FIBU-Übergabe - hiltes.com · Bei DATEV/SELF kann das Skontokonto auch weggelassen werden, wenn hier mit Skontoautomatik gebucht werden soll. Ist ein Konto angegeben, wird eine eigenständige

FIBU-Übergabe

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Modul FIBU-Übergabe für HILTES 4000 - Seite 2 von 23

Voraussetzungen:

HILTES 4000 / HILTES BASIC

Modul FIBU-Übergabe für das jeweilige FIBU-System

Grundsätzliches: HILTES bietet über das Modul FIBU-Übergabe, Schnittstellen zu unterschiedlichen FIBU-Systemen an. Dabei ist zu berücksichtigen, dass die Schnittstellen FIBU bezogen mehr oder weniger Funktionen zur Verfügung stellen. Alle angebundenen FIBU-Systeme erhalten aus HILTES heraus, eine Übergabedatei die im jeweiligen System importiert werden muss. HILTES unterscheidet generell in 3 Übergabe-Varianten.

1.) Bei den Kreditor-Daten handelt es sich um die abgestimmten Lieferscheine und Rechnungen der Lieferanten.

2.) Unter Debitor-Daten werden die Endkunden-Vorgänge betrachtet, die z.B. aus Rechnungsverkäufen an der WinCash 4.5 oder Umsätzen aus dem WebShop entstanden sind.

3.) Als dritte Variante besteht bei einigen FIBU-Schnittstellen die Übergabe der

Kassenbuchungen, auch bekannt als Kassenbuch. Details = siehe folgende Übersicht.


Vorhandene Schnittstellen – Stand: OKTOBER 2013:

FiBu

Übergabe

Kreditoren Debitoren Kassen

Stammdaten Vorgänge Stammdaten Vorgänge Vorgänge

DATEV/SELF (bis Version 1.2)

Diamant (bis Version 5.D3)

SAP R/3

B+P Fibu II

BMD-FIBU

Sage / Sesam

eGecko CSS

Addison TopFib

RZL-FIBU

Varial-Fibu

Jet-Fibu

DCW/L-Fibu


Vorarbeiten in HILTES 4000 – EXEMPLARISCH – DATEV/SELF: Im Parameterstamm müssen bezüglich der FIBU-Übergabe einige Parameter gesetzt werden.

Sind z.B. unterschiedliche Filialen im FIBU-System in unterschiedlichen Mandanten, kann HILTES 4000 eine Ausgabe nach Filialmandanten durchführen. Somit bekommt man pro Filiale eine separate Übergabedatei um diese in den entsprechenden Mandanten der FIBU zu importieren.


Im Lieferantenstamm unter der Registerkarte „Fibu“, muss pro Lieferant die jeweilige Kreditorennummer hinterlegt werden. Am Beispiel DATEV bewegen sich ja die Kreditor-Nummernkreise zwischen 70.000 und 79.999.


Sollen auch Debitor-Daten an die Buchhaltung übergeben werden, setzt dies voraus, dass entweder die Kundennummer der Debitorennummer entspricht, oder im Kundenstamm auf der Registerkarte „Kasse/Fakturierung“, die FIBU-Kontonummern entsprechend gesetzt ist.


Abschließend müssen noch die generellen Einstellungen zur FIBU eingegeben werden, hierzu gibt es in der FIBU-Übergabe die jeweiligen Einstellungsmöglichkeiten.


Je nach FIBU-System das angebunden werden soll, können nun die einzelnen Einstellungen vorgenommen werden. Hierzu muss sich der Anwender mit seinem jeweiligen Buchhalter der das FIBU-System kennt, abstimmen.


Die beiden ersten Registerkarten beziehen sich auf die Kreditoren- und Debitoren-Buchungen.


Unter der Registerkarte „Kassenbuchungen“ kann pro Zeile des Kassenabschlusses die Vorkontierung durchgeführt werden. Arbeitet man mit Kostenstellen, gibt es optional eine Registerkarte mit den jeweiligen Einstellungsmöglichkeiten.


Unter „Sonstiges“ besteht die Möglichkeit eines zusätzlichen Exports an ein Zahlungsprogramm wie z.B. SFirm oder StarMoney.

Diese Option kann dann genutzt werden wenn man die Buchhaltung nicht im eigenen Haus hat, die Buchhaltungsdaten also z.B. zum Steuerberater übergibt, aber trotzdem über ein Zahlungsverkehr die Zahlungen abwickeln möchte.


Genereller Ablauf: Nachdem ein Wareneingang auf Lieferscheinbasis gebucht wurde, muss im Programm Rechnungsprüfung, der oder die Lieferscheine zu einer Rechnung hinzugefügt werden.

Die Rechnungsprüfung ermöglicht das hinzufügen der Lieferscheine zu einer Rechnung, die Korrektur einzelner Lieferscheine, das hinzufügen von beliebigen Teilen eines Lieferscheins zu einer Rechnung, die Prüfung von Gutschriften und sofern vorhanden die Abstimmung von Konsignationsabrechnungen.


Die Ausgabe zur Buchhaltung erfolgt dann in einem weiteren Schritt, wobei zuerst eine Zusammenfassung der Übergabe dargestellt wird und durch die Funktion „Übergabe starten“ werden die Datensätze als übergeben markiert und die Exportdatei wird erstellt.


Statistische Auswertung: Neben der oben dargestellten Abwicklung, stellt HILTES 4000 Protokolle und Auswertungen zur Verfügung um den ganzen Prozess zu überwachen und zu kontrollieren. Das Lieferschein-Protokoll ermöglicht eine Übersicht der offenen bzw. erledigten Vorgänge.



Der Druck der WE-Korrekturen, ermöglicht eine Übersicht der Korrekturbuchungen die innerhalb der Rechnungsprüfung stattgefunden haben, z.B. einer EK-Preis Änderung eines Artikels.


Debitorenbuchungen aus Kassenanbindung in Fibu Im aktuellen Release ist es nun auch möglich Debitorenrechnungen und die Bezahlung dieser Rechnungen an der Kasse (WinCash) an die Fibu (DATEV/SELF) zu übergeben. Dazu muss zunächst die entsprechende Option in den Einstellungen aktiviert werden:

Anschließend müssen weitere Einstellungen auf der Seite Kassenbuchungen erfolgen.

Zunächst sollte ein Konto für die Zahlungen mit Skonto hinterlegt werden.

Bei DATEV/SELF kann das Skontokonto auch weggelassen werden, wenn hier mit

Skontoautomatik gebucht werden soll.

Ist ein Konto angegeben, wird eine eigenständige Buchungszeile mit dem Skontobetrag

erzeugt. Wenn nicht, wird der Skontobetrag in der Buchungszeile der Zahlung

angegeben.


Da die Debitorenbuchungen aus der Kasse immer zusätzlich zum Tagesabschluss gebucht werden, bauen die einzelnen Buchungen aufeinander auf. Da z.B. die Umsätze, die in den Kundenrechnungen enthalten sind, schon im Tagesabschluss gebucht sind, dürfen sie nicht nochmals auf das Umsatzkonto gebucht werden. Aus diesem Grund wird der Umsatz über den Tagesabschluss gebucht, mit einem Sollkonto für allgemeine Forderungen. Später wird die Debitorenrechnung als Sollstellung auf das Debitorenkonto mit dem Konto für allgemeine Forderungen als Gegennkonto gebucht. Da an der Kasse Rechnungen nicht nur Umsätze, sondern auch andere Buchungen wie Gutscheinverkäufe enthalten können,ist eine andere Vor-gehensweise nicht möglich. Das gleiche gilt auch für Bons, die mit Mischzahlungen beglichen wurden. Entscheidend ist also das Konto im Umsatzbericht/Rechnungen. Gleiches gilt für die bezahlten Rechnungen. Da diese ebenfalls schon im Tagesabschluss gebucht werden, kann auch hier nur der Schritt über das Zwischenkonto allgemeine Forderungen erfolgen. Entscheidend ist hier das Gegenkonto im Rechnungsbericht (bei Bar). Zu beachten sei auch die Kontenangaben bei Rückgeld auf bezahlte Rechnungen.


Folgendes Beispiel soll die Zusammenhänge erklären: An der Kasse wurden 3 Bons auf Rechnung bezahlt. Debitor Rechnung Betrag 17413 8 97,- 121001 9 194,- 121004 10 191,-

Zur Vereinfachung wurden die Rechnungen am gleichen Tag bezahlt. Debitor Rechnung ZahlBetrag Skonto 17413 8 94,09 2,91 121001 9 100,- (Teilzahlung) 121004 10 191,-

Daraus resultieren folgende Datensätze (SELF mit Kontonummernerweiterung): +48200;;8400;;;2212;1400;;;;;Umsatz Rechnung;;;EUR;;;;;

Hier wird der Umsatz gebucht (allgemeines Forderungskonto) +39100;;1400;;;2212;1000;;;;;Bez. Rechnung mit Bar ;;;EUR;;;;; +591;;1000;;;2212;1400;;;;;Rückgeld auf bez. Rechnungen;;;EUR;;;;;

Hier werden die bezahlten Rechnungen gebucht (allgemeines Forderungskonto) +9700;;1400;8;;2212;17413;;;;;AR Flachsmann, Dietmar;;;EUR;;;;; +19400;;1400;9;;2212;121001;;;;;AR Hastenrath, Maria Luise;;;EUR;;;;; +19100;;1400;10;;2212;121004;;;;;AR Siller;;;EUR;;;;;

Dies sind die Ausgangsrechnungen (AR) mit den einzelnen Debitoren und Belegnummern +9409;;17413;8;;2212;1400;;;;;KZ Flachsmann, Dietmar;;;EUR;;;;; +291;;17413;8;;2212;8724;;;;;KSkt Flachsmann, Dietmar;;;EUR;;;;; +10000;;121001;9;;2212;1400;;;;;KZ Hastenrath, Maria Luise;;;EUR;;;;; +19100;;121004;10;;2212;1400;;;;;KZ Siller;;;EUR;;;;;

Dies sind die Kundenzahlungen (KZ) mit den einzelnen Debitoren und Belegnummern, sowie die Skontobuchung (KSkt)


Mit Skontoautomatik sehen die Zahlungssätze folgendermaßen aus : +9409;;17413;8;;2212;1400;;;;291;KZ Flachsmann, Dietmar;;;EUR;;;;; +10000;;121001;9;;2212;1400;;;;;KZ Hastenrath, Maria Luise;;;EUR;;;;; +19100;;121004;10;;2212;1400;;;;;KZ Siller;;;EUR;;;;;

Hier kann man erkennen, daß Zahlung und Skonto in einem Satz übergeben werden. (s. dazu auch „Wesentliche Anwendungsregeln DATEV-Programme FIBU und OPOS / Zahlungen mit Skontoabzug“) Es werden nur Rechnungen und bezahlte Rechnungen der Kassen übergeben. Stornierte Rechnungen oder stornierte Zahlungen, sowie Anzahlungen und Gutschriften werden nicht an die Fibu übergeben. Das gleiche gilt für Debitorenstammdaten.


Installation & Einrichtung: Das Modul wird per Fernwartung durch unsere Hotline freigeschaltet. Über die Hotline können wir Ihnen die grundlegenden Einstellungsmöglichkeiten erklären. Die eigentliche Einrichtung / Hinterlegung der Konten kann aber nur durch den Kunden selbst erfolgen -> unter Abstimmung mit der eigenen FiBu-Abteilung (oder ggf. dem zuständigen Steuerbüro). Aufbereitung & Übergabe: Wenn alles konfiguriert und eingerichtet ist, können die Daten aufbereitet werden. Diese Aufbereitung erfolgt in der Regel manuell, da so der Anwender die Möglichkeit hat zu kontrollieren, was da an Daten an die FiBu übergeben werden. Alternativ kann man die Aufbereitung aber auch mit einem INFAS-Service-Befehl automatisieren. In beiden Fällen wird eine Datei erstellt, die dann auf einem Netzlaufwerk zur Verfügung gestellt wird. Diese Datei muss dann von der FiBu eingelesen werden. Dies passiert ebenfalls manuell oder (soweit dies das jeweilige FiBu-System unterstützt) auch automatisiert.


HILTES – auch ganz in Ihrer Nähe: Die Nähe zu unseren Kunden ist uns sehr wichtig. Egal ob es um Beratung, Schulung, Support oder vertriebliche Fragen geht… deutschlandweit sind über 70 Mitarbeiter gerne für Sie da.


Wie geht es weiter? Das umfangreiche Funktionsangebot unserer Produkte macht es schwierig, im Rahmen von Prospekten oder Dokumentationen auf die vielen interessanten Funktionen, mit denen wir uns seit Jahren vom Mitbewerb unterscheiden, im Detail einzugehen. Wir legen großen Wert auf eine solide und persönliche Beratung. Nur so ist es möglich, das passende Produkt für Sie und Ihr Geschäftsmodell bzw. Ihre Aufgabenstellung zu finden. Dass wir das passende Produkt für Sie haben, davon sind wir allerdings überzeugt. Wir sind zufrieden, wenn wir mit dieser Übersicht Ihr Interesse geweckt haben. Denn dann haben wir eine Basis für weitere Gespräche mit Ihnen geschaffen. Mehr können wir nur für Sie tun, wenn Sie den Weg zu uns finden und uns die Chance geben, unser Know How mit dem Ihren zu verknüpfen ... und genau das ist unser Ziel. Wir freuen uns also auf Ihren Anruf, um dann sorgfältig abgestimmt auf Ihre Anforderungen die optimale Lösung für Sie zu finden. Gerne führen wir Ihnen das System auch in einer Präsentation vor Ort oder Online vor. Sprechen Sie uns an: HILTES Software GmbH Konrad-Zuse-Straße 1 26789 Leer Tel.: +49 (0) 491/454 15-0 Fax: +49 (0) 491/454 15-44 Mail: [email protected] Web: www.hiltes.com

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