virtual team room Hilfe - vitero.de · in dem Kreis vor dem Raumnamen. Klicken Sie dann auf den OK-Button, Klicken Sie dann auf den OK-Button, um den entsprechenden virtual team room

virtual team room Hilfe

V1203DE18

Inhalt

1 virtual team room starten ........................................ 5

2 Anmeldung ............................................................... 5

2.1 Anmeldung ohne Sitzungscode ..................................... 6

2.2 Anmeldung mit Sitzungscode ....................................... 7

3 Gruppenraumauswahl (nur ohne Sitzungscode) ...... 8

4 Audio- und Videozugriffsschutz ............................. 10

5 Mein Testraum ....................................................... 10

6 Mein personenbezogener Raum (Lizenzmodell

Named Moderator) ................................................. 13

7 Grundlagen zur Bedienung von vitero .................... 14

7.1 Allgemein ................................................................ 14

7.2 Der vitero Avatar ..................................................... 15

7.3 Der vitero Gruppenavatar .......................................... 16

7.3.1 Gruppenavatar im Raum an- und ausschalten während

der Sitzung .......................................................... 16 7.3.2 Gruppenavatar auf dem Computer unabhängig vom

angemeldeten Benutzer dauerhaft ein oder ausschalten

.......................................................................... 17 7.4 Audiokommunikation mit vitero VoIP .......................... 17

7.5 Bildschirmaufbau ...................................................... 19

7.6 Ansicht des virtual team rooms .................................. 19

7.7 Navigation ............................................................... 20

7.8 Rollenkonzept .......................................................... 21

7.9 Besprechungstisch .................................................... 22

7.9.1 Die Funktionsbuttons des Besprechungstisches ......... 22 7.9.2 Der vitero Video Player .......................................... 39 7.9.3 Die Werkzeuge der Titelleiste .................................. 41 7.9.4 Das Mikrofon und die virtuelle Maus ........................ 52

7.10 Funktionen der vitero Gestenleiste ............................. 55

7.11 Avatarkontextmenü .................................................. 61

7.12 Das Menü Einstellungen ............................................ 68

7.12.1 Mein PC ............................................................... 69 7.12.2 Meine Favoriten .................................................... 74

7.12.3 Meine Links .......................................................... 75 7.12.4 vitero Raum ......................................................... 77 7.12.5 Experteneinstellungen ........................................... 80

7.13 Automatische Awarenesselemente .............................. 83

7.14 Tastatur Shortcuts .................................................... 86

7.15 Textchat Shortcuts ................................................... 88

8 vitero Nebenräume (optional)................................ 91

8.1 Nebenräume anlegen ................................................ 91

8.2 Zwischen Hauptraum und Nebenräumen wechseln ....... 91

8.3 Sonderfunktionen des Hauptraums ............................. 91

8.3.1 Mit allen Teilnehmern sprechen (Megafonfunktion) .... 91 8.3.2 Teilnehmer in den Hauptraum zurückholen ............... 92

9 Telefoneinwahl (optional) ...................................... 93

9.1 Der Einwahlassistent................................................. 93

9.1.1 Einwahlmöglichkeit auswählen ................................ 94 9.1.2 Telefonverbindung herstellen .................................. 95 9.1.3 Verbindung trennen ............................................... 96 9.1.4 Awarenesselemente des Einwahlassistenten ............. 96

9.2 Der Telefon-Avatar ................................................... 98

9.3 Teilnehmer per Telefon dazuschalten .......................... 99

10 vitero webcam recorder (optional) ...................... 102

10.1 Rekorder anzeigen ................................................. 102

10.2 Funktionen des Rekorders ....................................... 102

11 vitero session recorder (optional) ........................ 104

11.2 Aufnahme einrichten / starten ................................. 104

11.2.1 Aufnahmen erstellen ............................................ 105 11.2.2 Aufnahmen speichern .......................................... 106

12 Zugang für mobile Endgeräte (optional) .............. 107

12.1 Einer vitero Sitzung beitreten .................................. 108

12.2 Sitzungsdarstellung ................................................ 108

12.2.1 Mikrofonsymbole ................................................. 109 12.2.2 Kamera- und Zuschaueranzeige (optional) ............. 110 12.2.3 Gesten aktivieren ................................................ 110 12.2.4 Sitzung verlassen ................................................ 111

13 Troubleshooting ................................................... 112

13.1 Probleme und Lösungen .......................................... 112

13.2 Systemeinstellungen für Apple Mac Rechner .............. 114

13.3 Weitere technische Informationen ............................ 114

Info ........................................................................... 114

virtual team room Hilfe o V1203DE18

vitero GmbH o Nobelstr. 15 o 70569 Stuttgart

Amtsgericht Stuttgart, HRB 720267 o Geschäftsführer: Heidi Sigel, Dr. Fabian Kempf

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1 virtual team room starten

Der virtual team room kann im Vitero Management System unter „Zum

virtual team room“ oder über den Link in der E-Mail Einladung zu einem

vitero Meeting direkt aus dem Browser heraus gestartet werden. Auf diese

Weise wird sichergestellt, dass Sie stets automatisch die aktuellste Version

der vitero Software verwenden.

Hinweis: Zum direkten Starten über den Browser wird vorab eine

einmalige initiale Einrichtung des sog. vitero starters benötigt. Folgen Sie

dazu bitte den Anweisungen in Ihrem jeweiligen Webbrowser, die Sie

erhalten nachdem Sie einen vitero direkt link z. B. aus Ihrer E-Mail

Einladung gestartet haben.

Alternativ ist auch der Download einer ausführbaren Datei möglich.

Weitere Details zum Starten des virtual team rooms finden Sie in der Vitero

Management System Hilfe in den Kapiteln „Zum virtual team room“ und

„Termin anlegen“.

2 Anmeldung




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Nachdem Sie den virtual team room gestartet haben, öffnet sich zunächst

der Anmeldungsdialog, in dem Sie die benötigten Zugangsdaten eingeben

können. Neben Benutzername und Passwort, kann auch ein sogenannter

Sitzungscode für die Anmeldung verwendet werden. Dieser kann bei

buchbaren vitero Räumen (Lizenzmodell Corporate Room) im

Buchungsdialog des Vitero Management Systems generiert werden und ist

dann für den entsprechenden Termin gültig (siehe auch Vitero Management

System Hilfe, Kapitel „Termin anlegen“). Personenbezogene vitero Räume

(Lizenzmodell Named Moderator) verfügen über einen

terminunabhängigen, dauerhaft gültigen Sitzungscode (siehe 6 Mein

personenbezogener Raum).

2.1 Anmeldung ohne Sitzungscode

Geben Sie Ihren Loginnamen und Ihr Passwort ein. Setzen Sie, falls

gewünscht, das Häkchen vor „Anmeldedaten speichern“. Die Anmeldedaten

werden dabei verschlüsselt auf dem Rechner gespeichert (128-bit AES

Verschlüsselung) und müssen nicht erneut eingegeben werden, wenn Sie

sich das nächste Mal vom selben Computer aus anmelden. Abschließend

klicken Sie auf den „Ok“ Button, um den virtual team room zu betreten.

Das Feld „Sitzungscode“ müssen Sie nicht ausfüllen. Durch Klick auf den

„Abbrechen“ Button können Sie vitero beenden.

Wenn sich ein Benutzer an einem Rechner in vitero einwählt, während er

bereits mit denselben Accountdaten bereits an einem anderen Rechner

angemeldet ist, so wird die bestehende Verbindung automatisch beendet

und die Einwahl kann erfolgen.

Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, klicken Sie auf den

entsprechenden Link unter dem Passwort-Eingabefeld. Es öffnet sich der

„Passwort vergessen“ Dialog in Ihrem Standardbrowser. Geben Sie nun

Ihren vitero Benutzernamen sowie die zugehörige E-Mail-Adresse ein, um

das Passwort zurückzusetzen. Sie erhalten anschließend eine Mail mit

einem Link, über den Sie ein neues Passwort für Ihr vitero Konto vergeben

können.

Falls Sie ihr Passwort dreimal falsch eingegeben haben, wird Ihr Konto für

die Dauer von 15 Minuten gesperrt. Ein entsprechender Hinweis wird

angezeigt.

Hinweis: Das Zurücksetzen des Passworts kann vom Serveradministrator

in den Konfigurationseinstellungen des Vitero Management Systems




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deaktiviert werden. In diesem Fall wird bei der Anmeldung der Link

„Passwort vergessen“ nicht angezeigt.

2.2 Anmeldung mit Sitzungscode

Durch den Link in der E-Mail Einladung wird der Sitzungscode (sofern

vorhanden) automatisch in den Anmeldungsdialog eingefügt. Falls Sie den

virtual team room heruntergeladen haben oder den Link im Vitero

Management System unter „Zum virtual team room“ verwenden, müssen

Sie den Sitzungscode manuell in das entsprechende Eingabefeld eintragen.

Wenn Sie nur den Sitzungscode zur Anmeldung verwenden, öffnet sich

nach Klick auf den „Ok“ Button ein neues Fenster, in dem Sie die Sprache

einstellen und Ihren Vor- und Nachnamen eingeben können. Die

Namensangaben sind obligatorisch, da sie auf dem Namensschild im virtual

team room dargestellt werden.

Sie können nun entweder gleich auf den „Ok“ Button klicken, um in den

virtual team room zu gelangen oder optional, falls Sie noch kein vitero

Benutzerkonto haben, das Häkchen bei „Benutzerkonto dauerhaft anlegen“

setzen. Geben Sie dann die für das Benutzerkonto benötigten zusätzlichen

Informationen in die entsprechenden Felder ein (Benutzername, E-Mail,

Passwort und Passwortbestätigung). Durch Klick auf „Ok“ wird in diesem

Fall das Konto angelegt und Sie gelangen in den virtual team room.

Bitte beachten Sie:

o Bei Verwendung eines Sitzungscodes ist die Angabe von

Benutzername und Passwort nicht erforderlich aber - sofern

vorhanden - dennoch optional möglich, um u.a. Ihre vitero

Visitenkarten-Einträge und Ihr Foto im virtual team room

anzuzeigen.

o Named Moderator und Gruppenleiterrechte sind ebenfalls nur

bei Eingabe von Benutzername und Passwort verfügbar.

Benutzer, die sich nur mit dem Sitzungscode einloggen, haben

im virtual team room die Rolle „Teilnehmer“ oder optional auch

„Zuschauer“ (bei Lizenzierung von vitero audience).

o Teilnehmer, die versuchen einen personenbezogenen Raum per

Sitzungscode zu betreten, bevor der Named Moderator

anwesend ist, erhalten im Anmeldungsdialog eine

Hinweismeldung, dass sie auf das Eintreffen des Named




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Moderators warten mögen. Sobald der Named Moderator

anwesend ist, werden die wartenden Teilnehmer automatisch in

die Sitzung eingelassen.

3 Gruppenraumauswahl (nur ohne Sitzungscode)

Wenn kein Sitzungscode bei der Anmeldung am virtual team room

eingegeben wird, gelangen Sie in die Gruppenraumauswahl. Darin sehen

Sie ganz oben Ihren Testraum (siehe auch 5 Mein Testraum) und falls

vorhanden auch Ihren personenbezogenen virtual team room (Lizenzmodell

Named Moderator, siehe 6 Mein personenbezogener Raum). Darunter

werden die buchbaren Räume (Lizenzmodell Corporate Room) aller

Gruppen angezeigt, in denen Sie Mitglied sind und für die gerade ein virtual

team room geöffnet ist. Ganz am Ende der Liste sehen Sie die buchbaren

Gruppen, in denen Sie Gruppenleiter sind, für die aber gerade kein Termin

gebucht ist.

Bei Verwendung eines Sitzungscodes wird die Gruppenraumauswahl

übersprungen, da sie durch den Sitzungscode bereits festgelegt ist.




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Es besteht zusätzlich die Möglichkeit die Gruppenauswahl zu überspringen,

indem Sie die „Gruppen-ID“ der gewünschten Gruppe in das Sitzungscode-

Feld eintragen.

Beispiel: Gruppen-ID der „Testgruppe Support“ = 6484, entsprechende

Eingabe im Sitzungscode-Feld „g6484“. Voraussetzung: Die Gruppe ist

gebucht und der genutzte vitero Benutzeraccount ist der entsprechenden

Gruppe zugewiesen.

Ihr Testraum sowie optional auch Ihr personenbezogener Raum und die

buchbaren Gruppen, in denen Sie Gruppenleiter sind, werden immer in

der Gruppenraumauswahl angezeigt, auch wenn momentan kein

Termin für die entsprechende Gruppe gebucht ist. Dadurch haben Sie als

Gruppenleiter die Möglichkeit den virtual team room einer buchbaren

Gruppe bereits vor dem Sitzungstermin zu betreten, um sich auf die

Sitzung vorzubereiten. Es stehen Ihnen dann allerdings nicht alle

Anwendungen zur Verfügung und Sie können den Gruppenraum nur alleine

benutzen1.

Als Administrator sehen Sie die buchbaren Räume aller vitero Gruppen

in der Gruppenraumauswahl, unabhängig davon, ob Sie selbst

Gruppenmitglied sind und ob ein Termin gebucht wurde. Sie können die

buchbaren vitero Räume ebenfalls betreten, ohne dass ein Termin gebucht

ist. In diesem Fall gelten für den Administrator die gleichen

Einschränkungen für die Raumnutzung wie für den Gruppenleiter.

Die personenbezogenen Räume werden auch für Administratoren nur

angezeigt, wenn der „Named Moderator“ anwesend ist. Sie können auch

vom Administrator nicht alleine betreten werden.

Um einen bestimmten virtual team room zu betreten, klicken Sie auf die

Raumbezeichnung. Wenn ein Raum ausgewählt wurde, erscheint ein Punkt

in dem Kreis vor dem Raumnamen. Klicken Sie dann auf den OK-Button,

um den entsprechenden virtual team room zu betreten, oder auf den

1 Wenn Sie Gruppenleiter in einem personenbezogenen Raum sind, können Sie diesen nicht

vor dem Meeting alleine betreten. Ein personenbezogener Raum wird für Gruppenleiter nur

dann in der Gruppenraumauswahl angezeigt, wenn der Named Moderator (also der „Besitzer“

des personenbezogenen Raumes) anwesend ist.




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Abbrechen Button, wenn Sie das Menü verlassen wollen, ohne den Raum

zu betreten.

4 Audio- und Videozugriffsschutz

Falls Ihr Rechner über eine Soundkarte oder eine Webcam verfügt und der

Zugriff auf diese nicht vom Administrator gesperrt wurde, öffnet sich der

Dialog Audio- und Videozugriffsschutz bevor der virtual team room der

ausgewählten Gruppe angezeigt wird.

Hier erteilen Sie die Erlaubnis, dass vitero auf das Mikrofon Ihres Rechners

(und ggf. auch auf Ihre Webcam) zugreifen darf. Dadurch können Sie im

virtual team room über ein an Ihren Computer angeschlossenes Headset

mit den anderen Sitzungsteilnehmern sprechen (vitero VoIP). Klicken Sie

auf den Zulassen Button, um die Audioverbindung frei zu schalten.

Wenn Sie vitero VoIP verwenden, muss der Zugriff auf Ihr Mikrofon

erlaubt sein, damit Sie den virtual team room betreten können.

Bitte beachten Sie: Sie können vitero VoIP nur verwenden, wenn Ihr

Rechner über einen aktiven Mikrofonkanal verfügt und der Zugriff auf

diesen nicht durch Ihren Administrator gesperrt wurde. Details zur

Sperrung finden Sie in den vitero Systemvoraussetzungen im Bereich

Dokumentendownload der vitero Hilfe.

Bei der Lizenzierung von vitero essentials+ kann die

Audiokommunikation im virtual team room optional auch per Telefon

erfolgen. In diesem Fall benötigen Sie keinen aktiven Mikrofonkanal bzw.

keinen Zugriff auf ein Mikrofon, um den virtual team room zu betreten

(Voraussetzung: Telefoneinwahl wurde im Termin gebucht).

Bei der Lizenzierung von vitero audience+ können Zuschauer auch ohne

vorhandendes Mikrofon den Raum betreten (Telefoneinwahl muss dafür

nicht im Termin aktiviert sein).

5 Mein Testraum

In Ihrem Testraum können Sie sich mit vitero vertraut machen und die

Einstellungen Ihres an den Computer angeschlossenen Headsets

(Kopfhörers mit Mikrofon zur Audiokommunikation per Computer)

anpassen. Es gibt drei unterschiedliche Möglichkeiten in Ihren Testraum zu

gelangen:




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o über die Gruppenraumauswahl (siehe Kapitel 3),

o über den Button „Meinen Testraum direkt betreten“ im Bereich

„Zum virtual team room“ des Vitero Management Systems

(siehe auch Vitero Management System Hilfe)

o über den Sitzungscode „testraum“, den Sie zusammen mit

Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort direkt im

Anmeldungsdialog des virtual team rooms eingeben können.

Dadurch entfällt die Gruppenraumauswahl.

Wichtig: Damit die Einstellungen, die Sie in Ihrem Testraum

vornehmen, für Ihr vitero Benutzerkonto gespeichert werden

können, muss der Sitzungscode „testraum“ unbedingt

zusammen mit Benutzername und Passwort verwendet

werden.

Sobald Sie Ihren Testraum betreten haben, folgen Sie einfach den

Anweisungen auf den Folien, die auf dem Besprechungstisch angezeigt

werden, um den virtual team room auf Ihrem Rechner zu testen.

Beim Verlassen Ihres Testraums öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie

die Möglichkeit haben Ihren Gruppenleiter oder Administrator zu

informieren, ob der virtual team room auf Ihrem Rechner funktioniert hat

(PC-Status). Bitte nutzen Sie als neuer vitero Teilnehmer diese Funktion,

um Ihren Gruppenleiter oder Administrator rechtzeitig vor Ihrem ersten

vitero Meeting über Ihren PC-Status zu informieren. Dadurch wird der

reibungslose Ablauf der vitero Sitzung unterstützt, da es zu

Verzögerungen führt, wenn technische Schwierigkeiten erst während des

Meetings erkannt und gelöst werden.




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Sie haben dabei folgende Möglichkeiten zur Auswahl:

o vitero funktioniert problemlos: Informiert den Gruppenleiter

und den Administrator, dass Sie den virtual team room

erfolgreich getestet haben. Durch diese Auswahl wird das Feld

PC-Status in Ihren Benutzerdaten auf dem Vitero Management

System (VMS) auf „In Ordnung“ gesetzt. Der Gruppenleiter und

der Administrator können den PC-Status jeder Zeit über das

VMS einsehen.

o Keine Informationen senden: Es werden keine Informationen

an das VMS gesendet und der Inhalt des Feldes PC-Status wird

nicht aktualisiert.

o Es gibt ein Problem: Informiert den Gruppenleiter und den

Administrator, dass technische Schwierigkeiten auftraten und

Sie eventuell Unterstützung benötigen. Das Feld PC-Status wird

auf „Problem“ gesetzt.

Der Administrator erhält zudem eine E-Mail mit Informationen

zu Ihrer PC Hardware. Klicken Sie auf den Link „E-Mail“ im

Dialogfenster, um eine genauere Fehlerbeschreibung in der

automatisch generierten E-Mail zu ergänzen.

Hinweis: In der Gruppenraumauswahl wird Ihr Testraum immer angezeigt

und muss dazu nicht vorher über das Vitero Management System gebucht

werden. Sie können Ihren Testraum nur alleine betreten.




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6 Mein personenbezogener Raum

(Lizenzmodell Named Moderator)

Das Lizenzmodell Named Moderator ermöglicht es, Benutzern die Rolle

„Named Moderator“ zuzuweisen. Jedem Named Moderator wird ein virtual

team room fest zugeordnet. Dieser personenbezogene Raum wird nicht im

VMS gebucht, sondern ist immer solange für andere Teilnehmer geöffnet

wie der Named Moderator darin anwesend ist. Sitzungsteilnehmer, die

versuchen einen personenbezogenen Raum zu betreten, bevor der Named

Moderator anwesend ist, erhalten im Anmeldungsdialog eine

Hinweismeldung, dass sie auf das Eintreffen des Named Moderators warten

mögen. Sobald der Named Moderator anwesend ist, werden die wartenden

Teilnehmer automatisch in die Sitzung eingelassen.

Neue Teilnehmer können dabei, genauso wie bei den buchbaren Räumen

(Lizenzmodell Corporate Room), entweder über das Vitero Management

System zur Gruppe des Named Moderators hinzugefügt werden oder

einfach per Sitzungscode einem Meeting beitreten.

Beim Betreten seines personenbezogenen Raumes kann der Named

Moderator, falls gewünscht, ein zusätzliches Sitzungspasswort anlegen.

Dadurch kann der Teilnehmerkreis eingeschränkt werden, da nur Personen,

die das aktuelle Sitzungspasswort kennen, den personenbezogenen virtual

team room betreten können. Das Sitzungspasswort verliert seine Gültigkeit

sobald der Named Moderator den Raum verlässt.




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Wenn Sie als Named Moderator Ihren personenbezogenen Raum betreten,

öffnet sich automatisch ein Dialogfenster, in dem Sie das Sitzungspasswort

anlegen können. Wählen Sie dazu die Option „Ja, folgendes Passwort

anlegen:“, indem Sie mit der linken Maustaste darauf klicken. Tragen Sie

dann das gewünschte Passwort in das Eingabefeld ein und bestätigen Sie

durch Klick auf den Button „Ok“.

Das Sitzungspasswort kann auch nachträglich im Menü „Einstellungen“

jederzeit während der Sitzung geändert oder aktiviert werden. Setzen Sie

dazu als Named Moderator im Reiter „vitero Raum“ das Häkchen vor

„Passwort verwenden:“ und tragen Sie dann das gewünschte Passwort in

das zugehörige Eingabefeld ein. Durch Klick auf den „Ok“ Button links

unten wird die Eingabe bestätigt und das Passwort aktiviert oder geändert.

7 Grundlagen zur Bedienung von vitero

7.1 Allgemein

vitero (virtual team room) ist ein virtueller Konferenzraum und ermöglicht

räumlich getrennten Teilnehmern effektives Zusammenarbeiten über das

Internet. Besprechungen, Schulungen, Webinare, Sprachtrainings, etc. sind

im virtual team room problemlos möglich und werden durch eine große

Auswahl an speziellen Moderations- und Präsentationswerkzeugen

komfortabel unterstützt.

Der virtual team room ist für Windows PC und Apple Mac sowie für mobile

Endgeräte2 (browserbasierte HTML5 Version) verfügbar. Die

browserbasierte Version des mobilen Zugangs kann auch auf Rechnern mit

Linux Betriebssystem verwendet werden.

2 Die mobile Version der vitero Software umfasst derzeit noch nicht den vollen

Funktionsumfang.




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7.2 Der vitero Avatar

Jeder Sitzungsteilnehmende wird standardmäßig durch einen Avatar im

virtual team room repräsentiert. Bei der Lizenzierung von vitero audience

ist es möglich eine Sitzung mit Avatar-Teilnehmern und Zuschauern zu

erstellen. Sitzungsteilnehmende, die als Zuschauer definiert sind, werden

dabei nicht als Avatare im virtual team room angezeigt, sondern in der

Gestenleiste gesammelt dargestellt (siehe 7.10 Funktionen der vitero

Gestenleiste).

Ein Avatar ist eine Art Repräsentanz, die den einzelnen Teilnehmer in der

virtuellen Welt verkörpert. Wenn Sie ein persönliches Foto hochgeladen

haben, erscheint dieses in Ihrem Avatar. Falls Sie kein Foto haben wird ein

Gesicht symbolisch angezeigt. Ihr Avatar dient auch zur Kommunikation

mit den anderen Teilnehmern im virtual team room. So können Sie z. B.

Gesten oder Sprechblasen auslösen, die dann für alle sichtbar an Ihrem

Avatar angezeigt werden.

Des Weiteren verfügt Ihr Avatar auch über sogenannte automatische

Awarenesselemente. Diese werden angezeigt, wenn Sie z. B. Menüs im

virtual team room geöffnet oder ein anderes aktives Programmfenster

gewählt haben, das für die vitero Teilnehmer nicht sichtbar ist. Auf diese

Weise können Kommunikationsmissverständnisse vermieden werden, da

die anderen Teilnehmer z. B. erkennen, dass Sie gerade mit etwas

Anderem beschäftigt sind und ggf. den virtual team room nicht vollständig

sehen können, da er ganz oder teilweise durch ein anderes Fenster

überlagert ist. Eine tabellarische Auflistung der einzelnen Elemente finden

Sie unter 7.13 Automatische Awarenesselemente.




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Auch die Audiokommunikation wird am vitero Avatar visualisiert.

Standardmäßig steht Ihnen im virtual team room vitero VoIP zur

Verfügung. Details hierzu finden Sie unter 7.4 Audiokommunikation mit

vitero VoIP. Falls Sie vitero essentials+ lizenziert haben, kann die

Audiokommunikation im virtual team room optional auch über per Telefon

erfolgen. Auch dies wird am vitero Avatar dargestellt (siehe 9.2 Der

Telefon-Avatar).

7.3 Der vitero Gruppenavatar

Im Gegensatz zum vitero Avatar, der einen einzelnen Teilnehmer

verkörpert, dient der vitero Gruppenavatar zur Darstellung von

Personengruppen, die gemeinsam von einem Rechner aus an einer

vitero Sitzung teilnehmen.

Er kann auf verschiedene Weise aktiviert werden:

Zum einen wird der Gruppenavatar automatisch angezeigt, wenn Sie die

Freisprechanlagen ClearOne Chat 50 oder ClearOne Chat 150 verwenden.

Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit den Gruppenavatar dauerhaft an

einem bestimmten Rechner unabhängig vom eingeloggten Account zu

aktivieren. Dies empfiehlt sich z. B., wenn Sie vitero für Präsenzgruppen in

einem realen Konferenzraum mit einem dort fest eingerichteten Rechner

nutzen möchten. Jede Präsenzgruppe, die sich vom Rechner des

Konferenzraumes aus in vitero einloggt, wird dann automatisch durch

einen Gruppenavatar dargestellt.

Die dritte Variante ist, den Gruppenavatar durch einen Textchatbefehl

manuell aus- und anzuschalten.

7.3.1 Gruppenavatar im Raum an- und ausschalten während der

Sitzung

Der Gruppenavatar kann an- bzw. ausgeschaltet werden, wenn in den

Textchat #groupavatar eingeben wird und Sprechblase senden ( )

angeklickt bzw. die Return Taste der Tastatur gedrückt wird.

Bei dieser Methode muss für jede Sitzung der Befehl erneut eingegeben

werden, wenn der Gruppenavatar angezeigt werden soll.




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7.3.2 Gruppenavatar auf dem Computer unabhängig vom

angemeldeten Benutzer dauerhaft ein oder ausschalten

Durch diese Methode wird die Einstellung für den Gruppenavatar für alle

Sitzungen und Benutzer des Rechners gespeichert. Diese Funktion wird

über die vitero_settings.ini Datei ermöglicht.

Wenn der Gruppenavatar dauerhaft eingeschaltet sein soll, muss in der

ini-Datei folgendes stehen:

[global]

groupavatar=1

Falls der Gruppenavatar dauerhaft ausgeschaltet werden soll, muss die

ini-Datei folgende Werte enthalten:

[global]

groupavatar=0

Diese erstellte Datei muss in einem speziellen Verzeichnispfad

abgespeichert werden:

o Verzeichnispfad für Windows:

C:\Program Files (x86)\Common Files\vitero\

7.4 Audiokommunikation mit vitero VoIP

Die Audiokommunikation im virtual team room erfolgt standardmäßig über

vitero VoIP. Das bedeutet, dass die Sprachbeiträge über einen aktiven

Mikrofonkanal erfolgen und in diesem Fall z. B. mit Hilfe eines

angeschlossenen Headsets (oder auch einer Computer-

Freisprecheinrichtung) über das Internet an die anderen Teilnehmer

übertragen werden. Am vitero Avatar wird dies durch ein

Lautsprechersymbol dargestellt. Das Lautsprechersymbol ( ) wird

dabei nur angezeigt, wenn Ihr Mikrofon freigeschaltet ist und Sie zu den

anderen Teilnehmern sprechen können. Sobald Sie sprechen wird dies noch

zusätzlich durch Schallwellen am Lautsprecher visualisiert ( ). In der

Tabelle unten finden Sie die Beschreibung der verschiedenen Audiomodi,

die durch Einblendung des Lautsprechersymbols visualisiert werden.




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Moderator- und Co-Moderatorstuhl:

Tischmikrofon

Die Mikrofone der Personen, die auf dem

Moderator- und dem Co-Moderationsstuhl sitzen

(Stühle mit roten Tischmikrofonen und einer Linie

unter dem Namensschild oben am Besprechungs-

tisch), sind standardmäßig immer freigeschaltet.

Das Lautsprecher Symbol wird deshalb am vitero

Avatar angezeigt, sobald ein Teilnehmer auf einem

dieser Stühle Platz nimmt.

Teilnehmerstuhl: Handmikrofon

Personen, die auf den Teilnehmerstühlen sitzen,

können sprechen, sofern das Handmikrofon vor

ihrem Avatar positioniert ist.

Teilnehmerstuhl: alle Mikrofone

freigeschaltet

Bei Kleingruppen bis maximal 7 Personen ist es als

Gruppenleiter oder Administrator möglich, alle

Mikrofone zentral über das Menü Einstellungen

freizuschalten (Reiter „vitero Raum“, Option

„Mikrofone aller Anwesenden freischalten“).

Solange die Freischaltung aktiv ist, werden

zusätzlich zu den roten Tischmikrofonen an den

Moderatorplätzen auch bei den Teilnehmern weiße

Tischmikrofone angezeigt.

Teilnehmerstuhl: Ruffunktion

Zusätzlich hat ein Teilnehmer die Möglichkeit sich

akustisch bemerkbar zu machen, auch wenn das

Mikrofon nicht vor seinem Platz positioniert ist.

Durch Gedrückthalten der Strg-Taste (Windows

PC) bzw. der ctrl-Taste bei Apple Mac wird der

Mikrofonkanal des Teilnehmers freigegeben und

das Lautsprechersymbol angezeigt (ähnlich der

Sendetaste bei einem Funkgerät). Es wird




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empfohlen die Ruffunktion (auch Push-to-Talk

genannt) nur in kleinen Gruppen (max. 7

Teilnehmer) zu nutzen und bei größeren Gruppen

konsequent die Sprecherlaubnis über das virtuelle

Handmikrofon zu erteilen. Die Ruffunktion kann

für die Zeit einer Sitzung dauerhaft über den

Textchat Shortcut #openMic aktiviert werden

(siehe 7.15 Textchat Shortcuts). Aufgrund von

möglichen Störgeräuschen wie Rauschen,

Räuspern, Atemgeräuschen ist aber davon in der

Regel abzuraten.

7.5 Bildschirmaufbau

Der Bildschirm von vitero besteht aus zwei Teilbereichen, der

o Ansicht des virtual team rooms, die den größten Teil des

Bildschirms einnimmt und einer

o Gestenleiste am unteren Bildschirm Rand.

In der Ansicht des virtual team rooms werden die Avatare und der

Besprechungstisch angezeigt.

Über die Gestenleiste am unteren Bildschirmrand können Sie verschiedene

Funktionen von vitero aufrufen, wie z. B. Avatargesten oder die

Hilfefunktion (siehe auch 7.10 Funktionen der vitero Gestenleiste).

Außerdem befindet sich hier auch die Eingabezeile für den Textchat.

7.6 Ansicht des virtual team rooms

Der virtual team room lässt sich in zwei Hauptbereiche unterteilen: Die

Stühle um den Tisch, auf denen die einzelnen Teilnehmer, der Moderator

und der Co-Moderator sitzen, und der Besprechungstisch, der die

Anzeigefläche und im oberen Bereich die Werkzeuge für die Moderatoren

enthält.

Der Moderatorplatz ist der durch eine Linie unter dem Namensschild

hervorgehobene Sitzplatz mit rotem Tischmikrofon oben in der Mitte des

Tischs. Der Anwesende, der auf diesem Platz sitzt, ist Moderator.

Falls die Assistenzfunktion eingeschaltet ist, wird links neben dem

Moderatorplatz noch ein weiterer hervorgehobener Sitzplatz (Linie unter




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dem Namensschild, rotes Tischmikrofon) eingeblendet. Der Teilnehmer, der

auf diesem Platz sitzt, hat bei der Bedienung des Besprechungstisches die

gleichen Rechte wie der Moderator (siehe auch 7.8 Rollenkonzept) und

kann diesen z. B. als Co-Moderator oder Protokollant etc. unterstützen. Um

eine bessere Übersichtlichkeit zu gewährleisten, wird dieser Teilnehmer in

den folgenden Abschnitten als Co-Moderator bezeichnet, auch wenn er

andere Aufgaben übernehmen kann.

Gruppenleiter und Administratoren haben zudem die Möglichkeit einzelne

Stühle auszublenden und somit eine bestimmte Sitzordnung einzurichten.

Dies ist z. B. in der Onlinemediation hilfreich, damit die Konfliktparteien an

den gegenüberliegenden Seiten des Tisches Platz nehmen können,

während der Mediator am oberen Ende sitzt.

7.7 Navigation

Wenn Sie vitero betreten wird Ihr Avatar automatisch auf einen der Stühle

am Besprechungstisch gesetzt. Sie können den Platz wechseln, in dem Sie

mit der linken Maustaste auf einen freien Stuhl klicken oder Ihren Avatar

per Drag-and-Drop mit der linken Maustaste auf einen freien Stuhl ziehen.

Ihr Avatar nimmt dann auf dem neuen Stuhl Platz.

Tipp: Wenn Sie Ihren Mauszeiger über vitero bewegen, verwandelt er sich

in ein Hand-Symbol, sobald er sich über einem interaktiven Element (wie z.

B. einem Stuhl) befindet. Dadurch können Sie leicht erkennen, welche

Elemente Sie anklicken können.

Wenn Sie vitero minimieren möchten, um z. B. eine andere Anwendung zu

starten, klicken Sie auf den „Minimieren“ Button ( ) in der rechten

oberen Ecke des Bildschirms. vitero wird daraufhin als Task-Reiter „vitero“

in der Windows Taskleiste angezeigt. Klicken Sie auf den Task-Reiter um

vitero wieder zu maximieren.

Wichtig: Wenn Sie (als Moderator oder Co-Moderator) Application Sharing

gestartet haben und dann die Minimieren-Funktion benutzen, werden Ihre

Anwendungsfenster nicht mehr per Application Sharing an die anderen

Teilnehmer übertragen. Wenn Sie vitero wieder maximieren, werden (je

nachdem welche Sicherheitseinstellung Sie für Application Sharing

ausgewählt haben) Ihr Desktop bzw. die geöffneten Anwendungsfenster

wieder bei den anderen Teilnehmern angezeigt.




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Wenn Sie vitero verlassen wollen, klicken Sie auf den „Schließen“ Button

( ) in der oberen rechten Ecke des Bildschirms.

Neben „Minimieren“ und „Schließen“ steht Ihnen rechts oben auch der

„Aktualisieren“ Button ( ) zur Verfügung. Durch Klick auf diesen Button

können Sie den virtual team room neu laden. Dies kann Abhilfe schaffen,

falls z. B. Grafikdarstellungsfehler auftreten oder die Audioverbindung zu

einem Teilnehmer abbricht.

Hinweis: Application Sharing wird automatisch geschlossen, wenn der

virtual team room durch Klick auf den „Aktualisieren“ Button neu geladen

wird.

7.8 Rollenkonzept

In vitero können die Benutzer drei verschiedene Rollen übernehmen: die

Rolle des Moderators oder des Co-Moderators oder die Rolle eines

Teilnehmers. Die Moderatoren haben gegenüber den Teilnehmern

besondere Rechte:

Nur der Moderator und der Co-Moderator können die Werkzeuge des

Tisches bedienen, für die Teilnehmer sind diese gesperrt.

Hinweis: Beim Betreten von vitero sind die Buttons, die die Application

Sharing Funktion (siehe unten) aufrufen, zunächst ausgegraut bis vitero

vollständig geladen ist. Die Ladezeit ist dabei abhängig von der

Geschwindigkeit der Internetverbindung und der Anzahl der Medien, die in

vitero zur Verfügung stehen.

Sofern über Kopfhörer und Mikrofon, welche am Computer angeschlossen

sind, kommuniziert wird, werden die Wortbeiträge der Moderatoren stets

übertragen. Dies wird über das Tischmikrofon am Sitzplatz des Moderators

bzw. des Co-Moderators illustriert.




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7.9 Besprechungstisch

Der obere Bereich des vitero Besprechungstisches enthält verschiedene

Bedienelemente, die vom Moderator oder Co-Moderator benutzt werden

können. Über die großen Funktionsbuttons, das Mikrofon und die virtuelle

Maus in diesem Bereich können die Moderatoren verschiedene

Anwendungen und Werkzeuge aufrufen.

Direkt unterhalb der Funktionsbuttons befindet sich die Titelleiste des

Besprechungstisches, über die weitere Werkzeuge aufgerufen werden

können. Die Buttons in der Titelleiste ändern sich abhängig davon, welche

Anwendung gerade auf dem Besprechungstisch angezeigt wird. Falls ein

Werkzeug also für eine bestimmte Anwendung nicht verfügbar ist, wird der

entsprechende Button ausgeblendet.

In den folgenden Abschnitten finden Sie eine detaillierte Beschreibung der

einzelnen Anwendungen und Werkzeuge.

7.9.1 Die Funktionsbuttons des Besprechungstisches

Application Sharing Button ( ):

Mit Application Sharing können der Desktop bzw. ausgewählte

Anwendungen des Moderators oder des Co-Moderators für alle Teilnehmer

sichtbar auf dem Gruppentisch angezeigt werden. Dabei werden immer der

Desktop bzw. die Anwendungen der Person angezeigt, die Application




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Sharing gestartet hat (entweder der Moderator oder Co-Moderator). Der

Moderator bzw. der Co-Moderator kann grundsätzlich sowohl jede beliebige

Anwendung (z. B. Microsoft Word), die er auf seinem Rechner installiert

hat, als auch seinen Desktop den Teilnehmern zeigen und mit ihnen

zusammen darin arbeiten.

Wenn Sie als Moderator oder Co-Moderator Application Sharing von einem

Windows PC aus starten, wird zunächst der Dialog

„Sicherheitseinstellungen“ eingeblendet, in dem Sie auswählen können,

welche Anwendungen die anderen Teilnehmer sehen können. Die gewählte

Sicherheitsstufe wird nach dem Starten auch in der Titelleiste des

Application Sharings angezeigt. Bei Apple Mac Rechnern ist die

Sicherheitsstufenauswahl nicht verfügbar, so dass immer alle geöffneten

Anwendungen und auch der Desktop übertragen werden.

Die folgenden drei Sicherheitsstufen stehen Ihnen auf einem Windows PC

beim Starten von Application Sharing zur Auswahl:

o Stufe I: Die anderen Teilnehmer sehen alle Anwendungen

(inklusive aller zugehörigen Anwendungsdialoge, wie z. B.

Speichern), die Sie geöffnet haben und auch Ihren Desktop.

o Stufe II: Dies ist die Standardeinstellung für Application

Sharing. Die anderen Teilnehmer sehen bei dieser Einstellung

zwar alle Anwendungen, die Sie geöffnet haben, Ihr Desktop

wird jedoch nicht übertragen. Aus Sicherheitsgründen werden

auch Speichern-Dialoge, die die in Windows integrierte

Speicherfunktion verwenden (z. B. die Speichern Dialoge in MS

Office Anwendungen) nicht übertragen.

o Stufe III: Wenn Sie diese Einstellung wählen, werden nur die

Anwendungen an die anderen Teilnehmer übertragen, die Sie

neu öffnen, nachdem Sie Application Sharing gestartet haben.

Speichern-Dialoge, die die in Windows integrierte

Speicherfunktion verwenden (z. B. die Speichern-Dialoge in MS

Office Anwendungen) werden auch bei neu geöffneten

Anwendungen aus Sicherheitsgründen nicht übertragen.

Alle Anwendungen, die Sie bereits vor dem Starten von

Application Sharing geöffnet hatten, sowie Ihr Desktop sind für

die anderen Teilnehmer nicht sichtbar.

Tipp: Wenn Sie sich nicht mehr sicher sind, ob Sie die aktive

Anwendung vor oder nach dem Starten von Application Sharing




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geöffnet haben, achten Sie darauf, ob das Bildschirmsymbol

( ) vor Ihrem Foto angezeigt wird. Wird das Symbol

angezeigt, bedeutet dies, dass die aktive Anwendung nicht an

die anderen Teilnehmer übertragen wird. Falls Sie die

Anwendung doch übertragen möchten, schließen und starten

Sie sie erneut.

Die Größe der per Application Sharing übertragenen Anwendung wird

automatisch an die Anzeigefläche des vitero Besprechungstisches

angepasst. Solange die ausgewählte Anwendung an die anderen

Teilnehmer übertragen wird, sehen diese Ihren Mauscursor und alle

Änderungen/Einstellungen, die Sie in der Anwendung durchführen. Sie

können einem Teilnehmer auch die Erlaubnis erteilen, die mit Application

Sharing geöffnete Anwendung zu steuern, indem Sie die virtuelle Maus

( ) an ihn übergeben.

Solange Application Sharing geöffnet ist, stehen Ihnen in der Titelleiste die

Werkzeuge Kartensammlung, Schnappschuss, Vergrößerungsansichten

(siehe unten) und Schließen zur Verfügung. Eine weitere Beschreibung

dieser Werkzeuge finden Sie in Abschnitt 0 Die Werkzeuge der Titelleiste.

Über den Leinwand Button ( ) können in Verbindung mit Application

Sharing zwei verschiedene Vergrößerungsansichten aufgerufen werden.

Wenn Sie mit der linken Maustaste auf den Leinwand Button klicken,

können Sie auswählen, ob Sie die Präsentationsansicht (Gesten- und

Titelleiste sind komplett sichtbar) oder die Vollbildansicht (nur eine

Auswahl aus den Funktionen der Gesten- und Titelleiste ist verfügbar, dafür

entsteht jedoch mehr Platz für die übertragene Anwendung) starten

möchten. Mit Rechtsklick auf den Leinwand Button gelangen Sie direkt zur

Vollbildansicht.

Falls die entsprechende Option in den Experteneinstellungen aktiviert ist,

werden momentane Avatarinteraktionen, wie z. B. Gesten oder

Awarenesselemente, in den Vergrößerungsansichten für einige Sekunden

auf dem Besprechungstisch eingeblendet.

Zum Beenden der Vergrößerungsansicht klicken Sie erneut auf den

Leinwand Button.

Hinweise zur Vollbildansicht: Wenn Sie die Vollbildansicht in

Kombination mit Sicherheitsstufe 1 verwenden, können Sie Ihren gesamten




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Desktop inkl. Windowstaskleiste bzw. Mac Dock zeigen.

Die in der Vollbildansicht verfügbaren vitero Gesten und Funktionen

können über eine Buttonleiste am oberen linken Bildschirmrand aufgerufen

werden. Bei Apple Mac Rechnern wird diese Leiste nur angezeigt, wenn der

virtual team room das aktive Fenster ist. Um die Leiste einzublenden,

klicken Sie im Mac Dock auf das vitero Symbol.

Technische Anmerkungen zum Application Sharing:

o Die beste Qualität des übertragenden Bildes erreicht man, wenn

der Teilnehmer die gleiche Grafikkartenauflösung hat, wie die

Person, welche Application Sharing gestartet hat. Bei

unterschiedlichen Auflösungen wird die übertragene Anwendung

entweder kleiner dargestellt (bei Teilnehmern mit höherer

Auflösung), so dass sie nicht die ganze Anzeigefläche des

Tisches einnimmt oder skaliert, d.h. an die jeweilige Auflösung

angepasst (bei Teilnehmern mit geringerer Auflösung). Durch

die Skalierung verschlechtert sich die Bildqualität des

Application Sharing (z. B. „ausgefranste“ oder unscharfe

Buchstaben).

Die Verbindung zum Application Sharing Server ist über verschiedene Ports

möglich. Der Clientrechner versucht zunächst über den AS-Standardport

16501 zum Server zu verbinden. Gelingt dies nicht wird der so genannte

SSL-Port 443 genutzt. Ist auch dieser nicht möglich wird Port 80 über http-

Tunneling genutzt.

Tipp: Mit der Tastenkombination „Shift + Druck“ kann ein Schnappschuss

erstellt werden. Damit haben Sie beispielsweise die Möglichkeit eine

Abblildung von geöffneten Menüs im Application Sharing Modus zu

erstellen. Bei Verwendung dieser Tastenkombination gilt es zu beachten,

dass sich anschließend das Application Sharing schließt, aber die

Anwendung trotzdem noch im Vordergrund ist (Awareness: Monitor vor

Gesicht).

Favoriten Button ( ):




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Öffnet ein Menü über das Sie bestimmte Anwendungen und Dateien direkt

öffnen und per Application Sharing an die anderen Teilnehmer übertragen

können. Im Menü Einstellungen können Sie eigene Favoriten hinzufügen.

Wenn Sie eine Anwendung mit dem Favoriten Button öffnen, enthält die

Titelleiste die gleichen Werkzeuge, wie wenn Sie Application Sharing direkt

starten (Kartensammlung, Schnappschuss, Vergrößerungsansichten und

Schließen, siehe auch 0 Die Werkzeuge der Titelleiste). Wie beim

Application Sharing stehen Ihnen auch bei den Favoriten Anwendungen

zwei unterschiedliche Vergrößerungsansichten zur Verfügung (siehe

Abschnitt zum „Application Sharing Button“).

Die folgenden Favoritenanwendungen sind standardmäßig in vitero

integriert:

o Browsen: Öffnet Ihren Standardbrowser im Application Sharing

Modus.

o Brainstorming (nur Windows PC): öffnet eine Word-Vorlage

im Application Sharing Modus. Sie dient dazu Ideen, Ergebnisse

etc. vom Moderator zentral festzuhalten. Über das Verschieben

der virtuellen Maus kann auch ein Teilnehmer das Editieren

übernehmen. Zur Nutzung der Brainstorming Funktion ist es

notwendig, dass auf dem Moderator-Rechner Word für

Windows3 installiert ist. Bei den Teilnehmer-Rechnern ist dies

nicht erforderlich.

o Clustern (nur Windows PC): Es öffnet sich eine Word-Vorlage

im Application Sharing Modus. Nachdem alle Teilnehmer den

Inhalt ihrer persönlichen Tafel abgeschickt haben, kann der

Moderator z. B. die Inhalte aus der Kartensammlung den

Clustern zuordnen. Zur Nutzung der Clustern Funktion ist es

notwendig, dass auf dem Moderator-Rechner Word für Windows

installiert ist. Bei den Teilnehmer-Rechnern ist dies nicht

erforderlich.

Tipp: Es wird empfohlen in Word das „Lineal“ und weitere nicht

benötigte Werkzeugleisten auszublenden, damit Sie die Fläche

optimal nutzen können.

3 Microsoft Word ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation




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o Zeichnen (nur Windows PC): Öffnet das Zeichenprogramm

Microsoft Paint4 im Application Sharing Modus.

Medien Button ( ):

Aktiviert das Media Display, mit den Dateien, die im Vitero Management

System (VMS) für den virtual team room der entsprechenden Gruppe

bereitgestellt wurden, auf dem Besprechungstisch angezeigt werden

können. Folgende Dateiformate können im Media Display geöffnet werden:

pptx, ppt, odp, pdf, jpg, mp4 („Videoclips“, siehe 7.9.2 Der vitero Video

Player) und optional auch mp3 (bei Lizenzierung von vitero language

lab). Dazu müssen die Dateien im jeweiligen Gruppenordner des VMS in

einem „presentation“ oder im „agenda“ bzw. „welcome“ Ordner abgelegt

sein. Beim Upload ins VMS werden Dateien im ppt, pptx, odp und pdf

Format für die Anzeige mit dem Media Display automatisch ins jpg Format

konvertiert. Bei Dateien im jpg, mp4 und ggf. auch im mp3 Format (bei

Lizenzierung von vitero language lab, siehe auch Kapitel Fehler!

Verweisquelle konnte nicht gefunden werden.) findet keine

Konvertierung statt. Um Dateien in einem anderen als den oben genannten

Formaten im virtual team room anzuzeigen, nutzen Sie die Application

Sharing Funktion.

Jpg-/Jpeg-Dateien per Drag-and-Drop im virtual team room öffnen

(nur Windows PC):

Zusätzlich zu den vorab im Vitero Management System bereitgestellten

Sitzungsinhalten haben Sie als Administrator oder Gruppenleiter die

Möglichkeit, jpg-/jpeg-Dateien direkt während der Sitzung per Drag-and-

Drop im Media Display zu öffnen. Nehmen Sie dazu auf dem Moderator

oder Co-Moderator Stuhl Platz und ziehen Sie dann die gewünschten jpg-

Dateien einfach aus Ihrem Windows Explorer über den virtual team room.

Am Mauszeiger wird nun durch ein „+“ Symbol dargestellt, dass Sie die

Dateien in vitero öffnen können. Lassen Sie die Maustaste los um die jpgs

im Media Display anzuzeigen.

Bitte beachten Sie:

4 Microsoft Paint ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation




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o Aus Performanzgründen darf die Größe der einzelnen jpg-

Dateien 300 kB nicht überschreiten.

o Solange die Webcam oder Application Sharing auf dem

Besprechungstisch geöffnet sind, können Sie keine neuen

Dateien einfügen. Schließen Sie diese Funktionen vor dem

Einfügen per Drag-and-Drop.

o Für Apple Mac Rechner ist diese Funktion derzeit noch nicht

verfügbar.

o Die per Drag-and-Drop geöffneten jpgs werden zu

Schnappschüssen und neu erstellten Folien hinzugefügt. Es

können maximal 20 zusätzliche Dateien im Media Display

angezeigt werden, unabhängig davon ob diese als

Schnappschuss, neu erstellte Folie oder per Drag-and-Drop

angelegt wurden.

Tipps zur besseren Foliendarstellung: In seltenen Fällen kann es bei

der automatischen Konvertierung von ppt oder pptx Dateien zu

Darstellungsfehlern kommen. Um dies zu vermeiden, sollten Sie

PowerPoint Präsentationen vor dem Hochladen im pdf Format abspeichern.

Um trotz Konvertierung die höchstmögliche Schärfe bei der

Schriftdarstellung zu erzielen, können Sie Ihre Folien auch direkt in

PowerPoint als einzelne jpgs abspeichern. Für das Hochladen empfiehlt es

sich, ein zip-Archiv mit allen Bildern zu erstellen. Dieses wird im VMS

automatisch entpackt, so dass Sie nicht jedes jpg-Bild einzeln hochladen

müssen.

Alternativ können Sie auch Application Sharing zur Anzeige von PowerPoint

Präsentationen verwenden. Dies ermöglicht das Anzeigen der Folien in

Originalqualität, ohne jeglichen Schärfeverlust. Voraussetzung hierfür ist,

dass Application Sharing nicht vergrößert wird (Standardeinstellung). Die

entsprechende Option finden Sie im Menü „Einstellungen“ unter

„Experteneinstellungen“, „Application Sharing nicht vergrößern“.

Angezeigte Präsentation wechseln:

Wenn Sie den Medien Button das erste Mal während einer Sitzung

verwenden, wird die alphabetisch erste Datei im alphabetisch ersten, als

„presentation“ markierten Ordner auf dem Besprechungstisch angezeigt.

Details zum Anlegen von „presentation“ Ordnern finden Sie in der VMS

Hilfe im Kapitel „Gruppenordner“.




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Über den Pfeilbutton ( ) in der Titelleiste neben dem Dateinamen

können Sie eine andere Datei öffnen. Wenn Sie auf den Pfeilbutton klicken,

öffnet sich ein aufklappbares Menü, in dem bis zu vier Unterebenen mit

Dateien und Ordnern angezeigt werden können. Ordner sind durch ein

Pfeilsymbol ( ) gekennzeichnet. Die Ordnerstruktur entspricht dabei der

Struktur im jeweiligen Gruppenordner des VMS. Falls in einem

Gruppenordner mehr als vier Unterebenen mit Ordnern angelegt wurden,

werden Ordner und Dateien ab der fünften Unterebene nicht mehr im

virtual team room angezeigt. Sie erhalten dann auch im VMS eine

entsprechende Hinweismeldung.

Wenn Sie eine andere Funktion des Besprechungstisches verwenden (wie z.

B. Application Sharing) ohne die Medien zu schließen, gelangen Sie durch

erneutes Klicken auf den Medien Button wieder zu der Seite, die Sie zuletzt

auf dem Besprechungstisch geöffnet hatten. Wenn (außer ggf. der Agenda)

keine Ordner im VMS für den virtual team room bereitgestellt wurden, wird

der Medien Button ausgegraut dargestellt. Solange Sie die Medien geöffnet

haben, stehen Ihnen auch alle Werkzeuge in der Titelleiste zur Verfügung.

Eine Beschreibung der einzelnen Werkzeuge finden Sie in Abschnitt

0 Die Werkzeuge der Titelleiste).

Agenda Button ( ):

Aktiviert das Media Display und öffnet alle Dateien, die im jeweiligen

Gruppenordner des Vitero Management System (VMS) für den virtual team

room bereitgestellt wurden (also die Inhalte der „presentation“, „agenda“

und „welcome“ Ordner). Dabei wird die alphabetisch erste Datei des als

„agenda“ gekennzeichneten Ordners auf dem Besprechungstisch angezeigt.

Folgende Dateiformate können für das Media Display verwendet werden:

ppt, pptx, odp und pdf (automatische Konvertierung ins jpg Format), sowie

jpg, mp4 („Videoclips“, siehe 7.9.2 Der vitero Video Player) und ggf. mp3

(bei Lizenzierung von vitero language lab). Wenn der „agenda“ Ordner

einer Gruppe leer oder nicht vorhanden ist, wird der Agenda Button

ausgegraut dargestellt. In der Titelleiste werden, wie bei den Medien, alle

Werkzeuge angezeigt (siehe 0 Die Werkzeuge der Titelleiste), wenn die

Agenda geöffnet ist.




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Tipp: Benutzen Sie den Agenda Button, um schnell zwischen dem aktuell

geöffneten Medium und der Agenda der Sitzung zu wechseln.

Prüfung Button ( ) (optional):

Über den Prüfungsbutton können Sie Prüfungsunterlagen austeilen oder

wieder einsammeln. Diese Funktion ist nur bei Lizenzierung von vitero

examination verfügbar und kann in den Experteneinstellungen des virtual

team rooms aktiviert werden (siehe 7.12.5 Experteneinstellungen).

Der Prüfungsbutton ersetzt den Agenda Button. Durch Klick auf den Button

können Sie als Moderator oder Co-Moderator Prüfungsunterlagen an die

anderen Sitzungsteilnehmer austeilen. Der Dateiaustausch erfolgt dabei auf

dieselbe Weise wie bei der Funktion „Dokument verteilen“ (siehe unten).

Wenn Sie nach dem Austeilen erneut auf den Button klicken, können Sie

die Unterlagen entweder wieder einsammeln oder erneut austeilen. Beim

erneuten Austeilen werden nur die Teilnehmer berücksichtigt, die

nachträglich hinzugekommen sind. Sind keine neuen Teilnehmer

anwesend, ist die Funktion auch nicht verfügbar.

Beim Einsammeln der Prüfungsunterlagen erhalten zunächst alle

Sitzungsteilnehmer, die die Unterlagen angenommen haben, eine Meldung,

dass sie ihre Ergebnisse speichern sollen. Dies wird auch an den Avataren

durch ein entsprechendes Awarenesselement dargestellt ( ) und bei

den Prüflingen akustisch durch einen Signalton angekündigt. Die

Speicherung der Ergebnisse ist zwingend erforderlich, da ansonsten ein

nicht ausgefülltes Dokument an den Prüfenden zurückgeschickt wird.

Wichtig hierbei ist auch, dass die Prüfungsunterlagen vor oder beim

Speichern nicht umbenannt oder verschoben werden.

Das Einsammeln der Prüfungsunterlagen wird erst gestartet, nachdem ein

Sitzungsteilnehmer die Aufforderungsmeldung durch Klick auf den Button

„Ok, ich habe gespeichert“ bestätigt hat. Die Bestätigung und damit das

„Abgeben“ der Unterlagen wird ebenfalls durch ein entsprechendes

Awarenesselement dargestellt ( ).

Beim Prüfenden wird während des Einsammelns ein Ladebalken angezeigt.

Dadurch sieht man, ob die Unterlagen bereits vollständig auf den Rechner




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des Prüfenden übertragen wurden. Sobald alle Unterlagen eingesammelt

sind, erhält der Prüfende eine Meldung, über die alle eingesammelten

Dokumente entweder direkt oder alternativ auch der übergeordnete Ordner

geöffnet werden kann.

Wichtig: Die Prüfungsunterlagen können nur von der Person eingesammelt

werden, die sie zuvor auch ausgeteilt hat. Falls der Prüfende nicht mehr

anwesend ist, können die Unterlagen per E-Mail an ihn geschickt werden.

Dazu muss ein Teilnehmer auf dem Moderator oder Co-Moderatorstuhl

Platz nehmen und das Einsammeln über den Prüfungsbutton starten. Nach

dem Speichern der Ergebnisse wird in diesem Fall eine E-Mail mit den

Prüfungsunterlagen erstellt, die an den Prüfenden versendet werden kann.

Die E-Mail-Adresse des Prüfenden wird dabei, sofern sie im VMS

gespeichert ist, automatisch eingetragen.

Mehrere Prüfungen gleichzeitig in einer vitero Sitzung abhalten:

Durch das Anlegen von Nebenräumen ist es möglich, mehrere Prüfungen in

der gleichen vitero Sitzung abzuhalten. Im Haupt- sowie in jedem

Nebenraum kann dabei eine separate Prüfung gestartet werden. Dabei

spielt es keine Rolle, ob die einzelnen Prüfungen von unterschiedlichen

Personen oder alle von der gleichen Person gestartet werden. Der Prüfende

kann die Räume auch während die Prüfung läuft jederzeit wechseln.

Damit die Prüfungsunterlagen wieder automatisch eingesammelt werden

können, ist es jedoch wichtig, dass die Prüflinge vom Austeilen bis zur

Abgabe der Unterlagen den (Neben- bzw.- den Haupt-) Raum nicht

verlassen oder wechseln. Verliert ein Prüfling die Verbindung zum Internet

und gelangt dann über die automatische Verbindungswiederherstellung

zurück in den virtual team room, hat dies unterschiedliche Auswirkungen

auf eine bereits begonnene Prüfung:

Im Hauptraum können die vor dem Verbindungsabbruch ausgeteilten

Unterlagen einfach weiterbearbeitet und nach Speicherung auch vom

Prüfenden eingesammelt werden.

Im Nebenraum müssen die Unterlagen nach einem Verbindungsabbruch

erneut an den Prüfling ausgeteilt werden, damit das automatische

Einsammeln funktioniert. Da in diesem Fall auch alle Ergebnisse wieder neu

eingetragen werden müssen, empfiehlt sich diese Vorgehensweise nur,

wenn die Prüfung noch nicht zu weit fortgeschritten ist. Alternativ können

Prüflinge mit Verbindungsproblemen ihre ausgefüllten Unterlagen auch

nach der Prüfung manuell per E-Mail an den Prüfenden versenden.




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Abfrage Button ( ):

Über den Abfragebutton können Sie anonyme Multiple Choice Abfragen und

optional auch verdeckte Kartenabfragen (anonym oder personalisiert)

starten. Nach Klick auf den „Abfrage“ Button öffnet sich ein Dialog mit

folgenden Auswahlmöglichkeiten:

Kartenabfrage:

Öffnet die persönliche Tafel bei allen Sitzungsteilnehmern. Diese Funktion

steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie vitero essentials+ lizenziert

haben. Die persönliche Tafel dient zum Erstellen von wahlweise anonymen

oder personalisierten Kartenabfragen. Sie ist eine Art Texteditor, in den die

Teilnehmer ihre Beiträge zu einem bestimmten Thema eintragen können.

Der eingetragene Text ist zunächst nur für den einzelnen Teilnehmer

sichtbar. Im Titel der persönlichen Tafel wird angezeigt, ob es sich um eine

anonyme oder eine personalisierte Kartenabfrage handelt.

Solange die persönliche Tafel bei einem Teilnehmer geöffnet ist, wird dies

an seinem Avatar durch ein Symbol ( ) dargestellt. Mit dem „Senden“

Button in der unteren Hälfte der Tafel kann der Inhalt abgeschickt und zur

Kartensammlung hinzugefügt werden. Die persönliche Tafel schließt dabei

automatisch. Die Kartensammlung kann von den Moderatoren über den

Kartensammlungsbutton ( ) in der Titelleiste des vitero

Besprechungstisches geöffnet werden. Hier werden die Einträge aller

Teilnehmer gesammelt (siehe auch 0 Die Werkzeuge der Titelleiste).




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Im Gegensatz zu anderen vitero Fenstern und Menüs können der

Moderator und der Co-Moderator die Kartensammlung auch per Application

Sharing an die anderen Sitzungsteilnehmer übertragen. Wenn die

Kartensammlung geöffnet wird, ohne dass Application Sharing gestartet

wurde, ist diese für die anderen Sitzungsteilnehmer nicht sichtbar. In

diesem Fall wird das Kartensammlung Symbol ( ) am Avatar des

Moderators oder des Co-Moderators angezeigt. Welche anderen

Werkzeuge, zusätzlich zur Kartensammlung, über die Titelleiste aufgerufen

werden können, hängt davon ab, was gerade auf dem Besprechungstisch

angezeigt wird (leere Anzeigefläche, Medien, Agenda, Webcam oder

Application Sharing).

Tipp: Die Moderatoren können auch nur an einzelne Teilnehmer Karten

austeilen, in dem Sie den Punkt „Karte austeilen“ im Avatarkontextmenü

eines Teilnehmers auswählen. Wenn einzelne Karten ausgeteilt werden,

wird der Inhalt der Kartensammlung nicht automatisch gelöscht, sondern

alle Beiträge aus diesen Karten werden der bestehenden Sammlung

hinzugefügt.

Auswertung der Gesten als Säulendiagramm:




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Gesten, die während einer Sitzung abgegeben werden, können durch den

(Co-) Moderator spontan ausgewertet und in einem Säulendiagramm (inkl.

prozentualen und absoluten Werten) im Raum dargestellt werden. Für die

Auswertung stehen alle Gesten zur Auswahl:

Zustimmen Verstanden Applaus

Ablehnen Unklar Melden

Enthaltungen finden in der Kopfzeile des Diagramms Erwähnung.

Diese Kategorisierung ermöglicht es dem Moderator (oder Co-Moderator)

bis zu sechs unterschiedliche Gestenauswertungen gleichzeitig

durchzuführen.

Für die Auswertung der Gesten kann eine Überschrift manuell vergeben,

oder die angezeigte Sprechblase des Moderators (Co-Moderators, je

nachdem wer die Abfrage durchführt) automatisch als Basis gezogen

werden.




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Anonyme Multiple-Choice-Abfrage mit Säulendiagramm:

Hier können Sie Multiple-Choice-Abfragen erstellen, starten, speichern und

aus dem virtual team room exportieren. Exportierte Abfragen können Sie

anschließend ins Vitero Management System hochladen und so z. B.

anderen (Co-)Moderatoren oder Gruppen zur Verfügung stellen. Weitere

Informationen zum Abfrage-Export und eine Schritt-für-Schritt Anleitung

finden Sie hier: Anleitung Export von MC-Abfragen

Gespeicherte Abfragen können später jederzeit erneut gestartet oder

bearbeitet werden. Jede Abfrage, die Sie im virtual team room starten,

wird automatisch als Säulendiagramm ausgewertet. Die Auswertung erfolgt

dabei auf Basis der anwesenden Teilnehmer und enthält neben den

Abfrageergebnissen auch Angaben zu Teilnehmerzahl und Enthaltungen.

Wenn im Menü „Einstellungen“ im Reiter „Mein PC“ die automatische

Speicherung der vitero Sitzungsdateien aktiviert ist, werden die

Auswertungen als jpgs am angegebenen Speicherort abgelegt.

Um eine neue Abfrage zu erstellen wählen Sie die Option „Neu anlegen…“

und klicken Sie dann auf „OK“. Im folgenden Dialog können Sie die

gewünschte Frage sowie maximal 10 Antworten eingeben. Zwei

Eingabefelder für Antworten sind standardmäßig eingeblendet. Durch Klick

auf den „+“ Button können Sie weitere Antworten hinzufügen.

https://www.vitero.de/docs/Anleitung_Export_von_Multiple-Choice-Abfragen.pdf




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Tipp: Um lange Antworttexte im Auswertungsdiagramm verkürzt

anzuzeigen, fügen Sie ein #-Zeichen vor den Textteilen ein, die nicht

ausgegeben werden sollen.

Über die Option „Anzahl selektierbarer Felder:“ können Sie einstellen, wie

viele Antwortmöglichkeiten ein Abfrageteilnehmer auswählen kann. Dabei

sind folgenden Möglichkeiten verfügbar:

o exakt: Jeder Abfrageteilnehmer muss genau so viele

Antworten auswählen, wie Sie in den Einstellungen vorgeben.

o bis zu: Legt die maximal mögliche Antwortzahl fest. Die

Teilnehmer können aber auch weniger Antworten auswählen.

o beliebig viele: Es wird keine Antwortzahl vorgegeben. Die

Teilnehmer können so viele Antwortmöglichkeiten auswählen,

wie sie möchten.

Zudem können Sie noch einstellen, ob der Moderator und der Co-Moderator

an der Abfrage teilnehmen möchten. Setzen oder entfernen Sie hierfür das

Häkchen vor der entsprechenden Option.

Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, schließen Sie die

Abfrageerstellung durch Klick auf einen der unteren Buttons ab. Folgende

Möglichkeiten stehen dabei zur Auswahl:

o Speichern: Speichert die erstellte Abfrage, ohne sie sofort zu

starten. Gespeicherte Abfragen werden für den Abfrageersteller

als weitere Auswahlmöglichkeit unter der Option „Neu

anlegen…“ im Abfragedialog angezeigt und können dort

jederzeit nachträglich gestartet oder bearbeitet werden.

o Speichern und Starten: Speichert die erstellte Abfrage und

startet sie sofort. Gespeicherte Abfragen können vom

Abfrageersteller nachträglich jederzeit erneut aufgerufen oder

bearbeitet werden.

o Starten: Startet die erstellte Abfrage, ohne sie zu speichern.

Die Abfrage wird einmalig durchgeführt und ausgewertet. Sie

kann nach Abschluss nicht erneut gestartet oder bearbeitet

werden.

o Abbrechen: Bricht die Abfrageerstellung ab, ohne die Abfrage

zu speichern oder zu starten.




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Wenn Sie eine Abfrage starten, öffnet sich bei allen Teilnehmern im selben

Raum und ggf. auch bei Moderator und Co-Moderator ein Fenster mit der

Frage und den angebotenen Antwortmöglichkeiten. Anschließend wird

Ihnen, solange die Abfrage läuft, eine entsprechende Statusmeldung

angezeigt. Wenn Sie nicht warten möchten, bis alle Teilnehmer Ihre

Antworten abgesendet haben, können Sie die Abfrage durch Klick auf den

Button „Abfrage beenden“ auch vorzeitig beenden. Sobald alle

Abfrageteilnehmer abgestimmt haben, werden Ihnen als Abfrageersteller

die Ergebnisse automatisch angezeigt. Durch Klick auf den Button

„Ergebnisse anzeigen“ können Sie diese sofort auf dem Besprechungstisch

öffnen. Wenn Sie auf „Schließen“ klicken, können Sie die

Abfrageergebnisse nachträglich anzeigen, indem Sie im Media Display den

Ordner „Abfrageergebnisse“ öffnen.

Dokument verteilen Button ( ):

Über den Button “Dokument verteilen” können Sie entweder einen

beliebigen Link zu einer Website (z. B. zu einem online-Fragebogen) oder

auch eine Datei an alle Sitzungsteilnehmer senden. Wenn Sie auf den

Button klicken, öffnet sich ein Dialog, in dem Sie per Mausklick auswählen

können, ob Sie einen Link oder eine Datei verteilen möchten.

Der gesendete Link wird, bei jedem Sitzungsteilnehmer einzeln, im

Standardbrowser geöffnet. Bitte beachten Sie, dass Sie nur Weblinks

senden können. Lokale Links (also Links die nur auf Dateien auf Ihrem

eigenen Rechner verweisen, nicht auf Dateien im Internet) können nicht

gesendet werden. Im Optionsmenü des virtual team rooms können Sie

Links anlegen oder löschen und auch bestimmte Übergabeparameter wie

Benutzername oder Gruppenname für einen Link definieren (siehe auch

7.12.3 Meine Links). Dies empfiehlt sich besonders für Links, die Sie

häufiger im virtual team room benötigen. Links, die Sie nur einmal

benötigen, können Sie auch direkt im „Dokument verteilen“ Dialog unter

der Auswahlmöglichkeit „Link verteilen“ eingeben. Diese Links werden dann

jedoch nicht für Ihre nächste vitero Sitzung gespeichert.

Hinweis für Apple Mac Benutzer: Wenn Firefox als Standardbrowser

eingestellt ist, kann der Browser beim Link verteilen nicht automatisch von

vitero geöffnet werden. In diesem Fall empfiehlt es sich, den Link auch per

Textchat mitzuteilen, so dass er von den Teilnehmern kopiert und bei

Bedarf manuell in den Browser übertragen werden kann.




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Wenn ein anderer Browser, z. B. Safari, als Standardbrowser eingestellt

wird, können die verteilten Links automatisch im Browser geöffnet werden.

Wenn Sie „Datei verteilen“ auswählen, können Sie den Pfad, unter dem die

Datei auf Ihrem Rechner abgelegt ist, entweder direkt in das Textfeld

eintippen oder auf den Button „…“ klicken, um die Datei in der

Ordnerstruktur Ihres Rechners zu suchen. Bestätigen Sie Ihre Auswahl im

„Dokument verteilen“ Dialog, in dem Sie auf den Ok Button klicken. Falls

Sie den Dialog schließen möchten, ohne einen Link oder eine Datei zu

verteilen, klicken Sie auf den Abbrechen Button.

Wenn Sie „Datei verteilen“ gewählt haben, öffnet sich nach dem Bestätigen

eine Sicherheitsabfrage, in der die ungefähre Dauer des Datei-Uploads

angezeigt wird. Wenn Sie diese Abfrage mit „Ja“ bestätigen, wird die Datei

für die anderen Sitzungsteilnehmer bereitgestellt und diese erhalten eine

Meldung, dass Sie nun mit dem Download beginnen können. Bei Ihnen, als

Moderator oder Co-Moderator, der die Datei verteilt hat, wird ein

Ladebalken zur Anzeige des Datei-Uploads dargestellt.

Um unnötige Uploads zu vermeiden, wird der entsprechende Upload erst

gestartet, wenn mindestens einer der Teilnehmer mit dem Download

beginnt. Die Funktion „Dokument verteilen“ verfügt über keine eigene

Titelleiste. Stattdessen ist die Anzeige der Werkzeuge in der Titelleiste, wie

bei „Karten austeilen“, abhängig davon, was gerade auf dem

Besprechungstisch angezeigt wird (leere Anzeigefläche, Medien, Agenda,

Webcam oder Application Sharing).

Webcam Button ( ) (optional):

Mit dem „Webcam“ Button können Sie bis zu drei Livebilder auf dem

Besprechungstisch anzeigen lassen. Zur Auswahl stehen dabei das Livebild

des Moderators und des Co-Moderators, sowie das Livebild des

Teilnehmers, vor dessen Platz das Handmikrofon liegt

( ). Wenn Sie auf den Webcam Button klicken, öffnet sich zunächst

ein Auswahldialog, in dem Sie durch setzen der entsprechenden Häkchen

einstellen können, welche Livebilder auf dem Tisch angezeigt werden

sollen. Die jeweils letzten Einstellungen in diesem Dialog werden für die

Dauer der Sitzung gespeichert.

Falls ein Teilnehmer, dessen Livebild auf dem Besprechungstisch angezeigt

werden soll, seine Webcam im virtual team room deaktiviert hat, erscheint




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ein Dialogfenster bei diesem Teilnehmer, über das er seine Webcam

aktivieren kann. Die Webcam bleibt dann solange aktiviert, bis sie wieder

über das Avatarkontext- oder das Einstellmenü ausgeschaltet wird, d.h.

wenn das Livebild auf dem Besprechungstisch ausgeschaltet wird, wird es

im Avatar des Teilnehmers angezeigt, solange er auf einem Stuhl mit

Mikrofon sitzt.

Wenn Sie nur ein Livebild auf dem Besprechungstisch anzeigen lassen,

stehen Ihnen in der Titelleiste neben dem Schließen Button noch zwei

weitere Werkzeuge zur Verfügung. Mit dem Lupe-Button ( ) können

Sie das Livebild größer darstellen oder auch wieder verkleinern. Dabei sind

zwei Zoomstufen verfügbar: Mit Linksklick auf den Lupe-Button aktivieren

Sie eine mittlere Vergrößerung, die nicht die ganze Anzeigefläche einnimmt

und dafür etwas weniger Bandbreite benötigt. Mit Rechtsklick wird die

Zoomstufe auf die gesamte Anzeigefläche vergrößert. Dies benötigt mehr

Bandbreite ist jedoch bei detailreichen Livebildern, wie z. B.

Gerätepräsentationen, von Vorteil.

Wenn Sie auf den Schnappschuss Button ( ) klicken, wird aus dem

aktuellen Livebild ein Schnappschuss (Standbild) erzeugt. Solange der

Schnappschuss auf dem Gruppentisch angezeigt wird, können Sie die

Moderationswerkzeuge (Marker, Pfeile, etc.) in der Titelleiste verwenden,

um bestimmte Bereiche des Bildes zu markieren. Um von der

Schnappschussanzeige wieder zum Livebild zu wechseln, klicken Sie erneut

auf den Webcam Button.

Hinweis: Aus technischen Gründen wird derzeit das aktivierte Tisch-

Livebild im Vordergrund angezeigt. Wenn Sie mit einer anderen Applikation

arbeiten möchten, solange das Livebild auf dem Besprechungstisch

angezeigt wird, empfehlen wir Ihnen, vitero zu minimieren.

7.9.2 Der vitero Video Player

Der vitero Video Player wird (bei einer Lizensierung von vitero

essentials+) automatisch angezeigt, wenn eine mp4 Datei im Media

Display ausgewählt wird. Er ermöglicht das synchrone Abspielen von

Videoclips im virtual team room, die z. B. auch parallel live kommentiert

werden können.




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Videos können im Raum bis max. in der Größe des Besprechungstisches

(abzüglich des Steuerungsbereiches) dargestellt werden. Für diese

Darstellungsgröße empfehlen wir die 720p Auflösung (1280 x 720 Pixel).

Für die Tonwiedergabe bei einem Videoclip wird VoIP benötigt, d.h. auch

wenn die Audiokommunikation im virtual team room per Telefon erfolgt,

wird der Ton des Videos immer über die PC-Soundkarte und die daran

angeschlossenen Lautsprecher/Kopfhörer abgespielt und nicht über das

Telefon übertragen.

Videodateien für das Abspielen im virtual team room optimieren

Beachten Sie die folgenden Hinweise, um die Darstellungsqualität und

Performanz beim Abspielen von Videodateien im virtual team room zu

optimieren.

o Gesamtbitrate

Um Verzögerungen beim Abspielen zu vermeiden, empfehlen

wir Videoclips mit einer Gesamtbitrate von maximal 300

kBit pro Sekunde zu verwenden.

Tipp: Die Gesamtbitrate kann ggf. auch verringert werden,

indem die Abtastrate der Tonspur reduziert wird. Für Videos, in

denen überwiegend gesprochen wird, genügt in der Regel ein

Wert von 11 kHz, da der Qualitätsverlust beim Reduzieren der

Abtastrate in diesem Fall kaum bemerkbar ist.

o Audio und Video Codecs

Wir empfehlen die folgenden Codecs für die Komprimierung der

Videoclips zu verwenden: „mp3“ oder „AAC Audio“ als Audio

Codec sowie „H264“ als Video Codec.

Funktionen des vitero Video Players

Stelle merken:

Setzt eine Sprungmarke an der aktuellen Position des

Videoclips. Über den „Springen“ Button (siehe unten)

kann die Markierung dann direkt angesteuert werden.

Hinweis: Jeder Sitzungsteilnehmer kann eine

Markierung pro Videoclip setzen. Wenn ein

Teilnehmer vitero schließt, werden seine

Markierungen gelöscht.




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Springen (zu markierter Stelle):

Ruft die markierte Position des Videoclips auf (siehe

oben „Stelle merken“). Dieser Button wird erst nach

dem Setzen der Sprungmarke aktiv.

Zurückspulen:

Der aktuelle Videoclip kann durch Gedrückthalten

dieses Buttons zurückgespult werden. Das

Zurückspulen ist auch während der Wiedergabe

möglich.

Wiedergabe starten/Pause:

Startet die Wiedergabe des Videoclips. Während des

Abspielens wird statt des „Wiedergabe starten“

Buttons der „Pause“ Button eingeblendet, mit dem die

Wiedergabe temporär angehalten werden kann.

Vorspulen:

Der aktuelle Videoclip kann durch Gedrückthalten

dieses Buttons vorgespult werden. Das Vorspulen ist

auch während der Wiedergabe möglich.

Stopp:

Beendet die Wiedergabe des Videoclips.

7.9.3 Die Werkzeuge der Titelleiste

In den folgenden Abschnitten, finden Sie eine detaillierte Beschreibung der

Werkzeuge, die über die Titelleiste aufgerufen werden können. Welche

Werkzeuge in der Titelleiste angezeigt werden, hängt von der Funktion ab,

die Sie auf dem Besprechungstisch gestartet haben (siehe 7.9.1 Die

Funktionsbuttons des Besprechungstisches). Die Werkzeuge der Titelleiste

können nur vom Moderator oder Co-Moderator aktiviert werden.

Dateiwechsel (bei Medien, Agenda und neu erstellten Folien):

Wenn die Medien, die Agenda oder ein Schnappschuss auf dem

Besprechungstisch angezeigt werden, können Sie mit dem Pfeilbutton

( ) rechts neben dem Titel ein Drop-Down Menü mit allen für den




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Preload markierten Dateien und Ordnern öffnen. Klicken Sie im Menü auf

den Namen einer Datei, um diese auf dem Besprechungstisch anzuzeigen.

Ordner sind im Drop-Down Menü mit einem kleinen schwarzen Pfeil ( )

markiert. Bewegen Sie die Maus über einen Ordnereintrag, wird dessen

Inhalt angezeigt und kann, falls gewünscht, geöffnet werden.

Blättern (bei Medien, Agenda und neu erstellten Folien):

Mit den Blättern Buttons in der Mitte der

Titelleiste können Sie in der Agenda, den Medien oder in den während der

Sitzung neu erstellten Folien weiterblättern. Die Zahlenanzeige in der Mitte

zeigt an, auf welcher Seite Sie sich gerade befinden und wie viele Seiten

insgesamt geöffnet sind. Mit den Pfeilbuttons links und rechts neben der

Zahlenanzeige können Sie eine Seite vor- oder zurückblättern. Alternativ

können Sie auch die Tasten „Bild rauf“ und „Bild runter“ der Tastatur

verwenden. Um zur ersten bzw. zur letzten Seite zu springen, klicken Sie

auf die Buttons links bzw. rechts neben den Pfeilbuttons, auf denen ein

Pfeil mit einer Linie dargestellt ist. Diese Buttons wechseln die Funktion

nachdem Sie zur ersten oder letzten Seite gesprungen sind. Klicken Sie

einfach erneut auf den entsprechenden Button, um zur zuvor angezeigten

Seite zurückzukehren. Die geänderte Funktionsweise wird auch optisch

durch andere Buttonsymbole dargestellt ( zurückspringen von der

ersten Seite aus, zurückspringen von der letzten Seite aus).

Lupe (bei Medien, Agenda, neu erstellten Folien und Webcam):

Mit dem Lupe Werkzeug können Sie einen

Bildausschnitt vergrößern. Wenn Sie auf den Lupe-

Button klicken, klappt ein Menü auf, das vier

Richtungspfeile, sowie einen Vergrößern- bzw.

Verkleinern-Button enthält. Klicken Sie auf das „+“-

Zeichen, um das Bild näher heran zu zoomen und auf

das „-“-Zeichen, um die Ansicht wieder zu verkleinern. Mit den

Richtungspfeilen der Lupe können Sie den Bildausschnitt verschieben.

Bei der Webcam-Funktion des Besprechungstisches steht Ihnen die Lupe

nur zur Verfügung, wenn nur ein Livebild auf dem Tisch angezeigt wird.

Durch einen Klick auf den Lupe-Button können Sie in diesem Fall das




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angezeigte Livebild vergrößern. Bei der Webcam-Funktion gibt es zwei

Zoomstufen: Stufe 1 wird durch Linksklick auf den Lupe Button gestartet

und bietet eine mittlere Vergrößerung des Livebilds, die jedoch nicht die

ganze Anzeigefläche einnimmt und dadurch weniger Bandbreite benötigt.

Stufe 2 wird durch Rechtsklick auf den Lupe Button ausgelöst. Hierbei wird

das Livebild auf die gesamte Anzeigefläche vergrößert. Dies benötigt mehr

Bandbreite, ist aber bei detailreichen Übertragungen, wie z. B.

Gerätepräsentationen, von Vorteil. Durch erneutes Klicken auf den Lupe-

Button, wird das Livebild wieder auf die ursprüngliche Größe zurückgesetzt.

Moderationswerkzeuge (bei Medien, Agenda und neu erstellten

Folien):

Rechts neben den Blätterbuttons befindet sich ein

„Drop Down“ Menü, in dem Sie verschiedene

Moderationswerkzeuge auswählen können. Das

Werkzeug „Moderatorpfeil“ (s.u.) ist standardmäßig

ausgewählt. Um ein anderes Werkzeug auszuwählen,

klicken Sie auf den Pfeilbutton ( ) neben dem

Button mit dem aktuellen Moderationswerkzeug.

Daraufhin öffnet sich das „Drop Down“ Menü, aus

dem Sie ein anderes Werkzeug auswählen können, in

dem Sie mit der linken Maustaste darauf klicken.

Um das ausgewählte Werkzeug einzuschalten,

klicken Sie auf den Button mit dem aktuellen

Moderationswerkzeug. Der Button bekommt einen

weißen Rahmen, solange das Werkzeug aktiviert ist.

Um es wieder auszuschalten, klicken Sie den Button erneut an.

Bis auf den Moderatorpfeil sind alle Moderationswerkzeuge an die Folie, auf

der sie angelegt wurden, gebunden. Beim Weiterblättern auf die nächste

Seite einer Präsentation werden die zuvor angelegten Moderationselemente

also nicht übernommen, sondern können dort neu vergeben werden.

Angelegte Elemente bleiben auf der zugehörigen Seite erhalten, bis sie

entweder gelöscht werden oder die Medienanzeige komplett geschlossen

wird.

Folgende Moderationswerkzeuge stehen Ihnen zur Verfügung:




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o Moderatorpfeil:

Wenn der Moderatorpfeil aktiviert ist

(Standardeinstellung), erscheint ein

farbiger Pfeil, sobald der Moderator

oder der Co-Moderator mit der linken

Maustaste auf die Anzeigefläche des

Besprechungstisches klickt. Die

Sitzfläche des Moderator- bzw. des

Co-Moderator-Stuhls nimmt die

gleiche Farbe an wie der zugehörige

Pfeil, damit die Teilnehmer erkennen

können, wem der entsprechende Pfeil

zugeordnet ist. Solange kein anderes

Moderationswerkzeug aktiv ist, kann

der eigene Pfeil sowohl frei im Raum

verschoben als auch gelöscht werden. Das Verschieben ist per

Drag-and-Drop oder per Linksklick auf eine beliebige Stelle im

virtual team room möglich. Zum Löschen klicken Sie einfach mit

der linken Maustaste direkt auf Ihren Pfeil.

Die Farbe und die Zeigerichtung können Sie jederzeit anpassen,

auch wenn gerade ein anderes Moderationswerkzeug aktiv ist.

Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf Ihren Pfeil, um

das Kontextmenü für die Pfeileinstellungen zu öffnen.

Um eine andere Pfeilfarbe auszuwählen, klicken Sie im oberen

Teil des Menüs auf eines der farbigen Felder.

Um den Pfeil zu drehen, bewegen Sie den Cursor über den Kreis

im unteren Teil des Menüs. Der hellgraue Pfeil ist eine Vorschau

für die neue Position und richtet sich automatisch nach Ihrem

Mauscursor aus. Klicken Sie nun auf einen der kleinen Kreise

um die neue Position Ihres Pfeils auszuwählen.

Alternativ können Sie den Pfeil auch über die Pfeiltasten bzw.

die Zifferntasten des Num-Blocks auf Ihrer Tastatur drehen.

Bewegen Sie dazu den Mauszeiger über den Pfeil und halten Sie

die linke Maustaste gedrückt. Benutzen Sie nun die Pfeiltasten

oder die Zifferntasten des Num-Blocks um den Pfeil zu drehen.

Tipp: Der Moderatorpfeil steht Ihnen auch zur Verfügung, wenn

keine Funktion auf dem Besprechungstisch aktiviert wurde.

Wenn Sie den Pfeil per Drag-and-Drop mit der Maus




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verschieben, können Sie damit jede beliebige Stelle des virtual

team rooms markieren, nicht nur die Anzeigefläche. Dadurch

können Sie z. B. auch auf bestimmte Bedienelemente von

vitero verweisen, um diese einem anderen Teilnehmer zu

erklären.

o Moderatormarker: Mit dem Marker können Sie Stellen auf den

einzelnen Seiten Ihrer Präsentationsdatei hervorheben. Die

markierten Stellen werden dabei gelb hinterlegt. Markieren Sie

den gewünschten Bereich, indem Sie die linke Maustaste

gedrückt halten, während Sie die Maus über die zu markierende

Stelle ziehen. Die Markierung wird dabei immer von der oberen

linken Ecke aus aufgezogen. Markierungen können nur vom

Moderator oder Co-Moderator erstellt, verschoben oder gelöscht

werden. Im Gegensatz zum Moderatorpfeil (siehe oben) spielt

es beim Verschieben oder Löschen keine Rolle, wer die

entsprechende Markierung erstellt hat. Solange kein anderes

Moderationswerkzeug aktiviert ist und Sie auf den Moderator-

oder Co-Moderator-Stuhl sitzen, können Sie eine Markierung

per Drag-and-Drop mit der linken Maustaste verschieben oder

auch wieder löschen, in dem Sie einmal mit der linken

Maustaste darauf klicken.

o Moderatorrahmen: Der Rahmen dient ebenfalls zum

Hervorheben wichtiger Inhalte in Ihrer Präsentationsdatei. Der

Unterschied zum Marker besteht darin, dass statt einer gelben

Markierung ein blauer Rahmen um die entsprechende Stelle

gezogen wird. Die Bedienung entspricht der des Markers.

o Moderatortextfeld: Dieses Werkzeug ermöglicht dem

Moderator und dem Co-Moderator Textfelder auf der aktuellen

Seite zu erstellen. Sobald das Werkzeug aktiviert ist, klicken Sie

als Moderator oder Co-Moderator einfach mit der linken

Maustaste auf die Stelle der aktuellen Seite, an der Sie ein

Textfeld erstellen möchten. Daraufhin öffnet sich ein

Eingabefenster, in das Sie Ihren Textbeitrag eintippen und die

Farbe Ihres Textfeldes einstellen können. Während Sie Text

eingeben, wird bei den Teilnehmern nur der Umriss des

Textfelds als Schatten dargestellt, Ihre Texteingabe ist während

der Bearbeitung nicht sichtbar. Klicken Sie abschließend auf den

Ok-Button um das Textfeld zu erstellen (es ist dann für alle




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Sitzungsteilnehmer sichtbar) oder auf den Abbrechen Button,

falls Sie doch kein Textfeld anlegen möchten.

Die erstellten Textfelder sind immer der aktuellen Seite

zugeordnet, d.h. auf jeder Seite einer Präsentation können neue

Textfelder angelegt werden, ohne dass dies Auswirkungen auf

die anderen Seiten und die dort angelegten Textfelder hat.

Moderatortextfelder sind personalisiert, d.h. der Name des

Textfelderstellers wird in der Titelleiste des Feldes angezeigt.

Wenn Sie ein Textfeld nachträglich bearbeiten oder löschen

möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und

wählen Sie die gewünschte Option aus dem Kontextmenü aus.

Beim nachträglichen Bearbeiten eines Textfelds wird dieses bei

den anderen Teilnehmern ebenfalls wieder als Schattenumriss

dargestellt bis Sie auf den Ok Button klicken, um Ihre

Änderungen anzunehmen. Um die Änderungen zu verwerfen

klicken Sie auf den Abbrechen Button.

Hinweis: Solange kein anderes Moderationswerkzeug aktiv ist,

können Sie als Moderator oder Co-Moderator alle Textfelder

verschieben und löschen, sowie die Farbe der Felder ändern,

auch wenn sie von einem anderen Sitzungsteilnehmer erstellt

wurden. Den Inhalt können Sie jedoch nur bei von Ihnen selbst

erstellten Textfeldern bearbeiten.

Tipp: Sie können die Textfelder auch in Kombination mit

Application Sharing verwenden, indem Sie einen Schnappschuss

des per Application Sharing geöffneten Dokuments erstellen

(siehe unten - Schnappschuss Werkzeug) und darauf die

Textfelder anlegen.

o Teilnehmerpfeile: Stellt allen Teilnehmern sowie den

Moderatoren Pfeile zur Verfügung. Durch Linksklicken auf die

Anzeigefläche des Besprechungstisches bzw. den Pfeil werden

die einzelnen Pfeile ein- und ausgeblendet (siehe auch

Moderatorpfeil). Jeder Anwesende kann dabei immer nur seinen

eigenen Teilnehmerpfeil verschieben oder ausblenden. Solange

die Pfeile angezeigt werden, nehmen die einzelnen Sitze die

Farbe des zugehörigen Pfeils an, damit die Teilnehmer erkennen

können, welcher Pfeil ihnen zugeordnet ist.

Außerdem sind die einzelnen Pfeile zusätzlich noch mit einem

Namensschild versehen, damit man sie auch bei vielen




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Sitzungsteilnehmern immer eindeutig zuordnen kann.

Im Gegensatz zu den Moderatorpfeilen sind die Teilnehmerpfeile

der aktuellen Seite zugeordnet, d.h. auf jeder Seite einer

Präsentation können neue Pfeile angelegt werden ohne dass

dies Auswirkungen auf die anderen Seiten und die dort

erstellten Pfeile hat.

Tipp: Teilnehmerpfeile können zentral über die Option

„Elemente löschen“ entfernt werden.

o Teilnehmerpunkt/-viereck/-dreieck

(Moderationselemente): Mit den Moderationselementen kann

anonymes Feedback von den Sitzungsteilnehmern eingeholt

werden. Die Bedienung funktioniert wie bei den

Teilnehmerpfeilen. Je nachdem welches Werkzeug aktiviert ist,

können alle Anwesenden Punkte, Dreiecke oder Quadrate auf

der Anzeigefläche setzen, ohne dass die einzelnen Elemente

einem bestimmten Teilnehmer zuordenbar sind. Jeder

Teilnehmer kann nur seine eigenen Elemente verschieben oder

löschen. Solange das entsprechende Werkzeug aktiv ist,

beginnen Ihre eigenen Elemente zu blinken, wenn Sie auf ein

Element klicken, dass von einem anderen Teilnehmer erstellt

wurde.

Auch die Moderationselemente sind jeweils der aktuellen Seite

zugeordnet und bleiben erhalten, wenn Sie z. B. weiterblättern

oder auf einer anderen Seite weitere Elemente anlegen.

Anwendungsgebiete für diese Werkzeuge sind z. B. anonymes

Abstimmungsverhalten oder anonyme Abfragen bei Schulungen.

Wenn Sie den Mauszeiger über den entsprechenden Menüpunkt

bewegen, öffnet sich ein Untermenü in dem Sie die Anzahl der

Punkte/Dreiecke/Vierecke pro Teilnehmer einstellen können

(Minimum 1 – Maximum 6 Elemente). Die ausgewählte Anzahl

wird auch grafisch im Menüsymbol der jeweiligen Abfrage

dargestellt.

In Kombination mit dem Moderationswerkzeug „Auswertung“,

können gleiche Moderationselemente in einem per Marker,

Rahmen oder Textfeld definierten Auswertungsbereich

automatisch zusammengezählt werden. Auf diese Weise

erhalten Sie einen schnellen Überblick über die Ergebnisse Ihrer

Abfrage. Zudem können Sie die Abfrageergebnisse auch mit




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dem Schnappschuss Werkzeug speichern und falls gewünscht,

in die Nebenräume oder den Hauptraum übertragen (bei

Lizenzierung von vitero essentials+). Klicken Sie auf den

Button mit dem Kamera Symbol ( / ), um einen

Schnappschuss vom aktuellen Abfragestand anzulegen (siehe

unten „Schnappschuss“ Werkzeug).

o Teilnehmertextfeld: Wenn dieses Werkzeug aktiviert ist,

können alle Teilnehmer sowie der Moderator und der Co-

Moderator Textfelder auf der aktuellen Seite erstellen. Als

Moderator oder Co-Moderator können Sie im

Moderationswerkzeuge-Menü einstellen, ob die Textfelder

anonym oder personalisiert (mit Namensanzeige in der

Titelleiste) sein sollen. Bewegen Sie dazu Ihren Mauszeiger über

den Punkt „Teilnehmertextfeld“. Daraufhin öffnet sich ein

Untermenü, in dem Sie per Mausklick die gewünschte Option

auswählen können. Die Teilnehmer sehen beim Erstellen eines

Textfeldes anhand des Fenstertitels, ob es anonym oder

personalisiert ist.

Die Bedienung und das Verhalten entsprechen ansonsten dem

Moderatortextfeld. Der Moderator und der Co-Moderator können

auch bei den Teilnehmertextfeldern alle Felder verschieben und

löschen sowie die Farbe von Feldern ändern. Die anderen

Sitzungsteilnehmer können nur ihre eigenen Textfelder

verschieben und löschen sowie die Farbe ändern. Nachträgliches

Bearbeiten des Textes ist nur bei Feldern möglich, die man

selbst erstellt hat (gilt auch für Moderator und Co-Moderator).

Die erstellten Textfelder sind immer der aktuellen Seite

zugeordnet, d.h. auf jeder Seite einer Präsentation können neue

Textfelder angelegt werden, ohne dass dies Auswirkungen auf

die anderen Seiten und die dort angelegten Textfelder hat.

o Auswertung: Zählt gleiche Moderationselemente

(Punkte/Dreiecke/Vierecke), die innerhalb eines Textfelds, eines

Markers oder Rahmens platziert wurden, automatisch

zusammen. Die Summe der einzelnen Elemente wird rechts

unten am jeweiligen Objekt angezeigt, durch das der

Auswertungsbereich definiert wurde. Während der Auswertung

wird daraufhingeweisen, wenn es Moderationselemente gibt, die




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nicht ausgewertet werden können. Diese Moderationselemente

werden blinkend angezeigt und können vor der Auswertung bei

Bedarf noch verschoben werden. Der Teilnehmer kann dabei nur

seine eigenen Elemente blinken sehen und alle nicht

auswertbaren Elemente werden bei finaler Durchführung der

Auswertung gelöscht. Bereits ausgewertete

Moderationselemente können nicht mehr ergänzt werden.

Weitere Moderationselemente, die noch nicht verwendet

wurden, können jedoch ergänzend abgegeben und ausgewertet

werden (bisherige Abfrage bleibt bestehen). Somit können auf

einer Folie maximal drei Abfragen durchgeführt werden. Um

eine Abfrage zu wiederholen, können Sie die Option

„Auswertung löschen“ auswählen, die Ihnen nach Durchführung

einer Auswertung als Option innerhalb der

Moderationswerkzeuge angeboten wird. Bei Nutzung dieser

Funktion, werden alle Moderationselemente sowie

Auswertungsergebnisse gelöscht (Rahmen, Marker und

Textfelder bleiben bestehen).

Hinweis: Gesetzte Moderationselemente auf Textfeldern

werden im Zuge der Auswertung entfernt.

o Elemente löschen: Löscht alle Elemente (Textfelder, Pfeile,

Punkte, etc.), die auf der aktuellen Seite angelegt wurden.

o Folien löschen…: Dient zum Löschen der Folien und jpg-

Dateien, die per Schnappschuss, mit dem Werkzeug zum

Erstellen neuer Folien oder per Drag-and-Drop während der

Sitzung angelegt wurden. Wenn Sie den Menüpunkt „Folien

löschen“ auswählen, öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie

auswählen können, ob Sie nur die aktuell angezeigte Folie oder

alle Folien löschen möchten. Bestätigen Sie Ihre Auswahl, in

dem Sie auf den Ok Button des Dialogfensters klicken. Falls Sie

doch keine Folien löschen möchten, klicken Sie auf den

Abbrechen Button.

Hinweis: Es können insgesamt maximal 20 Folien und jpg-

Dateien im virtual team room angezeigt werden. Wenn Sie diese

Anzahl erreicht haben und noch weitere Dateien hinzufügen

möchten, müssen Sie zuerst eine bestehende Folie löschen.

Alle Schnappschüsse, die Sie während einer Sitzung erstellt

haben, werden als jpg-Dateien im Unterordner




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„Schnappschüsse“ im Verzeichnis für die aktuelle vitero Sitzung

gespeichert.

Den Speicherort der vitero Sitzungsdateien können Sie im

Menü Einstellungen ändern (siehe auch 7.12 Das Menü

Einstellungen). Standardmäßig werden die Dateien im Ordner

„vitero Dateien“ auf Ihrem Desktop abgelegt.

Kartensammlung (wird immer angezeigt):

/ Öffnet die Kartensammlung. In der Kartensammlung

werden die Beiträge der Kartenabfrage angezeigt. Sie können als

Moderator oder Co-Moderator eine Kartenabfrage starten, in dem Sie auf

den Button „Karten austeilen“ klicken (siehe auch 7.9.1 Die

Funktionsbuttons des Besprechungstisches). Wenn anonyme Kartenabfrage

ausgewählt wurde, wird lediglich der Beitragsinhalt in der Kartensammlung

angezeigt und die Kartensammlung lässt sich erst öffnen, nachdem alle

Teilnehmer ihre Beiträge abgeschickt haben. Bei personalisierter

Kartenabfrage werden der Inhalt und der Name des entsprechenden

Teilnehmers angezeigt.

Im Gegensatz zu anderen vitero Fenstern und Menüs können Sie als

Moderator oder Co-Moderator die Kartensammlung auch per Application

Sharing an die anderen Sitzungsteilnehmer übertragen. Wenn Sie die

Kartensammlung öffnen, ohne dass Application Sharing gestartet wurde, ist

diese nur für Sie selbst sichtbar. Dies wird auch an Ihrem Avatar durch das

Kartensammlung Symbol ( ) angezeigt.

Mit den Buttons im oberen Bereich der Kartensammlung können Sie die

Inhalte editieren. Folgende Standardfunktionen zur Textbearbeitung stehen

Ihnen dabei zur Verfügung: Speichern unter… ( ), Kopieren ( ),

Ausschneiden ( ), Einfügen ( ), Rückgängig ( ) und

Wiederherstellen ( ).

Der Inhalt der Kartensammlung wird gelöscht, sobald eine neue

Kartenabfrage über den Button „Karten austeilen“ gestartet wird. Falls Sie

Karten an einzelne Teilnehmer austeilen, wird der Inhalt dieser Karten zur

aktuellen Kartensammlung hinzugefügt.

Wenn Sie Nebenräume (nur bei Lizenzierung von vitero essentials+) für

Ihre Sitzung angelegt haben, verfügt jeder einzelne Nebenraum über eine




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eigene Kartensammlung. Beiträge, die bei einer Kartenabfrage im

Hauptraum oder in einem Nebenraum in der Kartensammlung des

entsprechenden Raumes gespeichert wurden, werden nach einem

Raumwechsel nicht in die Kartensammlung des neuen Raumes übertragen.

Falls die Autosavefunktion nicht aktiviert ist und Sie eine Kartenabfrage

gestartet haben, werden Sie beim Raumwechsel gefragt, ob Sie den Inhalt

der Kartensammlung speichern möchten. Wenn Sie die Abfrage mit „Ja“

bestätigen, wird der Inhalt im txt-Format im Unterordner

„Kartensammlung“ im Verzeichnis für die aktuelle Sitzung abgelegt.

Den Speicherort der vitero Sitzungsdateien können Sie im Menü

Einstellungen ändern (siehe auch 7.12 Das Menü Einstellungen).

Standardmäßig werden die Dateien im Ordner „vitero Dateien“ auf Ihrem

Desktop abgelegt.

Neue Folie erstellen (bei Medien, Agenda und neu erstellten Folien)

Legt eine leere Folie im Media Display an. Diese kann z. B. als Basis

für eine offene Kartenabfrage mit den Teilnehmertextfeldern genutzt

werden. Pro Sitzung können maximal 20 leere Folien, Schnappschüsse

(siehe unten) oder auch per Drag-and-Drop hinzugefügte jpgs angezeigt

werden.

Schnappschuss (wird immer angezeigt):

Erstellt einen Schnappschuss von der Anzeigefläche des

Besprechungstisches und zeigt diesen als Folie auf dem Tisch an. Mit dem

Schnappschuss Werkzeug können Sie den aktuellen Stand Ihrer Arbeit

während einer vitero Sitzung festhalten. Mit dieser Funktion ist es

außerdem möglich ein Dokument zuerst im Application Sharing Modus zu

bearbeiten und dann einen Schnappschuss davon zu erstellen, um die z. B.

Teilnehmerpunkte oder andere vitero Werkzeuge auf dem bearbeiteten

Dokument zu verwenden. Das Ergebnis der Punktevergabe könnte dann

wiederum zur Dokumentation per Schnappschuss festgehalten werden.

Bei der Nutzung von Nebenräumen in einer Sitzung (vitero essentials+)

können pro (Neben)Raum bis zu 10 Schnappschüsse erstellt werden und

in alle Räume oder nur in den Hauptraum übertragen werden. Somit ist es

z. B. möglich, nach einer Kleingruppenarbeit die Arbeitsergebnisse aus den

einzelnen Nebenräumen gemeinsam im Hauptraum zu besprechen.




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Die Funktion zum Übertragen der Schnappschüsse kann von

Administratoren oder Gruppenleitern über das Menü „Einstellungen“ im

Reiter „vitero Raum“ aktiviert werden (siehe 7.12.4 vitero Raum).

Solange die Funktion aktiv ist, ändert sich auch das Schnappschuss-Symbol

in der Titelleiste ( ).

Hinweis: Es können insgesamt maximal 20 Schnappschüsse, neue Folien

(siehe oben) oder per Drag-and-Drop erstellte jpgs im Media Display

angezeigt werden. Wenn Sie diese Anzahl erreicht haben und noch weitere

neue (Schnappschuss-)Folien oder jpgs hinzufügen möchten, müssen Sie

zuerst eine Datei löschen (über das Drop-Down Menü mit den

Moderationswerkzeugen, Menüpunkt „Folien löschen“). Alle

Schnappschüsse, die Sie während einer Sitzung erstellt haben, werden als

jpg-Dateien im Unterordner „Schnappschüsse“ im Verzeichnis für die

aktuelle vitero Sitzung gespeichert.

Den Speicherort der vitero Sitzungsdateien können Sie im Menü

Einstellungen ändern (siehe auch 7.12 Das Menü Einstellungen).

Standardmäßig werden die Dateien im Ordner „vitero Dateien“ auf Ihrem

Desktop abgelegt.

Vergrößerungsansicht (bei Medien, Agenda, neu erstellten Folien

und Application Sharing):

Mit dem Leinwand Button können Sie die Vergrößerungsansichten

für die Anzeigefläche des Besprechungstisches aktivieren. Durch erneutes

Klicken auf den Button gelangen Sie in die Normalansicht zurück. In der

Vergrößerungsansicht für Medien und Agenda wird standardmäßig die

Anzeigefläche mit Titelleiste und vitero Gestenleiste angezeigt

(Präsentationsansicht). Die Avatare der Sitzungsteilnehmer sind nicht zu

sehen. Wenn die Option „Avatarinteraktionen in Vergrößerungsansichten

einblenden“ in den Experteneinstellungen aktiviert ist, werden die Avatare

für wenige Sekunden eingeblendet, damit sie sich auch nicht-auditiv

bemerkbar machen können, sobald es einen Statuswechsel gibt. Beispiele:

Teilnehmer betritt den Raum, Teilnehmermeldet sich, etc.

Wenn Sie die Vergrößerungsansicht in Verbindung mit Application

Sharing verwenden, steht Ihnen zusätzlich zur Präsentationsansicht noch

die Vollbildansicht zur Verfügung. Wählen Sie diese entweder nach

Linksklick im Dialogfenster aus oder klicken Sie mit der rechten Maustaste




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auf den Leinwand Button. Dadurch wird die per Application Sharing

übertragene Anwendung auf dem gesamten Bildschirm angezeigt. Am

oberen linken Bildschirmrand wird eine Buttonleiste mit den wichtigsten

Funktionen der Gesten- und Titelleiste angezeigt. Sie haben also mehr

Platz für die Anwendung zur Verfügung. Wenn Sicherheitsstufe 1 gewählt

wurde, kann so der gesamte Desktop inkl. Windowstaskleiste bzw. Mac

Dock gezeigt werden. Bei Apple Mac Rechnern wird die Buttonleiste oben

nur angezeigt, wenn der virtual team room das aktive Fenster ist. Wenn

die Leiste nicht sichtbar ist, klicken Sie im Mac Dock auf das vitero

Symbol, um diese einzublenden. Bei Windows PCs ist die Leiste immer

sichtbar.

Schließen (wird nicht bei leerer Anzeigefläche oder in den

Vergrößerungsansichten angezeigt):

Schließt die aktuell geöffnete Funktion des Besprechungstisches (z.

B. Medienanzeige oder Application Sharing).

Hinweis: Wenn Sie die Medien schließen, werden alle Elemente (wie z. B.

Textfelder, Punkte, Marker), die Sie mit den Moderationswerkzeugen

angelegt haben, gelöscht. Erstellen Sie deshalb ggf. Schnappschüsse von

den Seiten, auf denen Sie Elemente angelegt haben.

7.9.4 Das Mikrofon und die virtuelle Maus

Mikrofon ( ):

Das Mikrofon kann von den Moderatoren am Platz eines Teilnehmers

abgelegt werden und ermöglicht diesem Teilnehmer das Sprechen im

Freehand Modus.

Das Mikrofon kann auf folgende Weise an einen Teilnehmer weitergegeben

werden:

o Verschieben per Drag and Drop mit der Maus:

Neben jedem Teilnehmerplatz befindet sich eine Halterung, auf

der man das Mikrofon ablegen kann.

o Verschieben durch Drücken der Pfeil-nach-links bzw. Pfeil-

nach-rechts Taste auf der Tastatur:

Das Mikrofon bewegt sich dabei von einem Teilnehmerplatz zum

nächsten.




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o Linksklick auf den Avatar eines Teilnehmers:

Wenn der Moderator oder der Co-Moderator mit der linken

Maustaste auf den Avatar eines Teilnehmers klickt, wird das

Mikrofon direkt an dessen Platz abgelegt.

o Verschieben über das Avatarkontextmenü:

Wenn der Moderator oder der Co-Moderator mit der rechten

Maustaste auf den Avatar eines Teilnehmers klickt, öffnet sich

das Avatarkontextmenü mit den Auswahlmöglichkeiten „Mikro

geben“ bzw. „Mikro zurücklegen“, falls das Mikrofon bereits

am Platz des Teilnehmers liegt.

o Pos 1 Taste:

Legt das Mikrofon durch Drücken der Pos 1 Taste auf der

Tastatur automatisch am Platz des Teilnehmers ab, dessen

Meldegeste die Nummer 1 trägt. Wenn das Mikrofon am Platz

des entsprechenden Teilnehmers liegt, wird dessen Meldegeste

gelöscht und die Meldegesten der restlichen Teilnehmer werden

neu durchnummeriert. Durch erneutes Drücken der Pos 1 Taste

wird das Mikrofon an den Teilnehmer, der als nächstes an der

Reihe ist weitergegeben. Falls keine Meldungen mehr vorhanden

sind, wird das Mikro durch Drücken der Pos 1 Taste auf die

Ausgangsposition vor dem Moderatorplatz zurückgelegt.

Nach der Interaktion kann das virtuelle Mikrofon auch einfach mit einem

Klick auf den vorhandenen Platzhalter zurückgelegt werden, ohne Drag &

Drop zu nutzen.

Moderatoren und Co-Moderatoren können das Handmikrofon temporär

ausschalten, indem sie mit der rechten Maustaste auf das Mikrofon klicken

und die Taste gedrückt halten. Das Mikrofon wird transparent dargestellt,

solange es stummgeschaltet ist. Sobald die Maustaste losgelassen wird, ist

der Mikrofonkanal wieder geöffnet und das Mikrofon wird wieder

undurchsichtig dargestellt.

Virtuelle Maus ( )(optional):

Wenn der Moderator oder der Co-Moderator Application Sharing gestartet

haben, wird auf dem Gruppentisch eine Maus eingeblendet. Durch

Verschieben der Maus an den Platz eines Teilnehmers, kann diesem das




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Fernsteuerrecht im Application Sharing Modus übergeben werden. Die

Maus kann dabei nur von der Person verschoben werden, die Application

Sharing gestartet hat (also entweder dem Moderator oder dem Co-

Moderator). Wenn die Maus verschoben wird, bewegt sich das Mikrofon

automatisch mit. Wenn das Mikrofon selbst verschoben wird, bleibt die

Maus jedoch liegen.

Wie das Mikrofon kann auch die Maus auf verschiedene Weise an einen

Teilnehmer übergeben werden:

o Verschieben per Drag and Drop mit der Maus:

Neben jedem Teilnehmerplatz befindet sich eine Halterung,

neben der man die Maus ablegen kann.

o Verschieben durch Drücken der Shift + Pfeil-nach-links bzw.

Shift + Pfeil-nach-rechts Tasten auf der Tastatur:

Die Maus bewegt sich dabei von einem Teilnehmerplatz zum

nächsten.

o Verschieben über das Avatarkontextmenü:

Wenn der Moderator oder der Co-Moderator mit der rechten

Maustaste auf den Avatar eines Teilnehmers klickt, öffnet sich

das Avatarkontextmenü mit den Auswahlmöglichkeiten „Maus

geben“ bzw. „Maus zurücklegen“, falls die Maus bereits am

Platz des Teilnehmers liegt.

o Die virtuelle Maus wird automatisch auf den Platzhalter

zurückgelegt, wenn sie bei einem Teilnehmer liegt und dieser in

die Kaffeetasse wechselt.

Nach der Interaktion kann die virtuelle Maus auch einfach mit einem Klick

auf den vorhandenen Platzhalter zurückgelegt werden, ohne Drag & Drop

zu nutzen.

Hinweis: Sie können einem Teilnehmer das Fernsteuerrecht kurzfristig

entziehen, in dem Sie die Esc-Taste auf der Tastatur drücken. Dadurch

wird die Maus sofort auf ihre Anfangsposition vor dem Moderatorplatz

zurückgesetzt und die Applikation lässt sich vom Teilnehmer nicht

mehr Fernsteuern.

7.10 Funktionen der vitero Gestenleiste

Am unteren Bildschirmrand befinden sich verschiedene Buttons, sowie die

Eingabezeile für die Sprechblase. Die Buttons haben folgende Funktionen:




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o Hilfe ( ): ruft das Hilfe Fenster auf.

o Wiedergabe- und Mikrofonlautstärke ( ): öffnet das

Menü zum Einstellen der eigenen Wiedergabe- und

Mikrofonlautstärke (siehe auch 7.11 Avatarkontextmenü).

o Einstellungen ( ): ruft das Menü „Einstellungen“ auf. In

diesem Menü können Sie verschiedene Einstellungen für den

gesamten virtual team room (nur Moderator, Co-Moderator,

Gruppenleiter und Administrator) oder für Ihren eigenen

Rechner (alle Sitzungsteilnehmer) vornehmen. Eine

detailliertere Beschreibung der einzelnen Funktionen des Menüs

finden Sie unter 7.12 Das Menü Einstellungen.

o Notizfunktion, Textchatprotokoll,

Private Nachrichten und Anwesenheitsliste ( ):

öffnet ein nur für den jeweiligen Sitzungsteilnehmer sichtbares

Fenster, das in einzelne Reiter für die unterschiedlichen

Funktionen unterteilt ist.

Der erste Reiter „Notizblock“ enthält einen Texteditor, in den

Sie Ihre Notizen während der Sitzung eintragen können. Über

die Buttons am oberen Rand des Editors (

) können Sie folgende Standardfunktionen zur

Textbearbeitung aufrufen: Speichern unter…, Kopieren,

Ausschneiden, Einfügen, Rückgängig und Wiederherstellen.

Tipp: Wenn Sie einen bestimmten Textabschnitt in Ihrem

Notizblock markieren möchten, können Sie dazu nicht nur die

Maus, sondern auch die F8-Taste auf Ihrer Tastatur verwenden.

Setzen Sie dazu zunächst den Eingabecursor an den Anfang des

Textabschnitts, der markiert werden soll. Drücken Sie dann die

F8-Taste (ggf. auch mehrmals nacheinander), um den

gewünschten Abschnitt zu markieren. Wenn Sie die F8-Taste

einmal drücken wird das Wort markiert, an dem sich der

Eingabecursor befindet. Durch zweimaliges Drücken wird die

gesamte Zeile markiert, beim dritten Mal der gesamte Absatz

und beim vierten Mal der ganze Text des Notizblocks. Um die




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Markierung schrittweise wieder rückgängig zu machen, halten

Sie die Shift-Taste gedrückt und drücken Sie dann wieder die

F8-Taste ggf. mehrmals.

Der zweite Reiter „Textchatprotokoll“ enthält das Protokoll

des Textchats, in dem alle öffentlichen Chatbeiträge der Sitzung

angezeigt werden.

Wichtiger Hinweis: Die Speicherung des Textchatprotokolls ist

aus Datenschutzgründen für Sitzungsteilnehmende mit der

Gruppenrolle Teilnehmer nicht möglich. Sitzungsteilnehmende

mit der Rolle Administrator oder / und Gruppenleiter sind von

dieser Einstellung nicht betroffen, können daher das

Textchatprotokoll speichern.

Der dritte Reiter „Private Nachrichten“ ist nur verfügbar, wenn

der Moderator oder der Co-Moderator den privaten Chat unter

Experteneinstellungen für die Sitzung zugelassen haben. Er

enthält ein Protokoll mit allen privaten Nachrichten, die Sie

während der Sitzung empfangen und gesendet haben, sowie ein

Eingabefenster, in dem Sie eine neue private Nachricht erstellen

und senden können. Wählen Sie dazu zunächst über das Drop-

Down Menü hinter „Nachricht senden an:“ den Namen des

Benutzers aus, dem Sie eine Nachricht schicken möchten.

Tippen Sie dann den Text der Nachricht in das Eingabefeld unter

der Benutzerauswahl ein und klicken Sie abschließend auf den

Button „Nachricht senden“, um die Nachricht abzuschicken.

Der vierte Reiter „Anwesende“ steht nur Administratoren,

Named Moderatoren und Gruppenleitern zur Verfügung. Er

enthält eine Liste aller in der Sitzung anwesenden Personen

sowie deren Rolle in der jeweiligen Gruppe und den Zeitpunkt

des Ein- bzw. Ausloggens. Zusätzlich haben Sie hier auch die

Möglichkeit die Option „Fehlende Teilnehmer“ anzuklicken, um

sich den aktuellen Status innerhalb der Gruppe anzeigen zu

lassen. Durch Ausführen dieser Option wird das VMS geöffnet

und das Notizfenster anschließend automatisch geschlossen. In

der geöffneten VMS-Ansicht erhalten Sie dann einen Überblick

darüber, welche Teilnehmer bereits anwesend sind bzw. noch

fehlen.

Hinweis: Wenn Sie das Fenster für Notizfunktion,

Textchatprotokoll, Private Nachrichten oder Anwesende




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(optional) geöffnet haben, wird dies durch ein Symbol an Ihrem

Avatar ( ) angezeigt.

o Gesten löschen ( ): löscht alle Gesten und Sprechblasen

der Avatare, die sich in vitero befinden (steht nur den

Moderatoren zur Verfügung). Falls Pfeile auf dem

Besprechungstisch eingeblendet sind, können Sie über den

„Gesten löschen“ Button alle Pfeile ausblenden. Alternativ

können Sie auch die „Entf“-Taste auf Ihrer Tastatur drücken,

um Gesten, Sprechblasen und Pfeile zu löschen.

o Melden ( ): löst die Geste Melden des Avatars aus. Die

Meldegesten der einzelnen Teilnehmer werden in zeitlicher

Reihenfolge durchnummeriert, um die Moderation zu

erleichtern.

In Verbindung mit der Lizensierung vitero essentials+ haben

Teilnehmer, die in einer vitero Sitzung ausschließlich als reine

Telefonteilnehmer zugeschaltet sind, die Möglichkeit über die

Telefontastatur die Meldegeste zu steuern (#1 = aktivieren / #0

= deaktivieren).

o Applaus ( ): löst die Geste Applaus des Avatars aus.

o Zustimmen ( ): löst die Geste Zustimmen des Avatars

aus.

o Ablehnen ( ): löst die Geste Ablehnen des Avatars aus.

o Bin gleich wieder da ( ): Soll von einem Teilnehmer

eingeschaltet werden, wenn er momentan nicht teilnehmen

kann. Dies wird den anderen Teilnehmern durch einen

transparent dargestellten Avatar mit Kaffeetassensymbol

illustriert. Solange der Avatar transparent dargestellt wird, ist

der Audiokanal des Teilnehmers gesperrt. Dies wird auch an




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seinem Avatar durch ein entsprechendes Symbol ( )

dargestellt.

Hinweise:

Gruppenleiter oder Administratoren, die sich in

diesem Status befinden oder vitero minimiert haben,

erhalten ein auditives Signal, wenn ein Teilnehmer

den virtuellen Raum betritt.

Die Kaffetasse wird automatisch (mit einer

Verzögerung von 15 Sekunden) aktiviert, wenn der

Bildschirm gesperrt wird.

o Verstanden ( ): Wenn Sie den anderen Teilnehmern

zeigen wollen, dass Sie etwas verstanden haben, können Sie

diese Geste benutzen. An Ihrem Avatar erscheint dann ein

Glühbirnen Symbol.

o Unklarheit ( ): Diese Geste können Sie benutzen, falls

Ihnen während der Sitzung etwas unklar ist. An Ihrem Avatar

wird dann ein Fragezeichen angezeigt. Dadurch wird dem

Moderator und den anderen Teilnehmern verdeutlicht, dass auf

einen bestimmten Punkt noch genauer eingegangen werden

muss.

o Alternatives Bild ( ): Zeigt das Foto, das Sie unter

alternativer Gesichtsausdruck ins Vitero Management System

geladen haben, in Ihrem Avatar an. Um das Standard Foto

wieder anzuzeigen, klicken Sie den Button erneut.

o Sprechblase anzeigen / löschen ( ): Wenn Sie

einen Text in die Eingabezeile geschrieben haben, können Sie

ihn mit dem Sprechblasen Button abschicken. Über Ihrem

Avatar wird dann eine Sprechblase mit dem entsprechenden

Text eingeblendet. Wenn kein Text in der Eingabezeile steht,

verändert sich die Funktion des Buttons in Sprechblase

löschen. Falls gerade eine Sprechblase über Ihrem Avatar

angezeigt wird, können Sie sie damit ausschalten. Anstatt auf




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den Button zu klicken, können Sie auch die Return Taste der

Tastatur drücken. Um den Inhalt einer Sprechblase, die im

virtual team room angezeigt wird, zu kopieren, bewegen Sie

Ihren Mauszeiger über die Sprechblase. Diese wird daraufhin als

Textfeld angezeigt, in dem Sie den Inhalt markieren und

kopieren können.

Falls der Moderator im Menü Einstellungen die Option „Große

Sprechblasen erlauben“ aktiviert hat, ändert sich das Symbol

auf dem Sprechblasen Button zu einer Sprechblase mit drei

Pünktchen. Im virtual team room wird bei großen Sprechblasen

zunächst nur der Textanfang mit dem Symbol „…“ angezeigt.

Wenn Sie den Mauszeiger über die Sprechblase bewegen, wird

der gesamte Text angezeigt und Sie können diesen ebenfalls

wieder markieren und kopieren.

o Sitzungsinformationen: Die Textanzeige in der vitero

Gestenleiste enthält den Veranstaltungs- bzw. den

Gruppennamen, falls kein Veranstaltungsname vorhanden ist,

sowie die aktuelle Urzeit. Wenn Nebenräume angelegt wurden

(nur bei Lizenzierung von vitero essentials+ möglich), wird

zudem anzeigt, in welchem Nebenraum Sie sich aktuell

aufhalten. Durch Klick auf die Sitzungsinformation öffnet sich

ein Fenster mit weiteren Informationen wie bespielsweise einem

Zugangslink. Es steht Ihnen eine Kopierfunktion zur Verfügung,

um so z. B. schnell und einfach Links an weitere Teilnehmer

senden zu können.

o Sitzungscode ( ), optional:

Falls ein Sitzungscode beim Buchen des vitero Termins erstellt

wurde, wird dieser hinter der Raumbezeichnung angezeigt.

Durch Weitergabe des Sitzungscodes ist es möglich Teilnehmer,

die kein vitero Benutzerkonto haben oder nicht der gebuchten

Gruppe zugeordnet sind, ad hoc in ein Meeting einzuladen.

Wenn Sie auf den Text klicken, öffnet sich ein Fenster mit

weiteren Sitzungsinformationen (siehe oben). Um den

Sitzungscode zu kopieren, klicken Sie einfach per Linksklick auf

den zugehörigen „Kopieren“ Button.




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o Zuschaueranzahl ( ), optional: Bei Lizenzierung

des Moduls vitero audience können Zuschauer zu einer vitero

Sitzung hinzugeschaltet werden. Diese werden nicht durch

einzelne Avatare, sondern als Gesamtzahl in der Gestenleiste

dargestellt. Die Zuschauerrolle kann dabei über das Vitero

Management System (VMS) entweder bestimmten Personen

fest zugeordnet sein oder automatisch vergeben werden, sobald

alle Avatar-Sitzplätze im virtual team room belegt sind (siehe

auch Vitero Management System Hilfe unter „Detaillierte

Gruppenoptionen“ und „Termin anlegen“). Zuschauer verfügen

nur über einen eingeschränkten Textchat als Rückkanal. Die

Anzeige der Zuschauerbeiträge erfolgt ausschließlich im

Textchatprotokoll des Gruppenleiters, Named Moderators

oder Administrators. Bei Unklarheit, wer die Beiträge

einsehen darf, ist die Rolle eines Sitzungsteilnehmers in seiner

Visitenkarte überprüfbar. Diese kann über das

Avatarkontextmenü geöffnet werden (siehe 7.11

Avatarkontextmenü).

Hinweis: Die Übertragung einer Anwendung per Application

Sharing ist nur möglich, wenn sie explizit vertraglich beauftragt

wurde.

o Telefonkonferenz ( ), optional: Dieser Button wird nur

angezeigt, wenn vitero essentials+ lizenziert ist und die

Einwahl per Telefon für Ihre vitero Sitzung gebucht wurde.

Wenn Sie auf den Button klicken, öffnet sich der

Einwahlassistent mit den Zugangsdaten für die

Telefoneinwahl. Details dazu finden Sie in Kapitel „9

Telefoneinwahl“.

Bitte beachten Sie: Für die Telefoneinwahl wird ein

tonwahlfähiges Telefon benötigt.

o Megafon an/ aus ( ): Dieser Button wird nur

eingeblendet, wenn Sie die Audiokommunikation per VoIP

aktiviert haben und mindestens ein Nebenraum angelegt wurde

(siehe 8 vitero Nebenräume). Nebenräume sind nur bei

Lizenzierung von vitero essentials+ verfügbar und können




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genutzt werden, um z. B. Untergruppen für Tandemübungen

oder für Einzelübungen mit temporärer Trainerunterstützung zu

bilden. Wenn Sie den Megafon Button mit der linken Maustaste

gedrückt halten, können Sie als Moderator oder Co-Moderator

im Hauptraum mit den Teilnehmern in den Nebenräumen

sprechen.

Hinweis: Gruppenleiter oder Administratoren, die VoIP nutzen,

können das Megafon ebenfalls aktivieren. Sie müssen dazu nicht

auf dem Moderator oder Co-Moderator Stuhl Platz nehmen,

sondern können die Megafonfunktion auch von einem normalen

Teilnehmerplatz aus nutzen. Außerdem steht Gruppenleitern

und Administratoren das Megafon auch in den Nebenräumen zur

Verfügung.

7.11 Avatarkontextmenü

Das Avatarkontextmenü öffnet sichüber den Button zum Einstellen der

Wiedergabe- und Mikrofonlautstärke ( ) in der Gestenleiste.

Alternativ können Sie das Menü öffnen, wenn Sie mit der rechten

Maustaste (Apple Mac: Ctrl + linke Maustaste) auf einen Avatar klicken.

Die Einträge in diesem Menü hängen von Ihrer Rolle in der Gruppe

(Moderator, Co-Moderator, Gruppenleiter, Administrator oder Teilnehmer)

und der aktuellen Anwendung auf dem Gruppentisch ab. Auch macht es

einen Unterschied, ob Sie das Kontextmenü Ihres eigenen Avatars geöffnet

haben oder das eines anderen Teilnehmers.

Folgende Funktionen und Einstellungen stehen allen

Sitzungsteilnehmern im Kontextmenü zur Verfügung:

o Audio-Assistent: startet den vitero Audio-Assistenten, mit

dem Sie die Lautstärke Ihres Kopfhörers und Ihres Mikrofons

überprüfen und anpassen können. Dieser Menüpunkt erscheint

nur, wenn Sie das Kontextmenü Ihres eigenen Avatars öffnen.

o Regler für die Mikrofonlautstärke: Hier können Sie die

Lautstärke Ihres Mikrofons einstellen. Überprüfen Sie zunächst

Ihre Mikrofonlautstärke anhand des Pegels unter dem

Mikrofonregler. Wenn Sie sprechen, sollte der Pegelausschlag

im grünen Bereich sein. Liegt er im gelben Bereich sind Sie

zu leise. Verschieben Sie in diesem Fall den Regler für die




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Mikrofonlautstärke nach rechts, um die Lautstärke zu

erhöhen. Wenn der Pegelausschlag im roten Bereich liegt,

sind Sie zu laut. Um die Mikrofonlautstärke zu verringern,

verschieben Sie den Regler nach links.

Fragen Sie abschließend noch die anderen Teilnehmer, ob Sie

gut zu hören sind. Diese sollten Ihre Mikrofonlautstärke mit der

Lautstärke des Testsounds (siehe „Testton abspielen“)

vergleichen. Bei optimaler Einstellung sollten Sie genauso laut

zu hören sein wie der Testsound.

Die Moderatoren, Gruppenleiter und Administratoren können

nicht nur die eigene Mikrofonlautstärke einstellen, sondern auch

die der anderen Teilnehmer.

o Stummschalten (aufheben) (nur für VoIP): Durch Klick auf

diese Option können Sie bei der Audiokommunikation per VoIP

Ihr Mikrofon deaktivieren. Solange die Stummschaltung

besteht, wird sie durch ein blinkendes durchgestrichenes

Mikrofonsymbol oben links am Bildschirm angezeigt ( ).

Falls das Handmikrofon vor Ihrem Platz liegt oder Sie auf dem

(Co-)Moderatorstuhl sitzen, werden die virtuellen Mikrofone

halbtransparent dargestellt, dadurch können auch die anderen

Sitzungsteilnehmer erkennen, dass Ihr Mikrofon gerade

ausgeschaltet ist. Sie können die Stummschaltung entweder

durch Klick auf das blinkende Symbol oder über die F4-Taste

der Tastatur oder auch durch erneutes Klicken auf die Option im

Avatarkontextmenü wieder aufheben.

Hinweis für Gruppenleiter und Administratoren: Wenn Sie

im Kontextmenü eines stummgeschalteten Teilnehmers auf die

Option „Stummschalten aufheben“ klicken, erhält der

Teilnehmer eine Anfrage, ob er sein Mikrofon wieder aktivieren

möchte.

o Regler für die Kopfhörerlautstärke: Mit diesem Regler

können Sie die Lautstärke Ihres Kopfhörers anpassen (die

Kopfhörerlautstärke kann alternativ auch über den

Lautstärkeregler vom PC/Laptop eingestellt werden). Wenn Sie

auf den Menüpunkt „Testton abspielen“ unter dem Regler

klicken, wird ein Testsound abgespielt, mit dem Sie die

Lautstärkeeinstellung überprüfen können. Ihre




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Kopfhörerlautstärke ist optimal eingestellt, wenn der Testsound

in einer für Sie angenehmen Lautstärke zu hören ist.

Die Moderatoren können auch die Kopfhörerlautstärke der

Teilnehmer einstellen.

o Testton abspielen: Spielt einen Sound ab, damit Sie die

Lautstärke Ihres Kopfhörers einstellen können. Dieser

Menüpunkt erscheint nur, wenn Sie das Kontextmenü Ihres

eigenen Avatars öffnen.

Tipp: Sie können den Testsound auch abspielen, in dem Sie die

Tastenkombination „Strg+t“ (Windows PC) bzw. „ctrl+t“ (Apple

Mac) drücken.

o Nachricht senden: Öffnet das Fenster zum Versenden privater

Nachrichten (siehe auch 7.10 Funktionen der vitero

Gestenleiste). Der Name des Teilnehmers, über dessen

Kontextmenü Sie das Nachrichtenfenster geöffnet haben, ist

voreingestellt. Der Menüpunkt „Nachricht senden“ wird nur

angezeigt, wenn die Funktion zum Versenden privater

Nachrichten vom Gruppenleiter oder Administrator im Menü

Einstellungen aktiviert wurde. Dort kann auch eingestellt

werden, ob die Funktion allen Teilnehmern oder nur dem

Moderator, Co-Moderator, Gruppenleiter und Administrator zur

Verfügung stehen soll.

o Namensschild ändern (optional): Hier können Sie die

Angabe in Ihrem Namensschild ändern. Dies kann unter

Anderem hilfreich sein um z. B. anzuzeigen, dass mehrere

Personen von einem Rechner aus an der vitero Sitzung

teilnehmen. Des Weiteren ist es möglich, Zusatzinformationen

zum Namensschild einzutragen, die dann wie ein Tooltipp

angezeigt werden, wenn Sie den Mauszeiger über das

Avatarfoto bewegen. So können zusätzliche Informationen zu

einem Teilnehmer wie z. B. der Firmenname oder der Standort

eingetragen und schnell abgerufen werden. Dieser Menüpunkt

erscheint nur, wenn Sie das Kontextmenü Ihres eigenen

Avatars öffnen. Die Option zur Änderung des Namensschilds

kann, falls gewünscht, vom Administrator in der

Serverkonfiguration deaktiviert werden, so dass sie für keine

Gruppe auf dem Server verfügbar ist.

Hinweis zur Namensdarstellung:




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Bei sehr langen Namen wird die Anzeige im Namensschild wie

folgt angepasst:

o Es wird nur der erste Buchstabe des Vornamens gefolgt von

einem Punkt angezeigt (z. B. Peter Mustermann-Mustername

wird zu P. Mustermann-Mustername).

o Wenn ein Name trotz abgekürztem Vornamen noch zu lang

ist, wird auch der Nachname mit einem Punkt abgekürzt (z.

B. P. Mustermann-Mustern.).

o Webcam aktivieren/deaktivieren: Dieser Menüpunkt wird

nur angezeigt, wenn Sie eine Webcam an Ihren Rechner

angeschlossen haben. Wenn Sie Ihre Webcam aktiviert haben

(und die Webcamnutzung generell vom Gruppenleiter für die

Sitzung zugelassen wurde) wird Ihr Livebild angezeigt, sobald

Sie auf dem Moderator oder Co-Moderatorplatz sitzen oder das

Handmikrofon an Ihrem Platz liegt. Sie können Ihre Webcam

wieder ausschalten, in dem Sie den Menüpunkt erneut

auswählen. Die Bezeichnung ändert sich in Webcam

deaktivieren, solange die Webcam angeschaltet ist.

o Foto schießen: Macht ein Foto des aktuellen Livebildes und

zeigt dieses in Ihrem Avatar an. Diese Option ist nur verfügbar,

wenn Ihr Livebild im Avatar sichtbar ist. Alternativ können Sie

das Foto auch über die Tastenkombination Strg+p (Apple Mac:

ctrl+p) schießen. Optional ist es auch möglich das erstellte Foto

dauerhaft in Ihrem Profil im VMS zu speichern. Dadurch wird es

jedes Mal in Ihrem Avatar angezeigt, wenn Sie den virtual team

room betreten. Zum Speichern bestätigen Sie einfach die

entsprechende Hinweismeldung beim Erstellen des Fotos. Falls

bereits ein Foto in Ihrem Profil vorhanden war, wird es durch

das neu erstellte Webcambild ersetzt.

Wenn Sie das Foto nicht speichern, ist es nur temporär für die

aktuelle Sitzung verfügbar und wird wieder gelöscht, wenn Sie

den virtual team room verlassen oder ein neues Foto schießen.

o Gesten entfernen: Löscht alle Gesten, die an Ihrem Avatar

angezeigt werden. Wenn Sie Moderator oder Co-Moderator sind,

steht Ihnen dieser Menüpunkt auch zur Verfügung, wenn Sie

das Avatarkontextmenü eines anderen Sitzungsteilnehmers




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öffnen. Dadurch können Sie die Gesten am Avatar des

entsprechenden Teilnehmers löschen.

o Visitenkarte: Öffnet eine elektronische Visitenkarte mit den

Kontaktdaten eines Teilnehmers bzw. Ihren eigenen Daten.

Folgende Angaben können in der Visitenkarte enthalten sein:

Name, Vorname, Rolle (bezogen auf das Vitero Management

System), E-Mail, Telefon, Mobiltelefon, Firma, Adresse. Mit dem

Kopieren Button können Sie den Inhalt einer Visitenkarte in die

Zwischenablage Ihres Rechners kopieren und ihn dann in ein

beliebiges Textdokument einfügen. Wenn Sie auf den Schließen

Button klicken, wird die Visitenkarte wieder ausgeblendet. Über

das Vitero Management System können Sie den Inhalt Ihrer

eigenen Visitenkarte ändern (siehe vitero Benutzerhandbuch

Management System).

Hinweis: Während einer laufenden Sitzung können Sie über

Ihre Visitenkarte ein Avatarfoto hochladen. Dabei haben Sie die

Möglichkeit zu wählen, ob Sie das Foto permanent oder nur für

die Sitzung (temporär) speichern möchten.

o Sitzungsdateien: Öffnet den Ordner, in dem die in der Sitzung

verteilten Dateien oder Prüfungsunterlagen (bei Lizenzierung

von vitero examination) abgelegt wurden. Dieser Eintrag ist

erst sichtbar, nachdem Sie eine Datei oder Prüfungsunterlagen

empfangen haben.

o Schließen: Schließt das Avatarkontextmenü.

Folgende Funktionen und Einstellungen stehen nur dem Moderator und

dem Co-Moderator zur Verfügung, wenn sie das Kontextmenü eines

anderen Teilnehmers öffnen:

o Mikro geben: Das Handmikrofon wird am Platz des

ausgewählten Teilnehmers abgelegt (siehe 7.9.4 Das Mikrofon

und die virtuelle Maus).

o Mikro zurücklegen: Das Handmikrofon wird wieder auf seine

Ausgangsposition vor dem Moderatorplatz zurückgesetzt. Der

Menüpunkt wird nur angezeigt, solange das Mikrofon am Platz

des ausgewählten Teilnehmers liegt.




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o Maus geben: Die virtuelle Maus wird am Platz des

ausgewählten Teilnehmers abgelegt. Dieser Menüpunkt steht

nur zur Verfügung, wenn Application Sharing gestartet wurde

(siehe 7.9.1 Die Funktionsbuttons des Besprechungstisches).

o Maus zurücklegen: Die virtuelle Maus wird wieder auf ihre

Ausgangsposition vor dem Moderatorplatz zurückgelegt. Diese

Auswahlmöglichkeit wird ebenfalls nur angezeigt, wenn die

Maus am Platz des ausgewählten Teilnehmers liegt.

o Karte austeilen: Öffnet die persönliche Tafel beim

ausgewählten Teilnehmer (siehe 7.9.1 Die Funktionsbuttons des

Besprechungstisches).

o Dokument verteilen: Öffnet den Dialog zum Verteilen eines

Dokuments (siehe auch 7.9.1 Die Funktionsbuttons des

Besprechungstisches/Dokument verteilen). Das Dokument (ein

Link oder eine Datei) wird dabei nur an den Sitzungsteilnehmer

gesendet, über dessen Kontextmenü Sie den „Dokument

verteilen“ Dialog geöffnet haben.

Folgende Funktion steht sowohl dem Moderator und Co-Moderator als

auch dem Gruppenleiter und Administrator zur Verfügung, wenn sie

das Kontextmenü eines anderen Teilnehmers öffnen:

o Platzwechsel: Ihr eigener Avatar tauscht den Platz mit dem

ausgewählten Avatar.

Folgende Funktion steht nur dem Gruppenleiter oder Administrator zur

Verfügung, wenn er das Kontextmenü eines anderen Teilnehmers öffnet:

o Benutzer entfernen: entfernt den Teilnehmer aus dem virtual

team room der Gruppe. Bei Teilnehmern, die im Vitero

Management System der jeweiligen Gruppe zugeordnet und mit

ihrem Benutzerkonto angemeldet sind, kann zusätzlich der

erneute Zutritt zum virtual team room gesperrt werden. Sie

sind dann solange aus dem virtual team room ausgeschlossen,

bis ihnen in den Gruppeneinstellungen des VMS der Zutritt

wieder gewährt wird.




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Bitte beachten Sie: Falls ein Sitzungscode für das Meeting im

virtual team room verfügbar ist, wird dieser durch den

Ausschluss nicht ungültig und kann deshalb auch von entfernten

Teilnehmern noch verwendet werden. Bei streng vertraulichen

Meetings sollte deshalb bei buchbaren Räumen (Lizenzmodell

Corporate Room) die Sitzungscodefunktion nicht mitgebucht

werden, so dass nur Personen mit einem für die Gruppe

zugelassenen Benutzerkonto den virtual team room betreten

können. Bei personenbezogenen Räumen (Lizenzmodell Named

Moderator) kann der zutrittsberechtigte Personenkreis

eingeschränkt werden, indem ein Sitzungspasswort vergeben

wird (siehe auch 6 Mein personenbezogener Raum).

Folgende Funktion steht nur dem Administrator zur Verfügung, wenn er

das Kontextmenü eines anderen Teilnehmers öffnet:

o Rechnerdaten: Mit dieser Option kann der Administrator

technische Informationen über den Rechner eines Teilnehmers

einholen. Beim Teilnehmer öffnet sich daraufhin eine Meldung,

in der er der Herausgabe der technischen Daten zustimmen

oder diese ablehnen kann. Stimmt der Teilnehmer zu, werden

die Daten im Notizblock des Administrators angezeigt.

7.12 Das Menü Einstellungen

Das Menü Einstellungen können Sie über den Button mit dem

Werkzeugsymbol ( ) in der vitero Gestenleiste öffnen. Im Menü

können Sie verschiedenen Einstellungen für den gesamten virtual team

room oder auch nur für Ihren eigenen Rechner vornehmen. Das Menü

enthält fünf Reiter, die in zwei Gruppen untergliedert sind. Die ersten drei

Reiter (Mein PC, Meine Favoriten, Meine Links) enthalten persönliche

Einstellungen, die nur Ihren eigenen Rechner betreffen und deshalb auch

dort (also auf dem „Client“) gespeichert werden.

Über die letzten beiden Reiter (vitero Raum, Experteneinstellungen)

können Einstellungen für die den gesamten virtual team room

vorgenommen werden. Diese Einstellungen gelten für alle




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Sitzungsteilnehmer und können deshalb nur vom Gruppenleiter oder

Administrator vorgenommen werden. Sie haben Auswirkungen auf die

Darstellung oder die Funktionen des virtual team rooms (z. B. Anzahl der

Stühle, Nebenräume anlegen) und werden zentral auf den vitero Servern

für den jeweiligen Raum abgespeichert.

Das Menü Einstellungen kann per Application Sharing übertragen werden.

Dadurch ist es z. B. für den technischen Support möglich, die Einstellungen

eines vitero Teilnehmers zu überprüfen und diesen beim Ändern der

Einstellungen besser zu unterstützen.

In den folgenden Abschnitten werden die Einstellungen, die Sie über die

einzelnen Reiter vornehmen können, genauer beschrieben.




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7.12.1 Mein PC

Die Einstellungen im Reiter „Mein PC“ können von jedem

Sitzungsteilnehmer vorgenommen werden. Diese Einstellungen betreffen

nur Ihren eigenen Rechner und haben keine Auswirkungen auf die anderen

Sitzungsteilnehmer. Folgende Einstellungen stehen Ihnen zur Verfügung:

o Speicherort für vitero Sitzungsdateien: Hier können Sie

festlegen, wo die vitero Sitzungsdateien gespeichert werden

sollen. Am ausgewählten Speicherort wird daraufhin für jede

Sitzung, an der Sie teilnehmen, ein eigener Ordner erstellt, in

dem die Dateien für die jeweilige Sitzung gespeichert werden.

Die Bezeichnung des Sitzungsordners besteht aus dem

Gruppennamen, dem aktuellen Datum und der Uhrzeit, zu der

Sie sich eingeloggt haben (z. B. vitero Demo 2008_04_09

10_15 Uhr).

Im Folgenden finden Sie eine Auflistung aller vitero

Sitzungsdateien, die im jeweiligen Sitzungsordner gespeichert

werden, sowie deren Bezeichnung und ggf. das

Unterverzeichnis, in dem sie abgelegt werden.

Folgende Dateien werden immer gespeichert:




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o Schnappschüsse: alle Schnappschüsse, die während

einer Sitzung erstellt wurden (Bezeichnung:

<Gruppenname> <Datum> <Uhrzeit>,

Schnappschuß.jpg, Unterordner: Schnappschüsse).

o Screenshots: Wenn Sie mit der „Druck“ Taste auf

Ihrer Tastatur einen Screenshot erstellen, wird dieser

ebenfalls im Sitzungsordner gespeichert. Es werden

dabei pro Screenshot zwei Bilder erstellt, ein Bild des

gesamten Raumes (Bezeichnung: <Gruppenname>

<Datum> <Uhrzeit>, <Loginname>, Raum.jpg;

Unterordner: Screenshots/Raum), sowie ein Bild, das

nur die Anzeigefläche des Besprechungstisches

darstellt (Bezeichnung: <Gruppenname> <Datum>

<Uhrzeit>, <Loginname>, Anzeigefläche.jpg;

Unterordner: Screenshots/Anzeigefläche).

Die folgenden Dateien werden optional gespeichert, wenn das

Häkchen vor „Textchat, Notizblock und Kartensammlung

automatisch speichern“ (siehe oben) gesetzt ist. Wenn die

automatische Speicherung nicht aktiviert ist werden Sie beim

Beenden von vitero bzw. beim Wechseln in einen Nebenraum

(betrifft nur die Kartensammlung) gefragt, ob Sie die Dateien

speichern möchten.

o Persönliche Notizen: Alle Notizen, die Sie im vitero

Notizblock erstellt haben (Bezeichnung:

vitero_Notizblock <Datum> <Uhrzeit>.txt).

o Private Nachrichten: Falls das Versenden von

privaten Nachrichten für die Sitzung zugelassen

wurde, wird das Protokoll aller privaten Nachrichten,

die Sie erhalten haben gespeichert (Bezeichnung:

vitero_Private_Nachrichten <Datum> <Uhrzeit>.txt).

o Textchatprotokoll: Protokollierung aller

Textchatbeiträge, sowie der Gesten (Bezeichnung:

vitero_Textchatprotokoll <Datum> <Uhrzeit>.txt).

o Anwesende: Protokollierung aller Anwesender

(Bezeichnung: vitero_Anwesende <Datum>

<Uhrzeit>.txt)




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Folgende Dateien werden nur gespeichert, wenn Sie vitero

session recorder zur Aufnahme einer Sitzung verwenden

(siehe auch 11 vitero session recorder):

o Filme: Aufnahmen von Bild und Ton im avi-Format

(Bezeichnung: <Gruppenname> <Datum>,

<Uhrzeit>(<Moderatorname>)(<Präsentationstitel>)

(<Medien Nr.>).avi; Unterordner: Aufnahmen).

Anmerkung: Am Aufnahmerechner wird das

Texchatprotokoll immer gespeichert, solange eine

Aufnahme läuft. Die Option „Notizblock, Textchat und

Kartensammlung automatisch speichern“ im Menü

„Einstellungen“ ist in der vitero_session_recorder.exe

deaktiviert.

o Audioaufnahme: optional kann die Tonspur eines

Films separat gespeichert werden (Bezeichnung:

<Gruppenname> <Datum>, <Uhrzeit>.mp3,

Unterordner: Aufnahmen/Audio).

o Textchat, Notizblock und Kartensammlung automatisch

speichern: Wenn das Häkchen vor dieser Einstellung gesetzt

ist, werden die Inhalte des Notizblocks und der

Kartensammlung, sowie die Protokolle des Textchats und Ihrer

privaten Nachrichten automatisch gespeichert. Die Dateien

werden dabei im txt-Format im Ordner für die aktuelle Sitzung

abgelegt. Sie können den Speicherort für die vitero

Sitzungsdateien im Reiter „Mein PC“ festlegen (siehe oben).

o Mikrofon: Wenn Sie mehrere Mikrofone zur Auswahl haben, z.

B. Webcam- und Headset-Mikrofon, dann können Sie hier noch

während der Sitzung einstellen, welches Mikrofon Sie in vitero

benutzen möchten. Im Drop-Down Menü gibt es zusätzlich den

Eintrag „Standardgerät“. Ist dieser aktiviert, dann wird bei

jedem Einloggen das aktuell eingestellte Windows

Standardgerät genommen. In diesem Fall wird keine spezielle

Mikrofoneinstellung in vitero gespeichert. Unterhalb des

Eintrags „Standardgerät“ werden die einzelnen Gerätenamen

aufgelistet, die zur Verfügung stehen. Wird ein Name




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ausgewählt, dann wird diese Einstellung entsprechend

gespeichert. Wenn Sie auf den Button „Lautstärke“ neben dem

Drop-Down-Menü für die Mikrofonauswahl klicken, öffnet sich

das Kontextmenü Ihres Avatars, in dem Sie die Lautstärke Ihres

Kopfhörers und die Mikrofonempfindlichkeit nachregeln können

(siehe auch 7.11 Avatarkontextmenü).

o Sich selbst hören: Bei den von vitero empfohlenen

Soundkarten ist es möglich den Mikrofon Wiedergabekanal zu

aktivieren, so dass man sich selbst im virtual team room hören

kann, sofern der eigene Audiokanal geöffnet ist (man also ein

virtuelles Mikrofon vor sich hat). Dies verschafft zusätzliche

Orientierung, ob man gerade zu hören ist.

o Echounterdrückung: Falls Sie statt eines Headsets

Lautsprecher an Ihrem Rechner angeschlossen haben, können

Sie das Häkchen vor Echounterdrückung setzen, um eventuell

auftretende Echoeffekte bei den anderen Sitzungsteilnehmern

zu verringern.

o Mikrofonansprechempfindlichkeit erhöhen: Wenn Sie statt

des Mikrofons an Ihrem Headset ein Tischmikrofon oder eine

Freisprecheinrichtung verwenden, können Sie hier die

Ansprechempfindlichkeit erhöhen. Dies ist z. B. nötig, wenn

mehrere Personen von einem Rechner aus an einer vitero

Sitzung teilnehmen. Durch das Erhöhen der

Ansprechempfindlichkeit können auch die Personen, die weiter

vom Mikrofon entfernt sind, von den anderen

Sitzungsteilnehmern im virtual team room gehört werden.

Hinweis: Wenn Sie eine von vitero empfohlene

Freisprecheinrichtung an Ihren Computer angeschlossen haben,

müssen Sie diese Einstellung nicht manuell vornehmen. Solange

die empfohlene Freisprecheinrichtung angeschlossen und unter

„Mikrofon“ ausgewählt ist, wird das Häkchen vor

„Mikrofonansprechempfindlichkeit erhöhen“ automatisch gesetzt

und die Einstellung wird ausgegraut (d.h. inaktiv) dargestellt.

o Mein Avatarfoto: Ein Avatarfoto kann direkt vom Rechner in

vitero hochgeladen werden.




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o Eigene Webcam aktiv: Hier können Sie ebenso wie im

Avatarkontextmenü Ihre eigene Webcam aktivieren. Das

Livebild wird jedoch nur angezeigt, wenn die Webcam Nutzung

für die Sitzung generell zugelassen wurde (vom Moderator,

Co-Moderator, Gruppenleiter oder Administrator). Das Livebild

wird immer dann eingeblendet, wenn Sie auf dem Moderator-

oder Co-Moderator Stuhl sitzen oder wenn das Handmikrofon an

Ihrem Platz liegt.

Über das Drop-Down Menü „Webcam:“ können Sie einstellen,

welche Webcam Sie in vitero verwenden möchten, falls Sie

mehrere Webcams an Ihren Rechner angeschlossen haben.

Durch Klick auf den Button „Vorschau“ wird ein Vorschaufenster

mit dem Ausschnitt des Livebildes, der in Ihrem Avatar

angezeigt wird, eingeblendet. Dadurch können Sie Ihre Webcam

richtig positionieren. Nachdem die Vorschau aktiviert wurde,

wechselt die Funktion des Buttons zu „Foto schießen“. Wenn Sie

nun auf den Button klicken, können Sie ein Foto für Ihren

Avatar aus dem Livebild erstellen. Dieses wird dann direkt nach

dem Erstellen im virtual team room angezeigt. Optional ist es

auch möglich das erstellte Foto dauerhaft in Ihrem Profil im

VMS zu speichern. Dadurch wird es jedes Mal in Ihrem Avatar

angezeigt, wenn Sie den virtual team room betreten. Zum

Speichern bestätigen Sie einfach die entsprechende

Hinweismeldung beim Erstellen des Fotos. Falls bereits ein Foto

in Ihrem Profil vorhanden war, wird es durch das neu erstellte

Webcambild ersetzt.

Wenn Sie das Foto nicht speichern, ist es nur temporär für die

aktuelle Sitzung verfügbar und wird wieder gelöscht, wenn Sie

den virtual team room verlassen oder ein neues Foto schießen.

Beim Schließen des Menüs „Einstellungen“ wird die

Webcamvorschau automatisch wieder deaktiviert.

Bitte beachten Sie: Falls Sie vitero über die Webservice

Schnittstelle an ein externes Learning Management System

(LMS), wie z. B. ILIAS oder Moodle, angebunden haben, werden

die Profilbilder des LMS verwendet und in Ihrem Avatar

angezeigt. Eine dauerhafte Änderung des Profilbildes ist in

diesem Fall nur über das jeweilige LMS möglich.




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7.12.2 Meine Favoriten

Im Reiter „Meine Favoriten“ können Sie eigene Favoriten für Application

Sharing anlegen und löschen. Anwendungen und Dateien, die Sie hier

eintragen, werden Ihnen im Favoritenmenü angezeigt, so dass Sie sie

direkt mit Application Sharing starten können. Sie können einen neuen

Favoriten auch anlegen, wenn Sie nicht Moderator oder Co-Moderator sind.

Um das Favoritenmenü zu öffnen und Application Sharing zu starten

müssen Sie allerdings auf dem Moderator oder Co-Moderatorstuhl Platz

nehmen.

Neuen Favoriten anlegen:

Um einen neuen Favoriten anzulegen tragen Sie bitte in das Texfeld hinter

„Name“ die gewünschte Bezeichnung für den Favoriten ein. In das Feld

„Anwendung“ tragen Sie den Pfad zur gewünschten Datei oder Anwendung

ein, die Sie per Application Sharing öffnen möchten. Alternativ können Sie

auch auf den Button rechts neben dem Textfeld klicken um die

Ordnerstruktur Ihres Rechners zu durchsuchen. Klicken Sie dann auf den

Button „Neuen Favorit anlegen“ um den Favoriten anzulegen.

Hinweis für Apple Mac Benutzer: Auf Apple Mac Rechnern können nur




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Dateien als Favorit ausgewählt werden. Es ist nicht möglich eine

Anwendung direkt zu starten, ohne eine Datei darin zu öffnen.

Favoriten löschen:

Im unteren Bereich des Reiters „Meine Favoriten“, werden alle Favoriten

angezeigt. Die Favoriten, die Sie selbst angelegt haben, können Sie hier

auch wieder löschen. Die Standard-Favoriten, die in vitero voreingestellt

sind, können nicht gelöscht werden und werden deshalb ausgegraut

dargestellt. Um einen oder mehrere selbsterstellte Favoriten zu entfernen

setzen Sie das Häkchen vor den entsprechenden Favoritenbezeichnungen

und klicken Sie dann auf den „Löschen“ Button um die ausgewählten

Favoriten zu entfernen.

7.12.3 Meine Links

Im Reiter „Meine Links“ können Sie eigene Links anlegen und löschen, die

Sie dann über den Button „Dokument verteilen“ auswählen und an die

anderen Sitzungsteilnehmer senden können.

Sie können einen neuen Link auch anlegen, wenn Sie nicht Moderator oder

Co-Moderator sind. Der Link wird dann gespeichert und im unteren Bereich




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des Reiters „Meine Links“ angezeigt. Um den Link an die anderen

Sitzungsteilnehmer zu verteilen, müssen Sie allerdings auf dem Moderator

oder Co-Moderatorstuhl Platz nehmen.

Neuen Link anlegen:

Um einen neuen Link anzulegen tragen Sie bitte in das Textfeld hinter

„Name“ die gewünschte Bezeichnung für den Link ein. In das Feld „URL“

tragen Sie die gewünschte Internetadresse ein. Klicken Sie dann auf den

Button „Neuen Link anlegen“ um den Link anzulegen.

Hinweis für Experten: Wenn ein Link Übergabeparameter benötigt, wie z.

B. Benutzername oder Gruppenname zur Erstellung und Auswertung von

Online-Fragebögen, können Sie bestimmte Parameter aus vitero auslesen

und an den Link übergeben. Folgende Parameter stehen Ihnen dabei zur

Verfügung:

o %loginname%: Liest den Benutzernamen des jeweiligen

Teilnehmers aus vitero aus.

o %firstname%: Übergibt den Vornamen des entsprechenden

Teilnehmers.

o %lastname%: Liest den Nachnamen eines Teilnehmers aus.

o %mail%: Liest die E-Mail-Adresse aus.

o %teamname%: Liest den Gruppennamen aus.

o %roomname%: Gibt aus, ob sich ein Benutzer im Haupt- oder

Nebenraum befindet (bei Nebenräumen wird auch die Nummer

des entsprechenden Raumes mit übergeben).

o %presentation%: Übergibt den Namen der

Präsentationsdatei, die gerade im Media Display angezeigt wird.

Falls Application Sharing oder Webcam auf dem

Besprechungstisch angezeigt werden, wird dies ebenfalls

übergeben (Format: Application Sharing

(<vorname><nachname>) bzw. Webcam

(<vorname><nachname>)).

o %date%: Liest das aktuelle Datum aus (Format:

YYYY_MM_DD).

o %time%: Gibt die aktuelle Uhrzeit aus (Form: HH_MM).




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Links löschen:

Im unteren Bereich des Reiters „Meine Links“, werden alle Links angezeigt.

Um einen oder mehrere Links zu entfernen, setzen Sie das Häkchen vor

den entsprechenden Linkbezeichnungen und klicken Sie dann auf den

„Löschen“ Button um die ausgewählten Links zu entfernen.

7.12.4 vitero Raum

Die Einstellungen im Reiter vitero Raum können nur vom Gruppenleiter

oder Administrator vorgenommen werden. Alle Einstellungen die Sie hier

vornehmen, beziehen sich nicht nur auf Ihren eigenen Rechner, sondern

allgemein auf die Darstellung bzw. die Funktionen des virtual team rooms,

d.h. Sie gelten auch für alle anderen Sitzungsteilnehmer. Folgende

Einstellungen stehen Ihnen im Reiter vitero Raum zur Verfügung:

o Anzahl Stühle: Über das Drop-Down Menü können Sie

einstellen wie viele Sitzplätze im virtual team room zusätzlich

zum Moderatorstuhl maximal zur Verfügung stehen sollen. Der

Co-Moderator Stuhl wird dabei mitgezählt, falls er aktiviert ist,

ebenso wie per Rechtsklick vom Gruppenleiter oder

Administrator temporär ausgeblendete Stühle.




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o Namensschild: Hier können Sie einstellen, was auf den

Namensschildern der Sitzungsteilnehmer angezeigt werden soll.

Zur Auswahl stehen dabei: Vorname und Nachname, nur der

Vorname oder nur der Nachname.

o Layout: In diesem Drop-Down Menü können Sie einstellen wie

der Hintergrund des virtual team rooms aussehen soll.

o Co-Moderatorstuhl: Wenn das Häkchen vor Co-Moderatorstuhl

gesetzt ist (Standardeinstellung) steht Ihnen während der

Sitzung ein Co-Moderatorplatz zur Verfügung. Der Co-Moderator

kann ebenfalls alle Funktionen des Gruppentisches aufrufen und

auch die Einstellungen für den virtual team room ändern.

o Nebenräume (optional): Dieser Menüpunkt kann nur aktiviert

werden, wenn Sie vitero essentials+ verwenden. Wenn Sie

das Häkchen vor „Nebenräume“ setzen, stehen Ihnen während

der Sitzung zusätzlich zum Hauptraum noch weitere

Nebenräume zur Verfügung, in die sich einzelne Teilnehmer

oder auch ganze Untergruppen zurückziehen können (siehe

auch 8 vitero Nebenräume). Sie können die gewünschte

Anzahl und die Bezeichnung der Nebenräume über die

entsprechenden Drop-Down Menüs einstellen.

Unter dem Punkt „Schnappschüsse übertragen:“ können sie

auswählen, ob die Schnappschüsse nur in dem Raum angezeigt

werden sollen, in dem sie erstellt wurden (Option „deaktiviert“)

oder ob sie „in alle Räume“ bzw. nur „in den Hauptraum“

übertragen werden sollen. Das Übertragen der Schnappschüsse

wird auch am Schnappschuss-Symbol in der Titelleiste

dargestellt ( ). Es können maximal 10 Schnappschüsse

pro Raum in andere Räume übertragen werden. Weitere

Informationen hierzu finden Sie auch unter 0 Die Werkzeuge

der Titelleiste. Über das Drop-Down Menü unter „Präsentation

automatisch anzeigen:“ können Sie einstellen, ob eine definierte

Präsentationsdatei, die in Ihrem Gruppenordner im VMS für den

virtual team room bereitgestellt wurde, automatisch in allen

Nebenräumen angezeigt werden soll.

o Avatarwebcam im Raum generell zulassen (optional):

Hier können Sie einstellen, ob es während der Sitzung

grundsätzlich möglich ist, Webcams zu verwenden. Die




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einzelnen Sitzungsteilnehmer können daraufhin ihre Webcams

auch über das Avatarkontextmenü aktivieren. Wenn ein

Teilnehmer seine Webcam aktiviert hat, wird statt des Fotos ein

Livebild des Teilnehmers eingeblendet, sobald er entweder auf

dem Moderator- oder Co-Moderator Stuhl Platz nimmt oder

solange er das Handmikrofon an seinem Platz liegen hat.

Außerdem wird am Namensschild der Sitzungsteilnehmer durch

ein kleines Kamerasymbol angezeigt, ob der entsprechende

Teilnehmer die Webcam aktiviert hat.

o Mikrofone aller Anwesenden freischalten:

Diese Option ist nur für Kleingruppen (bis maximal 7 Personen)

verfügbar. Sie ermöglicht das gleichzeitige zentrale Freischalten

aller Mikrofonkanäle und ist auch in den Nebenräumen

verfügbar. Solange die Mikrofone freigeschaltet sind, wird dies

auch im virtual team room durch weiße Tischmikrofone vor den

Plätzen der Teilnehmer dargestellt.

o Sitzungspasswort verwenden (optional): Diese Option wird

nur angezeigt, wenn Sie das Lizenzmodell Named Moderator

verwenden und sich in Ihrem personenbezogenen virtual team

room befinden. Als Named Moderator können Sie hier ein

temporäres Sitzungspasswort vergeben. Dadurch haben nur die

Personen Zutritt zu Ihrem Raum, die zusätzlich zum vitero

Login bzw. zum Sitzungscode auch noch über das aktuell gültige

Sitzungskennwort verfügen (siehe auch 6 Mein

personenbezogener Raum).




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7.12.5 Experteneinstellungen

Die Einstellungen im Reiter Experteneinstellungen können nur vom

Gruppenleiter oder Administrator vorgenommen werden. Alle

Einstellungen, die Sie hier vornehmen, beziehen sich nicht nur auf Ihren

eigenen Rechner, sondern allgemein auf die Darstellung bzw. die

Funktionen des virtual team rooms, d.h. Sie gelten auch für alle anderen

Sitzungsteilnehmer. Es wird empfohlen die Einstellungen in diesem Reiter

nur zu verändern, falls Sie bereits Erfahrung mit der Benutzung von vitero

haben. Folgende Einstellungen stehen Ihnen im Reiter

Experteneinstellungen zur Verfügung:

o Application Sharing nicht vergrößern: Diese Option ist

standardmäßig aktiviert. Dadurch wird das übertragene Bild

beim Application Sharing nicht größer skaliert, falls der

Zeigende eine kleinere Bildschirmauflösung hat als die

Betrachter. Dies kann die Textdarstellung verbessern. Wenn Sie

diese Option deaktivieren, wird bei Betrachtern mit einer

höheren Bildschirmauflösung die per Application Sharing

übertragene Anwendung so vergrößert, dass sie trotzdem die




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gesamte Anzeigefläche des Besprechungstisches ausfüllt.

Dadurch kann vor allem bei Texten die Darstellung unscharf

werden. Solange Sie „Application Sharing nicht vergrößern“

aktiviert haben, wird die Anwendung in der Originalgröße, ohne

Skalierung, also mit identischer Auflösung dargestellt. Im

Beispiel bedeutet dies aber auch den Nebeneffekt, dass die

Anwendung am Betrachterrechner nicht die gesamte

Anzeigefläche des Tisches einnimmt, sondern nur einen Teil.

o Große Sprechblasen zulassen: Wenn Sie das Häkchen vor

dieser Option setzen, ist es möglich auch längere Texte in den

Sprechblasen (Textchat) anzuzeigen. Wenn eine Sprechblase

einen langen Text enthält wird zunächst nur der Textanfang mit

dem Symbol „…“ angezeigt. Sobald Sie den Mauszeiger über die

entsprechende Sprechblase bewegen, wird diese vergrößert, so

dass der gesamte Text lesbar ist. In der vergrößerten Ansicht

können Sie den Inhalt der Sprechblase auch markieren und

kopieren, um ihn z. B. in die Brainstorming Vorlage einzufügen.

Anmerkung: Standardmäßig ist in vitero die Größe einer

Sprechblase durch die Länge der Textchateingabezeile begrenzt,

d.h. Sie können nur so viel Zeichen pro Sprechblase eingeben

wie in die Eingabezeile passen. Dies dient der besseren

Übersichtlichkeit, da die Textchatbeiträge dadurch kurzgehalten

werden müssen und somit schneller mental verarbeitet werden

können.

o Avatarinteraktionen in Vergrößerungsansichten

einblenden: Solange das Häkchen vor dieser Option gesetzt ist

(Standardeinstellung), wird der Avatar eines

Sitzungsteilnehmers in den Vergrößerungsansichten

eingeblendet, wenn dieser eine Interaktion (wie z. B. Gesten

oder Sprechblase) auslöst. Wenn die Avatarinteraktionen

ausgeblendet sind, können die Sitzungsteilnehmer in den

Vergrößerungsansichten keine Gesten außer der Kaffeegeste

auslösen und auch keine Sprechblasen erstellen.

o Seitenverhältnis: Über dieses Drop-Down Menü können Sie

das Seitenverhältnis (4:3 oder 16:9) einstellen, in dem der

virtual team room für alle Anwesenden dargestellt werden soll.

Diese Einstellung kann nur von Gruppenleitern und




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Administratoren vorgenommen werden und ist für alle

Sitzungsteilnehmer gültig. Um die Auswahl zu erleichtern, wird

im Menü angezeigt, für wie viele Sitzungsteilnehmer das

jeweilige Seitenverhältnis optimal ist.

Hinweis: In jeder Sitzung wird das Seitenverhältnis zunächst

an die Bildschirmauflösung des Teilnehmers angepasst, der den

virtual team room als erstes betritt. Das Umstellen des

Seitenverhältnisses wird Gruppenleitern und Administratoren

dann einmal automatisch angeboten, sobald ein Teilnehmer mit

einem anderen Seitenverhältnis den Raum betritt.

o Private Nachrichten erlauben für: Über das Drop-Down

Menü dieser Option können Sie einstellen, ob private

Nachrichten versendet werden dürfen. Private Nachrichten sind

nicht für alle Sitzungsteilnehmer sichtbar, sondern können nur

vom Verfasser und vom Empfänger der entsprechenden

Nachricht gelesen werden. Sie haben drei Einstellmöglichkeiten

für private Nachrichten zur Auswahl:

o Niemanden: kein Sitzungsteilnehmer darf private

Nachrichten versenden.

o (Co-)Moderator, Gruppenleiter und Administratoren:

nur Sitzungsteilnehmer mit diesen Rollen dürfen

private Nachrichten untereinander versenden. Es ist

also nicht möglich, einem Sitzungsteilnehmer, der nur

die „normale“ Teilnehmer-Rolle hat, eine private

Nachricht zu schicken, da dieser dann nicht darauf

antworten kann.

o Alle Teilnehmer: alle Sitzungsteilnehmer dürfen ohne

Einschränkung private Nachrichten versenden.

o Prüfungsmodus aktivieren (optional): Diese Option ist nur

bei Lizenzierung von vitero examination verfügbar. Wenn Sie

das Häkchen setzen wird statt dem Agenda Button der

Prüfungsbutton eingeblendet. Dieser ermöglicht es dem (Co-

)Moderator Prüfungsunterlagen auszuteilen und wieder

einzusammeln (siehe auch 7.9.1 Die Funktionsbuttons des

Besprechungstisches).




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7.13 Automatische Awarenesselemente

Andere Anwendung im Vordergrund:

Das Bildschirmsymbol wird an Ihrem Avatar angezeigt,

wenn das Fenster einer anderen Anwendung vor vitero

liegt. Dadurch wird den anderen Teilnehmern

symbolisiert, dass Sie vitero ganz bzw. teilweise nicht

sehen können und mit einer anderen Anwendung

beschäftigt sind.

Notizfunktion aktiv:

Wenn Sie die Notizfunktion angeschaltet haben,

erscheint im Gesichtsfeld Ihres Avatars symbolisch ein

grauer Notizblock.

Persönliche Tafel aktiv:

Dieses Symbol wird im Gesichtsfeld Ihres Avatars

angezeigt, wenn Sie bei einer Kartenabfrage (Funktion

„Karten austeilen“) die persönliche Tafel geöffnet haben.

Avatarkontextmenü geöffnet:

Dieses Symbol wird an Ihrem Avatar angezeigt, solange

Sie das Kontextmenü eines Avatars geöffnet haben.

Visitenkarte geöffnet:

Das Visitenkarten Symbol wird angezeigt, wenn Sie die

Visitenkarte eines Teilnehmers oder Ihre eigene

Visitenkarte anschauen.

Menü „Einstellungen“ geöffnet:

Das Werkzeug Symbol wird angezeigt, wenn Sie das

Menü „Einstellungen“ geöffnet haben.

Auswahl Menüfenster geöffnet:

Dieses Symbol wird angezeigt, wenn Sie ein Auswahl

Menüfenster von vitero geöffnet haben.

Kartensammlung geöffnet:




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Dieses Symbol wird angezeigt, wenn Sie als Moderator

oder Co-Moderator das Kartensammlung Fenster

geöffnet haben. Falls Sie Application Sharing geöffnet

haben, wird das Kartensammlung Fenster an die

anderen Teilnehmer übertragen und das Icon wird

deshalb nicht angezeigt.

Audiodelay (nur bei vitero VoIP):

Falls ein Sitzungsteilnehmer große Verzögerungen bei

der Audioübertragung hat, wird dies durch das

Störungszeichen an seinem Lautsprechersymbol

angezeigt. Audioverzögerungen treten z. B. bei

Störungen in der Internetverbindung oder bei sehr

langsamen Internetanschlüssen auf.

Eine langsame Internetverbindung erkennen Sie meist

daran, dass Verzögerungen bei der Bedienung von

vitero auftreten oder Pausen in der Audioübertragung

entstehen. Am betroffenen Teilnehmer wird ein

Lausprecher mit einem Blitz angezeigt. Alternativ

empfiehlt sich, bei häufiger auftretenden

Audioverzögerungen, als ad hoc Lösung auch die Einwahl

per Telefon. Voraussetzung hierfür ist die Lizenzierung

von vitero essentials+. Langfristig sollten weitere

Maßnahmen ergriffen werden, um das Audiodelay zu

verringern und die Audioqualität zu steigern (siehe

Anlage B - vitero Audiodelay).

„Audio aus“ Symbol:

Dieses Symbol wird am Avatar eines Teilnehmers

angezeigt, wenn seine Audioverbindung (VoIP oder

Telefon) unterbrochen ist. Dies kann geschehen, wenn

ein Teilnehmer in der vitero Gestenleiste die Geste mit

dem Kaffeetassen Symbol ( , „Bin gleich wieder

da“) auslöst. Dadurch wird seine Audioverbindung

komplett unterbrochen (Mikrofon und Wiedergabe).

Zusätzlich zum „Audio aus“ Symbol wird über dem

Avatarfoto des entsprechenden Teilnehmers eine

transparente Kaffeetasse angezeigt, um deutlich zu




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machen, dass der Teilnehmer sich momentan nicht an

der Sitzung beteiligen kann.

Bei vitero VoIP wird das „Audio aus“ Symbol auch

angezeigt, wenn die Wiedergabe- oder die

Mikrofonlautstärke eines Teilnehmers über das

Avatarkontextmenü im virtual team room ganz herunter

geregelt ist. Dadurch wird eine Suche nach der

„Fehlerquelle“ des vermeintlichen „Audioproblems“

hinfällig. Zusätzlich werden die anderen Teilnehmer

sofort informiert, warum die entsprechende Person

temporär nicht an der Kommunikation teilhaben kann;

Kommunikationsmissverständnissen wird so vorgebeugt

Gruppenavatar:

Der Gruppenavatar soll illustrieren, dass mehrere

Personen gemeinsam von einem Rechner aus an einer

vitero Sitzung teilnehmen. Für Details zur Aktivierung

des Gruppenavatars lesen Sie bitte den Abschnitt

7.3 Der vitero Gruppenavatar.




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7.14 Tastatur Shortcuts

Alle Sitzungsteilnehmer:

Strg

(Windows

PC)

ctrl

(Apple Mac)

Sprechen per Audiochat (falls das Mikrofon nicht an Ihrem

Platz liegt).

Strg + t

(Windows

PC)

ctrl + t

(Apple Mac)

Testsound abspielen.

F8 Nur bei vitero VoIP: Audiowiedergabe wird

stummgeschaltet, solange die Taste gedrückt ist.

F12 oder

„Pause-

Taste“

(nur Windows

PC)

Schaltet auf Windows Rechnern das Mikrofon (bei VoIP

und Telefon) stumm, solange die Taste gedrückt ist

(sogenannte „Räuspertaste“).

Druck

(Windows

PC)

cmd + s

(Apple Mac)

Erstellt einen Screenshot des gesamten virtual team

rooms, sowie der Anzeigefläche des Besprechungstisches.

Alle Screenshots, die Sie während einer vitero Sitzung

erstellen, werden im jeweiligen Sitzungsordner im

Unterordner Screenshots gespeichert. Im Menü

„Einstellungen“ können Sie den Speicherort für die vitero

Sitzungsdateien festlegen (siehe auch 7.12.1 Mein

PC/Speicherort für vitero Sitzungsdateien). Standardmäßig

ist der Ordner vitero Dateien auf Ihrem Desktop

eingestellt.

F1 Hilfe aufrufen.

Strg + v

(Windows

PC)

Text aus der Zwischenablage Ihres Rechners in die

Textchatzeile einfügen.




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cmd + v

(Apple Mac)

Strg + p

(Windows

PC)

ctrl + p

(Apple Mac)

Foto mit der Webcam schießen. Diese Funktion ist nur

verfügbar, solange ein Livebild in Ihrem Avatar angezeigt

wird. Sie erstellt ein Foto des aktuellen Livebildes und

zeigt dieses in Ihrem Avatar an. Optional ist es auch

möglich das erstellte Foto dauerhaft in Ihrem Profil im

VMS zu speichern. Dadurch wird es jedes Mal in Ihrem

Avatar angezeigt, wenn Sie den virtual team room

betreten. Zum Speichern bestätigen Sie einfach die

entsprechende Hinweismeldung beim Erstellen des Fotos.

Falls bereits ein Foto in Ihrem Profil vorhanden war, wird

es durch das neu erstellte Webcambild ersetzt. Wenn Sie

das Foto nicht speichern, ist es nur temporär für die

aktuelle Sitzung verfügbar und wird wieder gelöscht, wenn

Sie den virtual team room verlassen oder ein neues Foto

schießen.

F4

(nur bei

VoIP)

Hiermit können Sie bei der Audiokommunikation per VoIP

Ihr Mikrofon deaktivieren. Solange die Stummschaltung

besteht, wird sie durch ein blinkendes durchgestrichenes

Mikrofonsymbol oben links am Bildschirm angezeigt (

). Falls das Handmikrofon vor Ihrem Platz liegt oder Sie

auf dem (Co-)Moderatorstuhl sitzen, werden die virtuellen

Mikrofone halbtransparent dargestellt, dadurch können

auch die anderen Sitzungsteilnehmer erkennen, dass Ihr

Mikrofon gerade ausgeschaltet ist.

Sie können die Stummschaltung entweder durch Klick auf

das blinkende Symbol oder über die F4-Taste der Tastatur

oder auch durch erneutes Klicken auf die Option im

Avatarkontextmenü wieder aufheben.

Hinweis für Gruppenleiter und Administratoren:

Wenn Sie im Kontextmenü eines stummgeschalteten

Teilnehmers auf die Option „Stummschalten aufheben“

klicken, erhält der Teilnehmer eine Anfrage, ob er sein

Mikrofon wieder aktivieren möchte.




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Alt + F4 vitero beenden.

Nur Moderator und Co-Moderator:

Pfeiltasten Mikrofon weitergeben. Die Mikrofonweitergabe per

Pfeiltaste ist deaktiviert, solange Application Sharing

verwendet wird.

Pos1 Wenn die Meldegeste, von einem oder mehreren

Teilnehmern aktiviert wurde, wird das Mikrofon an den

Platz des Teilnehmers gelegt, der sich zuerst gemeldet

hat. Bei erneutem Drücken der Pos1 Taste wird das

Mikrofon jeweils an den Teilnehmer weitergegeben, der

als nächstes an der Reihe ist. Sind keine Meldungen mehr

vorhanden, wird es vor den Platz des Moderators

zurückgelegt.

Bild rauf Eine Seite zurückblättern bei Agenda oder Medien.

Bild runter Eine Seite vorblättern bei Agenda oder Medien.

Entf Alle Avatargesten löschen.

Nur Application Sharing Starter (entweder Moderator oder Co-

Moderator)

Esc Die virtuelle Maus wird sofort auf ihre Ausgangsposition

vor dem Moderatorplatz zurückgelegt. Dadurch lässt sich

die geöffnete Anwendung vom Teilnehmer nicht mehr

fernsteuern.

7.15 Textchat Shortcuts

Tippen Sie die unten beschriebenen Befehle in die Textchateingabezeile ein

und schicken Sie diese mit der Return Taste auf Ihrer Tastatur oder durch

Klick auf den Sprechblasen Button ab, um die zugehörige Funktion

auszulösen.

Alle Sitzungsteilnehmer:

#openMic Verwendet ein Teilnehmer diesen Shortcut, wird

sein Mikrofon für die jeweilige Sitzung dauerhaft




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freigeschaltet, d.h. er kann zu den anderen

sprechen, ohne die Strg-Taste (Windows PC) bzw.

die ctrl-Taste (Apple Mac) gedrückt zu halten oder

eines der virtuellen Mikrofone an seinem Platz zu

haben. Beim Ausloggen aus dem virtual team

room wird diese Einstellung nicht übernommen.

Der Shortcut kann sowohl bei VoIP als auch bei

der Einwahl per Telefon (optional) eingesetzt

werden.

#closeMic Durch diesen Shortcut kann ein Teilnehmer die

Freischaltung seines Mikrofons wieder beenden,

wenn er es wie oben beschrieben mit #openMic

geöffnet hat. Der Shortcut kann sowohl bei VoIP

als auch bei der Einwahl per Telefon (optional)

eingesetzt werden.

#switchscreen Falls ein Teilnehmer mehrere Bildschirme an

seinem Rechner angeschlossen hat, kann der

virtual team room durch diesen Shortcut auf einen

anderen Monitor verschoben werden.

Standardmäßig wird er zuerst auf dem primären

Monitor angezeigt. Falls Sie die Anmeldedialoge

auf einen anderen Bildschirm verschieben, wird

der virtual team room ebenfalls auf diesem

geöffnet. Durch Eingabe von „#switchscreen“ kann

er dann jeweils auf den nächsten Bildschirm

verschoben werden. Die Reihenfolge dabei

entspricht der in den Windows

Anzeigeeigenschaften festgelegten Einstellung.

Zusätzlich kann der Shortcut auch um die

Bildschirmnummer ergänzt werden (#switchscreen

<Bildschirmnummer>). Auf diese Weise ist es

möglich, einen bestimmten Bildschirm direkt

anzusteuern. Dies ist vor allem praktisch, wenn

mehr als zwei Monitore angeschlossen sind.

Nur Gruppenleiter und Administratoren:

#openMicAll Schaltet die Mikrofone aller Teilnehmer (VoIP und

Telefon (optional)) für die jeweilige Sitzung




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dauerhaft frei. Dieser Shortcut steht nur

Gruppenleitern und Administratoren zur

Verfügung.

#closeMicAll Beendet die Freischaltung aller Mikrofone (VoIP

und Telefon (optional)) Dieser Shortcut kann nur

von Gruppenleitern und Administratoren in

Verbindung mit #openMicAll (siehe oben)

verwendet werden.

#resetChairs Gruppenleiter oder Administratoren können leere

Sitzplätze im virtual team room ausblenden, indem

sie mit der rechten Maustaste darauf klicken und

dann im Kontextmenü „Stuhl ausblenden“ wählen.

Mit dem Textchat Shortcut „#resetChairs“ werden

alle auf diese Weise ausgeblendeten Stühle wieder

angezeigt.

#fingerclick Mit diesem Shortcut können Gruppenleiter und

Administratoren einen Signalton für die Meldegeste

einschalten. Dadurch wird der Redewunsch eines

Teilnehmers nicht mehr nur visuell, durch die

Meldegeste, sondern auch akustisch

hervorgehoben. Der Signalton wird dabei nur für

die Person aktiviert, die den Shortcut eingibt, nicht

für die gesamte Gruppe. Zum Abschalten des

Signaltons wird der Shortcut einfach erneut

eingegeben.

Nur Gruppenleiter, Administratoren und Assistenten:

#webcast Mit diesem Shortcut können Gruppenleiter,

Administatoren und Assistenten die automatische

Einblendung der Awarenesselemente für ihren

eigenen Avatar deaktivieren.




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8 vitero Nebenräume (optional)

Bei Lizenzierung von vitero essentials+ haben Sie die Möglichkeit,

während einer Sitzung, zusätzlich zum Hauptraum, Nebenräume

anzulegen, in die sich einzelne Teilnehmer oder ganze Untergruppen

zurückziehen können. Die Nebenräume bieten dabei die gleichen

Funktionalitäten wie der Hauptraum.

8.1 Nebenräume anlegen

Sie dürfen nur als Gruppenleiter oder Administrator Nebenräume anlegen.

Klicken Sie dazu auf den Button mit dem Werkzeugsymbol in der

Teilnehmer Gestenleiste, um das Menü Einstellungen zum Anlegen der

Nebenräume zu öffnen. Setzen Sie nun das Häkchen vor „Nebenräume“ im

Reiter „vitero Raum“ und stellen Sie die Anzahl und die Bezeichnung der

Nebenräume ein, in dem Sie auf den Pfeilbutton des entsprechenden Drop-

Down Menüs klicken und aus der Liste den gewünschten Eintrag auswählen

(siehe auch 7.12.4 vitero Raum).

8.2 Zwischen Hauptraum und Nebenräumen wechseln

Sobald Sie Nebenräume angelegt haben, wird im rechten oberen

Bildschirmbereich der Raumauswahlbutton ( )angezeigt. Klicken Sie auf

den Button um das Raumauswahlmenü zu öffnen. Darin werden alle

verfügbaren Nebenräume, sowie der Hauptraum für Ihre Gruppe angezeigt.

Neben der Raumbezeichnung sehen Sie auch wie viele bzw. welche

Gruppenmitglieder sich in den entsprechenden Räumen aufhalten. Um in

einen anderen Raum zu wechseln, klicken Sie auf den Raumnamen oder

auf den Punkt vor dem Namen und bestätigen Sie Ihre Auswahl, in dem Sie

auf den Ok-Button unten im Menüfenster klicken. Daraufhin schließt sich

das Fenster und der neue Raum wird geladen.

8.3 Sonderfunktionen des Hauptraums

8.3.1 Mit allen Teilnehmern sprechen (Megafonfunktion)

Sobald Nebenräume angelegt wurden, steht dem Moderator und dem Co-

Moderator im Hauptraum die „Megafonfunktion“ zur Verfügung. Dadurch

können Sitzungsteilnehmer, die im Hauptraum auf dem Moderator oder Co-

Moderator Stuhl Platz nehmen, per VoIP-Audiochat das Wort an alle




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Gruppenmitglieder richten, unabhängig davon, ob sie sich ebenfalls im

Haupt- oder in einem der Nebenräume befinden. Für die

Audiokommunikation per Telefon ist die Megafonfunktion derzeit noch nicht

verfügbar. Telefonkonferenz-Teilnehmer hören zwar, was über das Megafon

gesagt wird, können dieses aber nicht selbst aktivieren.

Um das „Megafon“ anzuschalten, klicken Sie mit der linken Maustaste auf

den Button mit dem Megafonsymbol ( ) rechts unten in der

Gestenleiste. Halten Sie die linke Maustaste über dem Button gedrückt,

während Sie sprechen. Solange die Funktion aktiviert ist, wird das

Lautsprechersymbol an Ihrem Foto durch ein Megafonsymbol ( )

ersetzt. In den Nebenräumen wird Ihr Avatar auf der Anzeigefläche des

Besprechungstisches eingeblendet, außerdem wird in allen Räumen das

Anschalten der Megafonfunktion durch einen Gong angekündigt.

Hinweis: Gruppenleiter oder Administratoren, die VoIP verwenden, können

das Megafon ebenfalls aktivieren. Sie müssen dazu nicht auf dem

Moderator oder Co-Moderator Stuhl Platz nehmen, sondern können die

Megafonfunktion auch von einem normalen Teilnehmerplatz aus nutzen.

Außerdem steht Gruppenleitern und Administratoren das Megafon auch in

den Nebenräumen zur Verfügung.

8.3.2 Teilnehmer in den Hauptraum zurückholen

Der Moderator, Co-Moderator, Gruppenleiter oder Administrator hat

außerdem die Möglichkeit die Teilnehmer aus den Nebenräumen zurück in

den Hauptraum zu holen, in dem er im Menü Einstellungen die Anzahl der

Nebenräume verändert. Wenn die Anzahl der Nebenräume auf 0 gesetzt

wird, werden alle Teilnehmer automatisch zurück in den Hauptraum geholt.

Wenn die Anzahl zwar verringert, aber nicht auf 0 gesetzt wird, werden die

Räume mit der höchsten Nummerierung zuerst entfernt.

Beispiel: Es wurden zunächst 4 Nebenräume angelegt, später wird die

Anzahl der Nebenräume auf 2 gesetzt. Dadurch werden Raum 3 und 4

(bzw. C und D oder III und IV) geschlossen und die Teilnehmer in diesen

Räumen werden automatisch in den Hauptraum zurückgeholt.




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9 Telefoneinwahl (optional)

Bei der Lizenzierung von vitero essentials+ kann die

Audiokommunikation im virtual team room über das Telefon erfolgen.

Dabei können entweder alle Sitzungsteilnehmer das Telefon zur

Audiokommunikation nutzen oder nur einzelne Teilnehmer wählen sich per

Telefon ein, während die übrigen VoIP verwenden.

Bei personenbezogenen Räumen (Lizenzmodell Named Moderator) wird

bereits über die Lizenz festgelegt, ob die Telefoneinwahl zur Verfügung

steht. Die Telefoneinwahl ist damit in einem personenbezogenen Raum

entweder immer, für alle Sitzungen oder in keiner Sitzung möglich.

Bei buchbaren vitero Räumen (Lizenzmodell Corporate Room) kann beim

Anlegen eines Sitzungstermins im Vitero Management eingestellt werden,

ob die Telefoneinwahl für den jeweiligen Termin möglich sein soll (siehe

auch Vitero Management System Hilfe).

Bitte beachten Sie:

Für die Telefoneinwahl wird ein tonwahlfähiges Telefon benötigt. Bitte

lesen Sie, falls nötig, in der Bedienungsanleitung Ihres Telefons nach, ob

Sie über ein tonwahlfähiges Gerät verfügen und ob bzw. wie die Tonwahl

aktiviert werden kann.

Die Tonwiedergabe bei Videoclips ist nicht per Telefon möglich, sondern

benötigt VoIP, d.h. auch wenn die Audiokommunikation im virtual team

room per Telefon erfolgt, wird der Ton des Videos immer über die PC-

Soundkarte und die daran angeschlossenen Lautsprecher/Kopfhörer

abgespielt.

9.1 Der Einwahlassistent

Wenn die Audiokommunikation per Telefon für Ihre vitero Sitzung

verfügbar ist, finden Sie alle benötigten Informationen zur Telefoneinwahl

im Einwahlassistenten. Der Assistent kann jederzeit über den Telefon

Button ( ) rechts unten in der vitero Gestenleiste geöffnet werden.

Bei buchbaren vitero Räumen (Lizenzmodell Corporate Room) ist es

zudem möglich, in den Buchungseinstellungen festzulegen, dass der

Einwahlassistent direkt beim Betreten des virtual team rooms geöffnet

werden soll. Bei personenbezogenen Räumen (Lizenzmodell Named

Moderator) ist diese Option nicht verfügbar.




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Der Assistent enthält unterschiedliche Dialoge für die einzelnen

Einwahlmöglichkeiten (Dial In und/oder Dial Out).

Die unterschiedlichen Ansichten des Assistenten werden auch als

Awarenesselemente am Avatar dargestellt (siehe Abschnitt 9.1.4

Awarenesselemente des Einwahlassistenten) und sind somit für alle

Sitzungsteilnehmer im virtual team room sichtbar. Auf diese Weise können

Teilnehmer, die Hilfe bei der Telefoneinwahl benötigen, noch besser

unterstützt werden.

9.1.1 Einwahlmöglichkeit auswählen

Falls Ihnen verschiedene Möglichkeiten zum Verbindungsaufbau zur

Verfügung stehen, können Sie im Einwahlassistenten zunächst auswählen,

auf welche Weise Sie die Telefonverbindung herstellen möchten. Dies ist

entweder per Dial In (Sie rufen selbst an) oder optional auch per Dial Out

(Sie möchten angerufen werden) möglich. Bei Dial Out entstehen keine

Kosten für den Telefonkonferenzteilnehmer. Um auch bei Dial In die

Telefonkosten möglichst gering zu halten, sind länderspezifische

Regionalnummern für über 20 Länder verfügbar (optional). Klicken Sie

einfach auf den Button unter der gewünschten Option, um eine detaillierten




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Anleitung für die jeweilige Einwahlmöglichkeit zu erhalten.

Zum Beenden des Assistenten klicken Sie rechts unten auf den Schließen

Button.

Solange Sie den Dialog mit den Einwahlmöglichkeiten geöffnet haben, wird

an Ihrem Avatar ein weißes Dialogsymbol ( / ) angezeigt

(siehe 9.1.4 Awarenesselemente des Einwahlassistenten).

9.1.2 Telefonverbindung herstellen

Nachdem Sie sich ggf. für eine Einwahlmöglichkeit entschieden haben,

folgen Sie einfach der „Schritt-für-Schritt“ Anleitung im Einwahlassistenten,

um die Telefonverbindung herzustellen. Die Anweisungen unterscheiden

sich dabei je nachdem, ob Sie Dial In (blaues Dialogfenster) oder Dial Out

(gelbes Dialogfenster, optional) ausgewählt haben.

An Ihrem Avatar wird ebenfalls ein blaues Dialogsymbol für Dial In

( / ) bzw. ein gelbes für Dial Out ( / )angezeigt,




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solange die entsprechende Ansicht des Einwahlassistenten geöffnet ist

(siehe 9.1.4 Awarenesselemente des Einwahlassistenten).

Wenn Sie die Telefonverbindung hergestellt haben oder den

Einwahlassistenten nicht mehr benötigen, beenden Sie ihn durch Klick auf

den „Schließen“ Button rechts unten. Über den „Zurück“ Button gelangen

Sie wieder zur Auswahl der verschiedenen Einwahlmöglichkeiten (falls

mehrere vorhanden sind).

9.1.3 Verbindung trennen

Um die Verbindung zu trennen, legen Sie einfach den Telefonhörer auf.

Alternativ können Sie auch erneut auf den Telefon Button ( ) rechts

unten im virtual team room klicken und die Telefonverbindung über den

„Auflegen“ Button im Einwahlassistenten trennen.

Solange der Dialog zur Verbindungstrennung geöffnet ist, wird an Ihrem

Avatar ein weißes Dialogsymbol ( / )angezeigt (siehe 9.1.4

Awarenesselemente des Einwahlassistenten).

Bitte beachten Sie: Falls Ihr Rechner über einen aktiven Mikrofonkanal

verfügt und der Zugriff auf diesen nicht vom Administrator gesperrt wurde,

wird nach dem Beenden der Telefonverbindung automatisch vitero VoIP

aktiviert. Andernfalls steht Ihnen nur der Textchat für die Kommunikation

zur Verfügung.

9.1.4 Awarenesselemente des Einwahlassistenten

Wenn ein Sitzungsteilnehmer den Einwahlassistenten geöffnet hat, wird an

seinem Avatar durch unterschiedliche Awarenesselemente dargestellt,

welche Ansicht des Assistenten gerade angezeigt wird. Dadurch können




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Teilnehmer, die Hilfe bei der Telefoneinwahl brauchen, noch besser

unterstützt werden.

Die folgenden Awarenesselemente kommen dabei zum Einsatz:

Einwahlassistent geöffnet:

Dieses Element wird bei der Auswahl der

Einwahlmöglichkeiten oder auch beim Dialog

zur Verbindungstrennung angezeigt, solange

keine Telefonverbindung besteht. Ist die

Verbindung hergestellt, wird stattdessen

folgendes Awarenesselement angezeigt:

Einwahlassistent für Dial In:

Dieses Element wird angezeigt, wenn die

Anleitung zur Einwahl per Dial In geöffnet ist

und keine Telefonverbindung besteht. Ist die

Verbindung hergestellt, wird stattdessen

folgendes Awarenesselement angezeigt:

Einwahlassistent für Dial Out:

Dieses Element wird angezeigt, wenn die

Anleitung zur Einwahl per Dial Out (optional)

geöffnet ist und keine Telefonverbindung

besteht. Ist die Verbindung hergestellt, wird

stattdessen folgendes Awarenesselement

angezeigt:




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9.2 Der Telefon-Avatar

Wenn die Audiokommunikation per Telefon erfolgt, wird dies auch an Ihrem

Avatar dargestellt. Außerdem wird am Namensschild Ihres Avatars ein

kleines Telefonsymbol angezeigt, damit jederzeit ersichtlich ist, welche

Teilnehmer sich in der Telefonkonferenz befinden.

Hinweis: Das Telefonsymbol wird auch am Avatar angezeigt, wenn die

Telefoneinwahl über die vitero App genutzt wird.

Die Telefonaudiokanäle können dabei, wie bei vitero VoIP, standardmäßig

über die virtuellen Mikrofone und die Strg-Taste (Windows PC) bzw. die

ctrl-Taste (Apple Mac) freigeschaltet werden. Bei freigeschaltetem Mikrofon

sehen Sie, statt des Lautsprechersymbols einen Telefonhörer an Ihrem

Avatar. Wenn Sie sprechen wird dies durch Schallwellen am Hörer

angezeigt.

Hinweis: Wenn die Audiokommunikation per Telefon neu gestartet wird,

kann der Verbindungsaufbau zwischen VoIP und Telefon bis zu 20

Sekunden dauern. Dies wird auch an Ihrem Avatar durch blinkende

Audiosymbole (Telefon und Hörer) dargestellt. Der Verbindungsaufbau

findet entweder bei einem Raumwechsel oder wenn Sie sich neu per

Telefon einwählen statt.

Falls die Internetverbindung eines Teilnehmers unterbrochen wird, wird

sein Bild bzw. die graue Silhouette, durch ein großes Telefonsymbol

ersetzt. Dadurch ist jederzeit erkennbar, dass ein Teilnehmer der Sitzung

zwar noch auditiv, aber nicht mehr visuell folgen kann.




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9.3 Teilnehmer per Telefon dazuschalten

Gruppenleiter, Administratoren und Organisatoren haben in vitero die

Möglichkeit, Teilnehmer rein per Telefon in virtuelle Sitzungen

dazuzuschalten. Dafür steht innerhalb der Terminbuchung die Option

„Teilnehmer per Telefon dazu schalten erlauben“ zur Verfügung, die

aktiviert werden kann, sofern vitero essentials+ lizensiert ist (weitere

Details dazu erhalten Sie auch in unserer Vitero Management System

Hilfe).

Wurde diese Option für eine vitero Sitzung vorgesehen, dann erhalten

teilnehmende Gruppenleiter, Administratoren und Organisatoren den

folgenden weiteren Eintrag im Einwahlassistenen: „Sie möchten einen

Teilnehmer telefonisch dazu schalten“

Wird diese Option ausgewählt, kann anschliessend die Telefonummer des

gewünschten Teilnehmers sowie dessen Vor- und Nachnamen eingetragen

werden. Nach Klick auf „Anrufen“ wird die eingetragene Telefonnummer

automatisch vom System gewählt. Der angerufene Teilnehmer selber muss

nun lediglich den Anruf annehmen. Es ist nicht erforderlich, dass er sich per

Rechner oder mobilem Engerät einloggt, um auditiv an der vitero Sitzung

teilzunehmen.

Hinweis: Sobald diese Option gestartet wird, ist dies am Avatar des

Durchführenden für alle im Raum als Awarenesselement (grün) sichtbar.

Zusätzlich wird während dem Anrufaubau und des Gespräches die

Kaffeetasse eingeblendet, sodass in dieser Zeit die anderen Teilnehmer z.

B. den Gruppenleiter nicht mehr hören können und umgekehrt.

https://vms.vitero.de/vitero/content/help/index.htm?conversationContext=2

https://vms.vitero.de/vitero/content/help/index.htm?conversationContext=2




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Sobald die Telefonverbindung steht kann der Initiator des Anrufs

zusammen mit dem angerufenen Teilnehmer entscheiden, ob er zusammen

mit dem reinen Telefonteilnehmer in die Sitzung zurückkehren möchte oder

das Gespräch beendet und alleine zurückkehrt.




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Wird die Sitzung wieder zusammen mit dem reinen Telefonteilnehmer

betreten, dann wird der dazugeschaltete Teilnehmer als Avatar mit

Namensschilds dargestellt und kann (gesteuert vom Besprechungsleiter

bzw. Trainer über das ensprechende Kontextmenü) in Nebenräume

wechseln.

Zusätzlich hat der Telefonteilnehmer die Möglichkeit über die

Telefontastatur die Meldegesten zu steuern (#1 =aktivieren / #0 =

deaktivieren).




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10 vitero webcam recorder (optional)

Mit vitero webcam recorder ist es möglich, live Webcamstreams inkl.

Tonspur im virtual team room aufzuzeichnen und abzuspielen. Die

erstellten Aufnahmen werden serverseitig im flv-Format abgespeichert und

können dann direkt während der Sitzung analysiert und besprochen

werden.

Damit die Tonspur eines Teilnehmers im virtual team room aufgezeichnet

werden kann, muss dieser VoIP für die Audiokommunikation verwenden.

10.1 Rekorder anzeigen

Um den Rekorder auf dem Besprechungstisch anzuzeigen, öffnen Sie im

Media Display den Ordner, den Sie im Vitero Management System als

„recording“ Ordner festgelegt haben (siehe auch Vitero Management

System Hilfe unter „Gruppenordner“). Klicken Sie dazu auf den „Medien“

Button und dann ggf. auf den Pfeilbutton ( ) neben dem Medientitel. Im

Drop-Down-Menü wählen Sie nun den entsprechenden Ordner aus. Der

Rekorder wird daraufhin automatisch auf dem Besprechungstisch geöffnet.

Falls schon Aufnahmen angelegt wurden, werden diese als weitere „Seiten“

im „recording“ Ordner angezeigt und können über die Blättern-Buttons

( ) in der Titelleiste geöffnet werden. Die

Aufnahmen werden unter dem Namen des Aufnahmeerstellers in

alphabetischer Reihenfolge abgelegt.

10.2 Funktionen des Rekorders

Stelle merken:

Setzt eine Sprungmarke an der aktuellen Postion des

aufgezeichneten Webcamstreams. Über den „Springen“

Button (siehe unten) kann die Markierung dann direkt

angesteuert werden.

Hinweis: Beim Verlassen des virtual team rooms werden

die gesetzten Sprungmarken gelöscht.

Springen (zu markierter Stelle):

Ruft die markierte Position des aufgezeichneten

Webcamstreams auf (siehe oben „Stelle merken“). Dieser




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Button wird erst nach dem Setzen der Sprungmarke

aktiv.

Zurückspulen:

Aufgezeichnete Webcamstreams können durch

Gedrückthalten dieses Buttons zurückgespult werden. Das

Zurückspulen ist auch während der Wiedergabe möglich.

Wiedergabe starten/Pause:

Startet die Wiedergabe eines aufgezeichneten

Webcamstreams. Während des Abspielens wird statt des

„Wiedergabe starten“ Buttons der „Pause“ Button

eingeblendet, mit dem die Wiedergabe temporär

angehalten werden kann.

Vorspulen:

Aufgezeichnete Webcamstreams können durch

Gedrückthalten dieses Buttons vorgespult werden. Das

Vorspulen ist auch während der Wiedergabe möglich.

Stopp:

Beendet die Aufnahme bzw. Wiedergabe des

Webcamstreams.

Aufnahme starten:

Startet eine neue Aufnahme. Nur der Moderator oder Co-

Moderator kann eine neue Aufnahme erstellen. Es wird

immer die Person aufgenommen, die die Aufnahme

startet. Die erstellte Aufnahme wird anschließend

automatisch auf dem Besprechungstisch angezeigt.

Aufnahme sperren/freigeben:

Sperrt die ausgewählte Aufnahme bzw. gibt die

ausgewählte Aufnahme frei (Wechselbutton). Wenn eine

Aufnahme gesperrt ist, kann sie nur von dem Benutzer,

der sie erstellt hat, geöffnet und abgespielt werden. Ist

eine Aufnahme freigegeben, können alle Anwesenden die

Aufnahme öffnen und anhören.




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11 vitero session recorder (optional)

11.1 Allgemeines

Mit dem Modul vitero session recorder haben Sie die Möglichkeit Ihre

vitero Sitzungen über Ihren Rechner aufzuzeichnen. Die Aufnahmen

werden im Format mp4 (mit Standard H264) komprimiert abgespeichert.

11.2 Aufnahme einrichten / starten

Durch die Integration der Aufnahmefunktion in den vitero Client ist der

vitero session recorder schnell und unkompliziert einzurichten.

Damit Ihnen diese Aufzeichnungsfunktion während Ihrer Sitzung zur

Verfügung steht, müssen Sie zunächst in der Terminbuchung (VMS) die

Auswahl „Aufzeichnung zulassen“ bei der Einrichtung Ihres Sitzungstermins

aktivieren.

Hinweis: Ist der vitero session recorder in Verbindung mit dem

Lizenzmodell Named Moderator gebucht, steht die Aufzeichnungsfunktion

nach der initialen Einrichtung bei jedem Betreten des personenbezogenen

Raumes zur Verfügung.

Gruppenleiter, Administratoren und Organisatoren können danach

Sitzungen im virtual team room aufzeichnen. Zur Aufnahme berechtigte

Benutzer starten hierfür einfach vitero und wählen sich dann mit ihren

vitero Zugangsdaten in die entsprechende Sitzung ein. Sie werden direkt

beim Betreten des virtual team rooms über die benötigte Einrichtung des

vitero session recorders informiert.

Hinweise zur Einrichtung:

o Für die Einrichtung sind lokale Administratorenrechte

notwendig.

o Der aufnehmende Rechner muss auditiv per Soundkarte (vitero

VoIP) und nicht per Telefon im virtual team room eingebunden

sein.




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o Um eine Aufnahme erfolgreich speichern zu können, wird ein

freier Speicherplatz von mind. 500 MB empfohlen.

Tipp: Es ist empfehlenswert eine Probeaufnahme nach der ersten

Einrichtung durchzuführen.

11.2.1 Aufnahmen erstellen

Sobald vitero gestartet wurde und die Aufnahmesteuerung im virtual team

room angezeigt wird, kann eine Aufnahme erstellt werden.

Nachdem Sie den virtual team room betreten haben, erscheinen in der

rechten oberen Ecke des vitero Fensters ein Aufnahme-Button

und ein Stopp-Button . Mit diesen Schaltflächen können Sie Beginn

und Ende der Aufnahme Ihrer Sitzung jederzeit steuern.

Die Aufnahme kann durch Klicken auf

den Aufnahme-Button durch einen

Gruppenleiter oder Administrator

(Mandantenadministrator oder

Organisator) gestartet werden. Die

Aufnahme läuft solange bis der

Aufnehmende auf den Stopp-Button

der Aufnahmesteuerung klickt oder den

Raum verlässt. Um eine weitere

Aufnahme zu starten, klicken Sie

einfach erneut auf den Aufnahme-

Button.

Zusätzlich ermöglicht der vitero session recorder sowohl den Wechsel

des Aufnahmebereiches in Nebenräume, als auch parallele Aufnahmen in

Haupt- und Nebenräumen durch mehrere Gruppenleiter oder

Administratoren oder Organisatoren. Lediglich eine parallele Aufnahme in

einem Raum durch mehrere berechtigte Personen ist nicht möglich.

Ein Rahmen um den virtual team room zeigt Ihnen jeweils den aktuellen

Aufnahmestatus an: Ein roter Rahmen bedeutet, dass gerade

aufgenommen wird. Ist der Rahmen weiß, wird die Sitzung im Moment

nicht aufgezeichnet.




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Wichtige Hinweise:

o Bitte beachten Sie, dass alle Fenster im Bereich des roten

Aufnahmerahmens, sowie alle Sounds (also auch Fenster

und Sounds anderer Anwendungen) des aufnehmenden

Rechners aufgezeichnet werden. Aus diesem Grunde

empfehlen wir gespeicherte Aufzeichnungen zu kontrollieren,

bevor diese anderen zur Verfügung gestellt werden.

o Die Aufnahme einer Sitzung wird automatisch beendet und lokal

gespeichert, wenn der Benutzer das Fenster der laufenden

vitero Sitzung minimiert oder das Kaffeetassen-Symbol

aktiviert.

11.2.2 Aufnahmen speichern

Sobald Sie den Stopp-Button in der Aufnahmesteuerung betätigen, wird die

Aufnahme der Sitzung automatisch am Speicherort für die vitero

Sitzungsdateien gespeichert.

Sie können den Speicherort über das Menü Einstellungen im Reiter „Mein

PC“ ändern (siehe 7.12.1 Mein PC). Standardmäßig ist dort der Ordner

vitero Dateien auf Ihrem Desktop eingestellt.

Am ausgewählten Speicherort wird für jede Sitzung, an der Sie teilnehmen,

ein eigener Ordner erstellt, in dem die Dateien für die jeweilige Sitzung

gespeichert werden. Die Bezeichnung des Sitzungsordners besteht aus dem

Gruppennamen und dem aktuellen Datum und der Uhrzeit, zu der Sie sich

eingeloggt haben (z. B. vitero Demo 2008_04_09 10_15 Uhr).

Ihre Aufnahmen werden im Unterverzeichnis „Aufnahmen“ gespeichert. Die

Bezeichnung der Videos, die Sie während einer vitero Sitzung aufnehmen,

wird von vitero session recorder automatisch erstellt und enthält

folgende Informationen:

o Name der Gruppe, deren Sitzung aufgezeichnet wurde,

o Startzeitpunkt der Aufzeichnung (Datum und Uhrzeit).

Beispiel: vitero Demo 2007_02_01, 11_40_22 Uhr

Hinweis: Im Dateinamen der Videos sind nur die Zeichen a-z, 0-9 sowie

Unterstrich, Bindestrich, Komma und Ausrufezeichen erlaubt. Falls andere

Sonderzeichen im Gruppennamen vorkommen (z. B. ein Umlaut enthalten

ist), werden diese automatisch aus dem Dateinamen entfernt.




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Tipp: Eine kompakte Zusammenfassung der Anforderungen und

Möglichkeiten des vitero session recorders finden Sie hier: Kurzanleitung

vitero session recorder

12 Zugang für mobile Endgeräte (optional)

Bei Lizenzierung von vitero essentials+ ist es möglich auch mit mobilen

Endgeräten (Smartphones und Tablet PCs) an einer vitero Sitzung

teilzunehmen. Dabei können Sie die Sitzung über eine für kleine Displays

optimierte grafische Benutzeroberfläche mit verfolgen. Der mobile Zugang

ist sowohl als IOS und Android App als auch browserbasierte HTML5

Version verfügbar und kann daher prinzipiell auch auf Geräten mit

Windows, Mac OS X und Linux Betriebssystem verwendet werden.

Für die Teilnehmer im virtual team room wird am Avatar ein spezielles

Awarenesselement eingeblendet ( ), das anzeigt, wenn ein

Teilnehmer über den Zugang für mobile Endgeräte an der Sitzung

teilnimmt.

Hinweis: Ist der Teilnehmer in der vitero App per Telefoneinwahl

verbunden, so wird in diesem Fall das Telefonsymbol am Avatar angezeigt

(siehe 9.2 Der Telefon Avatar).

Bei buchbaren Räumen (Lizenzmodell Corporate Room) muss der Zugang

für mobile Endgeräte beim Anlegen des Termins aktiviert werden (siehe

auch Vitero Management System Hilfe), bei personenbezogenen Räumen

(Lizenzmodell Named Moderator) ist er automatisch verfügbar.

https://www.vitero.de/docs/Kurzanleitung_vitero_session_recorder_8.x.pdf

https://www.vitero.de/docs/Kurzanleitung_vitero_session_recorder_8.x.pdf




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12.1 Einer vitero Sitzung beitreten

Um einer vitero Sitzung beizutreten, öffnen Sie einfach den Direct Session

Link aus der E-Mail Einladung bzw. aus dem VMS im Browser Ihres mobilen

Gerätes. Geben Sie dann Ihren vitero Benutzernamen und Ihr Passwort

ein, um sich anzumelden. Falls noch niemand im virtual team room

anwesend ist, erhalten Sie zunächst eine Meldung, dass die Sitzung noch

nicht begonnen hat. Verwenden Sie den „Aktualisieren“ Button, um den

aktuellen Status der Sitzung zu prüfen.

Wenn sich bereits andere Sitzungsteilnehmer im virtual team room

befinden, gelangen Sie direkt in die Ansicht des virtual team rooms. Bei der

browserbasierten Version öffnet sich zunächst automatisch der Telefon-

Einwahlassistent, da die Audiokommunikation per VoIP hierfür noch nicht

verfügbar ist. Folgen Sie den Anweisungen im Assistenten, um die

Telefonkonferenz zum virtual team room aufzubauen. Nachdem Sie sich

eingewählt haben, wird der Assistent automatisch geschlossen. Sie können

den Assistenten jederzeit über den Telefonbutton ( ) in der Titelleiste

der Teilnehmerliste (siehe unten) wieder aufrufen. Auch bei der Nutzung

der vitero App kann die Audioverbindung über die Telefoneinwahl

hergestellt werden (statt VoIP).

Bitte beachten Sie: Für den Zugang mit mobilen Endgeräten ist ein

vitero Benutzerkonto zwingend erforderlich, auch dann, wenn ein

Sitzungscode verfügbar ist.

12.2 Sitzungsdarstellung

Die Benutzeroberfläche für mobile Endgeräte ist wie folgt aufgebaut: Auf

der linken Seite befindet sich eine Liste mit allen anwesenden

Sitzungsteilnehmern, rechts daneben wird die aktuell im Media Display

geöffnete Folie bzw. die übertragene Anwendung (Application Showing)

angezeigt. Das Fernsteuern einer Anwendung und das Zeigen einer

Anwendung über den mobilen Zugang ist derzeit noch nicht möglich.

In der Teilnehmerliste werden, neben dem persönlichen Foto (alternativ:

eine graue Silhouette) und dem Namen eines Teilnehmers, auch die Gesten

und die virtuellen Mikrofone dargestellt. Falls die Sitzung aufgezeichnet

wird (Modul vitero session recorder) oder Zuschauer zugeschaltet sind

(Modul vitero audience) wird dies ebenfalls in der Teilnehmerliste

visualisiert (siehe 12.2.2 Kamera- und Zuschaueranzeige).




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Der Funktionsumfang der mobilen Version ist derzeit noch eingeschränkt:

Verfügbar sind eine Avatarliste mit Portrait-Bildern (keine Livestreams),

Gesten und Mikrofone, Application Showing und die Präsentationsanzeige

über das vitero Media Display (für vorab im VMS hochgeladene jpg, ppt,

pptx, odp und pdf Dateien) sowie die parallele Audiokommunikation per

Telefon. Neben der Übertragung des Bildes kann ein Teilnehmer per

mobilem Zugang auch die genutzen Moderatorationswerkzeuge wie z. B.

Moderatorenpfeile oder eine durchgeführte Kartenabfrage sehen und

mitverfolgen. Ein mobiler Teilnehmer selbst kann derzeit nur an der

verdeckten Kartenabfrage teilnehmen. Die anderen Interaktions-

möglichkeiten wie z. B. die Punkteabfrage oder der Textchat stehen noch

nicht zur Verfügung. Der mobile Zugang ist nur im vitero Hauptraum

möglich, die Nebenräume können zurzeit noch nicht über ein mobiles

Endgerät betreten werden.

12.2.1 Mikrofonsymbole

Die beiden Mikrofonsymbole zeigen an, dass Ihr Mikrofon freigeschaltet ist

und die anderen Teilnehmer Ihre Sprachbeiträge hören können. Sie

unterscheiden sich wie folgt:

o Moderatormikrofon ( ): Sitzungsteilnehmer, bei denen

dieses Symbol links neben dem Foto dargestellt wird, sitzen auf

dem Moderator- oder Co-Moderatorplatz. Dadurch sind ihre

Mikrofone freigeschaltet und sie können in der Standardversion

des virtual team rooms auch den Besprechungstisch bedienen,

um z. B. eine Präsentation zu öffnen. Beim Zugang mit mobilen

Endgeräten ist dies derzeit jedoch noch nicht möglich.

o Handmikrofon ( ): Zeigt an, dass das Handmikrofon vor

den Platz eines Sitzungsteilnehmers gelegt wurde, um ihm das

Rederecht zu erteilen. Das Handmikrofon kann durch den

Moderator oder Co-Moderator im virtual team room

weitergegeben werden. Teilnehmer mit mobilen Endgeräten

können das Mikrofon nicht weitergeben.

o Tischmikrofon, alle Mikrofone freigeschaltet ( ): Es wird

ein weißes Mikrofonsymbol angezeigt, wenn die Mikrofone aller

Anwesenden freigeschaltet sind. Diese Funktion ist nur für

Kleingruppen bis maximal 7 Personen verfügbar. Sie kann von




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Gruppenleitern und Administratoren im virtual team room über

das Menü „Einstellungen“ aktiviert werden (Reiter "vitero

Raum", Option "Mikrofone aller Anwesenden freischalten").

Bitte beachten Sie: Beim Zugang mit mobilen Endgeräten können andere

Sitzungsteilnehmer Sie nur hören, solange eines der Mikrofonsymbole

neben Ihrem Foto angezeigt wird.

12.2.2 Kamera- und Zuschaueranzeige (optional)

Falls eine Sitzung aufgezeichnet wird (Modul vitero session recorder)

oder Zuschauer zugeschaltet sind (Modul vitero audience), wird dies in

der Teilnehmerliste wie folgt dargestellt:

o Kamera: Wenn der vitero session recorder Client in eine

Sitzung eingeloggt ist, wird dies durch ein Kamerasymbol im

Avatar des zur Aufzeichnung verwendeten Benutzerkontos

dargestellt. Das Kamerasymbol zeigt dabei auch den aktuellen

Status der Aufnahme an:

Aufnahme gestoppt

Aufnahme läuft

Aufnahme pausiert

o Zuschauerzahl: Das Zuschauersymbol ( ) oben in der

Teilnehmerliste zeigt an, dass Zuschauer zur Sitzung

zugeschaltet sind (Modul vitero audience). Neben dem Symbol

wird die Gesamtzahl der anwesenden Zuschauer angezeigt, da

diese, wie im virtual team room, nicht durch einzelne Avatare

repräsentiert werden.

12.2.3 Gesten aktivieren




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Auf mobilen Endgeräten steht Ihnen eine Auswahl der Avatargesten aus

dem virtual team room zur Verfügung. Um eine Geste auszulösen klicken

Sie in der Titelleiste der Liste auf den „Gesten…“ Button. Es öffnet sich ein

Fenster, in dem Sie die gewünschte Geste auswählen können. Klicken Sie

sie an und schließen Sie dann das Fenster. Die aktivierte Geste wird nun in

der Liste links neben ihrem Foto angezeigt und ist auch an Ihrem Avatar im

virtual team room sichtbar.

12.2.4 Sitzung verlassen

Wenn Sie die Sitzung verlassen möchten, beenden Sie, falls vorhanden, die

Telefonverbindung mit der „Auflegen“ Taste Ihres Telefons (Alternativ

können Sie auch den gleichnamigen Button im Einwahlassistenten

verwenden). Klicken Sie dann auf den „Sitzung verlassen“-Button ( ),

um die Sitzung zu beenden.




113/115

13 Troubleshooting

13.1 Probleme und Lösungen

Problem: Lösung:

Die vitero Software

läuft sehr langsam

und/oder die

Audioqualität ist

schlecht.

Stellen Sie sicher, dass der eingesetzte Rechner

die notwendigen Systemvoraussetzungen

erfüllt.

Stellen Sie die Bildschirmauflösung in

Ausnahmefällen auf 1024 x 768. Dadurch

verbessert sich die Performance, die

Darstellungsqualität ist allerdings schlechter als

bei höherer Auflösung.

Stellen Sie sicher, dass Sie die neuesten Treiber

für Ihre Grafikkarte installiert haben. Wenden

Sie sich hierfür an den Hersteller der Grafikkarte

bzw. des Notebooks.

vitero wird nicht

richtig dargestellt, es

treten Grafikfehler

auf (Farben werden

nicht richtig

angezeigt, etc.)

Stellen Sie sicher, dass Sie die neuesten Treiber

für Ihre Grafikkarte installiert haben. Wenden

Sie sich hierfür an den Hersteller der Grafikkarte

bzw. des Notebooks.

Windows PC:

Während vitero

geöffnet ist, öffnet

sich das Windows

Startmenü nicht

sofort, wenn man in

der Taskleiste auf

den Startbutton

klickt.

Klicken Sie den Startbutton erneut oder

benutzen Sie die Tastenkombination Strg + Esc

bzw.

Alt + Tab um das Startmenü zu öffnen.




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Wenn Application

Sharing oder eine

Favoritenanwendung

gestartet wird,

erscheint beim

Moderator oder beim

Co-Moderator der

Fehlermeldungsdialog

„Application Sharing

konnte bei folgenden

Teilnehmern nicht

gestartet werden:

<Teilnehmername>“.

Der Moderator oder der Co-Moderator können

in diesem Dialog auswählen, ob Sie Application

Sharing trotzdem nutzen möchten (Fortfahren

Button) oder Application Sharing schließen

möchten (Schließen Button).

Wichtig: Falls ein Teilnehmer keine Verbindung

zum Application Sharing Server bekommt, wird

während der vitero Sitzung weiterhin

automatisch versucht die Verbindung

aufzubauen. Wenn die Verbindung bei einem

Teilnehmer abbricht, während Application

Sharing bereits geöffnet ist, wird beim

Application Sharing Starter (Moderator oder Co-

Moderator) solange eine Hinweismeldung

eingeblendet, bis die Verbindung

wiederhergestellt wurde. Das Meldungsfenster

kann dabei verschoben, aber nicht geschlossen

werden.

Es treten Probleme

mit der

Audioverbindung bei

vitero VoIP auf (z. B.

Echoeffekt,

Rauschen, kein Ton,

etc.)

Schauen Sie in den Dokumenten „B – vitero

Audiodelay“ und „B – vitero Echoproblematik“

nach, darin finden Sie Lösungsvorschläge für

die am häufigsten auftretenden Audioprobleme.

Zudem haben Sie die Möglichkeit den vitero

Audio-Assistenten im Avatarkontextmenü zu

starten. Folgen Sie den Anweisungen, um die

Lautstärkeeinstellungen Ihres Headsets zu

überprüfen.

Nur Apple Mac:

Das Dock liegt über

dem virtual team

room und verdeckt

einen Teil der vitero

Gestenleiste.

Öffnen Sie die Systemeinstellungen über das

Mac Dock und klicken Sie dann im Bereich

„Persönlich“ auf das Dock Symbol. Wählen Sie

nun entweder unter „Position auf dem

Bildschirm“ eine andere Position für das Dock

aus (z. B. rechts) oder setzen Sie das Häkchen

vor „Dock automatisch ein- und ausblenden“.




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13.2 Systemeinstellungen für Apple Mac Rechner

Damit auf Apple Mac Rechnern die Größe der per Application Sharing

übertragenen Anwendungsfenster automatisch an die Anzeigefläche des

Besprechungstisches angepasst werden kann, muss der Zugriff für die App

„vitero assistance“ gestattet werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

o Klicken Sie im Mac Dock auf das Symbol „Systemeinstellungen“.

o Klicken Sie dann in den Systemeinstellungen auf „Sicherheit“.

o Wählen Sie nun den Reiter „Privatsphäre“ aus und klicken Sie

dort in der linken Spalte auf „Bedienungshilfen“.

o Setzen Sie abschließend in der rechten Spalte das Häkchen vor

der App „vitero_assistance“.

Hinweis: Um diese Einstellung vornehmen zu können muss vitero aktiv

sein. Nach Durchführung der Änderung muss vitero anschließend nochmal

neugestartet werden.

13.3 Weitere technische Informationen

Alle Anlagen mit ergänzenden technischen Informationen finden Sie im

Dokumentendownload Bereich der Hilfe.

Folgende Anlagen sind zum Download verfügbar.

o Anlage vitero Systemvoraussetzungen

o Anlage B – vitero Audiodelay

o Anlage B – vitero Echoproblematik

o Anlage vitero Verzeichniszugriffe

o Anlage vitero für OS X Unterschiede

o Anlage aktuelles vitero Update

Info

vitero Hilfe: Version 8.1

vitero ist ein Produkt der vitero GmbH.

Weitere Informationen über Bibliotheken und Software, die zur Entwicklung

von vitero verwendet wurden, finden Sie in der online Hilfe unter „Info“.

Documents

virtual team room Hilfe - vitero.de · in dem Kreis vor dem Raumnamen. Klicken Sie dann auf den OK-Button, Klicken Sie dann auf den OK-Button, um den entsprechenden virtual team room