Nutzen Sie Ablagerichtlinien - Büro-Kaizen · Die eindeutige Nummer kann dann sowohl im Computer wie auch auf den Ord-nungsmitteln für Ihre Papiere verwendet werden: Beschreiben

25TEIL 4: IHR WEG ZUR FÜR IMMER STRUKTURIERTEN ABLAGE

�� Nutzen�Sie�Ablagerichtlinien

Generell gilt, dass sich die Ablage elektronischer Dokumente am Aktenplan ori-

entieren kann. Das bedeutet: Die Strukturen der Ordner im Computer und die

Strukturen der Ablagemittel sollten sich entsprechen.

Dennoch ist es hilfreich, für die EDV eigene Ablagerichtlinien zu entwickeln.

Dort ist dann geregelt, wo Dateien gespeichert werden, die Sie per E-Mail be-

kommen oder selbst erstellen. Bei tempus haben wir die Ablagerichtlinien auf

einem Blatt zusammengefasst:

Ablagerichtlinien für EDV

Erstellen einer Datei

Wen betrifft es?

Gehört es einem bestimmten Projekt

an?

Nein

Auswahl des betreffenden Ordners bei X:\Allgemein

Auswahl des betreffenden Projektes bei X:\Projekte

Ja

Auswahl des betreffenden

Abteilungsordners bei X:\Abtlg

Abteilung

Abspeicherung in persönlichem Ordner

X:\Mitarbeiter ...

Entwurf an dem nur ich arbeite?

Abspeicherung in persönlichem

Ordner X :\Mitarbeiter ...

Ja

Speicherung im betreffenden

Ordner

Nach Fertigstellung

Nein

AbteilungMich persönlichALLE

Ähnliche�Strukturen Der�Inhalt�wächst�und�wächst

Eigene�Ablagerichtlinien

Beispiel:�Ablagerichtlinien��bei�tempus


Ziel der Ablagerichtlinien ist es, bei Bedarf Dokumente schnell zu finden (und

zwar auch in den Ordnern der Kollegen) und das doppelte Speichern von Da-

teien zu vermeiden (denn dann entstünde die Frage, welche Version aktuell ist).

Kurz gefasst sieht die Erläuterung so aus:

Als persönliche Dokumente gelten zum Beispiel

Arbeitsunterlagen, welche noch nicht abge-

schlossen sind. Der Ordner des Mitarbeiters

dient daher als Zwischenspeicher für Unterla-

gen, die zur Bearbeitung von Projekten not-

wendig sind.



Wen betrifft es?


an?

Nein



Ja



Abteilung


X:\Mitarbeiter ...




Ja


Ordner

Nach Fertigstellung

Nein


In den Allgemein-Ordner kommen Dateien, die

keiner Abteilung zugerechnet werden können

und die Relevanz für die gesamte Firma haben

(z. B. Logos, Mottos, Vorlagen, Infos, Fotos, Mit-

arbeiterabend, Küche)

In den Projekte-Ordner kommen Daten zu

Großprojekten, welche von mehreren Abtei-

lungen bearbeitet werden. Beispiel: Tag der Ge-

lassenheit (eine von uns organisierte Veranstal-

tung, www.tag-der-gelassenheit.de)

Abteilungsrelevante Themen sind zum Beispiel

Projekte, die nur eine Abteilung betreffen. Die

Abteilungen sind verantwortlich für die Schaf-

fung und Einhaltung einer Abteilungsstruktur.



Wen betrifft es?


an?

Nein



Ja



Abteilung


X:\Mitarbeiter ...




Ja


Ordner

Nach Fertigstellung

Nein


Jeder Mitarbeiter bekommt einen eigenen Ord-

ner. Diese Ordner sind nach Namen sortiert

(Nachname, Vorname). Praktikanten speichern

unter Mitarbeiter\Praktikanten\Nachname, Vor-

name. Dieser Ordner ist identisch mit dem oben

genannten, der als Zwischenspeicher dient.

Wenn Sie so oder ähnlich vorgehen, haben Sie einen Großteil des Daten chaos

bereits reduziert. Mitarbeiter finden sich auch in den Dateien der Kolleginnen

und Kollegen zurecht. Das Ergebnis: Weniger Frust und mehr Geschwindigkeit

bei der Arbeit.

Ziel:�Schnelles�Finden

Persönliche�Dokumente

Allgemein-Ordner



Wen betrifft es?


an?

Nein



Ja



Abteilung


X:\Mitarbeiter ...




Ja


Ordner

Nach Fertigstellung

Nein


Projekte-Ordner



Wen betrifft es?


an?

Nein



Ja



Abteilung


X:\Mitarbeiter ...




Ja


Ordner

Nach Fertigstellung

Nein


Abteilungs-Ordner

Persönlicher�Ordner



Wen betrifft es?


an?

Nein



Ja



Abteilung


X:\Mitarbeiter ...




Ja


Ordner

Nach Fertigstellung

Nein


Weniger�Frust,��mehr�Geschwindigkeit


�� Wie�Sie�die�Ablagerichtlinien�weiter�differenzieren�können�(Abteilung)

Vor kurzem begleitete ich ein Projekt, bei dem vier Controller Planungsgesprä-

che für eine strukturierte EDV-Ablage geführt haben. Interessanterweise hatte

jeder einzelne dieser Controller sein eigenes Ablagesystem, das er durchaus gut

beherrschte. Allerdings waren die Ablagesysteme sehr unterschiedlich. Es war

faktisch nicht möglich, dass einer auch die Dateien des anderen hätte finden

können – obwohl dies zu deutlichen Verbesserungen geführt hätte.

Auch hier war es relativ einfach möglich, gemeinsame Lösungen zu finden.

Wichtig war für die Diskussion wieder der Hinweis, dass es nicht falsch oder

richtig gibt. Es gibt unterschiedlichste Möglichkeiten, wie die Ablage im Compu-

ter aussehen kann. Entscheidend ist, dass man sich einmal auf ein System einigt

und dieses dann auch konsequent beibehält.

Im beschriebenen Fall sah der Lösungsweg so aus:

�� Ausgehend von den gleichartigen Tätigkeiten wurde überlegt, wo ein

guter Platz für die jeweilige Information wäre.

�� Die Struktur wurde dann gemeinsam am Laufwerk umgesetzt und ent-

sprechend auch mit den bestehenden Dateien gefüllt.

�� Praktisch wurden virtuelle Ordner angelegt, wo gleichartige Tätigkeiten

und Informationen abgelegt waren. Die Ordner bekamen Namen wie

»Vorbereitungsdateien«, »Statistik«, »Sonderauswertungen«, »Planung«.

�� Für jeden Controller wurden in den jeweiligen Unterverzeichnissen eigene

Verzeichnisse angelegt.

Ergebnis: Jeder konnte seine individuellen Informationen leicht wiederfinden.

Weil er nur in das nächste Unterverzeichnis gehen musste, konnte sich jeder

auch im Nacharbereich zurecht finden – beispielsweise im Vertretungsfall.

Beispiel:�Ablage�von�Controllern

Auf�ein�System�einigen

Der�Lösungsweg

Das�Ergebnis


�� Wie�Sie�die�Ablagerichtlinien�weiter�differenzieren�können�(Projekte)

Wenn Sie häufig mit Projekten zu tun haben, müssen Sie dafür eine gute Ord-

nung finden. Eine Möglichkeit besteht darin, dass Sie mit einer Kombination

von Kunden- und Projektnummern arbeiten. Der erste Teil der Nummer be-

zeichnet den Kunden, der zweite die Nummer des Auftrags.

Angenommen, Sie haben maximal 1.000 Kunden und maximal 1.000 Projekte

bzw. Aufträge pro Kunde. Die Nummer könnte dann sechs Stellen haben, die

durch einen Punkt getrennt sind. Die Nummer 023.004 zeigt dann an, dass es

sich um das vierte Projekt bzw. den vierten Auftrag des Kunden Nr. 023 handelt.

Die eindeutige Nummer kann dann sowohl im Computer wie auch auf den Ord-

nungsmitteln für Ihre Papiere verwendet werden:

Beschreiben Sie, auf welche Richtlinien

für die Ablage von Dateien Sie sich ge

einigt haben und dokumentieren Sie die

Ergebnisse.

Öffnen Sie dazu das Kapitel »4. Umgang

mit dem Computer – Unsere Ablagerichtli

nien« in der Datei Handbuch.doc und er

gänzen Sie die Seiten entsprechend.

Dokumentieren Sie Ihre Ablagerichtlinien im Handbuch

Nummern�kombinieren

Ein�Beispiel

Nummer�für�Dateien�und�Papiere

Documents

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