Dokumenten-Management für die öffentliche Verwaltung - Trends, Technologien, Herausforderungen | Verwaltungsinformatik 2000 | Dr. Ulrich Kampffmeyer | PROJECT CONSULT Unternehmensberatung

Dokumenten-Management

für die öffentliche Verwaltung -

Trends, Technologien, Herausforderungen

Dokumenten-Management

für die öffentliche Verwaltung -

Trends, Technologien, Herausforderungen

Verwaltungsinformatik 2000Halberstadt, 13.10.2000

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2000

P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich KampffmeyerDr. Ulrich Kampffmeyer

• PROJECT CONSULTPROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH, Hamburg

GeschäftsführerPROJECT CONSULT International Ltd., London

Managing Partner

• AIIM Association of Information and Image Management International AIIM International, Washington D.C., Silver Springs

Member of the International Advisory Board AIIM Europe, London-Datchett

Executive Director, Vice-Chair of the European Board of Directors

• Europäische Kommission, DLM, BrüsselMember of the DLM-Monitoring CommitteeChair of the DLM/ICT-Industry Working Group

Themen

Trends und Markt für elektronischesDokumenten-Management in Europa

eGovernment

Homo Buerocraticus

Herausforderung und Chance

Themen

Trends und Markt für elektronischesDokumenten-Management in Europa

eGovernment

Homo Buerocraticus

Herausforderung und Chance

Die herkömmliche Klassifikationvon Dokumenten-ManagementDie herkömmliche Klassifikationvon Dokumenten-Management

• Imaging• Elektronische Archivierung• COLD• Dokumenten-Management im engeren Sinn• Workflow• Groupware

Das Internet krempelt dieDMS-Branche um

Das Internet krempelt dieDMS-Branche um

Neue SchlagworteNeue Schlagworte

• Document Warehousing• Knowledge Management• eBusiness• eCommerce• Web Content Management• Enterprise Content Management• ASP• Information Mining• Portal• Auto-Categorization

Der Begriff Dokumenten-Management ist „out“

Document Related Technologiessind „in“

Document Related TechnologiesDocument Related Technologies

• Internet, Intranet & Extranet• Document, Workflow & Knowledge Management• eCommerce & Digitale Signatur• Document Input, Verteilung & Speicherung• OCR, ICR & Pattern Recognition• Datenbanken, DataWarehouses & Retrieval• Imaging & MultiMedia• Archivierung & Records Management• Secure Communication & Unified Messaging• Groupware & Office Solutions• Forms & Output Management• Middleware & Componentware• Content Management & Verteilung

Der neue Dokument-BegriffDer neue Dokument-Begriff

eDocumenteDocument

• Ein Dokument kann alles sein:... ein gescanntes Faksimile... eine Word-Datei... ein Satz in einer Output-Datei... eine digital signierte eMail... ein Multimedia-Objekt... eine Sprachaufzeichnung... ein digitales CAD-Modell... etc.

• Alle zusammengehörigen Informationen, die zu einem definierten Zeitpunkt konsistent, im Sachzusammenhang und authentisch als Datei oder Bestandteil einer Datei in einem DV-System vorliegen, sind ein digitales Dokument

• Elektronische Dokumente erhalten durch die digitale Signatur eine neue Rechtsqualität

Die aktuellen Trends beiDocument Related TechnologiesDie aktuellen Trends beiDocument Related Technologies

• Integration von Dokumenten-Management und Archivierung als nachgeordnete Dienste; Enabling und Einbindung in vorhandene IT-Landschaften

• Vertikale, fachspezifische Ready-to-Work-Anwendungen• Rezentralisierung, ASP und Document Management Complete

Outsourcing• Nutzung mit Internet-Technologien über Browser und Applet• Der einheitliche Postkorb für alle Arten von Eingängen und

Dokumenten• Automatische Klassifikation als Basis für Knowledge

Management• Directory Services• Digitale Signatur• Web Content Management und Enterprise Content Management

• Automatische KlassifikationAutomatisierte Posteingangserfassung mitmaschineller Indizierung zur Überwindungdes Flaschenhalses der ErfassungAutomatische Indizierung von Email undanderen elektronischen DokumentenSichere und personenunabhängige Klassifikation

Welche Anwendungsszenarien verbergensich hinter den Trends ?


• Content Management & XMLVerwaltung von Daten- und Dokumenten-beständen auf Web-ServernStandardisierte, Internet-gerechte Objekt-Beschreibungen und AustauschformateVerwaltung beliebiger Formen vonInformationen



• Integration in BürokommunikationEinheitlicher Posteingangskorb für alleFormen von Nachrichten und DokumentenKeine eigenständigen Clienten-Oberflächenmehr, sondern Nutzung aus Exchange,Notes/Domino oder ERP (wie z.B. SAP)Speichern, Finden und Bearbeiten mitder Funktionalität der Standard-Anwendung



• Ready-to-WorkKeine aufwendigen individuellen Entwicklungen mehrEinsatz von vorkonfiguriertenBranchenlösungen



• ASP & DM-OutsourcingNutzung der Software und der Speichereines Application Service ProvidersOutsourcing von Erfassung und BetriebKeine eigene Hardware, kein eigenes Personal, keine Migrationen ...„Pay-per-View“ oder „Pay-per-Volume“Nutzung mit Internet-Mitteln



• SecurityKryptographie für die sichere ÜbertragungDigitale Signaturen für authentischeDokumenteRollenbasierte AuthorisierungskonzepteFirewalls und „Viren-Killer“



• Directory Services & LDAPSingle-Logon in allen SystemenEinheitliche Berechtigungen für alle SystemeKonsistente und nicht-redundante AdressbeständeStandardisierte Verwaltung von Ressourcen-DatenErsparnis bei den Pflegekosten



• Knowledge ManagementVerbesserte inhaltliche Erschließung voninformationenAbbildung des expliziten, impliziten (mit starken Einschränkungen) und kollektivenWissens einer OrganisationSituationsgerechte Kombination und Verdichtung relevanter Information„Unabhängigkeit vom Wissen einzelner“



• E-BusinessInterne Lösung und Abwicklung des Geschäftsverkehrs mit Internet-Mittelnaber auchBeteiligung des Bürgers an elektronischen Mitbestimmungs- undVerwaltungsprozessen



„e“„e“

Online B@nking

Groupw@re

B2B

eMail

@SP

eContent

eDocument

eCommerce

eShop

eSolution

eCRM

eBPM

eBilling

eCash

eBanking

Online B@nking

Groupw@re

B2B

eMail

@SP

eContent

eDocument

eCommerce

eShop

eSolution

eCRM

eBPM

eBilling

eCash

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Broker@ge

eWorld

eSCM

eProcurement

Middlew@re

Broker@ge

eWorld

eSCM

eProcurement

Middlew@reB2C

eBusinessePayment

eInsurance

eOffice

Port@l

@rchiving

M@nagement

B2C

eBusinessePayment

eInsurance

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Port@l

@rchiving

M@nagement

W@PW@PeGovernmenteGovernment

eLearning

eFairDoku@Web

Doc2Web

eNet

eTradeeWare

eBookeComponenteComponent

@+=ähh@+=ähh??

eGovernment

G2C

Die neue „e“-SystemarchitekturDie neue „e“-Systemarchitektur

Hardwareplattformen Netzwerke Softwaresysteme Operational Support

Technologische Basis

ColloborativeTools

ContentManagement

Capture & ImageManagement

Data Mining& Warehousing

KnowledgeManagement

Workflow/Process

Management

Technologien, die eBusiness antreiben

HR/Personal

Output Verteil.Publishing

Supply ChainManagement

Archivierung CRM ERPAbrechungs-anwendungen

eBusiness Anwendungen

Portale

Browser

Mitarbeite

r

(Intra

net)B2EPartner

(Extranet)

B2B

Endverbraucher

(Internet)

B2C

eGovernmentzwischen politischem Anspruch

und Verwaltungsrealität

eGovernmentzwischen politischem Anspruch

und Verwaltungsrealität

Das „e“-Tüpfelchen in deröffentlichen Verwaltung Das „e“-Tüpfelchen in deröffentlichen Verwaltung

• eGovernmentAbwicklung geschäftlicher Vorgänge beim Regieren und Verwalten mit Hilfe von Informations- und Kommunikations-technologien mittels elektronischer Medien

• G2GGovernment to Government - die verwaltungsinterne Lösung

• G2C und C2GGovernment to Citizen und Citizen to Government - das Zusammenspiel mit dem Bürger

• G2B und B2GGovernment to Business und Business to Government - das Zusammenspiel mit der Wirtschaft

• G2N und N2GGovernment to Non-Government-Organization & vice versadas Zusammenspiel mit nichtstaatlichen Organisationen

(Verwaltungshochschule Speyer)

Interneund

externeWelt

Interneund

externeWelt

Einige Beispiele ...Einige Beispiele ...

• Elektronische Kommunikation und Aktenführung im Bonn-Berlin-Verbund der Ministerien

• Standardisierte Lösungen auf Basis des DOMEA-Konzeptes bei Bund und Ländern

• Elektronische Unterschrift in Niedersachsen• Elektronische Bebauungsplan in Osnabrück• Elektronischer Bauantrag in Hessen• Elektronisches Bürgerbüro übers Internet in Bremen

... und eDemocracy ...• Elektronische Mitbestimmung in Virginia (USA)

Fernziel OnlinebehördeFernziel Onlinebehörde

• Umsetzung von eGovernment in Deutschland:heute Versuchsstadium,in drei Jahren über 35%

• Ziele einer Verwaltungsmodernisierung:Höhere Bürgerzufriedenheit (72%)Verbesserung der Stadt als Wirtschaftsstandort (69%)Besserer Service für Unternehmen (67%)Höhere Effektivität und Produktivität der Verwaltung (59%)Höhere Wirtschaftlichkeit der Verwaltung (57%)Größere Kompetenz der Verwaltungsmitarbeiter (43)Größere Zufriedenheit der Verwaltungsmitarbeiter (37%)Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen Stadtparlament und Verwaltung

(26%)

(Ergebnisse einer Studie der Bertelsmann-Stiftung, Befragung von Kommunen, September 2000)

WebSites ... der „i“-HypeWebSites ... der „i“-Hype

• Die WebSites der öffentlichen Verwaltung täuschen Modernität und Effizienz nur vor ...

• Die vier Stadien des WebSite-Auftrittes ...– ii11mage die reine Selbstdarstellung ...

– ii22nformation bedingt Nützliches neu verpackt ...

– ii33nteraktion das digitale Antragsformular ...

– ii44ntegration Bürger, Verwaltung und Politik werden in digital unterstützten Prozessen zusammengeführt ...

• Nur 30% aller Behörden nutzen WebSite-Auftritte

• Von diesen WebSite-Auftritten sind über 60% ii11mage, 30%

ii22nformation und nur wenige ii33nteraktion und ii44ntegration

Neue Technologien im Außenverhältnislaufen ohne entsprechendeInfrastruktur und Lösungen im Innenverhältnisins Leere

Neue Technologien im Außenverhältnislaufen ohne entsprechendeInfrastruktur und Lösungen im Innenverhältnisins Leere

Notwendige Infrastruktur schaffen ...Notwendige Infrastruktur schaffen ...

• Elektronische ArchivierungEffizientere, zeitnahe, vollständige und sichere Bereitstellung von Dokumenten

• DataWarehouseZusammenführung von „Kunden“-Daten aus unterschiedlichen Quellen für ganzheitliche Beratung

• Groupware, WorkflowKooperatives Bearbeiten von Geschäftsvorgängen und Dokumenten

• Integrierte Internet-PräsenzVerknüpfung von WebSeiten-Daten und -Formularen mit der internen Verarbeitung bei der Sachbearbeitung

• Knowledge ManagementKontextsensitive Bereitstellung von Wissen und automatische Erschließung von Informationen

• Mobile Arbeitsplätze mit übergreifender FunktionalitätUnterstützung von Vorort- und Heimarbeit

Wie sieht die Europäische Kommission die Zukunft ?Wie sieht die Europäische Kommission die Zukunft ?

• Digitale Signatur3 Qualitäten, aber eine Strategie ...

• E-CommerceAnschluß an die USA gewinnen ...

• Öffnung der europäischen ArchiveDie elektronische Archivierung ist das Gedächtnis des Informationszeitalters ...

• Metadaten-StandardsGrundlage für Austausch und übergreifenden Zugriff ...

• Multimedia Clearing Rights SystemsGrundlage für Schutz und Abrechnung von Urheberrechten ...

• E-AdministrationMultilinguale, ortsunabhängige Informationsbereitstellung und Bearbeitung ...

• E-ducationAus- und Weiterbildung, neue Berufsbilder als Voraussetzungfür die Nutzung moderner Technologien ...

... letztlich

... es ist keine Frage mehr, ob man sich damit auseinandersetzen muß, sondern nur noch wann und wie !

Die Zukunft ist digitalDie Zukunft ist digital

Homo Buerocraticus

Zwischen Über- und Unterforderung

Homo Buerocraticus

Zwischen Über- und Unterforderung

Der „papier-verhaftete“ Sachbearbeiter

und

der „Internet-Freak“

Homo BuerocraticusHomo Buerocraticus

Die neue Trennung der Welt:

• Informationsarme• Informationsreiche


Die Umkehr der Hierarchie


Es bleibt die menschlicheund organisatorischeHerausforderung

Es bleibt die menschlicheund organisatorischeHerausforderung

Es bleibt die menschliche undorganisatorische HerausforderungEs bleibt die menschliche undorganisatorische Herausforderung

Strategie vor Organisation,Organisation vor Technik

aber Strategie

Mensch

Organisation Technik

Technik allein hilft nicht !

Ohne

Veränderung in den Köpfen

ist kein Wissensmanagement möglich !



Ohne die Entwicklung einer neuen

Dienstleistungsmentalität

in den Behörden läuft garnichts !



Ohne eine

Reform der Verwaltung

bleibt alles nur Flickwerk und führt nur zur “Elektrifizierung der Ineffizienz” !



Ohne vernünftige rechtliche Rahmenbedingungenwie z.B. die vollständige

Gleichstellung von Papier- undelektronischen Dokumenten

ist kein Start ins Informationszeitalter möglich!



Ohne die

interaktive Einbeziehung des Bürgers

in die Prozesse bleibt die Verwaltung im Elfenbeinturm stecken !



Ohne entsprechende

Qualifizierung und ohne das “Deutlich-Machen” der Chancen für jedeneinzelnen Mitarbeiter

bleibt die Akzeptanz - und damit das Effizienz-potential - auf der Strecke!



IT-gestützte Sachbearbeitung ist einständiger Entwicklungs- und Fortschreibungs-prozess,

dem sich jeder eingebundene Mitarbeiter täglich neu stellen muß!



Nur wer IT-gestützte Sachbearbeitung als

menschlich-organisatorisch-technischeGesamtaufgabe

begreift, hat Aussicht auf Erfolg!



Vielen Dank für Ihre AufmerksamkeitVielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

Anregungen und Kritik an den Autor:[email protected]

Mehr Informationen:http://www.PROJECT-CONSULT.com

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