Zeitmanagement

Electronic System Concepts

ESC ESC Electronic System Concepts GmbH Industriering 7, D-63868 Grosswallstadt, Germany Email: [email protected]://www.esc-electronics.de

Thomas Wöhlke:

Zeit-Management


ESC

1. Gewinn durch Planung2. Delegation und Prioritäten3. Leistungskurve4. Tagesplanung

Zeitmanagement


ESC 1. Zeitgewinn durch Planung

Weniger Planung:

Mehr Planung:

Zeitgewinn

Zeit für die Planung Benötigte Zeit für die Durchführung

Benötigte Zeit für die Durchführung

Zeit für die Planung


ESC

Das Pareto-Prinzip. Die 80 : 20-Regel

1. Zeitgewinn durch Planung


ESC 1. Zeitgewinn durch Planung

Wertanalyse der Zeitverwendung


ESC

Aufgaben in Prioritätenklassen einordnen:

A) Wichtigste Aufgaben einer Führungskraft, für die Erfüllungder Funktion von höchstem Wert, nicht delegierbar.

B) Durchschnittlich wichtig, delegierbar.C) Geringe Bedeutung: z.B. Papierkram, Lesen,Verwaltungskram

Aufgaben-Planung in der Praxis (Empfehlung):

• nur 1 bis 2 A-Aufgaben pro Tag (ca. 3 Std.) • weitere 2 - 3 B –Aufgaben (ca. 1 Std.)• Rest für C-Aufgaben (ca. 45 Minuten)

1. Zeitgewinn durch Planung


ESC 2. Delegation und Prioritäten

Delegation: Das Eisenhower-Prinzip

Wichtigkeit

Dringlichkeit

B-Aufgaben

Terminieren oder Delegieren

A-Aufgaben

Sofort erledigen

„Papierkorb“ C-Aufgaben

delegieren



Fünf Regeln zur Prioritätensetzung:

1. Konzentration der Kräfte auf Ziele und Erfolge (Pareto)

2. Jede Aufgabe in die Prioritäten-Klasse A, B, C einteilen

3. Wichtigkeit und Dringlichkeit sind grundverschieden.

4. Vorfahrtsregel: Wichtigkeit geht vor Dringlichkeit.

5. Jeden Tag an einer langfristigen A-Aufgabe arbeiten.



Anwenden der ABC - Analyse auf die eigene Zeitplanung:

1. Auflisten Sie aller Tätigkeiten und Aufgaben für einen Planungszeitraum: untereinander, jeweils eine Zeile pro Tätigkeit.

2. Ordnen der Aufgaben: Aufgaben und Tätigkeiten, die einen großen Beitrag zum Gesamtergebnis leisten, stehen oben. Dringlichkeit spielt dabei keine Rolle.

3. Aufgaben durchnummerieren.

4. Sortieren / Bewerten dieser Tabelle mit ABC-Analyse:Erste 15 % der Tätigkeiten sind A - Aufgaben. Die nächsten 20 % sind B - Aufgaben. Der Rest der Liste sind C - Aufgaben.

5. Für A - Aufgaben 65 %, für B - Aufgaben 20% und für C - Aufgaben 15 % der Zeit einplanen.


ESC 3. Leistungskurve

=> Wichtige Dinge (A-Aufgaben) sollten am Vormittag erledigt werden. Sie fallen zu diesem Zeitpunkt leichter.


ESC 4. Tagesplanung

Alle Aufgaben, Aktivitäten und Termine aufschreiben

Oberstes Planungsprinzip ist die Schriftlichkeit. Planen Sie am Vorabend den neuen Arbeitstag.

Länge der Tätigkeiten bestimmen.

Notieren Sie hinter jeder Aktivität den geschätzten Zeitbedarf.Zeitlimits setzen: Es soll ein Druck entstehen, diese Vorgabe auch einzuhalten.

Pufferzeiten für unvorhergesehene Ereignisse einplanen.

50 : 50 Regel: Verplanbare Arbeitszeit 50 Prozent; Zeitreserven auch etwa 50 Prozent (Puffer für Unvorhergesehenes, Störungen, kreative Dinge, soziale Kommunikation)

Entscheidungen über Prioritäten, Kürzungen und Delegationsmöglichkeiten treffen.

Was realistischerweise an einem Tag nicht zu erledigen ist, muß verschoben, delegiert oder gestrichen werden.

Nachkontrolle – Unerledigtes übertragen.

Was am Ende des Tages nicht erledigt wurde, muss auf den Folgetag übertragen werden.


ESC 4. Tagesplanung

Dauernde Störungen Unterbrechungen in der Arbeit :

=> „Sägezahneffekt“:

Nach einer Störung ist Zeit und Mühe nötig, bis man sich wieder in die Arbeit eingearbeitet hat.

=> Zeitverlust.


ESC

= > Die "Stille Stunde"

pro Tag mindestens eine "Stille Stunde" ohne Störung einrichten:

•Man ist in dieser Zeit einfach nicht da.•Eingehende Telefonanrufe werden per Rückruf erledigt. •Die Stille Stunde legt man am besten auf die störarme Zeit •innerhalb des Tages.

Die "Stille Stunde" eignet sich zur Erledigung von A-Aufgaben.

4. Tagesplanung


ESC

Beispiel:

4. Tagesplanung


ESC

... Ende


ESC ... Kleines Fazit ;-))

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