Leitsätze für den Dialog zwischen Investor und Aufsichtsrat

Juli 2016

2 | Leitsätze für den Dialog zwischen Investor und Aufsichtsrat | 5. Juli 2016

Vorbemerkung

Die gep lante Ä nderung der E U - Ak tionärs-rechterichtlinie sieht vor, dass institutionelle Investoren k ünftig eine ak tivere R olle in der Ü b erwachung b ö rsennotierter U nter-nehm en üb ernehm en sollen. U m diese Auf-gab e angem essen ausfüllen zu k ö nnen, ist ein intensiverer Dialog m it dem Aufsichtsrat als zentralem Ü b erwachungsorgan nö tig. Z iel ist es, die T ransp arenz zu erhö hen und gegenseitiges V ertrauen zu schaffen.

Dab ei k ann eine direk te K om m unik ation zwischen Investor und Aufsichtsrat einen M ehrwert für b eide S eiten b ieten: E in solcher Dialog erlaub t es Investoren, sich aus erster H and zu inform ieren und sich ein B ild etwa darüb er zu verschaffen, ob der Aufsichtsrat richtig b esetzt ist und effek tiv arb eitet. Der Aufsichtsrat wiederum hat die M ö glichk eit, vor allem ausländischen Inves-toren das dualistische deutsche C orp orate- G overnance- M odell m it M itb estim m ung zu erläutern und um V erständnis für unter-nehm ensindividuelle G overnance- Lö sungen zu werb en.

Der rechtliche R ahm en eines Dialogs zwischen Investor und Aufsichtsrat ist derzeit nicht klar definiert. Der Dialog wird indes durch das deutsche Ak tien- und K ap italm ark trecht nicht ausgeschlossen und schon heute in deutschen U nternehm en p rak tiziert. Insb esondere das ak tienrecht-liche G leichb ehandlungsgeb ot steht einem

Dialog von Investor R elations, V orstand oder Aufsichtsrat m it einzelnen Investoren nicht im W eg. E ntscheidend ist vielm ehr, dass es für die Auswahl der Investoren, denen G esp räche gewährt oder angeb oten werden, sachliche G ründe gib t.

U m den Dialog zwischen institutionellen Investoren und Aufsichtsräten so fruchtb ar wie m ö glich zu gestalten, hat die Initiative „ Develop ing S hareholder C om m unication” acht Leitsätze form uliert. Diese richten sich an Investoren und an die in Deutsch-land b ö rsennotierten U nternehm en m it Aufsichts rat. Dam it will die Initiative

a) eine inform ierte Disk ussion des T hem as Aufsichtsratsk om m unik ation m it Inves-toren anstoß en;

b ) vor dem H intergrund des regula tori-schen R ahm ens den E rwartungen von Inves toren an deutsche U nternehm en R echnung tragen;

c) üb er eine sich entwick elnde P rax is j enes Dialogs zwischen Investor und Aufsichts-rat inform ieren, ohne unternehm erische H andlungsfreiheiten zu b eschränk en.

Auch die R egierungsk om m ission Deutscher C orp orate G overnance K odex wird vor-schlagen, eine grundsätzliche E m p fehlung oder Anregung zur K om m unik ation zwischen Investor und Aufsichtsrat in den K odex aufzunehm en.

Leitsätze für den Dialog zwischen Investor und Aufsichtsrat

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Präambel

Die nachfolgenden Leitsätze zum Dialog zwischen Investor und Aufsichtsrat sollen eine p rak tische O rientierungshilfe hinsicht-lich der T hem en, der B eteiligten und der Ausgestaltung eines solchen Dialogs b ieten und zugleich Leitp lank en für die K om m u-nik ation b ö rsennotierter U nternehm en setzen. Darüb er hinaus sollen sie zur V er-b reitung guter Dialogform en b eitragen.

M it B lick auf die ak tienrechtliche K om p etenz ordnung wird ein R echt des Aufsichtsrats zum Dialog m it Investoren nur für die T hem en verstanden, die in den Aufgab en- und V erantwortungsb ereich des Aufsichtsrats fallen; im Ü b rigen verb leib t die K om m unik ationshoheit b eim V orstand als gesetzlichem U nternehm ensvertreter. Eine Pflicht für Aufsichtsräte zum Dialog mit Investoren soll dam it nicht zum Ausdruck geb racht werden.

Die Leitsätze stehen im E ink lang m it den rechtlichen R ahm enb edingungen und dem Deutschen C orp orate G overnance K odex in seiner ak tuellen F assung. F ür die B eachtung der rechtlichen B eschrän-k ungen, etwa aus dem K ap italm ark trecht ( Insiderinform ation und Ad- hoc- P ub lizität) , von Verschwiegenheits pflichten und des ak tienrechtlichen G leichb ehandlungsgeb ots k ö nnen sinngem äß die G rundsätze, die schon heute B asis der K om m unik ation von Investor R elations und des V orstands m it einzelnen Investoren sind, angewendet werden.

Die Leitsätze sind nicht als starres R egel-werk form uliert, sondern b ieten einen flexiblen Rahmen, der an die spezifische S ituation des einzelnen U nternehm ens angep asst werden k ann.

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Leitsatz 1: Initiative und Themen

Leitsatz 2: Zusammensetzung und Vergütung des Aufsichtsrats

Leitsatz 3 : Binnenorganisation und Überwachungsprozess

Leitsatz 4 : Vorstandsbestellung, -abberufung und -vergütung

Z wischen Investoren und Aufsichtsrat k ann* ein Dialog geführt werden. Die generelle E ntscheidung, ob ein solcher Dialog geführt wird, ob liegt auf S eiten des U nternehm ens dem Aufsichtsrat. Die E ntscheidung üb er den E intritt in einen k onk reten Dialog trifft der Aufsichtsrats vorsitzende. Der Dialog um fasst aus schließ lich T hem en, die in den Aufgab en- und V erantwortungsb ereich des Aufsichtsrats fallen.

In einem Dialog k ö nnen die Aufsichtsratszusam m ensetzung, der B esetzungs p rozess sowie das V ergütungssy stem des Aufsichtsrats erö rtert werden. K onk rete W ahl-vorschläge oder E inzelk andidaten sollen nicht b esp rochen werden.

In einem Dialog zwischen Investor und Aufsichtsrat k ö nnen der B ericht des Aufsichts-rats und die aufsichtsratsb ezogenen T hem en des C orp orate- G overnance- B erichts, die B innenorganisation im Aufsichtsrat, die Ausgestaltung der Ü b erwachungs- und Mitwirkungsprozesse, die Ausschussbildung sowie die Effizienz prüfung und daraus getroffene M aß nahm en erö rtert werden. V on einer Disk ussion der E rgeb nisse der Effizienzprüfung in Bezug auf einzelne Aufsichtsratsmitglieder soll abgesehen werden.

In einem Dialog können Anforderungsprofile für die Bestellung der Mitglieder und die G eschäftsverteilung im V orstand b esp rochen werden. K onk rete V orschläge oder E inzelk andidaten sollen nicht G egenstand eines Dialogs sein. Des W eiteren k ö nnen das V orstandsvergütungssy stem , gep lante V eränderungen und etwaige V erb esse-rungsvorschläge sowie die Auslegung und gegeb enenfalls die Inansp ruchnahm e von E rm essenssp ielräum en des Aufsichtsrats b ei V ergütungsfragen m it Investoren disk utiert werden.

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Leitsatz 5: Strategieentwicklung und -umsetzung

Leitsatz 6: Abschlussprüfer

Leitsatz 7 : Beteiligte

Leitsatz 8 : Ausgestaltung

Die E ntwick lung und U m setzung der U nternehm ensstrategie ob liegt dem V orstand. Im R ahm en eines Dialogs m it Investoren k ann der Aufsichtsrat seine üb erwachende und m itwirk ende R olle im S trategiep rozess und seine E inschätzung der S trategie-um setzung erläutern.

In einem Dialog k ö nnen die Anforderungsk riterien und M einungsb ildung für die Auswahl des Ab schlussp rüfers sowie die Inhalte und Q ualität der Z usam m enarb eit zwischen Ab schlussp rüfer und Aufsichtsrat erö rtert werden.

Der Aufsichtsratsvorsitzende vertritt den Aufsichtsrat in der K om m unik ation m it Investoren. E r k ann weitere Aufsichtsratsm itglieder ( etwa Ausschussvorsitzende) , den V orstandsvorsitzenden oder andere M itglieder des V orstands zu einem Dialog hinzuziehen. E r inform iert den gesam ten Aufsichtsrat üb er die G esp räche.

Der Aufsichtsrat b esp richt m it dem V orstand G rundsätze für die Ausgestaltung eines Dialogs zwischen Investor und Aufsichtsrat.

* Die hier verwendete Nomenklatur folgt nicht derjenigen des Deutschen Corporate Governance Kodex (Präambel).

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Mitglieder der Arbeitsgruppe

Prof. Dr. Alexander Bassen ( U niversität H am b urg) , Dr. Jürgen Hambrecht ( B AS F , Daim ler, F uchs P etrolub ) , Dr. Hans-Christoph Hirt ( H erm es Investm ent M anagem ent) , Prof. Dr. Dr. Dr. h. c. mult. Klaus J. Hopt ( Direk tor em . M ax - P lanck - Institut für aus ländisches und internationales P rivatrecht H am b urg) , Prof. Dr. Ulrich Lehner ( E .O N , H enk el, Deutsche T elek om , P orsche Autom ob il H olding, T hy ssenK rup p ) , Dr. Stephan Lowis ( R W E ) , Ingo R. Mainert ( Allianz G lob al Investors) , Daniela Mattheus ( E Y ) , Prof. Christian Strenger ( H H L Leip zig G raduate S chool of M anagem ent) .

Mitglieder der beratenden Stakeholder-Gruppe

Dr. Paul Achleitner ( Deutsche B ank , B ay er, Daim ler) , Kay Bommer ( Deutscher Investor R elations V erb and) , Dr. Christine Bortenlänger ( Deutsches Ak tieninstitut) , Dr. Werner Brandt ( R W E , Deutsche Lufthansa, O S R AM Licht, P roS ieb enS at. 1 M edia) , Dr. Joachim Faber ( Deutsche B ö rse) , Ralf Frank ( Deutsche V ereinigung für F inanz-analy se und Asset M anagem ent) , Henning Gebhardt ( Deutsche Asset M anagem ent Investm ent) , Dr. Dr. h. c. Manfred Gentz ( R egierungsk om m ission Deutscher C orp orate G overnance K odex ) , Claudia Kruse ( AP G Asset M anagem ent) , Thomas Richter ( Deutscher F ondsverb and B V I) , Dr. Manfred Schneider ( ehem als R W E , Linde) , Prof. Dr. Ulrich Seibert ( H einrich- H eine- U niversität Düsseldorf) , Ingo Speich ( U nion Investm ent) , Norbert Steiner ( K + S ) , Marc Tüngler ( Deutsche S chutzvereinigung für W ertp ap ierb esitz) , Werner Wenning ( B ay er, H enk el, S iem ens) .

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Über die Initiative

G em einsam e Z ielsetzung der Initiative war es, orientierungsgeb ende und aus der P rax is ab geleitete Leitsätze innerhalb der geltenden regulatorischen R ahm en b edingungen in Deutschland zu entwick eln. N eb en der federführenden Arb eitsgrup p e, die m it U nter-nehm ens- und Investorenvertretern sowie W issenschaftlern b esetzt war, wurde die Initiative b eratend von einer S tak eholder- G rup p e b egleitet, in der auch R ep räsentanten der R egulatoren sowie ausgewählter V erb ände und O rganisationen vertreten waren.

Kontakt für die Initiative

Daniela MattheusP artner – H ead of C orp orate G overnance B oard S ervices G S A E rnst & Y oung G m b H W irtschaftsp rüfungsgesellschaft F riedrichstraß e 14 010117 B erlinOffice: + 49 30 25471 19736www.governancem atters.dedaniela.m attheus@ de.ey .com

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