Liberalisierung des elektronischen Rechnungsversands aus steuerlicher Sicht
Stefan Groß Steuerberater CISA (Certified Information Systems Auditor)
Elektronischer Rechnungsaustausch
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Elektronische Rechnungen Die Vorteile liegen auf der Hand !
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Elektronische Rechnung als Mehrwert
Automatisierung und Beschleunigung des Abrechnungsprozesses
Effiziente Weiterverarbeitung, schnellere Zahlungseingänge
Kosteneinsparungspotenzial
Abschaffung Papierarchiv
Durchgängigkeit der Prozesse, d. h. keine Medienbrüche
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Elektronische Rechnungen Wo lagen die Hemmnisse in der Vergangenheit ?
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Elektronische Rechnung - Die Hürden
Akzeptanzprobleme
Outsourcing (Verlust Kontrolle, Kosten)
Aufwand zur Vereinheitlichung der Formate / Schnittstellen
Erfüllung rechtlicher Anforderungen zu komplex / zu aufwendig
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Elektronische Rechnungen Was galt bisher ?
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Bisher gültige Verfahren bei elektronisch übermittelten Rechnungen
AUTHENTIZITÄT Echtheit der Herkunft
(Eindeutige Identifizierung des Rechnungsausstellers)
INTEGRITÄT Unversehrtheit des Inhalts
(keine Veränderung der Daten)
(1) qualifizierte elektronische Signatur (mit oder ohne Anbieter-Akkreditierung)
(2) elektronischen Datenaustausch (EDI) (Sammelrechnung obsolet, Wegfall
durch Steuerbürokratieabbaugesetz 2009)
gewährleistet durch
Elektronisch übermittelte Rechnungen bedürfen der Zustimmung des Empfängers
Zustimmung bedarf keiner besonderen Form
Einvernehmen der elektronischen Übermittlung ausreichend
Es genügt das Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende Billigung
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Mehrwertsteuersystemrichtlinie Was geschah am 13. Juli 2010 ?
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Was geschah am 13. Juli 2010 …
Änderung der Mehrwertsteuersystemrichtlinie
Elektronische Signatur / EDI-Verfahren kein zwingender Bestandteil mehr bei elektronischer Rechnungsstellung, Verwendung aber weiterhin möglich
„Gleichbehandlung Papier – elektronisch“, aber keine erhöhten
Anforderungen für eine Papierrechnung
Umsetzung EU-weit bis spätestens 31.12.2012
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„Elektronische Rechnung“
Ablauf Rechnungsstellung bislang …
Rechnungs- aussteller
Rechnungs- empfänger
EDI
Elektronische Signatur
Papier
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Rechnung
Ablauf Rechnungsstellung zukünftig …
Rechnungs- aussteller
Rechnungs- empfänger
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Steuervereinfachungsgesetz 2011 Die Umsetzung der MwStSysRL in nationales Recht !
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Rechnung (Papier + Digital)
Integrität Authentizität
Innerbetriebliches Kontrollverfahren
setzt voraus
Ist aufzubewahren
Papier Digital
Papier EDV
QES / EDI alternativ
§ 14 UStG gibt den Takt vor …
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Das innerbetriebliche Kontrollverfahren Eine unbekannte Größe ?
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Vorsteuerabzugsberechtigung
Vorsteuerabzugsberechtigung ist sicherzustellen über
Vollständigkeit und Richtigkeit der Rechnungsangaben nach §§ 14, 14a UStG sowie
Besitz der Rechnung
Vorsteuerabzugsberechtigung ist grundsätzlich unabhängig von der Übermittlung und der Aufbewahrung einer Rechnung
PSP-Meinung: Sind die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug gegeben, kommt dem innerbetrieblichen Kontrollverfahren bzw. dem Übermittlungsvorgang selbst grundsätzlich keine eigenständige Bedeutung mehr zu
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Was sagt die Finanzverwaltung ?
Innerbetriebliches Kontrollverfahren mit verlässlichem Prüfpfad ist weitestgehend Bestandteil der gängigen Rechnungsprüfung im Unternehmen
„Ist der Nachweis erbracht, dass die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs nach § 15 UStG gegeben sind, kommt der Frage der Durchführung des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens in dem konkreten Einzelfall keine eigenständige Bedeutung mehr zu und kann insbesondere nicht mehr zur Versagung des Vorsteuerabzugs führen.“
Kein zusätzliches Verfahren erforderlich !
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Lesbarkeit Eine Frage der Darstellung !
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Lesbarkeit
Forderung Frage-Antwort-Katalog des BMF: „Die Rechnung muss in einer für das menschliche Auge lesbaren Form geschrieben sein.“
Eher gemeint: Bereitstellung von Hilfmitteln zur Lesbarmachung („Viewer“) Papier
sinnvoll: geeigneter Viewer
u. E. auch möglich:
Darstellung der Inhalte
Darstellung der Pflichtfelder
Listenform genügt
elektronisch, geeigneter Viewer (pdf, …)
elektronisch, strukturierte Daten
Rechnungsdatum: 31.12.2011
Ust-IdNr.: DE123456789
Anschrift des Leistenden:
Petra Mustermann
Musterfrauring 12
45362 Ostenfelde
usw.
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Dokumentationspflichten Was ist zu beachten ?
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Dokumentations- und Aufzeichnungspflichten
Grundsätzlich nein (gemäß Gesetzesbegründung und Frage-Antwort-Katalog des BMF)
Aber: Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung schreiben Verfahrensdokumentation vor, hier also für den Prozess der Rechnungsprüfung
Empfohlen sind Nachweise, dass das innerbetriebliche Kontrollverfahren durchlaufen wurde
Rechnungsempfänger trifft unverändert die Feststellungslast
Im Rahmen von Außenprüfungen wird vermehrt auf die Wirksamkeit des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens geachtet werden
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Aufbewahrung Wie sind elektronische Rechnungen aufzubewahren ?
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Aufbewahrung
evtl. Konvertierunge
n
„Originäres Format“
Alleinige Aufbewahrung eines Papierausdrucks ist nicht zulässig
Papieraufbewahrung
Aufbewahrung über 10 Jahre (14b Abs. 1 UStG) Unveränderbarkeit ist gefordert, zu gewährleisten durch Zusammenspiel von Organisation, Prozessen, Kontrollen, Hardware, Software
Original Papier- rechnung
elektronische Rechnung
kann digitalisiert werden
GoBS
elektronische Aufbewahrung
optional, wenn digitalisiert
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Klärungsbedarf ?
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Klärungsbedarf
Signaturprüfung
Prüfung zwingend erforderlich, auch wenn innerbetriebliches Kontrollverfahren vorhanden ?
Übermittlung per E-Mail
Gilt für eine E-Mail, mit der eine Rechnung transportiert wurde, die Aufbewahrungspflicht ?
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Taxonomie der nächste Schritt
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Plädoyer für eine Rechnungstaxonomie
Prozessoptimierung als Oberziel
Potenzial steckt in der automatisierten Verarbeitung strukturierter Daten
Rechnungscharakteristika bedürfen eines einheitlichen Schemas (Taxonomie)
Ausgangspunkt: Pflichtangaben § 14 Abs. 4, § 14a UStG
XBRL/XML als technische Möglichkeit
Schrittweise Integration in ERP- und FiBu-Systeme
Win Win für Alle ! (Wirtschaft und Finanzverwaltung)
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Fazit
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Fazit
Alle Rechnungen sind gleich zu behandeln
Elektronische Rechnungen sind technologieneutral
Authentizität und Integrität sind zu gewährleisten
Signatur und EDI sind weiterhin möglich
Jede Rechnung muss lesbar sein
Jede Rechnung muss die Pflichtangaben enthalten
Jede Rechnung muss aufbewahrt werden
Papierrechnungen dürfen digitalisiert werden
Die Vorgänge müssen nachvollziehbar sein (Dokumentation)
Elektronische Rechnungen unterliegen dem Recht auf Datenzugriff
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
Peters, Schönberger & Partner Rechtsanwälte Wirtschaftsprüfer Steuerberater
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Tel.: (0 89) 3 81 72 - 0 Fax: (0 89) 3 81 72 - 204 E-Mail: [email protected]
Internet: www.psp.eu
Referent
Stefan Groß [email protected]
http://ecm-navigator.de/termine/elektronischer-rechnungsaustausch-steuerliche-erleichterungen-durch-gesetzgeber-und-finanzverwaltung
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Das Video zum Vortrag sowie weitere Informationen gibt es unter:
Vortrag auf dem Forum des BITKOM ECM Solutions Park zur DMS Expo 2012 23. Oktober 2012, 10:00-10:30 Uhr