Zeitmanagement mit Outlook Mehr Zeit, weniger Stress und den totalen Überblick mit Outlook 1. E-Mail-Management für die E-Mail-Flut

- AHA-Methode - störungsfreier arbeiten mit voller Konzentration - Ordner bzw. Archivstruktur entwickeln - Leseordner „Lesen am Freitag“

2. Aufgaben für den totalen Überblick

- ABC-Analyse (MUSS / SOLL / KANN) - 25.000 $-Methode - Schweinehunde, Bürokröten und Ziele

3. Die „Stille Stunde“ als „Power-Hour“ im Kalender

- Wochen- und Tagesplanung, die auch funktioniert - „Stille Stunden“ als Termin vorher fest einplanen für die TOP 3 des Tages - „Wer nicht selber plant, wird von anderen verplant!“

Jörg Reimann, Kämpenstraße 153, 58456 Witten Tel. 02302 972193 ▪ j.reimann@tempus.de

Literaturhinweis: Holger Wöltje, Christian Obermayr Zeitmanagement mit Microsoft Office Outlook Microsoft Press

PrioA (hoch) = MUSS:

sehr wichtig und sehr dringend (nur ich, nur

heute, viel Geld, exakter

Termin…)

Bsp:Kundenauftrag ↗€,

Bilanztermin, Ziele…

Ansicht: eigene Aufgabenansicht

definieren.

Einstellungen: „fällig am oder vor heute“

und „Gruppieren“ nach Prioritäten

PrioB (normal) = SOLL:

wichtig, aber nicht so

dringend (ich oder andere,

grober Termin, Geld, Ziele,

Bürokröte…) Bsp:Kundenauftrag→ €,

Mails, Zahlungen, Ziele…

PrioC (niedrig) = KANN:

nicht wichtig und nicht dringend (evtl. ich, kein

Termin,wenig Geld, mehr

delegieren + streichen…)

Bsp: Tagesroutine, Ablage,

Lesen, Statistik…

Feld 25.000 $: die TOP 3 der

A-Prioritäten pro Tag auswählen und

dann in eine absolute Reihenfolge

bringen.

Mit der 3-Minuten-Planung: ideal am Abend vorher oder zum Tagesbeginn

ZIEL: Schritte für die Erreichung

von Zielen als Aufgabe mit

Fälligkeit eintragen.

Text: „ZIEL: …“

BÜROKRÖTE: Aufgaben, die Sie

schon länger aufschieben, als

Aufgabe mit Fälligkeit eintragen.

Text: „BÜROKRÖTE: …“

Feld: neues Feld einfügen

Feldauswahl: „neu“ und „25.000 $“ und

„Nummer“

Posteingang:nur fürunerledigteE-Mails !

AHA-Methode anwenden!

Posteingang ist am Tagesende leer(oder

gesichtet mit max. 5 E-Mails).

Lesen am Freitag: Sammlung von Newslettern,

allgemeine Info´s, Protokolle ,CC-E-Mails, , XING &

Co.usw…

Ideal: der Regelassistent übernimmt die

Vorsortierung automatisch!

Outlook-Archiv: eigene .pst-Datei nur für erledigte und

zu archivierende E-Mails erstellen.

a) strukturiertes Archiv (max. 10 Ordner mit max. 2 -3

Unterebenen)oder…

b) chaotisches Archiv mit nur 1 Ordner für alles und

die Suchfunktion nutzen

c) Tipp: evtl. auch Archive nach Jahren getrennt

einrichten

Das geht so: Datei-> Kontoeinstellungen->

Datendateien-> hinzufügen-> Auswahl Speicherort

Elemente:am Tagesende „0“ (oder gesichtet

mit max. 5 E-Mails.

Aufgabeleiste: eigene Aufgabenansicht

definieren.

Einstellungen: „fällig am oder vor heute“

und „Gruppieren“ nach Prioritäten

Lesebereich: „rechts“ anordnen wie ein

Blatt DIN A4 hochkant.

Desktop-Benachrichtigungen:ausschalten!

Ideal: störungsfreier arbeiten!

Das geht so: Datei->Optionen -> E-Mail ->

Nachrichteneingang

Termine: durch Kategorien

farbig markieren.

Hier: rote Termine = Kunden =

Vorfreude !

An- oder abwesend? Beim Eintragen von

Terminen sorgfältig beachten!

Stille Stunde: hochkonzentriertes

Arbeitenohne Störungen für die TOP3 der A-

Prioritäten des Tages.

Tipp: Diese Stunde ist genauso wichtig wie ein

echter kostbarer Kundentermin. Also jede

Woche unbedingt vorherfest einplanen!

In dieser Zeit sollte Ihr Leistungshoch sein.

Verteidigen Sie diese Zeit mit aller Kraft!!!

Wochenplanung: Planen Sie

gezielt vorher ein paar Eckdaten

in die Woche ein.

Mit der 3-Minuten-Planung:

ideal am Freitagabend vorher

oder am Montagmorgen.

„Wer nicht selberplant, wird

von anderen verplant!“