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Prototypen-Test– Beispiel-Geschäftsprozeß

– Internes Kontrollsysten

Test– Migrationsplan

– Einführungsstrategie

– Altdatenübernahme

– Schulungen

– Systemanpassungen

Einführung– Freigabeverfahren


Dokumentenanalyse

(SOYQIRXIRFIWXERH

(SOYQIRXIREYJOSQQIR

(SOYQIRXIRWXVYOXYV

-RLEPX

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4V²JYRK�IRXWTVIGLIRH�HIR�X]TMWGLIR�4VSNIOXQMPIWXSRIW

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��3VHRYRKWQÇMKI�8VERWJSVQEXMSR

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:SVXVEKWMRLEPXI

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(SOYQIRXIRQERKIQIRX

4EWWMZI 0SKMWXMO ZSR (SOYQIRXIR�� %FPIKIR�� :IV[EPXIR�� ;MIHIVJMRHIR YRH� ;IMXIVPIMXIR ZSR (SOYQIRXIR�!" ,SPTVMR^MT

Imaging Archiv

DarstellenBearbeitenErstellen

Sammeln/AustauschenTranspotieren

AufbewahrenVerwalten

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%OXMZI 7XIYIVYRK HIV FIXVMIFPMGLIR %FPÇYJI REGLHIQ &VMRKTVMR^MT


%FPEYJSVKERMWEXMSR�!"�-/7

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%YJFEYSVKERMWEXMSR�!"�-/7


Dokumentenmanagement und Workflow

17"

21"

Archivierung

17"

RechercheLaserdrucker

Dokumenten-Server

Scanner

17"

Workflow

$)

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&IWXERHXIMPI�IMRIW�;SVOJPS[W]WXIQW��6IJIVIR^QSHIPP�HIV�;f1'

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WorkflowInteroperability

einbindbareApplikationen

Client-Software

Vorgangsentwurfs-werkzeug

Administrations-und Berichts-

Werkzeug

Ausführungsteil

Interorganisationelle Workflows


&IWXERHXIMPI�YRH�HIVIR�%YJKEFIR

Planungdes Arbeitsprozesses

Kontrolledes Arbeitsprozesses

Ausführungdes Arbeitsprozesses

Ausführungs-System

Simulationssystem Vorgangs-informations-

SystemModellierungssystem

Schnittstellensystem für Betriebssystem, Daten, Programme, Benutzer

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>YWEQQIRWTMIP HIV /SQTSRIRXIR ^YV

1SHIPPMIVYRK�

7MQYPEXMSR�

7XIYIVYRK YRH

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ZSR %VFIMXWEFPÇYJIR

Soll / IstModellierung

Analyse

ProtokollierungArchivierung

ImplementierungSteuerung

Verfahrens-dokumentation

AnimationSimulation

Freigabeprot

okoll


%YJFEY

Organisations-und Rollen-

modell

Client-Steuerung

Arbeits-Vorrat

Workflow-Engine

Prozeß-Definition

Definitions-Werkzeug

Benutzer-Schnittstelle

Applikationen

Falldaten

Daten

$+

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%REP]WI�HIV�4VSÎWWI�8]TMWGLI�&²VSTVSÎWWI

regelmäßig unregelmäßig einmaligstrukturiert Wochenbericht

MonatsberichtJahresabschluß-bericht

BuchungenWareneingangInventurlistenüberarbeiten

Konkursbilanz

teilstrukturiert Erläuterungen zuBerichten

AuftragsbearbeitungProjektbearbeitung

Abteilungs-umstrukturier-ungen

unstrukturiert AnalysenBuchungs-differenzen

F&E Lösung neuerProbleme


regelm äß ig un rege lm äß ig ein m a ligstru k tu r iert

teilstru k tu riert

un stru k tu rie rt

8]TMWGLI�&²VSTVSÎWWI

Workflowsysteme

Projekt-Management-

Software

Anwendungsspezifische SW

Groupwaresysteme

Bürokommunikationssystem

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:SVXVEKWMRLEPXI

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Beispiele von Problemen während derprojektbegleitenden Prüfung

1. Fehler beim Scannen: - wesentliche Informationen der Vorlage gehen beim Scannen verloren - einige Seiten rutschen durch ohne gescannt zu werden (Vollständigkeit) - schlechte Qualität des Scanners bzw. des Scannvor- ganges (Kontrast, optische Verschmutzungen oder schlechte Auflösung) - Belegrückseiten, auf denen z.B. Allgemeine Geschäftsbedingungen, Risikoklassen bei Banken, etc. aufgedruckt sind, werden nicht miterfaßt

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Ursachen:- Qualitätskontrolle und Vier-Augen-Prinzip- Funktionstrennung und Internes Kontrollsystem

2. Fehlen von Verfahrensanweisungen und -dokumentation - Sicherstellung einer einheitlichen Vorgehensweise der Archivierung - Nachvollziehbarkeit durch einen unabhängigen Dritten in angemessener Zeit - Aktualität und Umfang der Verfahrensdokumentation (fehlende, unvollständige oder veraltete Dokumentation)



3. Vollständige und originalgetreue Speicherung - Dokumente werden nicht vollständig archiviert (z.B. fehlende Belegbestandteile nach GoBS) - nicht alle aufbewahrungspflichtigen Dokumente werden archiviert (Änderungsbelege aus SAP werden vergessen) - einmal erfaßte Dokumente sind später veränderbar (zu löschende Daten nach BDSG, aber fehlendes IKS, wie z.B. Zugriffsberechtigungskonzept)

4. Fehlende Protokollierungen - Sicherstellung, daß die Ablage der Dokumente für Zwecke der Nachvollziehbarkeit protokolliert sind (wer, wann, etc.)


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5. Fehlende Indexierung / Verschlagwortung - Gewährleistung, daß die archivierten Daten nachvollziehbar gespeichert werden, um sie in angemessener Zeit lesen zu können (Verknüpfung Belegnummer mit Barcode)

6. Fehlende Retrievalhilfen - Sicherstellung, daß implementierte Suchmechanismen ein Wiederfinden der abgelegten Dokumente ermöglichen

7. Systemseitige Sicherstellung der Einhaltung der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist (Lesbarkeitsprobleme nach Programm- änderungen oder Implementierung neuer Programme -Y2K)



8. Fehlerbehandlung - Vollständigkeit und Richtigkeit übertragener Daten aus anderen Systemen per maschineller Schnittstelle - fehlende Abstimmungen und Qualitätskontrollen - Fehlerbehandlungen ohne einheitlichem und dokumentiertem Verfahren (fehlende Nachvollziehbarkeit) - gleiche Dokumente mehrfach archiviert (verschiedene Abteilungen benötigen gleiche Dokumente)


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9. Konzept der zu archivierenden Dokumente - nicht alle Dokumente dürfen archiviert werden, wie z.B. Jahresabschlußunterlagen, etc., aber nicht alle Dokumente brauchen archiviert zu werden, wie z.B. Konzernabschluß- unterlagen, etc. - zu späte Einbeziehung von IRM bei der Erstellung von Archivierungskonzepten bei der Implementierung neuer EDV-Systeme - nur Post-Implementation Reviews oder Zertifizierung von Dokumentenverwaltungssystemen nach der Einführung - Notwendigkeit von Folgeprüfungen (unerwartete Mehrkosten)



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