Zeitmanagement Die Zeit ist wie der Wind: Richtig genutzt, bringt sie uns an jedes

Ziel. Lothar J. Seiwert

Die Zeit nutzen!

Zeit ist wertvolles Kapital: Zeit ist knappes Gut Zeit ist nicht käuflich Zeit kann nicht gespart/ gelagert werden Zeit kann nicht vermehrt werden Zeit verrinnt kontinuierlich und unwiderruflich Zeit ist Leben

Durch erfolgreiches Zeitmanagement: Mehr Übersicht über Aktivitäten und Prioritäten Mehr Freiraum für Kreativität Mehr Freizeit gewinnen Stress bewältigen/ abbauen/ vermeiden Ziele konsequent und systematisch erreichen

-> Zeitdiebe identifizieren! - Ursachen und Lösungsideen-> Netz persönlicher Zeit- Anforderungen erstellen -> Beruf, Familie, Hobbies, Aufgaben

Motivierende Ziele setzen! der Endzustand jeder Handlung bleibt unklar, wenn er nicht festgelegt

wurde Wer Ziele verfolgt, richtet auch unbewusste Kräfte auf sein Tun aus Ziele dienen der Konzentration auf den Schwerpunkt Wichtig: nicht was man tut, sondern wozu

Zielsetzung in 4 Schritten: 1. Ziele definieren 2. Maßnahmen planen 3. Aktivitäten realisieren 4. Zielerreichung kontrollieren

Persönliche Ziele definieren Berufliche und private Ziele aufschreiben Langfristig (Karriere- und Lebensziele) Mittelfristig (5 Jahre) Kurzfristig (nächste 12 Monate) Maßnahmen zur Zielerreichung

Ziel- Mittel- Analyse Stärken, die meine Zielerreichung unterstützen (persönliche, kommunikative Fähigkeiten, Fachkenntnisse,

Arbeitstechniken,...) Engpässe, die mich an der Zielerreichung hindern

Rationelles Arbeiten nach Descartes Descartes formulierte 1637 folgende Arbeitsmethode

zur Ziel- und Zeitplanung:

1. Formuliere das Problem (Ziel/ Projekt) schriftlich 2. Zerlege die Gesamtaufgabe in einzelne, kleine Teile 3. Ordne die Teilaufgaben nach Prioritäten und

(realistischen!) Terminen 4. Erledige alle Aktivitäten und kontrolliere das

Ergebnis

Pareto- Prinzip Oft bringen 20% der strategisch richtig eingesetzten Zeit/ Energie 80%

des Ergebnisses 80:20-Regel (Pareto- Prinzip) Bsp.: 20% der Zeitung enthalten 80% der Nachrichten 20% der Besprechungszeit bewirkt 80% der Beschlüsse 20% der Schreibtischarbeit ermöglicht 80% Arbeitserfolg 20% der Kunden bringen 80% des Umsatzes ..... Die 20:80% Erfolgsverursacher herausfinden und mit höchster

Priorität versehen!

Schriftliche Planung Zeitpläne, die man nur im Kopf hat werden leichter verworfen..

Durch Mehraufwand an Planungszeit: Zeitgewinn! Schriftliche Zeitpläne zur Entlastung des Gedächtnisses Effekt der Selbstmotivation Aktivitäten werden zielorientierter Weniger Ablenkung-> Konzentration Kontrolle des Tagesergebnisses Bessere Einschätzung von Störzeiten u. Einplanung von Pufferzeiten -> Steigern des Erfolgs Dokumentation über geleistete Arbeit

Tagespläne verwenden! Erster wichtiger Schritt: realistische Planung jedes einzelnen Tages Tagesplan = Tagesziele Je mehr man die gesetzten Ziele für erreichbar hält, desto mehr

konzentriert man sich darauf, sie zu erreichen Entscheiden, wie viel Zeit man verplanen will und kann Festlegen von Zeitpunkt und Ort, um Tagesplan zu erstellen

Vorteile der Zeitplanung: Bessere/ schnellere Erreichung von beruflichen/ persönlichen Zielen Zeit sparen für das Wesentliche Überblick über Projekte, Aufgaben, Tätigkeiten Weniger Hektik u. Stress, mehr Vorhersehbares

A-L-P-E-N- Methode Aufgaben, Aktivitäten , Termine aufschreiben

Länge (Dauer) der Aktivitäten schätzen, Zeitlimit setzen

Pufferzeit reservieren ca. 60% f. geplante Aktivitäten ca. 20% f. unerwartete Aktivitäten (Störungen, Zeitdiebe) ca. 20% f. spontane, soziale Aktivitäten (kreative Zeiten)

Entscheidungen treffen, Prioritäten setzen, Kürzungen vornehmen, delegieren

Nachkontrolle- Unerledigtes übertragen

Prioritäten setzen Problem: zuviel auf einmal tun -> sich verzetteln Vorteile der Prioritätensetzung: Zunächst nur an wichtigen, notwendigen Aufgaben arbeiten Aufgaben nach Dringlichkeit bearbeiten Sich jeweils nur auf eine Aufgabe konzentrieren Aufgaben in der festgelegten Zeit effizienter erledigen Gesetzte Ziele besser erreichen Andere Aufgaben ausschalten u./o. delegieren

-> Termine werden eingehalten -> Arbeit wird befriedigender -> Vermeiden von unnötigem Stress

ABC-Analyse A-Aufgaben sind die wichtigsten Aufgaben B-Aufgaben sind durchschnittlich wichtige Aufgaben C-Aufgaben geringer Wert zur Erfüllung einer Funktion, nehmen

oft zuviel Zeit in Anspruch (Routinearbeiten, Papierkram,..)

Dinge richtig tun (Tätigkeitsorientierung) =Effizienz

die richtigen Dinge tun (Zielorientierung) =Effektivität

-> nur 1-2 A- Aufg. Pro Tag (ca. 3 Std. einplanen) -> ca. 2-3 B- Aufg. (ca. 1 Std.) -> Rest C- Aufg. (ca. ¾ Std.)

Positives Denken und Handeln Schlechter Start = schlechter Tag Unausgeschlafen -> ... Ohne Frühstück -> ... Eile -> ... Guter Start = guter Tag

3 Positiv- Regeln: Jeden Tag etwas tun, was mir Freude macht Jeden Tag etwas tun, was mich meinen persönlichen Zielen näher

bringt Jeden Tag etwas tun, was mir Ausgleich zur Arbeit schafft (Sport,

Hobby, Familie..)

Die Leistungskurve beachten Leistungshoch am Vormittag für A- Aufgaben nutzen Leistungstief am Nachmittag für C- Aufgaben, Routinetätigkeiten und

soziale Kontakte nutzen Später Nachmittag (ab ca. 16 Uhr) ideal für B- Aufgaben Persönlichen Tagesrhythmus herausfinden! Regelmäßige, kurze Pausen einplanen! Nach etwa 1 Std. Arbeit -> 10 min. Pause (Entspannung, Bewegung,

Sauerstoffzufuhr) Weitere Hilfen: Störzeiten-Kurve erstellen „Stille Stunde“ reservieren, um „Sägeblatt“- Effekt zu verhindern ( bei Ablenkung zusätzliche Anlauf- u. Einarbeitungszeit)

Konsequenz und Selbstdisziplin ... denn Stress kommt nicht von den Dingen, die wir erledigt haben,

sondern von dem, was wir nicht bewältigt haben -> schlechtes Gewissen

Was wir nicht schaffen, schafft uns!

10 Zeitgewinn- Regeln:

1. Zielen 6. Andere tun lassen2. Vorbereiten 7. Abschirmen3. Prioritäten 8. Rücksicht nehmen

4. Zusammenfassen 9. Telefonieren

5. Vereinfachen 10. Erfolge genießen

Zeitmanagement der vierten Generation (von Stephen R. Covey)1. Uhr und Kompass2. 3 Generationen des Zeitmanagements3. Die 4. Generation.3.1. Dringlichkeit3.2. Wichtigkeit3.3. Die 4 menschliche Bedürfnisse (das innere Feuer)3.4. Die 4 menschliche Gaben4. Quadrant-II-Organisation: der Weg zum Wesentlichen4.1. Das Wochen-Arbeitsblatt (6 Schritte)4.2. Die Passion der Vision4.3. Das Gleichgewicht der Rollen4.4. Kraft der Ziele

Uhr und Kompass

2 Instrumente, die für unser Leben wichtig sind: Uhr und Kompass

Uhr steht für unsere Zusagen, Verabredungen, Zeitpläne, Ziele und Tätigkeiten

Kompass repräsentiert Vision, Werte, Prinzipien, Lebensphilosophie, Gewissen und Orientierung

Generationen des Zeitmanagements 1.Generation beruht auf „Gedächtnishilfen“: Notizen, Cheklisten.

2.Generation- Planung und Vorbereitung; Terminkalender, Schwerpunkte: Effizienz, persönliche Verantwortung, Zielsetzung und Terminplanung.

3.Generation – Planung, Prioritätensetzen und Kontrolle -> Prioritäten setzen, -> Ziele , -> nach Prioritäten planen -> Planungs- und Organisationshilfen

What you see is what you get

Wenn wir weiterhin tun, was wir tun, bekommen wir auch in der Zukunft, was wir jetzt haben.

4.Generation – geht über das Zeitmanagement hinaus, umfasst die Stärken der ersten 3 und bekämpft die Schwächen

2 Fragen, die Ihr Leben ändern können

1. Welche Tätigkeit vor allen anderen hätte Ihres Wissens, wenn Sie sie hervorragend und konsequent ausüben würden, bedeutende positive Folgen für Ihr Privatleben?

2. Welche Tätigkeit vor allen anderen hätte Ihres Wissens, wenn Sie sie hervorragend und konsequent ausüben würden, bedeutende positive Folgen für Ihr Berufsleben?

3. Wenn Sie wissen, dass diese Dinge so viel bewirken würden, weshalb tun Sie sie nicht schon jetzt?

Dringlichkeit vs. WichtigkeitWie stark wird Ihr Leben von Dringlichkeit beherrscht?

0-25 geringe Dringlichkeitsorientierung26-45 starke DringlichkeitsorientierungÜber 46 Dringlichkeitssucht

Viele Dinge in Unserem Leben sind wichtig, aber nicht unbedingt dringend.

Die Probleme entstehen, wenn wir überwiegend von einem Paradigma der Dringlichkeit ausgehen und das Paradigma der Wichtigkeit vernachlässigen.

Quadrant der Qualität

Dringend Nicht dringendwichtig I

• Krisen• drängende Probleme• Projekte, Besprechungen, Vorbereitungen mit Zeitlimit

II• Vorbereitung• Vorbeugung• Werteerklärung• Planung• Beziehungsarbeit• Echte Erholung• Förderung der Selbstverantwortung

Nicht wichtig

III• Unterbrechungen, einige Anrufe• Manche Post, einige Berichte• Einige Konferenzen• viele anstehende, dringende Angelegenheiten• viele beliebte Tätigleiten

IV• Triviales, Geschäftigkeit• Wurfsendungen• manche Anrufe•Zeitverschwendende Beschäftigungen•Fluchtaktivitäten

Die 4 menschlichen Bedürfnisse„Leben, Lieben, Lernen und ein Vermächtnis hinterlassen“

Leben – physisches Bedürfnis nach Essen, Kleidung, Gesundheit

Lieben – soziale Bedürfnis nach Beziehungen, Liebe, Geborgenheit

Lernen – mentale Bedürfnis nach Entwicklung und Wachstum

Vermächtnis hinterlassen – spirituelles Bedürfnis nach Sinn, Orientierung, persönlichem Einklang, und Beitrag zum Allgemeinwohl

Der Schlüssel zum inneren Feuer bildet unser spirituelles Bedürfnis.

Die 4 menschlichen GabenDas Selbst-Bewusstsein – Fähigkeit, aus uns herauszutreten und unser

Denken, Motive, Geschichte, Prägungen, Handlungen und Gewohnheiten und Prägungen zu überprüfen.

Das Gewissen = unser inneres Orientierungssystem

Der freie Wille = unsere Fähigkeit zum Handeln

Die Vorstellungskraft ermöglicht uns etwas im Geiste zu erschaffen, uns eine zukünftige Situation auszumalen und Probleme synergetisch zu lösen.

Die Quadrant-II-OrganisationSchritt 1. Die Verbindung zur eigenen Lebensphilosophie herstellen. Was ist in meinem Leben am Wichtigsten? Was gibt meinem Leben Sinn? Was will ich in meinem Leben sein und tun?

Schritt 2. Die eigenen Ziele identifizieren (nach Rollen) in der Familie – Eltern, Kinder, Eheleute.. Im Beruf – Abteilungsleiter…

Schritt 3. Quadrant-II-Ziele für jede Rolle auswählen Was ist das Wichtigste, was ich diese Woche tun könnte, um die

größte positive Wirkung zu erzielen?

Die Quadrant-II-OrganisationSchritt 4. Einen Entscheidungsrahmen für die Woche schaffen

Schritt 5. Integrität im Augenblick der Wahl ausüben.

Vorausschau auf den Tag. Prioritäten setzen. Zweispaltenplanung für den Tag (zeitunabhängige und zeitgebundene

Aktivitäten).

Schritt 6. Bewerten

Welche Ziele habe ich erreicht? Welche Entscheidungen habe ich getroffen? Hatte bei diesen Entscheidungen das Wesentliche Vorrang?

Die Passion der Vision

Vision ist die deutliche Offenbarung der Vorstellungskraft und die hauptsächliche Triebfeder des menschlichen Handelns.

„Passion der Vision“ ist eine tiefe, anhaltende Energie, die aus einem umfassenden, auf Prinzipien, Bedürfnissen und Gaben beruhenden Sehen hervorgeht.

Übung: Stellen Sie sich vor, Sie feiern Ihr 80. Geburtstag.

Das Gleichgewicht der Rollen„Gleichgewicht ist nicht Entweder – Oder; es ist Und.“

Konflikt zwischen Arbeit und Familie

Wir sind so programmiert, dass wir diese Bereiche als absolut getrennte Abteilungen sehen.

In Wirklichkeit sind diese Rollen die Teile eines stark verwobenen Ganzen.

Die Kraft der ZieleZiele können zu 2 Problemen führen:- Schlag für unsere Integrität und unseren Mut, wenn wir unsere Ziele

nicht erreichen- verheerende Folgen, wenn wir sie erreichen.

WAS?

WARUM?

WIE?

Prinzipienorientierte Ziele Ein Prinzipienorientiertes Ziel umfasst 3 Elemente: das Richtige, aus

dem richtigen Grund, auf die richtige Weise.

3 Arten von Zielen:

Kontextziele Vielleicht-Liste Wochenziele