Seite 1 Vortrag beim Startworkshop des LeDiWi-Projektes © Ehrhardt F. Heinold, Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung GmbH BDU Chancen und Probleme

Seite 1Vortrag beim Startworkshop des LeDiWi-Projektes© Ehrhardt F. Heinold, Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung GmbH BDU

Chancen und Probleme bei der Einführung von

Wissensmanagement

Vortrag von Ehrhardt F. Heinold


Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung 1995 gegründet Auf die Medienbranche spezialisierte

Unternehmensberatung Beratungsschwerpunkte im Bereich Neue Medien:

Internetstrategie, E-Learning, Content Management und Medienneutrales Publizieren, Weiterbildung (Konzepte und Umsetzung)

Dienstleistungen:• Consulting• Weiterbildung• Studien / Marktuntersuchungen / Website-Analysen

Wer wir sind


Thema 1: Informations-Management

Wenn Sony wüßte, was Sony weiß:

oder

Wie Firmen und Institutionen vor der Informationsrevolution bewältigen


Von Daten zu Wissen

Wissen entsteht aus einem Kontinuum:

Daten Informationen Wissen

Unstrukturiert Strukturiert

Isoliert Verankert

Kontext-Unabhängig Kontext-Abhängig

Geringe Verhaltssteuerung Verhaltssteuerung

Zeichen Handlungsmuster


Zukunftsmarkt Knowledge-Management

Die Sammlung, Verteilung und Archivierung von Informationen ist eine der zentralen Herausforderungen für Firmen.

Effizientes und intelligentes Knowledge-Management (KM) gehört schon heute zu den zentralen Wettbewerbsfaktoren.

Jeder einzelne steht vor der Aufgabe, permanent neue Informationen und Erfahrungen zu verarbeiten (Lifelong Learning)

Unternehmen übertragen dieses permanente Lernen auf sich: Lernendes Unternehmen


Firmen vor dem Informations-Kollaps

Es existiert meistens eine Vielzahl nicht miteinander vernetzter Medien und Wissensspeicher.

Der Zugriff darauf ist langwierig, wenn überhaupt zentral abrufbar erfaßt wird, was vorhanden ist.

Selbst bereits digital gespeicherte Daten wie z.B. Textdateien, Excel-Sheets, Powerpoint-Charts oder Kundendaten sind meist nicht über ein zentrales System abrufbar.


Firmen vor dem Informations-Kollaps

Weder sind die Dateien mit einheitlichen Meta-Informationen versehen, noch gibt es ein unternehmensweites Retrievalsystem. • Metadaten: Daten über Daten, Beispiel: Chart-Datenbank• Retrievalsystem: Software zur strukturierten Daten-Abfrage

Das vorhandene Wissen wächst weiter exponentiell. Eigene Archivierung erfordert hohes Know-how und ist

teuer. Mitarbeiter dokumentieren nicht, zu wenig oder zu

unsystematisch – und wechseln zu anderen Firmen


Zielsetzungen von Wissensmanagement


Was Unternehmen sich davon versprechen

72

61

35

24

22

8

0 20 40 60 80

Know-How-Verbesserung

Effizienzsteigerung

Wettbewerbsvorteile

Kostensenkung

Kundenservice

Keine Ziele

Quelle: Unicmind.com AG: eLearning und Wissensmanagement in deutschen Grossunternehmen. 2001, kostenloser Download unter www.unicmind.com


Ziele und Nutzen

Zuallererst sollten die Ziele und vor allem der Nutzen für die Arbeitspraxis der Mitarbeiter im Fokus stehen:• Welche Informationsbedürfnisse bestehen?• Wie können diese besser erfüllt werden?• Welche zeitlichen Einsparungen sind dadurch

möglich?• Welche Erleichterungen für die Aufgabenbewältigung

sind möglich? Gebraucht werden „Quick Wins“


Ziele für Wissensmanagement

Vermeidung von Verlust von Erfahrungen und Wissen

Vermeidung von Doppelentwicklungen Reduzierung von Fehlern Zeitersparnis durch kürzere Recherchen Entlastung der Dokumentationsabteilung Erhöhung der Produktivität


Ziele der einzelnen Mitarbeiter

Aktuelle Informationen Möglichst umfassende Informationen Umfangreiche Recherchemöglichkeiten Zugriff auf Erfahrungen und Ausarbeitungen von

anderen Kommunikation mit anderen ...


Trend: On demand

Die Ware Information wird immer mehr in flexiblen Einheiten nachgefragt :• Just-in-time: Genau dann, wenn ich

Sie brauche.• Just-in-case: Aber nur dann, wenn ich sie

brauche. Dieses können Informationsplattformen leisten

(Schlagwort: Unternehmensportal)


Trend: Recherchierbar

Informationen müssen auffindbar sein. Dazu müssen nicht nur die Volltexte verfügbar

sein. Es müssen einheitliche Metainformationen

hinzugefügt werden. Große Informationseinheiten müssen in kleine,

sinnvolle Einheiten zerlegt werden


Trend: Individualisierung

Dienstleistungen und Produkte werden sich weiter individualisieren.

Die Neuen Medien beschleunigen diesen Prozeß, da sie für die Individualisierungen ganz neue Möglichkeiten bieten..

Beispiel: Alerting-System mit Userprofil• Interessent richtet sich ein Interessensprofil ein• Interessent erhält Nachricht, wenn etwas Neues zu

seinem Themengebiet vorhanden ist


Beispiele für Anwendungen

Experten / Mitarbeiterverzeichnis:• Datenbank auf Basis von Einschätzungen der

Fähigkeiten und Kenntnisse Virtuelle Experten-Community

• Webbasierte Gemeinschaft, in der Fragen von den Mitgliedern beantwortet werden (Beispiel: www.askforce.de)

Projektdatenbank• Datenbank der abgeschlossenen und laufenden

Projekte mit Abschlussbericht


Die Bausteine des Wissensmanagement

Wissensziele Wissensbewertung

Wissens-identifikation

Wissens-bewahrung

Feedback

Wissens-erwerb

Wissens-nutzung

Wissens-entwicklung

Wissens-(ver)teilung


Die Bausteine des Wissensmanagements

Wissensziele: Welche Ziele werden verfolgt? Wissensidentifikation: Wie schaffe ich mir intern

und extern Transparenz über vorhandenes Wissen?

Wissenserwerb: Welche Fähigkeiten kaufe ich mir extern ein?

Wissensentwicklung: Wie baue ich Wissen auf? Forschung & Entwicklung, Marktforschung, Pilotprojekte


Die Bausteine des Wissensmanagements

Wissens(ver)teilung: Wie bringe ich das Wissen an den richtigen Ort?

Wissensnutzung: Wie stelle ich die Anwendung sicher?

Wissensbewahrung: Wie schütze ich mich vor Wissensverlusten?

Wissensbewertung: Wie messe ich den Erfolg meiner Lern- und Wissensprozesse?


Kernanforderungen an Knowledge-Management

Beschaffung von externen Informationen Generierung von internen Informationen Verarbeitung und Verbreitung: Die ständig neu

hinzukommenden und bereits vorhandenen Informationen müssen intelligent verarbeitet werden.

Archivierung / Verwaltung: Die vorhandenen Informationen müssen so archiviert werden, daß sie jederzeit abrufbar sind.


Anforderungen anKM-Systeme

Ein KM-System muß jeweils individuell auf den Informationsbedarf der Benutzer zugeschnitten werden können.

Es muss leicht verständlich und bedienbar sein. Es muss offen für zukünftige Entwicklungen sein und

deshalb möglichst viele Standards unterstützen. Technisch sind solche Systeme möglich geworden

durch leistungsfähige Kommunikations- und Datenbanksysteme, vor allem aber durch die weltweiten Standards der Internet- und Intranet-Technologie.


Probleme beim KM-Aufbau

Eines der Hauptprobleme beim KM-Aufbau ist das „Knowledge Sharing“, also: Mitarbeiter dazu zu bewegen, ihr Wissen und ihre Erfahrungen zu dokumentieren

Gründe:• Kostet Zeit• Erfordert Denkarbeit• Vermindert Machtvorsprung durch Wissensteilung• Muss in ein vorgegebenes Raster eingefügt werden


Probleme beim KM-Aufbau

Ein weiteres Problem ist die Integration der zahlreichen internen und externen Wissensquellen in ein System


Wissens-Quellen (Auswahl) Interne Quellen

• Mitarbeiter• Dokumentation von Arbeitsprozessen• Produktinformationen • Kundeninformationen• Financial Reporting

Externe Quellen• Bücher, Zeitschriften, Zeitungen, Studien• Prospekte, Broschüren• Internet, Online-Datenbanken• Experten• Kunden, Lieferanten• Weiterbildungsanbieter


Typische Fehler beim KM-Aufbau

Lösung auf Basis von Technologie: „Da gibt es jetzt ein Intranet, da können Sie Erfahrungen austauschen“.

Lösung auf Basis abstrakter Konzepte: „Jetzt können Sie Knowledge Sharing machen“

Großprojekte mit hohen finanziellem und personellem Aufwand dauern zu lang und binden Zeit für Projektgruppen

Zu komplexe Anforderungen an die Software-Umsetzung: Geniales System – leider geht es nicht...


Einige Antworten

Wissensmanagement benötigt:• das Bewusstsein der Beteiligten für die Notwendigkeit• als Basis die Erfüllung der Bedürfnisse der Beteiligten• organisatorische Verankerung• „standardisierte“ Abläufe • eine leistungsfähige technologische Umsetzung• Geduld und Experimentierfreude


Tipps für die Umsetzung Bildung einer zentralen „Pressure Group“, die das Projekt

vorantreibt und steuert Entwicklung eines Leitbildes / einer Vision Entwicklung eines Konzeptes inklusive Projektplan Bildung von dezentralen Projektgruppen für die konkrete

Umsetzung vor Ort Konzept und Umsetzung für die technische Lösung Definition von Workflows und Standrads Durchführung von Umsetzungsworkshops Beginn der Umsetzung mit einem Teilbereich, der

• schnell umgesetzt werden kann und • einen großen Nutzen bringt


Exkurs Fachverlage

Welche Dienstleistung werden, wollen oder müssen Verlage in Zukunft für ihre Kunden erbringen?

Wie leistungs- und zukunftsfähig ist das Modell der 1:1-Produkte noch (Buch, Loseblatt, Zeitschrift)?

Was bedeutet eigentlich das Schlagwort vom "Informationsdienstleister für Zielgruppen"?

Wer kann Intranet-Leistungen verkaufen?


Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

Ehrhardt F. Heinold

Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung GmbH BDU

Behringstraße 28a

22765 Hamburg

Telefon: 040/3986620

Fax: 040/39866232

Internet: www.ctgeurope.de

Email: [email protected]

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