WPA Zentrale Fachadministration - Erzbistum Köln ... · Web viewWord-Druck Funktion: BAB-Info drucken Verwaltungsreferenten MACH c/s Hinweis: Die Termine für das jeweilige Wirtschaftsjahr

Arbeitspapier WPA

Zentrale Fachadministration

Stand: 22.05.2014

WPA Zentrale Fachadministration

Inhaltsverzeichnis1 Einleitung.........................................................................................................................42 Wirtschaftsplanaufstellungsprozess............................................................................53 Wirtschaftsplanaufstellungsprozess Kitas NRW (WPA 20xx/20xx)...........................74 Planung vorbereiten.......................................................................................................9

4.2 Zentrale Fachadministration: Einrichtung und Pflege der Zentralmandantenstruktur.94.3 Zentrale Fachadministration: Erstellung der Planversionen.....................................114.4 Zentrale Fachadministration: Aktivierung der Planversionen...................................124.5 Zentrale Fachadministration: Aktivierung der Fortschreibung..................................144.6 Zentrale Fachadministration: Werte kopieren...........................................................18

5 Anzurechnende Einnahmen melden...........................................................................255.1 -> Verwaltungsreferenten: Anzurechnende Einnahmen bearbeiten........................255.2 -> Zentrale Fachadministration: Planversion kopieren............................................255.3 -> Zentrale Fachadministration: Mandantenspezifische Sperre der PV AE............29

6 Planversion vorbereiten...............................................................................................316.1 -> EGV (HA 10): Berechnung der Zuweisungen......................................................316.2 -> EGV (HA 10): Personalkostenhochrechnung in KIDICAP...................................316.3 -> DV-Service: Import der ermittelten Planwerte (PKH-Werte, Zuweisungen).........316.4 Zentrale Fachadministration: zentrale Übernahme der Planmaßnahmen................31

7 Planung durchführen....................................................................................................327.1 -> Verwaltungsreferenten: Vorschlagswerte prüfen und anpassen..........................32

8 Planung beschließen....................................................................................................338.1 -> Verwaltungsreferenten: Vorlage des Wirtschaftsplans im Kirchenvorstand.........33

9 Planversion verwalten..................................................................................................349.1 -> Dezentrale Fachadministration: Planversion mandantenspezifisch kopieren......349.2 -> Dezentrale Fachadministration: Planversion mandantenspezifisch sperren........34

10 Planung genehmigen....................................................................................................3510.1 -> Dezentrale Fachadministration: Meldung an das EGV.........................................3510.2 -> EGV (HA 10): Prüfung der Wirtschaftsplanung....................................................3510.3 -> EGV (HA 10): ggfs. Änderungen der Planung anweisen......................................3510.4 -> Verwaltungsreferenten: ggfs Änderungen der Planung durchführen...................3510.5 -> Dezentrale Fachadministration: ggfs. Planversion m.spezifisch kopieren...........3510.6 -> Dezentrale Fachadministration: ggfs. Planversion m.spezifisch sperren.............3510.7 -> EGV (HA 10): Genehmigung durch das EGV.......................................................35

11 Wirtschaftsplan erstellen.............................................................................................3611.1 -> Dezentrale Fachadministration: Planversion mandantenspezifisch freigeben.....3611.2 -> Verwaltungsreferenten: Wirtschaftsplan drucken.................................................36

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Änderungshistorie

Datum Anlass der Änderung Inhalt der Änderung Ändernde Person06.05.2011 Bereitstellung

GesamtdokumentationFormale Überarbeitung Herr Reuter (MACH

AG)26.05.2011 Aktualisierung Aktualisierung entsprechend derzeitigem

ProzessablaufFrau Gertjegerdes (MACH AG)

30.03.2012 Aktualisierung Aktualisierung entsprechend derzeitigem Prozessablauf

Frau Gertjegerdes (MACH AG)

11.06.2013 Aktualisierung Aktualisierung Fachadministration

22.05.2014 Aktualisierung Aktualisierung FB/FA

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1 Einleitung

Dieses Handbuch hat zum Ziel, den Prozess der Wirtschaftsplanaufstellung (WPA) für die Kirchengemeinden und die Kirchengemeindeverbände des Erzbistums Köln aus Sicht der zentralen Fachadministratoren darzustellen. Es erläutert die wichtigsten Arbeiten mit der MACH Software.

Diese Dokumentation geht aus den gemeinsamen vorbereitenden Workshops und Besprechungen für das WPA-Verfahren in den Kirchengemeinden hervor.

In den folgenden Kapiteln wird zunächst der Planungsprozess mit den entsprechenden Zuständigkeiten dargestellt. Anschließend wird das Wirtschaftplanaufstellungsverfahren der Kirchengemeinden und die damit verbundenen Arbeitsschritte in der MACH Software detailliiert beschrieben. Die Kapitel beziehen sich direkt auf den ausführenden Akteur. Bitte berücksichtigen Sie, dass die Tätigkeiten im Aufgabenbereich der Verwaltungsreferenten ebenfalls von den Gemeindeverbänden durchgeführt werden müssen. Darüber hinaus werden die hier benannten Aufgaben des Kirchenvorstands ebenfalls von dem Verbandsausschuss ausgeführt.

Die Bespiele beziehen sich auf die Planversionen und Daten des Jahres 2012. In den Folgejahren ist folglich eine Anpassung der Eingaben vorzunehmen. Es gilt insbesondere zu beachten, dass der Planungsprozess für die Planjahre 2010 und 2011 sich grundlegend von dem der Folgejahre unterscheiden wird.

Fusionen:Die Erstellung der WPA für Mandanten die von Fusionen betroffen sind, erfolgt in den fortbestehenden Mandanten.

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2 Wirtschaftsplanaufstellungsprozess

Die Aufgaben und Zuständigkeitsbereiche des Wirtschaftsplanaufstellungsprozesses der Kirchengemeinden des Erzbistums Köln werden in der nachstehend aufgeführte Prozesstabelle dargestellt.

Aufgaben Beschreibung/Funktion Zuständigkeit1 Planung vorbereiten

Hochrechnung der Personalkosten (PKH) in KIDICAP

auf Basis Abrechnungslauf April/Mai

EGV (HA 10)

Einrichtung der Zentralmandanten prüfen

Wurden alle Veränderungen in den Zentralmandanten berücksichtigt?


Einrichtung der Planversionen

Lookup erstellen, anschließend Benachrichtigung der dezentralen Fachadministration


Planversion übertragen

Planversion einfügen und in zugeordneten Mandanten übertragen


Fortschreibung aktivieren


Hochgerechnete PKH importieren

Import in die PV Hauptplanversion.Anschließend Benachrichtigung der zentralen Fachadministration

DV Service

Werte kopieren Freigegebene Planwerte des Vorjahres in aktuelle Planversion kopieren.


Benachrichtigung der Rendanturen

Bereitstellung der Nutzungsentgelte durch das EGV


2 Anzurechnende Einnahmen (KG und KGV) / Sachkosten (GVB) melden

Anzurechnende Einnahmen erfassen (KG und KGV) bzw. Sachkosten planen (GVB)

In der Planversion „20xx-Hauptplanversion“ erfassen

Verwaltungsreferenten bzw. Geschäftsführer GVB

Prüfung der anzurechnenden Einnahmen bzw. Sachkosten

Ggfs. Korrektur durch die Rendanturen


ggfs. Korrektur der anzurechnenden Einnahmen bzw. Sachkosten


Planversion kopieren Kopie der Hauptplanversion in Anzurechnende Einnahmen


Planversion mandantenspezifisch sperren

PV Anzurechnende Einnahmen sperren


3 Planversion vorbereiten

Import der Zuweisungen

EGV (HA 10)

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Aufgaben Beschreibung/Funktion Zuständigkeit(Planwerte) vorbereiten Import der Planwerte für die Zuweisungen

Import in die PV Hauptplanversion.Anschließend Benachrichtigung der zentralen Fachadministration

DV-Service

mandantenübergreifende Übernahme der importierten Zuweisungswerte und PKH-Werte




4 Planung durchführen

Planung durchführen Vorschlagswerte prüfen und bei Bedarf anpassen (mit Begründung)Hinweis: Die vom KV bzw. Verbandsausschuss beschlossenen Wirtschaftspläne müssen dem EGV bis spätestens 31. Oktober 20xx vorliegen


5 Planung beschließen

Vorlage im Kirchenvorstand

Die Vorlage erfolgt in Papierform. Verwaltungsreferenten bzw. Geschäftsführer GVB

Anpassung der Plandaten entsprechend des Beschlusses des Kirchenvorstands

Anschließend Benachrichtigung der dezentralen Fachadministration


6 Planversion verwalten

Planversion kopieren Hauptplanversion in KV-Beschluss kopieren und Benachrichtigung der zentralen Fachadministration

Dezentrale Fachadministration


Hauptplanversion und KV-Beschluss mandantenspezifisch sperren


Meldung an das EGV Die Meldung der zu prüfenden Werte erfolgt per Email

Dezentrale Fachadministratoren

7 Planung genehmigen

Prüfung der Planung durchführen

In der Planversion Hauptplanversion 20xx

EGV (HA 10)

Änderungen der Planung durchführen/ anweisen

Ggfs. Benachrichtigung der dezentralen Fachadministration

EGV (HA 10)

Genehmigung durch das EGV


EGV (HA 10)

8 Wirtschaftsplan erstellen

Planversion mandantenspezifisch

Anschließend Benachrichtigung der Verwaltungsreferenten


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Aufgaben Beschreibung/Funktion Zuständigkeitfreigeben Wirtschaftsplan drucken

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3 Wirtschaftsplanaufstellungsprozess Kitas NRW (WPA 20xx/20xx)

Die Aufgaben und Zuständigkeitsbereiche des Wirtschaftsplanaufstellungsprozesses der Kindertagesstätten des Erzbistums Köln werden in der nachstehend aufgeführte Prozesstabelle dargestellt.

Aufgaben Beschreibung Zuständigkeit Hilfsmittel

1 Planung vorbereiten

Einrichtung der Planversionen


MACH c/s

Planversion übertragen

Planversion einfügen und in zugeordneten Mandanten übertragen


MACH c/s

Fortschreibung aktivieren


MACH c/s

Hochrechnung der Personalkosten (PKH) in KIDICAP

möglichen Anpassungsbedarf der PKH-Daten berücksichtigen;

EGV (HA 10) KIDICAP

Importtabellen PKH (Planwerte) erstellen


Excel

Hochgerechnete PKH importieren

DV Service MACH c/s

Werte kopieren Planwerte der Hauptplanversion des VJ kopieren


MACH c/s

Planwerte für Fusionsmandanten ermitteln

Buchwerte des VVJ der ehemaligen Mandanten aufbereiten und in die fortzuführenden Mandanten importieren


Excel/ MACH c/s

Parallel zum WPA-Prozess erfolgt die Zuweisungsermittlung

Rendantur/ Jugendamt

--

Importtabellen Zuweisungen (Planwerte) erstellen

Inklusive Testimport und Prüfung Zentrale Fachadministration/

MACH c/s

Import der Planwerte für die Zuweisungen

DV-Service MACH c/s

mü Übernahme der importierten Zuweisungswerte und PKH-Werte

DV Service MACH c/s



Outlook


Planung durchführen . Verwaltungsreferenten

MACH c/s


Vorlage im Kirchenvorstand

Verwaltungsreferenten

Anpassung der Anschließend Benachrichtigung Verwaltungsrefer MACH c/s

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Aufgaben Beschreibung Zuständigkeit Hilfsmittel

Plandaten entsprechend des Beschlusses des Kirchenvorstands

der dezentralen Fachadministration

enten


Planversion kopieren Hauptplanversion in KV-Beschluss kopieren und Benachrichtigung der zentralen Fachadministration


MACH c/s


Hauptplanversion und KV-Beschluss mandantenspezifisch sperren


MACH c/s

Meldung an das EGV Die Meldung der zu prüfenden Werte erfolgt ausschließlich per Email an die MACHBetreuung

Dezentrale Fachadministratoren

Outlook


Prüfung der Bedarfsanmeldung

Prüfung in der Hauptplanversion EGV (HA 10) MACH c/s

Änderungen der Bedarfsanmeldungen anweisen

Ggfs. Benachrichtigung der dezentralen Fachadministration

EGV (HA 10) Outlook

Genehmigung durch das EGV


EGV (HA 10) Outlook


Planversion mandantenspezifisch freigeben

Anschließend Benachrichtigung der Verwaltungsreferenten


MACH c/s

Wirtschaftsplan drucken

Word-Druck Funktion: BAB-Info drucken

Verwaltungsreferenten

MACH c/s

Hinweis:

Die Termine für das jeweilige Wirtschaftsjahr werden als Ablaufplan in der Gesamtdokumentation Finanz- und Rechnungswesen, unter Prozesse/Planung gesondert veröffentlicht.

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4 Planung vorbereiten

Die WPA der Kirchengemeinden des Erzbistums Köln wird in der Anwendung KLR\Periodische Arbeiten\Planung Kostenrechnung ausgeführt.

4.1.1 Allgemein es Die Funktionen der Anwendungen Planung Kostenrechnung (WPA) werden - soweit nicht anders beschrieben - in einem Zentralmandanten (= Rendanturmandanten) durchgeführt. Dieser Zentralmandant muss in einem vorbereitenden Schritt zwingend die Rolle Finanzplanung erhalten.

4.2 Zentrale Fachadministration: Einrichtung und Pflege der Zentralmandantenstruktur

Der Zentralmandant mit der Rolle Finanzplanung wird in dem jeweiligen Rendanturmandanten definiert. Dies gilt sowohl für die Rendanturmandant als auch dem Kita-Rendanturmandanten.

ZM für Kontokorrent ZM für Finanzplanung (WPA)KGs, KGVs, GVB Rendanturmandant RendanturmandantKitas NRW Rendanturmandant Kita-Zentralmandant (NEU)

Hierzu rufen Sie im Rendanturmandanten die Anwendung Zentralmandanten definieren (Übergreifend/Grunddaten/Zentralmandanten definieren) auf und erstellen über das Symbol Zentralmandant einfügen oder die Taste <F5> einen neuen Zentralmandanten.

Abbildung 1: Einfügen eines Zentralmandanten

Geben Sie nun den Rendanturmandanten in dem Feld Zentralmandanten ein und ordnen Sie diesem die Rolle Finanzplanung zu. Speichern Sie diese Eingabe über das Symbol Zentralmandanten speichern oder die Taste <F8>.

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Abbildung 2: Einrichtung eines Zentralmandanten

Anschließend sind alle für diesen Rendanturmandanten relevanten Mandanten der Zentralmandantenrolle Finanzplanung zuzuordnen. Es gilt zu berücksichtigen, dass bei der Zuordnung der Mandanten neben dem Rendanturmandanten selbst, auch alle anderen für den WPA-Prozess gültigen Mandanten einmalig zuzuordnen sind.

Abbildung 3: Zentralmandanten: Einfügen von Zuordnungen

Hinweis: Bei jeder Änderung der Mandantenzuordnung im Zentralmandanten mit der Rolle MandÜbergr Kontokorrent (z. B. nach Fusionen von Mandanten) sind die Anpassungen ebenfalls im Zentralmandanten mit der Rolle Finanzplanung vorzunehmen.

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4.3 Zentrale Fachadministration: Erstellung der Planversionen

Die Planversionen werden durch die zentrale Fachadministration jährlich bereitgestellt und werden jahresspezifisch benannt, bspw. „2012 Hauptplanversion“, „2012 Anzurechnende Einnahmen“, „2012 KV Beschluss“ „2012 Korrektur KV Beschluss“ usw.

Arbeitsschritte in der MACH Software

4.3.1.1 Aktivierung der mandantenübergreifenden Planversionen

Die zentrale Fachadministration richtet in der Anwendung Planung Kostenrechnung (aus einem beliebigen Mandanten) unter Extras (F11)\ Planversionen die Lookups für eine neue Planversion ein.

Abbildung 4: Erstellen einer Planversion

Rufen Sie hierzu, in dem sich öffnenden Fenster Planversionen bearbeiten über die Schaltfläche Extras (F11) die Funktion Planversionen Lookupkennung bearbeiten auf.

Abbildung 5: Planversionen bearbeiten

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Fügen Sie eine neue Planversion ein, nennen Sie diese z.B. „2012-Hauptplanversion“ und speichern Sie Ihre Eingaben ab. Anschließend erfassen Sie die weiteren Planversionen für das aktuelle Geschäftsjahr.

Abbildung 6: Lookupkennung von Planversionen bearbeiten

4.4 Zentrale Fachadministration: Aktivierung der Planversionen

Im Anschluss an die mandantenübergreifende Erfassung der Lookups der aktuellen Planversionen durch die zentrale Fachadministration, werden die Planversionen für alle Betriebsmandanten bzw. Kita-Mandanten der Kirchengemeinden aktiviert. Dies erfolgt aus dem Rendanturmandanten heraus und wird dann in alle zugeordneten Mandanten übertragen.


4.4.1.1 Aktivierung einer Planversion in den relevanten Mandanten

Die zentrale Fachadministration aktiviert in dem Zentralmandanten in der Anwendung Planung Kostenrechnung über Extras (F11)\ Planversionen die neue Planversion, indem Sie die Schaltfläche Planversion einfügen (F5) wählen.

Abbildung 7: Planversion bearbeiten in einem Zentralmandanten

Aus der Listbox Planversion ist die relevante Planversion aufzurufen.

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Abbildung 8: Hinzufügen einer Planversion in einem Zentralmandanten

Hinterlegen Sie für die relevanten Planversionen die entsprechenden Schreib- und Leserechte. Speichern Sie anschließend Ihre Eingaben. Bitte beachten Sie, dass ab dem Planjahr 2012 auch die Planversion „20XX- Anzurechnende Einnahmen“ für jeden Mandanten zu aktivieren ist.

Abbildung 9: Satzrechte der Planversionen

Speichern Sie Ihre Eingaben anschließend ab.

Abbildung 10: Planversionen

Für die Übertragung der Planversion „20XX- Hauptplanversion“ in die zugeordneten Mandanten, markieren Sie anschließend (in der Anwendung Planversionen bearbeiten) die gewünschte Planversion und rufen Sie über die Extras-Schaltfläche (F11) die Funktion Planversion zuordnen in allen Mandanten aus. Mit Hilfe dieser Funktion wurde die aufgerufene Planversion in die dem Zentralmandanten zugeordneten Mandanten übertragen.

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Wiederholen Sie Funktion auch für die weiteren Planversionen des jeweiligen Planjahres für die jeweiligen Zentralmandanten.

Hinweis: Diese Funktion kann ausschließlich aus dem Zentralmandanten heraus ausgeführt werden!

Abbildung 11: Planversion zuordnen in allen Mandanten

Nach erfolgreicher Aktivierung der Planversion kann diese bei erneutem Aufruf der Anwendung KLR\Periodische Arbeiten\Planung Kostenrechnung in dem Feld Planversion aus der Listbox Planversion ausgewählt werden.

Abbildung 12: Erfolgreich übertragene Planversion

4.5 Zentrale Fachadministration: Aktivierung der Fortschreibung

In der MACH Software haben Sie die Möglichkeit, pro Mandant und Planungsjahr für jeweils eine Planversion die Fortschreibung zu aktivieren. Infolgedessen werden die in dieser Planversion erzeugten Planwerte bereits vor Planfreigabe in den Auswertungen (beispielsweise der Abrechnungsobjektinfo) ausgewiesen.

Für den WPA-Prozess der Kirchengemeinden des Erzbistums Köln ist eine Planfreigabe erst nach Verabschiedung des Kirchenvorstandes und Genehmigung des EGV vorgesehen. Für die Bearbeitung des Wirtschaftsplans und Auswertung des Planungsfortschritts in der Anwendung Abrechnungsobjektinfo ist die Aktivierung der Fortschreibung daher zwingend notwendig. Die Aktivierung der Fortschreibung soll mandantenübergreifend für die Planversion „20XX- Hauptplanversion“ erfolgen.

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4.5.1.1 Aktivierung der Fortschreibung

Aus dem Zentralmandanten heraus, hinterlegen Sie in der Anwendung Planung Kostenrechnung (KLR/Periodische Arbeiten/Planung Kostenrechnung) die entsprechende Planversion (Hauptplanversion) und geben Sie das relevante Planjahr ein. Rufen Sie anschließend den Extras-Menüpunkt Fortschreibung der Planversion für mehrere Mandanten auf.

Abbildung 13: Fortschreibung aktivieren - Planversion und Perioden hinterlegen

Abbildung 14: Fortschreibung aktivieren (mandantenübergreifend)

Die ausgewählte Planversion wird Ihnen nun mit dem Planjahr vorgeschlagen. Wählen Sie die „Editieren“-Schaltfläche.

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Abbildung 15: Fortschreibung aktivieren (mandantenübergreifend) - Editieren

Es werden Ihnen alle Mandanten vorgeschlagen, die diesem Rendanturmandanten zugeordnet wurden. Selektieren Sie alle gewünschten Mandanten mit Hilfe der Pfeiltaste.

Abbildung 16: Fortschreibung aktivieren (mandantenübergreifend) - Mandanten auswählen

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Speichern Sie die Einstellungen anschließend ab.

Abbildung 17: Fortschreibung aktivieren (mandantenübergreifend) - Fortschreibung speichern

Wird die Fortschreibung für ein Geschäftsjahr und eine Planversion gesetzt, so erhält der Benutzer anschließend den Hinweis, die Anwendung Periodensummen neu berechnen durchzuführen. Diese kann mandantenspezifisch von den dezentralen Fachadministratoren vorgenommen werden. Alternativ werden alle Mandanten durch die regelmäßige automatisierte Periodensummen Neuberechnung bearbeitet.

Durch die Aktivierung der Fortschreibung für die entsprechende Planversion und das Ausführen der Periodensummen-Neuberechnung, steht das Urbudget vor Planfreigabe für die gewählte Kombination aus Geschäftsjahr und Planversion in allen Anwendungen (z.B. der Abrechnungsobjektinfo) zur Verfügung, in denen der Planwert Urbudget berücksichtigt wird.

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Abbildung 18: Fortschreibung – Hinweis Periodensummen neu berechnen

Nach der erfolgreichen Aktivierung der Planversion trägt diese nun das Kennzeichen Mit Fortschreibung.

Abbildung 19: Planversion mit aktivierter Fortschreibung

4.6 Zentrale Fachadministration: Werte kopieren

Um den WPA-Prozess zu vereinfachen und eine Neuerfassung von gleich- oder ähnlich bleibenden Werten zu vermeiden, können mit Hilfe der Anwendung KLR\Planung Kostenrechnung\Extras\Werte kopieren Urbudgetwerte, Planungswerte oder Buchungswerte einer Planversion eines Geschäftsjahres in eine andere Planversion und/oder ein anderes Geschäftsjahr hineinkopiert werden.

Ab dem Planjahr 2011 werden zu Beginn des Planungsprozesses die genehmigten und freigegebenen Planwerte des Vorjahres als Vorschlagswerte für den aktuellen Wirtschaftsplan herangezogen. Das Kopieren der Werte wird durch die zentrale Fachadministration entsprechend den vom EGV erteilten Freigaben vorgenommen.

Der Kopiervorgang wird mandantenübergreifend aus dem Zentralmandanten heraus ausgeführt.

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Planversion Kopieren mandantenübergreifend

Rufen Sie die Anwendung KLR\Periodische Arbeiten\Planung Kostenrechnung\Werte kopieren aus den Zentralmandanten auf und wählen Sie die folgenden Optionen aus.

Hinweis: In der Anwendung Werte kopieren können Profile konfiguriert werden welche die Durchführung der Kopierprozesse unterstützen.

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Hinweis:

Bitte beachten Sie, dass die Bereitstellung der Vorschlagswerte in der Hauptplanversion durch das EGV zwingend vor dem Import der Zuweisungen und Personalkosten in die Hauptplanversion erfolgen muss. Die importierten Werte würden andernfalls erhöht bzw. überschrieben.

Die Rendanturen sind über den Termin der Importe zu informieren.


Folgende Einstellungen sind für diesen Kopierprozess vorzunehmen:

Quellplan: Geschäftsjahr des aktuellen Planjahres, aktuell freigegebene Planversion (Hauptplanversion), Kostestelle (z.B. 2011, 2011-Hauptplanversion, Kostenstelle)

Zielplan: Geschäftsjahr des zu planenden Jahres/Zeitraums, Hauptplanversion des Jahres, Kostenstelle (z.B. 2012, 2012-Hauptplanversion, Kostenstelle)

Abbildung 20: Planversion kopieren - mandantenübergreifender Übertrag der Planwerte

Der Planänderungstyp im Quellplan kann durch einen Doppelklick aus einem Selektionsfeld ausgewählt werden.

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Abbildung 21: Werte kopieren - Auswahl Planänderungstyp

Registerblätter Abrechnungsobjekte, Sachkonten und Mandanten:

Allgemein gilt, dass die Anwendung Werte Kopieren bei den Kirchengemeinden des Erzbistums Köln für alle Abrechnungsobjekte, alle Sachkonten für den ausgewählten Mandanten gleichzeitig vorgenommen werden soll.

Eine Ausnahme bildet der Ausschluss der Übernahme der importierten Kirchensteuerplanwerte des Vorjahres, diese sollen zukünftig nicht als Vorschlagswerte für die Folgejahre übernommen werden.

Registerblatt Abrechnungsobjekte

Auf diesem Registerblatt können einzelne Abrechnungsobjekte ausgewählt werden, für die die Planwertübernahme stattfinden soll. Für das mandantenübergreifende Kopieren von Werten sind keine Abrechnungsobjekte auszuwählen. Es werden automatisch alle Abrechnungsobjekte einer Kostenrechnungssicht kopiert.

Für das initiale Bereitstellen der Planungsgrundlage wird die Kirchensteuerkostenstelle ausgeschlossen.

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Abbildung 22: Werte kopieren - Ausschluss Kirchensteruerzuweisung-Kostenstellen

Registerblatt Sachkonten

Das Registerblatt Sachkonten dient dazu, die Übertragung auf einzelne Sachkonten zu beschränken. Ist keine Auswahl getroffen werden alle Sachkonten berücksichtigt.

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Registerblatt Mandanten (mandantenübergreifend)

Mit Hilfe dieser Selektion kann bestimmt werden für welche Mandanten die Batchläufe diese Anwendung durchgeführt werden sollen. Für das mandantenübergreifende Kopieren sind alle dem Zentralmandanten zugeordneten Mandanten zu übernehmen.

Abbildung 23: Werte kopieren – Registerblatt Mandanten (aus dem Zentralmandanten)

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Registerblatt Kopieren

Nachdem Sie die Konfiguration der Anwendung Werte kopieren vollständig festgelegt haben, können Sie den Batchlauf mit der auf den vorherigen Seiten getroffenen Auswahl der Optionen durchführen. Wählen Sie zu diesem Zweck die Schaltfläche „Start“ aus und bestätigen Sie anschließende Meldung mit „Ja“.

Abbildung 24: Werte Kopieren

Sie können mit Hilfe der Funktion Stornieren die Planänderungen eines Batchlaufs rückgängig machen. Dabei wird zuerst über einen Auswahldialog der entsprechende Batchlauf ausgewählt. Anschließend werden die Planänderungen, die im Rahmen dieses Batchlaufs erzeugt wurden, storniert. Eine Ausnahme bilden dabei die Planänderungen vom Typ Urbudget, die nicht storniert, sondern gelöscht werden.

Hinweis: In der Anwendung Werte kopieren können Profile konfiguriert werden, welche die Durchführung der Kopierprozesse unterstützen.

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5 Anzurechnende Einnahmen melden

5.1 -> Verwaltungsreferenten: Anzurechnende Einnahmen bearbeiten

5.2 -> Zentrale Fachadministration: Planversion kopieren

Planversion Kopieren

Nachdem die anzurechnenden Einnahmen von den Verwaltungsreferenten geprüft und Änderungen erfasst wurden, werden die Zuweisungen vom EGV berechnet und gemeinsam mit den Personalkostenhochrechnungen als Planwerte importiert. Die Berechnungen der Zuweisungen pro Mandant setzten zu einem Teil auf den gemeldeten anzurechnenden Einnahmen auf. Zu diesem Zweck wird nach erfolgreicher Erfassung der anzurechnenden Einnahmen eine Sicherheitskopie der Planversion „20XX Hauptplanversion“ erstellt und die hieraus hervorgehende Planversion „20XX Anzurechnende Einnahmen“ wird direkt nach dem Kopieren für weitere Änderungen (mandantenspezifisch) gesperrt.

Die Meldung der anzurechnenden Einnahmen erfolgt zu einem Stichtag und folglich ist eine mandantenübergreifende Kopie der Planwerte in die Planversion „Anzurechnende Einnahmen“ sinnvoll.

Hinweis:

Die Verwaltungsreferenten arbeiten anschließend weiterhin mit der „Hauptplanversion“.

Arbeitsschritte in der MACH Software:

Planversion Kopieren mandantenübergreifend:

Rufen Sie die Anwendung KLR\Periodische Arbeiten\Planung Kostenrechnung\Werte kopieren aus den Zentralmandanten auf und wählen Sie die folgenden Optionen aus.


Folgende Einstellungen sind für diesen Kopierprozess vorzunehmen:

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Abbildung 25: Planversion kopieren (mandantenübergreifend) - Anzurechnende Einnahmen (ab WPA 2012)

Der Planänderungstyp im Quellplan kann durch einen Doppelklick aus einem Selektionsfeld ausgewählt werden.

Abbildung 26: Werte kopieren - Auswahl Planänderungstyp

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Registerblätter Abrechnungsobjekte, Sachkonten und Mandanten:

Allgemein gilt, dass die Anwendung Werte Kopieren bei den Kirchengemeinden des Erzbistums Köln für alle Abrechnungsobjekte, alle Sachkonten für den ausgewählten Mandanten gleichzeitig vorgenommen werden soll.

Registerblatt Abrechnungsobjekte

Auf diesem Registerblatt können einzelne Abrechnungsobjekte ausgewählt werden, für die die Planwertübernahme stattfinden soll. Für das mandantenübergreifende Kopieren von Werten sind keine Abrechnungsobjekte auszuwählen. Es werden automatisch alle Abrechnungsobjekte einer Kostenrechnungssicht kopiert.

Registerblatt Sachkonten

Das Registerblatt Sachkonten dient dazu, die Übertragung auf einzelne Sachkonten zu beschränken. Ist keine Auswahl getroffen werden alle Sachkonten berücksichtigt. Durch Aufruf der Kontosuchfunktion (roter Punkt) können alle Konten oder eine Kontenauswahl aufgerufen und ausgewählt werden.

Registerblatt Mandanten (mandantenübergreifend)

Mit Hilfe dieser Selektion kann bestimmt werden für welche Mandanten die Batchläufe diese Anwendung durchgeführt werden sollen. Für das mandantenübergreifende Kopieren können alle dem Zentralmandanten zugeordneten Mandanten übernommen werden.

Abbildung 27: Werte kopieren – Registerblatt Mandanten (aus dem Zentralmandanten)

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Registerblatt Kopieren

Nachdem Sie die Konfiguration der Anwendung Werte kopieren vollständig festgelegt haben, können Sie den Batchlauf mit der auf den vorherigen Seiten getroffenen Auswahl der Optionen durchführen. Wählen Sie zu diesem Zweck die Schaltfläche „Start“ aus und bestätigen Sie anschließende Meldung mit „Ja“.

Abbildung 28: Werte Kopieren

Sie können mit Hilfe der Funktion Stornieren die Planänderungen eines Batchlaufs rückgängig machen. Dabei wird zuerst über einen Auswahldialog der entsprechende Batchlauf ausgewählt. Anschließend werden die Planänderungen, die im Rahmen dieses Batchlaufs erzeugt wurden, storniert. Eine Ausnahme bilden dabei die Planänderungen vom Typ Urbudget, die nicht storniert, sondern gelöscht werden.


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5.3 -> Zentrale Fachadministration: Mandantenspezifische Sperre der PV AE

Der Sperrstatus bewirkt für die Planversion, dass Planmaßnahmen und Planänderungen in dem Geschäftsjahr nicht neu erfasst, geändert oder gelöscht werden können. Die folgende Fehlermeldung tritt dann auf, wenn eine neue Planmaßnahme abgespeichert werden soll. Die Schaltfläche Maßnahme einfügen bleibt jedoch weiterhin aktiv.

Abbildung 29: Warnhinweis: Plansperre

Die alternative Funktion Sperre des Abrechnungsobjektes aktivieren soll in diesem Zusammenhang nicht genutzt werden, da gesperrte Abrechnungsobjekte beim Kopieren der Werte nicht berücksichtigt werden. Hingegen ist das Kopieren von Werten aus gesperrten Planversionen möglich. Aus diesem Grund verwenden die Rendanturen der Kirchengemeinden des Erzbistums Köln ausschließlich die mandantenspezifische Sperre von Planversionen.

Arbeitsschritte in der MACH Software:

Die Planversion „20XX- Anzurechnende Einnahmen“ wird mandantenspezifisch und jahresübergreifend aus den relevanten Mandanten der Kirchengemeinden heraus, gesperrt. Wählen Sie in dem entsprechenden Mandanten die Planversion „20XX- Anzurechnende Einnahmen“ aus und rufen Sie die Funktion Extras\Planversionen auf.

Abbildung 30: Planversionen

Rufen Sie die zu sperrende Planversion „20XX- Anzurechnende Einnahmen“ auf und wählen Sie die Schaltfläche Editieren (F4).

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Abbildung 31: Editieren von Planversionen

Setzten Sie nun einen Haken in dem Kästchen „n.b.“ und speichern Sie die Änderung mit Hilfe der Schaltfläche Speichern (F8). Anschließend wird die Planversion „20XX- Anzurechnende Einnahmen“ mit einer „1“ in der Spalte „n.b.“ geführt.

Abbildung 32: Planversion sperren

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6 Planversion vorbereiten

6.1 -> EGV (HA 10): Berechnung der Zuweisungen

6.2 -> EGV (HA 10): Personalkostenhochrechnung in KIDICAP

6.3 -> DV-Service: Import der ermittelten Planwerte (PKH-Werte, Zuweisungen)

6.4 Zentrale Fachadministration: zentrale Übernahme der Planmaßnahmen

Die zentrale Übernahme der importierten Planwerte erfolgt automatisiert mit Hilfe des Job Runners. Die hierfür benötigte Konfigurationsdatei ist nach dem folgenden Schema aufzubauen und insbesondere nach Fusionen zu aktualisieren.

[Anmeldung]Datenbankinstanz=M1_[INSTNANZ]Benutzer=machPasswort=software

[Mandanten]Mandant1=20040000Mandant2=20040200Mandant3=20060000...

[Aktionen]Aktion1=Planmaßnahmenimport

[Protokoll]Dateiname=PMübernahme.txt

Anschließend sind die Rendanturen zu informieren.

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Hinweis:

Bitte beachten Sie, dass die Bereitstellung der Vorschlagswerte in der Hauptplanversion durch das EGV zwingend vor dem Import der Zuweisungen und Personalkosten in die Hauptplanversion erfolgen muss. Die importierten Werte würden andernfalls erhöht bzw. überschrieben.

Die Rendanturen sind über den Termin der Importe zu informieren.



7.1 -> Verwaltungsreferenten: Vorschlagswerte prüfen und anpassen

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8.1 -> Verwaltungsreferenten: Vorlage des Wirtschaftsplans im Kirchenvorstand

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9.1 -> Dezentrale Fachadministration: Planversion mandantenspezifisch kopieren

9.2 -> Dezentrale Fachadministration: Planversion mandantenspezifisch sperren

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10.1 -> Dezentrale Fachadministration: Meldung an das EGV

10.2 -> EGV (HA 10): Prüfung der Wirtschaftsplanung

10.3 -> EGV (HA 10): ggfs. Änderungen der Planung anweisen

10.4 -> Verwaltungsreferenten: ggfs Änderungen der Planung durchführen

10.5 -> Dezentrale Fachadministration: ggfs. Planversion m.spezifisch kopieren

10.6 -> Dezentrale Fachadministration: ggfs. Planversion m.spezifisch sperren

10.7 -> EGV (HA 10): Genehmigung durch das EGV

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11.1 -> Dezentrale Fachadministration: Planversion mandantenspezifisch freigeben

11.2 -> Verwaltungsreferenten: Wirtschaftsplan drucken

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