Enterprise-Anforderungen an ECM Lösungen | Zöller & Partner GmbH | ECM Solutions Park DMS Expo 2012

Enterprise-Anforderungen an ECM-Lösungen

Holger Jischke, Zöller & Partner

DMS Expo, Stuttgart 2012

© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de Enterprise Anforderungen, DMS Expo 2012

Überblick

Das „E“ in ECM (Enterprise Content Management)

Ähnliche Anforderungen von Großunternehmen und mittelständischen Unternehmen

– Benutzerverwaltung

– Mandantenfähigkeit

– Transportsystem

– Mehrsprachigkeit / Locale Support

– Schnittstellen und Entwicklungswerkzeuge

– Verfügbarkeit, Skalierbarkeit und Virtualisierung

– Administration & Monitoring

– Rechenzentrumsbetrieb

– …

Woran scheitert oftmals der Ausbau der Abteilungslösung zur unternehmensweiten ECM-Lösung?

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Unterschiedliche Perspektiven

Notwendigkeit zur Abdeckung unterschiedlicher Anforderungen: Anwendergruppen, IT-Infrastruktur, vorhandene ECM-Lösungen, Recht/Compliance

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Benutzerverwaltung

ECM-Einführung = Organisatorisches Projekt – Benutzer, Gruppen und Rollen zur Abbildung von Auf- und Ablauforganisation

Standard – Integration mit bestehenden Benutzerverwaltungen (LDAP / AD)

– Inklusive SSO, Benutzer- & Gruppensynchronisierung

Besondere Anforderungen – Mehrere parallele ADs

– Fail-Over-Mechanismen bei Anmeldung über einen AD-Service

– Externe Indentity Management (IdM) Lösungen (z.B. Sun One Directory Server als Authentifizierungsdienst)

– (zusätzliche) Authentifizierung über Drittsysteme (z.B. SAP)

– Unterschiedliche Benutzerverzeichnisse mit unterschiedlichen Anmeldeverfahren

– …

Projektspezifische Umsetzung – Knowhow

– Offene (und gleichzeitig Release-fähige) Schnittstelle

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Mandantenfähigkeit

Aufwand für Konfiguration, Administration und Systempflege

Unterstützung mandantenabhängiger und mandantenübergreifender Einstellungen und Objekte

– Konzernweite Vorgaben bzgl. Dokumentklassen, Aufbewahrungsfristen, Indexkriterien

– Generelle Ablagestrukturen

– Standardisierte Branchenkataloge

– Einheitliche Genehmigungsverfahren

– Firmenkalender

– Anbindung an Drittsysteme: ERP, Portal, LDAP, …

Sonderfälle – Import-/Exportszenarien, Mandantensplittung

– Evtl. Zusammenarbeit über Mandantengrenzen hinweg

– Scanbetrieb

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Transportsystem

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Transport der Konfigurationseinstellungen – Masken

– Optionen und Einstellungen

– Strukturen

– Abläufe / Workflows

– Customizing

– Skripte

– Berechtigungen

– Benutzer- und Gruppenzuordnungen

Hilfestellung bei Mehrmandantenbetrieb

Verteilung von Lösungen


ECM-Integration in Kernanwendungen

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Schnittstellen und Entwicklungssysteme

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Standard-Schnittstellen – ERP: SAP, NAV, infor, …

– Mail / Groupware: Outlook / Exchange, Notes / Domino, Groupwise, …

Dateischnittstellen – z.B. XML, CSV

– evtl. Verzeichnisüberwachung

Programmierschnittstellen – API (Application Programming Interface)

– Webservice

– Umfang, Stabilität, Release-Fähigkeit

Komponentenübergreifende Durchgängigkeit – Durchgängiges Entwicklungs-, Integrations- und Automatisierungsframework

– Komponenten- / Plattformübergreifend


Mehrsprachigkeit & Locale Support

Benutzeroberflächen

Multi-Language-Support – Masken

– Indexwerte

– Strukturen

– Suche

Korrekte Sortierfolge basierend auf dem lokalen Zeichensatz – Latin 1 (ISO-8859-1): Westeuropa

– Latin 2 (ISO-8859-2): Mittel- und Osteuropa

– Latin 5 (ISO-8859-9): Türkei

– ...

– Unicode

Landesspezifische Nummern-, Währungs- und Datumsformatierung bei Anzeige und Eingabe

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Verfügbarkeit, Skalierbarkeit und Virtualisierung

Server-Dienste – idealerweise Multi-CPU-, Multi-Core- und Multithreading-fähig

– Durchsatzsteigerung durch zusätzliche Ressourcen (physikalisch / virtuell)

(Integrierte) Clustering- & Loadbalancing-Konzepte

Hochverfügbarkeit

Virtualisierung

Nutzung vorhandener Infrastruktur – Server

– Storage

– Datenbanken

– Application Server

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Betriebs-Anforderungen

Unterstützung des Administrators – Leistungsfähige und gleichzeitig verständliche Admin-Tools

– Arbeitsplatzunabhängig, Web-Konsole

– Zentrale Administration ("Single-Point-of-Administration"), über Mandantengrenzen hinweg

– Keine Änderung direkt in Datenbanktabellen, Registry, Konfigurationsdateien, etc.

– Verteilte Administration durch Fachadministratoren

– Evtl. Administrationsfunktion nach Vier-Augen-Prinzip

Wartungsarbeiten ohne Betriebsunterbrechung

Monitoring – Tivoli, OpenView, Nagios, RHQ, …

– Plugin oder Musterkonfiguration

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Unternehmensweiter Ausbau: Praxis

Stockender Ausbau

Organisatorische oder innerbetriebliche Gründe für Verzögerungen

Fehlende Management-Unterstützung

Prioritäten

Nicht (wirklich) erfolgreiches erstes (Pilot-) Projekt

Produkt-Restriktionen / -Defizite

Neue Anforderungen – Verteilte Standorte

– Viele Anwender

– Höhere Verfügbarkeitsanforderungen

– Weitere Sicherheitsaspekte, zusätzliche Compliance-Anforderungen, Datenschutzbestimmungen

– Höhere Verarbeitungsmengen

– …

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Weitere „E“-Anforderungen

Terminalserver-Unterstützung

Rechenzentrumsbetrieb

Keine praxisrelevanten Restriktionen und Limitierungen

Verwaltung und Customizing Endanwenderoberfläche

Unterstützung mobiler Anwender

Repository-übergreifende Suche

Storage (Konzepte, Produktsupport, integrierte Funktionen)

Temporäre / dynamische Erweiterung von Rechten im Rahmen der Vorgangsbearbeitung

…

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Fazit

Viele Enterprise-Anforderungen werden unterschätzt oder fallen erst zu spät auf.

Die Angebote am Markt unterscheiden sich erheblich bzgl. der Enterprise-Anforderungen.

Detaillierte „E“-Anforderungen sollten daher zwingend Teil des Anforderungskataloges sein, inkl. Preisabfrage zu Lizenzen und notwendigen Dienstleistungen.

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Vielen Dank für Ihre

Aufmerksamkeit !

http://ecm-navigator.de/termine/enterprise-anforderungen-ecm-loesungen

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Das Video zum Vortrag sowie weitere Informationen gibt es unter:

Vortrag auf dem Forum des BITKOM ECM Solutions Park zur DMS Expo 2012 24. Oktober 2012, 10:30-11:00 Uhr










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