edoc process e-mail Optimierung Ihrer digitalen Prozesse durch automatisierte Archivierung von prozess- bezogenen E-Mails aus Microsoft Exchange

edoc solutions ag | Ihr Partner im Digitalen Wandel

Produktinfo

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edoc process e-mail ist eine von edoc entwickelte Standardlösung zur automatisierten Archivierung von prozessbezogenen E-Mails aus Microsoft Exchange. Dies entlastet Ihre Mitarbeiter und ermöglicht einen frühen Zugriff der prozessbezogenen E-Mails für alle Prozessteilnehmer des Unternehmens.

Sie haben einen regelmäßigen E-Mail Versand oder Eingang im Kontext Ihrer Geschäftsprozesse in bestimmten Postfächern? Es lassen sich Regeln festlegen zu bestimmten Inhalten im Betreff oder im Body der E-Mails, die eine weitere Verarbeitung steuern? edoc process e-mail überprüft den Posteingang eines bestimmten Exchange-Postfachs auf eingehende E-Mails. Diese E-Mails können automatisiert nach d.3ecm ausgespielt und nach der Verarbeitung im Postfach gelöscht werden.

Eine differenziertere Steuerung lässt sich mittels definierter Tags problemlos realisieren, so dass nur E-Mails mit Tags verarbeitet werden oder auf Basis unterschiedlicher Tags auch unterschiedliche Wege der Weiterverarbeitung erfolgen. Als Tag wird hierbei ein beliebiger interpretierbarer String verstanden. Zur Ermittlung der Tags, die sowohl im Betreff oder auch im E-Mail Body (bei ausgehenden E-Mails ggfs. in Blindschrift) vermerkt sein können, steht die komplette Syntax der .NET Regular Expressions zur Verfügung.

Einfach zu realisierende Szenarien sind beispielsweise

• Mailkorrespondenzen zu einem Ticketsystem, bei denen im Allgemeinen die Ticket-Nummer im Betreff angegeben ist

• Ausgangsmailings aus einem ERP, CRM, Fibu, … System bei denen eindeutige Belegnummern in der E-Mail angegeben sind

• E-Mails, die über einen standardisierten (Teil-) Aufbau verfügen, der über ein eindeutiges Regelwerk zu ermitteln ist

Hier sind selbstverständlich viele weitere Szenarien denkbar, wir freuen uns auf Ihre Ideen.

Das Ausspielen der E-Mails erfolgt im EML-Format mit entsprechenden Attributdateien zum Import nach d.3ecm mittels d.3 hostimport. Als Attributwerte werden nicht nur die MAPI-Felder der E-Mail (Von, An, Cc, Betreff, Datum etc.) sondern wahlweise auch der Wert bzw. Innenwert des Tags übergeben. Ergänzt wird dieses um eine Volltextdatei, die den Inhalt der E-Mail bereitstellt.

Somit können projektspezifisch auch weitere Routinen vor Import nach d.3ecm zwischengeschaltet werden, um die E-Mails weiteren Prozessen oder Systemen zuzuführen.

Archivierungszenarien

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Die Konfiguration von edoc process e-mail erfolgt über den eigens dafür bereitgestellten edoc configurator. Über diesen können Sie auch zu einem späteren Zeitpunkt schnell und einfach Anpassungen an den Einstellungen vornehmen. Der Zugriff auf die Postfächer wird über die Exchange Web Services (EWS) eingerichtet, somit werden alle gängigen Exchange Versionen inklusive Exchange Online unterstützt.

Die Ablage aller archivierten E-Mails erfolgt im Standard EML Format, welches sowohl von Microsoft Outlook, als auch von vielen anderen E-Mail Clients gelesen und weiterverarbeitet werden kann.

Das Logging von edoc process e-mail erfolgt dabei im Windows Event Log. Ihr Administrator findet somit die Log Einträge an gewohnter Stelle und auch die Überwachung mittels Standard Monitoring-Software ist einfach möglich.

Durch die automatisierte Indizierung der E-Mails, mit Feldern wie “Von”, “An”, “Datum“, “Betreff“, “Anhangdateiname“ etc., ist ein einfaches Auffinden mittels des d.3 smart explorers oder über den d.3one webclient möglich.

Abb.: Konfiguration von edoc process e-mail

edoc process e-mail

Konfiguration und Anpassung

Ablage und Recherche der E-Mails Logging und Monitoring

• Entlastung Ihrer Anwender von Routine E-Mail Verwaltungsarbeiten• Erhöhung der Prozesssicherheit dank automatisierter Prozesse• Archivierung als Schutz vor E-Mail-Datenverlust • Ermöglichen des erweiterten Zugriffs auf E-Mails über das d.3ecm System

Profitieren Sie dank dieses Ansatzes von vier wesentlichen Zielen, die Sie mittels edoc process e-mail realisieren können:

edoc process e-mail

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• Stabile und performante Lösung• Vollautomatische Archivierung relevanter E-Mails• Automatisierte Verschlagwortung • Entlastung Ihrer Anwender von Routine E-Mail Verwaltungsarbeiten• Erhöhung der Prozesssicherheit dank automatisierter Prozesse• Manipulationssicherheit • Schutz vor E-Mail Datenverlust • Einfache Recherche und Aufruf von archivierten E-Mails jederzeit über die Recherche-Clients von d.3ecm möglich • Archivierung im EML-Format • Verwendung der Exchange Web Services (EWS) und damit kompatibel zu Microsoft Exchange 2010, 2013, 2016 • Logging im Windows Event Log, wodurch die Möglichkeit zur Überwachung mittels Standard Monitoringsoftware besteht

Ihre Vorteile im Überblick

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Stand: März 2019 | © 2019 edoc solutions ag | Alle Rechte vorbehalten.