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Die E-Akte im Kontext des Organisationskonzeptes ... · PDF file Die E-Akte im Kontext des Organisationskonzeptes Elektronische Verwaltungsarbeit Hochschule des Bundes in Brühl 2

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  • Die E-Akte im Kontext des Organisationskonzeptes Elektronische Verwaltungsarbeit Hochschule des Bundes in Brühl 2. Juni 2016

  • © COMPUTACENTER 2015

    AGENDA

    Ein Blick zurück – Das DOMEA-Konzept

    Heute – Das Organisationskonzept E-Verwaltung

    Das Modul E-Akte

    Erfahrungen aus der Praxis - E-Akte und E-Zusammenarbeit - E-Akte und E-Fachverfahren - mobile E-Akte

    2

  • © COMPUTACENTER 2015

    EIN BLICK ZURÜCK: DAS DOMEA®-KONZEPT

    3

  • © COMPUTACENTER 2015

    HEUTE: ORGANISATIONSKONZEPT E-VERWALTUNG

    4

  • © COMPUTACENTER 2015

    MODULARITÄT UND SERVICE-GEDANKE

    5

  • © COMPUTACENTER 2015

    6

    DER NUTZER IM FOKUS DER E-AKTE AM ARBEITSPLATZ

    6

    Vorgangs- bearbeitung

    Kollaboration weitere… Office, Outlook etc.

    Fachverfahren

    Funktionsmodule

    Leiter Wissensarbeiter Sachbearbeiter Außendienst

    E-Akte: Repository, Aktenplan, Nachvollziehbarkeit

  • © COMPUTACENTER 2015

    DAS MODUL E-AKTE

    7

    Modul E-Akte

    Verwaltungs-

    arbeitsplatz

    Server

    Frameworks

    Repository

  • © COMPUTACENTER 2015

    BEISPIEL: NI-DMS

    8

    E-Zusammenarbeit E-Vorgang E-Akte

    Suche

    Browserbasierte, integrierte Oberfläche

    F a

    c h

    v e

    rfa h

    re n

    • Arbeitsablage

    • (Projekte)

    • Handakte

    • Workflows

    • Umlaufmappe • Aktenordnung

    • Aussonderung

  • © COMPUTACENTER 2015

    NI-DMS: ROLLEN UND ARBEITSSITUATIONEN

    9

    Zusammen-

    arbeit (informelle)

    E-Zusammenarbeit

    Formale E-Akte

  • © COMPUTACENTER 2015 10 10

    BEISPIEL: AVU ASYL

  • © COMPUTACENTER 2015

    BEISPIEL: EAKTE2GO

    11

    Mitarbeiter

    unterwegs

  • © COMPUTACENTER 2015

    Wer heute noch mit Papier arbeitet,

    hat gestern schon verloren

    Vielen Dank!

    Fragen? – Gerne

    Dr. Carsten Jürgens

    Computacenter AG & Co. oHG

    Direktor Geschäftsfeldentwicklung

    Öffentliche Auftraggeber

    E-Mail: [email protected]

    12

    mailto:[email protected]

  • © COMPUTACENTER 2015 13

    Backup

  • © COMPUTACENTER 2015

    Client-Ebene

    (e-Akte als)

    Service-Layer

    Application

    Server

    Datenbank-

    Server

    Storage

    E-Akte

    Basis Dienste Querschnitts-

    dienste

    Enterprise Service Bus

    oder direkte Anbindung

    Load Balancer/

    Dispatcher

    E-Akte 1 E-Akte 2 E-Akte n TR-ESOR

    H

    S

    M

    SAN etc.

    Webservices (CMIS, Rest), WebDAV, .NET, Java

    Fachdienste

    Sharepoint, Office, Mobil-Apps, Fachappl.

    CMS

    Bezahl

    system

    Bürger

    konto

    Haushalt

    Personal

    Mobilanw. … …

    BAFöG

    Portal Mobility Fachappl.

    Work-

    flow

    Share

    Point

    Input-Mgmt. Output-Mgmt

    E-

    Mail Scan

    FMS

    Print

    Fax

    Docu

    Com-

    position

    EGVP

    DE-

    Mail

    Doku

    Safe

    Resi-

    scan

    Object

    Storage

    Langz. sp.

    14

  • © COMPUTACENTER 2015 15

    DER MEDIENBRUCHFREIE GESCHÄFTSPROZESS ALS „TREIBER“ DER TRANSFORMATION – GESAMTER LIFECYCLE

    Prozess- Initiierung

    • Import/ neues Dokument

    Bearbeitung

    •Begutachtung/ Berechnung/ Ausarbeitung

    Abstimmung

    •z.B. E-Zusammen- arbeit

    • nicht aktenrelevant

    Zeichnung/ Genehmigung

    •Geschäftsgang

    •aktenrelevant;

    Enddokument/ Bescheid

    •Zustellung/ Veröffentlichung

    zdA

    •Transferfrist, Aufbewahrung

    Aussonderung

    •Staatsarchiv oder Kassation

    Input-Mgmt.

    • Post Digitalis.

    • E-Mail

    • E-Formular

    • Sich. Ablage

    Client-App

    • Erschließen

    • Fachl. Funkt.

    • Erstellen

    • Ablage

    Collab- Plattf.

    • Gem. Ablage

    • Kommunik.

    • Workflow

    Vorgangsb.

    • Aktenablage

    • Laufwegsdok.

    • E-Identifiz

    • Proz.-steuerg.

    Bescheid- Erstellg.

    • Akte

    • Doc.-Compos

    • Versand

    Aufbewahrg

    • Aktemablage

    • Einfrieren

    • Beweissichg.

    • Fristenverw.

    Anbietung Staatsarchiv

    • Anb:-Listen

    • Konvertierung

    • Löschung

    Prozessschritte

    Funktionen

    E-Akte

    Office-Programm

    Fachverfahren

    Infrastruktur eServices: Framework E-Verwaltungsarbeit

    In p u t-

    M g m

    t.

    Scan

    FormularMgmt

    Resiscan

    DE-Mail/EGVP

    C lie

    n t-

    A p p

    Office-Programm

    Fachverfahren

    C o ll a

    b -P

    la tt f.

    Sharepoint

    Lync

    Social Media

    V o rg

    a n g s b

    . Office-Programm

    Fachverfahren

    Prozess-Engine A u s g a b e

    .

    Output-Mgmt

    Print-Service

    Faxserver

    DE-Mail/EGVP

    A u fb

    e w

    a h rg

    Storage

    TR-ESOR

    A u s s o n d

    . Aussonderungs- modul

    Datenaustausch m. Staatsarchiv

    E-Akte

    E-Mail

  • © COMPUTACENTER 2015

    Vorgangs-

    Lifecycle

    Transformationspfad: Medienbruchfreier Geschäftsprozess

    Entwurf Gesamtbild

    Handlungsfelder Definition Basis- Fach-

    Querschnittsdienste Architektur/

    Bebauungspläne Infrastruktur/ Betrieb

    Strategische Planung

    Operative Umsetzung

    Fachkonzepte,

    Akzeptanzmanagement

    Umsetzung von

    Pilotlösungen

    Evaluation, Einbindung

    weit. Elemente

    Betriebsvorbereitung/

    Rollout/Betrieb

    agil

    COMPUTACENTER BEGLEITET BEI DER DER TRANSFORMATION E-VERWALTUNGSARBEIT

    16

  • © COMPUTACENTER 2015

    Inputmanagement LH München Coaching-Projekt dLZA

    BMI

    nPA Portal Niedersachsen

    Justiz BaWü

    iAV Konzept

    Bayern

    eAkte2Go NRW

    Big Picture BAföG Online

    als Masterprint in

    NRW

    iAV SharePoint BMI,

    WAS TUN WIR IM KUNDENAUFTRAG?

    AVU Asyl NRW

    Banf NS, BAFöG,

    Arbeitsschutz

    NRW

    NI-DMS

    80.0000

    Personalakten

    digitalisieren (SH)

    DMS Explorer

    für DOMEA

    NRW Government

    Cloud E-Akte

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