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Einführung und Nutzung von SAP R/3bei ESAG - ein Anwenderbericht

SAP R/3 - Anwendertag Region Ost28.04.2000, Dresden

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Regionalversorgungsgesellschaften in den neuen Bundesländern

OSEOder-SpreeEnergieversorgung AG

MEAGMitteldeutsche Energieversorgung AG

ESSAGEnergieversorgung Spre-Schwarze Elster AG

TEAGThüringer Energie AG

WESAGWestsächsische Energie AG

ESAGEnergieversorgung Sachsen Ost AG

EVS AGEnergieversorgung Südsachsen AG

HEVAGHanseatische Energieversorgung AG

WEMAGWestmecklenburgischeEnergieversorgung AG

EMOEnergieversorgungMüritz-Oderhaff AG

EVMEnergieversorgungMagdeburg AG

MEVAGMärkische Energieversorgung AG

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Elektrisches Versorgungsnetz der ESAG mit Netzdaten

(Stand 31.12.1998)

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Netzgebiet der ESAG - mit Stadtwerken

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Historisches - SAP R/2 - Systemlandschaft

EntwicklungSAPE

Test + SchulungSAPS

Produktion DREWAGSAPD

Produktion ESAGSAPP

Produktion PersonalSAPL

25.08.1997

29.05.1995

01.01.1991

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Historisches - Genutzte Funktionalität R/2– zwei Produktivsysteme – mit mehreren Mandanten– genutzte Standard-Module

RF, RA, RK, RM, RP

– Eigenentwicklungen Elektronische Mengen- und Massenermittlung (EMM) Antrag auf Anschluß an das Niederspannungsnetz (AAN)

– ca. 600 parallele USER – Releasestand 5.0.G

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Schnittstellen mit und ohne Funktionalität

SAP R/2

Hyparchiv

TELIS

IRD

Sondervertrags-kunden Strom

Bank

Aufmaß-berechnung

(EM M )

FAX

LVSR

PBS(online archiv)

Zeitw irtschaft

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Ziele, Festlegungen

• Migration des gesamten, im R/2 von der ESAG genutzten Funktionsumfanges nach R/3 Geschäftsprozesse im Standard

Modifikationen und Erweiterungen Wiederherstellung aller Schnittstellen

• 1:1 Migration• Rückführung zum Standard• Realisierung in zwei Etappen:

1. Migration der Personalplanung/Personalabrechnung zum 01.09.1998

2. Migration der betriebswirtschaftlichen Modulezum 01.07.1999

für ESAG einschließlich Mandanten in Betriebsführung

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Abbildung im R/3

– Zwei Produktivsysteme (HR und BW)

– mit mehreren MandantenPE1 - 9 Mandanten mit 10

BuchungskreisenPE2 - 2 Mandanten

– genutzte Module FI, FI-AA, CO, PS, IM, MM, SD und HR,

– „migrierte“ Eigenentwicklungen EMM, AAN

– ca. 600 User parallel– Zielrelease >= 3.1.H

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Verantwortlichkeiten für die Migration

• Standardobjekte des R/2 maschinelle Übernahme durch Standardmigrationswerkzeuge

v.: Beratungshaus

• kundeneigene Objekte des R/2 - manuelle/maschinelle Übernahme durch eigenentwickelte Programme

v.: ESAG, Bereich D

• Standardobjekte des R/3 ohne Pendant im R/2 - manueller Aufbau im SAP R/3

v.: ESAG, Fachbereiche

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1. Etappe - HR-Migration

Beginn der Arbeiten: Februar 98

Anfang August 98– > Massentest Parallelabrechnung 07/98Anfang September 98– > Massentest Parallelabrechnung 08/98– > 4 LasttestsEnde September 98

– > Produktion auf R/3

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Ablauf Migration HR

Mittwoch, 23. September 199814:00 Uhr R/3 wird gesperrt, Beginn Daten

löschen16:00 Uhr R/2 wird gesperrt, Simulationsmodus18:00 Uhr Migrationssystem wird aus SAPL

aktualisiert

Donnerstag, 24. September 199808:00 Uhr Datenreorganisation im

Migrationssystem16:00 Uhr Export der Objekte aus R/2

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Ablauf Migration HR

Freitag, 25. September 1998Früh Import des Objektes PLOG mit DB-Fehler

Probleme durch Parallelimport in MD 010 und 040Mittag Beginn des Imports aller Objekte

Laufzeit netto ca. 14 Stunden

Samstag, 26. September 199811:00 Uhr Beginn der Nachbereitungen (Aufbau abgeleiteter Funktionen, Zeitwirtschaft)13:00 Uhr Kurz-Test in der Fachabteilung

Montag, 28. September 1998Test in der Fachabteilung und Freigabe des

Systems

Dienstag, 29. September 199807:00 Uhr Produktionsbeginn im R/3

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Kennzahlen der Migration HR

• über 5000 Personalstämme• Organisationsstruktur mit 180.000

Sätzen• Gesamtlaufzeit ca. 20 Stunden

(davon 14 Stunden Import ins R/3)• Datenvolumen ca. 1,3 GB• 3 Arbeitstage kein Dialog möglich• 150 Reports aus R/2 umgesetzt

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Aktivitäten in Zahlen

Kernteam Projektgruppe : 6 Personen, davon 2 DV-Projektgruppe Bereich P : 10 - 11 Mitarbeiter Bereich P : 34 Zeitbeauftragte : 61 Geschäftsstellenleiter : 9 sonstige MA : 10

Schulung : 4 h pro Mitarbeiter Bereich P Schulung Zeitbeauftragte : 4 x 4 h insgesamt

Arbeit an Sonnabenden : 12 x, ca. 6 h, 3 - 8 Personen

Umzusetzende Reports : 278 (R/2) 155 (R/3) (Plan 183) Mengengerüst Migration : MA-Daten von 5097 PersonenDauer der Migration : 3 h Entladen R/2 und FTP,

14 h Import R/3

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Kennzahlen des HR-Betriebs

• Lohnabrechnung für 1600 Personenca. 1 Stunde

• Zeitabrechnung für 1000 Personenca. 30 Minuten

• Benutzer50 - 60 parallel bis zu 100 Spitze

• Antwortzeiten (Schnitt Januar)619,0 ms bei 250.000 Dialogschritten

• Datenbankgröße9/98: 18,3 GB 1/99: 19,1 GB

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2. Etappe - BWSoll - Konzept

Investitionscontrolling

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Soll - Konzept Investitionscontrolling

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Soll - Konzept Projekte

•

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Investitionscontrolling im SAP R/3

Die gesamte Bauprogrammbearbeitung von ESAG kann im SAP-R/3-Standarddurch Nutzung der Module CO, PS und IM erfolgen.

1. Übernahme R/2 - Aufträge => R/3 - Aufträge mittels Migrationstools, Aubau einer Zuordnungstabelle zur Änderung der Kontierung in MM- und FI-Belegen bei Migration2. Maschineller Aufbau der Technischen Vorhaben als R/3-Projekte als technische Sicht, bestehend aus PSP-Elementen (kaufmännische Sicht) im SAP R/33. Maschinelle Abrechnung der R/3-Aufträge an R/3-PSP-Elemente

=> Zusatzaufwand: 20 Beratertage

Abbildung ESAG-Preistabelle T284p in SAP R/3-Standardobjekten

=> Zusatzaufwand: 7 Beratertage

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Situation im SAP R/2

• SAP R/2 steht ONLINE bis zum Geschäftsjahresabschluß 2000 zur Verfügung

• Gewährleistung eines konsistenten Datenbestandes im SAP R/3 nur bei Übernahme des kompletten Datenbestandes im SAP R/2.

Gesamt R/2-Belege 2.181.272RM: Bestellungen (< 01.01.96) 6.634RK: Aufträge (Status A) 335.696

mit Kostenartensummenund Einzelposten

Kalkulationen (< 31.12 . 97)RF: Belege 441.305

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Reorganisation - Zustand SAP R/2

Einkaufsbelege im R/2 sind nicht reorganisierbar weil:

• Rechnungen zu Bestellungen nicht bestellbezogen gebucht wurden

• Kostenstellen reorganisiert wurden, in Bestellungen

sind diese Kostenstellen allerdings enthalten (Reihenfolgefehler des Reorgs)

• Aufträge den Status „abgeschlossen“ tragen dadurch kannkein Lösch-KZ in die Bestellung eingegeben werden.

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Reorganisation - SAP R/3

• Problemlösung nach der Migration:

Programm entwickeln, das über definierte Kriterien Lösch-KZ in die Bestellbelege schreibt (hartes DB-

Update)

• notwendiges Vorgehen im R/3

setzen des Endlieferungs- bzw. Endrechnungs-KZ in Einkaufsbelegen als periodische Aufgabe der Fachabteilung

konsequente Anwendung der Archivierungskonzepte der SAP in der vorgegebenen Reihenfolge der Objekte

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MandantenlandschaftJanuar/Februar/März 99

EE1 - Entwicklung TE1 - Test/Schulung PE1 - Produktion

SAPM - Migration

010 Customizing 010 ESAG

013 Test

015 Migration

Testmigrationen

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MandantenlandschaftApril / Mai / Juni 1999

EE1 - Entwicklung TE1 - Test/Schulung PE1 - Produktion

SAPM - Migration

010 Customizing 010 ESAG

013 Test016 Migration

Migration

015 Migration

017 Migration018 Migration019 Migration

010 ESAG

015 ESAG

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Ablauf Übernahme Produktivdaten

Sonnabend, 26.06.1999, 18:00 Uhr• Beratung des Lenkungsausschuß

Sonnabend, 26.06.1999 - Sonntag, 27.06.1999• Export der Objekte aus R/2, ca. 74 Stunden, • Vorbereitende Arbeiten im SAP R/3

Montag, 28.06.1999 - Mittwoch 07.07.1999• Import der Objekte ins SAP R/3, MD 010,

Mittwoch, 07.07.1999, 16:00 Uhr• Prüfung des Migrationsergebnisses durch die Fachbereiche• Freigabe• Datensicherung

Donnerstag, 08.07.1999• Produktivstart. 7:00 Uhr

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Objekt Bezeichnung importiert/ GbyteStammdatenAUFS RK-Aufträge AUFK 55.605 AUFP 64.604 2,37AMLG Anlagenbuchhaltung ANLA 110.924 ANLR 107.830 0,385DEBI Debitorenstamm KUNA 121.216 KUNB 120.394 0,1896STXT Standardtexte DTXT 1.457SAKO Sachkonten SKSA 2.332 SKSB 2.000 0,0015LIFA Kreditorenstamm LIFA 18.798 LIFB 17.630MARA Materialstämme MARA 9.009 MARB 8.944 0,022PREL Abrechnung aktiv/ passiv P0003 5.129PLOG Planung aktiv/ passiv P1000 18.443

BewegungsdatenBELG Belegdaten 20,8KNTR Kontrakte KONK 1.863 KONP 6.980 0,03MBEL Materialbelege BKPFM 64.863 BSEGM 245.342 0,1037BEST Bestellungen BSBK 94.735 BSPS 173.504 0,42ANFR Anfragen KONK 4.808 KONP 22.436MVER Materialverbräuche JVTAB 156.438 MVER 31.102 0,01BANF Bestellanforderungen BANF 2574

Summe 24,3318

importiert/ Sätze importiert/ Sätze

Mengengerüst Stammdaten und Bewegungsdaten - bei Migration übernommen

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Wie Weiter (noch 8 MD mit 9 BK)

1. Pause bis 02.09.1999 für Migration, aber Einführung SAP R/3 für ein Stadtwerk

(08/99 - 11/99)

2. Im Abstand von 14 Tagen zwei Produktivmigration von jeweils 2 Mandanten(25./26.09. + 9./10.10.) 3. 28 Tage Nacharbeiten für 4 Mandanten

4. Weiter Termine: 6./7.11. - 2 Mandanten mit 3 BK 20./21.11. - 2 Mandanten

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Schlußfolgerungen aus der Migration

1. Beschränkung von Änderungen im R/2-System nach Erarbeitung des Migrationskonzeptes R/3 auf ein Mindestmaß

2. harte Sychronisation der Pflege beider Systeme

3. Entscheidung über umzusetzende kunden- eigener Reports/Auswertungen erst nach Vorlage Sollkonzept und Qualifizierung im R/3

4. Aufwände für Prüfung im R/3-System hoch genug einplanen

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Schlußfolgerungen

5. Schnelle Qualifizierung der Mitarbeiter zur Beherrschung der neuen Technologie(DV und Fachbereich) incl. Planung der Aufwände und Einarbeitungszeiten dafür

6. Frühzeitig Reorganisation im R/2 planen und realisieren

7. bessere Kapazitätsplanung für erwartete Druckzeiten im Projekt (Urlaub)

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Ausblick

1. 06.03.2000 Kick Off zur Einführung von IS-U

Aufbau eines integrierten Systems V 4.5.1

Produktivsetzung zur Bearbeitung Sonderkunden 31.01.2001

ESAG und 6 StW Tarifkunden ESAG 30.06.2001 Tarifkunden StW 30.09.2001

2. Einführung Ergebnis- und Markt- segmentrechnung CO-PA 31.12.2000

3. EURO-Hauswährungsumstellung im 1. Halbjahr 2002

4. ...

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System-ID 1. Stelle: T...Test 3. Stelle: 1...BW E...Entwicklung 2...HR P...Produktiv 3...IS-U Q...Qualitätssicherung 2. Stelle: E...ESAG D...DREWAG Z...SW Zittau

System-ID

ORACLE

SAP R/3 - Systemlandschaft

Applikationsebene:Windows NT

IBM 9672 Prod.-LPAR SYS 3 IBM 9672 Test/Entw.-LPAR SYS 4CPX C2000 LPAR

DREWAG SYS 5

PE1 PE2 EE1 EE2 ED1

TE1PZ1 TE2 QD1

PD1CG1

R3T

EE3

R3T

Datenbankebene MVS OS390 DB2

PE203

PE1

PE1

PE101

R3T00

R3T00

EE313

CG114

R3xGx1 R3EE1

R3TEST R3ENTW

R3PE12

R3PE11

R3PE13

EE206

EE104

PZ108

R3PE21

TE207

TE105

R3xEx1

QD112

ED111

R3xD11

PD109

R3PD11

PD1

R3PD12

PD1

R3PD13

Instanz-Nr.

Servername