Stoller-Schai 2007 - »Meet peers and experts«: Erfahrungen mit der ersten virtuellen Konferenz der Phonak AG

8/9/2019 Stoller-Schai 2007 - Meet peers and experts: Erfahrungen mit der ersten virtuellen Konferenz der Phonak AG

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{Deutsch_Wirts}e-learning/EL-22/K-8-24.3d S. 1 23.10.07

Meet peers and experts: Erfahrungenmit der ersten virtuellen Konferenz derPhonak AG

von Daniel Stoller-Schai

Online-Konferenz Virtuelle Konferenz Web Conferencing Science-

tainment Customer Focused E-Learning Synchrone Plattformen

noisy98 Network Event

Virtuelle Konferenzen sind ein interessantes Instrument, um im InternetOnline-Events durchzufhren und Kunden oder Mitarbeiter mit Fachrefe-renten, die zu einem bestimmten Thema sprechen, in Kontakt zu bringen.Obwohl die Idee der virtuellen Konferenz in die 1980er Jahre zurckgeht,haben sie sich noch nicht fest als Baustein in E-Learning-Angeboten etab-

liert. Im ersten Teil werden darum zuerst kurz der Begriff und das Konzeptvon virtuellen Konferenzen eingefhrt, um danach am Beispiel der erstenvirtuellen Konferenz der Firma Phonak AG (www.phonak.com) aufzuzei-gen, wie eine solche Konferenz geplant, aufgebaut und durchgefhrt wer-den kann.

1 Grundlagen 2

1.1 Begriffsdefinition und Eigenschaften 2

1.1.1 Begriffsdefinitionen 2

1.1.2 Eigenschaften von virtuellen Konferenzen 3

1.1.3 Virtuelle Konferenzen als Online-Events 4

1.2 Historischer Rckblick: 5

1.2.1 noisy98 first knowledge worker domain 51.2.2 Network Event Universitt St. Gallen 6

1.2.3 Ausblick : Instant Messaging und Second Life 6

1.3 Technologie 7

2 Aufbau und Durchfhrung einer virtuellen Konferenz amBeispiel der 1st Phonak Virtual Conference 8

2.1 Planung und Programmzusammenstellung 9

2.2 Infrastruktur und Kosten(-vergleich) 10

2.3 Kommunikation, Promotion und Ausschreibung/Einschreibung 10

2.4 Vorbereitungsarbeiten und Dramaturgie des Anlasses 11

2.5 Durchfhrung und Moderation 11

2.6 Post-Konferenz Aktivitten/Bedeutung von Credit Points 12

2.7 Auswertung und Feedbacks von Kunden 12

3 Kritische Beurteilung und Ausblick 13

Checkliste: Planung, Aufbau und Durchfhrung von virtuellenKonferenzen 14

Literaturhinweise 15

Schlagworte

berblick

Erfahrungen mit der ersten virtuellen Konferenz der Phonak AG 8.24

Handbuch E-Learning 22. Erg.-Lfg. Oktober 2007 1


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1 Grundlagen

Social Software und Social Communities sind im Jahre 2007 in aller Munde.Web 2.0 und E-Learning 2.0 versprechen die nchste Entwicklungsstufeim Internet zu sein. Dabei ist das Internet per se von Anbeginn an als kol-laboratives Medium entwickelt worden. Formen des Zusammentreffens undder Kommunikation haben sich aus der Prsenzwelt (Face-to-face) in dievirtuelle Welt verschoben. Dies gilt auch fr die Durchfhrung von Kon-ferenzen. Konferenzen sind ein sehr wichtiges Medium, um Fachkollegenund Fachreferenten zu treffen und sich in konzentrierter Form ber neueThemen zu informieren. Dabei spielt der gesellige und kommunikativeAspekt (Socialising) immer eine sehr wichtige und zentrale Rolle. Es istnur konsequent, dass man die Kommunikationsform Konferenz auch insInternet transferiert und an die Mglichkeiten der computervermitteltenKommunikation angepasst hat.

Im Folgenden werden zuerst die zentralen Begriffe ausgelegt und die Eigen-

schaften einer virtuellen Konferenz herausgearbeitet, bevor dann kurz ver-schiedene Beispiele beleuchtetund die technischeGrundlagen erlutertwer-den.

1.1 Begriffsdefinition und Eigenschaften

1.1.1 Begriffsdefinitionen

Virtuelle Konferenzen sind Konferenzen, die weitgehend den gleichen Prin-zipien folgen wie Prsenz-Konferenzen, aber im Internet stattfinden. StattVirtueller Konferenz sind auch Begriffe wie Online-Konferenz oderWeb-Konferenz gebruchlich. Davon abzugrenzen sind Webinare. We-binare sind punktuelle Veranstaltungen, die aber vom Ansatz her zu einervirtuellenKonferenzkombiniert werden knnten. Das einfache Aneinander-reihen verschiedener Themen, die ber das Internet vermittelt werden,macht aber noch keine Konferenz. Es braucht weitere Basis-Komponenten,damit von einer Konferenz gesprochen werden kann (Abbildung 1).

Dazu gehrt,

n dass eine Konferenz in sich als eine Veranstaltungseinheit wahrgenom-men und kommuniziert wird,

n dass ein Programm mit Fachthemen und Fachreferenten zusammen-gestellt wird,

n dass weitere Dienstleistungen angeboten werden (die Bereitstellung the-matischer Ressourcen, der Zugriff auf aufgezeichnete Prsentationen,Weiterbildungspunkte und Zertifikate etc.) und

n dass ein soziales Rahmenprogramm stattfindet.

Virtuelle Konferenzen sind Konferenzen, die im Internet stattfinden und einProgramm mit Fachreferenten fr ein Fachpublikum anbieten. Die Grund-lage dafr bildet eine Plattform, die in der Lage ist, klassische Konferenz-bedrfnisse wie sich Kennenlernen, Ressourcen abholen, Fachbei-trgen beiwohnen etc. im virtuellen Raum abdecken kann. Durch diesebeiden zentralen Elemente werden virtuelle Konferenzen von den Teilneh-menden als ein in sich abgeschlossenes Ereignis wahrgenommen, das sich

Virtuelle Konferenz

Definition

8.24 Erfahrungen mit der ersten virtuellen Konferenz der Phonak AG

2 22. Erg.-Lfg. Oktober 2007 Handbuch E-Learning


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von anderen mehr offen angelegten internetbasierten Aktivitten unter-scheidet.

Abb. 1: Basiskomponenten einer Virtuellen Konferenz

1.1.2 Eigenschaften von virtuellen Konferenzen

Diese allgemeine Definition kann durch die detailliertere Beschreibung derEigenschaften weiter ausgefhrt werden. Damit eine virtuelle Konferenzvonden Teilnehmenden als solche wahrgenommen wird, muss sie folgende Ei-genschaften aufweisen:

n Eine virtuelle Konferenz zeichnet sich durch das Bereitstellen einer inter-netbasierten Konferenzplattformaus. Diesesollte folgende Komponentenaufweisen: Konferenzportal: ein konferenzeigenes Eintrittsportal, das deutlich

macht: Jetzt bin ich drin. Willkommensbereich: ein Willkommensbereich, der Erstankmm-

linge freundlich und professionell empfngt und Antworten auf die

typischen Anfngerfragen bereit stellt (Was kann/mussich machen?;Wo finde ich . . .?, etc.).

Hilfestelle: eine Ansprechmglichkeit, die schnell und kompetent rea-giert, wenn Hilfe jeglicher Art bentigt wird.

Ankndigungsmglichkeit: Es muss einfach sein, mit den Teilneh-menden zu kommunizieren. Zu jeder Zeit sollten die Teilnehmen-den die Fragen Wo bin ich? und Was luft gerade? beantwortenknnen.

Diskussionsbereich: ein Diskussionsbereich, der es erlaubt, in Formvon Foren Themen weiterzudiskutieren und zu vertiefen.

Kommunikations- und Messagingbereich: Werkzeuge, die es erlau-ben, mit anderen Teilnehmenden, die gerade online sind, in Echtzeitin Kontakt zu treten.

Ressourcenbereich: eine Online-Bibliothek, in der weiterfhrende

Ressourcen und Links abgelegt werden. Persnlicher Bereich: ein Bereich, in dem ich mein Profil, meine

Nachrichten, meineBuddy-Liste und meine Favoriten verwalten kann. Toolbereich: kleine und ntzliche Tools, die die Teilnahme erleich-

tern, wie z. B. ein Notepad zum Erstellen von Notizen, eine Druckfunk-tion zum Drucken wichtiger Seiten, eine Funktion Wer ist online?,um Kollegen zu persnlichen Chats einladen zu knnen, ein Zeit-angabe mit Zeitzone etc.

Konferenzplattform




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n Geschlossene Einheit und Identitt: Es istvon zentralerBedeutung, dassdie Identitt einer virtuellen Konferenz klar erkennbar wird. Dazu geh-ren ein eigener visueller Auftritt, der Einsatz von Logos und eine Platt-form, die oben genannte Funktionen zur Verfgung stellt.

n Programm mit Fachreferenten: Den Schwerpunkt einer virtuellen Kon-ferenz bildet das Programm mit den Fachreferenten. Die Gewinnung vonFachreferenten sollte frh genug einsetzen, da mehr berzeugungsarbeitgeleistet werden muss, um sie fr die Teilnahme an einer virtuellen Kon-ferenz zu berzeugen. Es kommt auch vor, dass Referenten wieder ab-springen. Deshalb muss der Pool an Alternativen gengend gro sein,damit das Programm nicht in Gefahr gert.

n Dramaturgie des Anlasses: Leider wird aufgrund der technischen undlogistischen Vorbereitungen oft vergessen, sich um die Dramaturgie desAnlasses zu kmmern. Jedoch ist es gerade der dramaturgisch gelungeneAblauf, der sowohl Teilnehmende als auch Fachreferenten dazu bewegt,denAnlass positiv zu bewerten und sich im Folgejahrwieder anzumelden.

Jede virtuelle Konferenz muss einen klaren Anfang und ein ebensolchesEnde haben. Dazwischen gilt es, Hhepunkt, Zwischenbilanzen, ber-raschungen, Wettbewerbe, unerwartete Gste etc. einzubauen.

n Soziale Aktivitten: Nebst dem Programm muss das Augenmerk auf so-ziale Aktivitten gelegt werden. Ein wichtiges Erfolgsmoment ist es, Gele-genheit zu schaffen, bei denen sich dieTeilnehmenden mit ihrem persn-lichen Hintergrund und ihren Erfahrungen einbringen knnen und mit-einander in Austausch kommen. Dies kann z. B. in Form von best practi-ces-Prsentationen, einem Who is who?-Bereich (z.B. mit einerLandkarte, in die man eintragen kann, von wo aus man teilnimmt) oderin Form von Diskussionen mit den Referenten stattfinden.

Natrlich muss nicht jede virtuelle Konferenz alle diese Eigenschaften erfl-len, und sicher gibt es auch noch Aspekte, die hier zu wenig bercksichtigtwurden. Werden aber zu viele der oben genannten Eigenschaften nicht er-fllt, wird das Zielpublikum die Konferenz nicht als eine solche wahrneh-men. Es bedarf einiger Bestimmungsmerkmale, damit eine Konferenz be-sonders im virtuellen Raum als eine solche wahrgenommen wird.

1.1.3 Virtuelle Konferenzen als Online-Events

Virtuelle Konferenzen sind in diesem Sinne eine Form von Online-Eventsund entsprechen damit dem aktuellen Trend des Mitmach-Internets. Siesind auch eine Spielart des E-Learnings, da es dabei immer darum geht, Wis-senzu vermitteln undzu lernen;dies in einem sozialen Kontext mitWissens-vermittler und Wissensempfnger. Virtuelle Konferenzen bieten ein gemein-sames Lernsetting an und folgen damit den Prinzipien des kollaborativenLernens (Dillenbourg 1999). Vergegenwrtigt man sich den Erfolg von typi-schen Web 2.0Social Sites wie Flickr, Facebook, MySpace oder YouTube, istklar, dass internetgesttzte Lernformen die Erfolgskriterien solcher Online-Gemeinschaften kennen und in ihrem eigenen Bereich anwenden sollten.Lernen sollte verstrktum die soziale Komponente angereichert werden. Vir-tuelle Konferenzen sind solche kollaborativen Online-Events, die Lernen ineinem sozialen Kontext ausgestalten.

Weitere

Eigenschaften

Lernen im

sozialen Kontext




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1.2 Historischer Rckblick

Es ist einfacher denn je, eine virtuelle Konferenz zu planen und durchzu-fhren. Aber auch schon frher war es mglich, Konferenzen im Internetstattfinden zu lassen. In den 1980er und 1990er Jahren wurden BulletinBoard Systeme als erste Mglichkeit fr soziale Gemeinschaften im Internetgenutzt (Stichwort Konferenz per Modem). Bedingt durch die Bandbrei-ten-Limitierung fand derAustausch vorallem asynchronin Form von Foren-diskussionen statt. Bekannte soziale Gemeinschaften zu dieser Zeit warenz. B. the WELL (vgl. die Website von Howard Rheingold; http://www.rhein-gold.com/howard/).

1.2.1 noisy98 first knowledge worker domain

Ein paarverrckte netizens sagten: Es werde Licht im Cyberspace! und es ward

noisy , die erste digitale Tagung der Weltgeschichte. Eine eingeschworene Gemeindestrzte sich kopfvoran in das weie Rauschen der virtuellen Welt, rief whrend der

zwei noisy-Monate 630.000 Web-Seiten ab d. h. 10.300 pro Tag und 430 pro

Stunde, und entdeckte, dass nur jene dem weien Rauschen der Informationsflut

eine Melodie abgewinnen knnen, die sie selber mitkomponieren (aus der Projekt

CD von noisy98).

Von 1. Oktober bis 30. November 1998 organisierte das Gottlieb DuttweilerInstitut in Zrich mit noisy98 die first knowledge worker domain; eineerste groe virtuelle Konferenz im deutschsprachigen Raum. Das Thema wardie gemeinsame Auseinandersetzung mit dem Thema Knowledge Worker.300 Personen aus der Schweiz, Deutschland und sterreich trafen sich achtWochen lang online, um verschiedenen Aspekte der Thematik zu diskutie-ren. Dabei wurde eine Reihe von Aktivitten (Gste aus den Gebieten Infor-matik, Wirtschaft, Wissenschaft und Kunst, tgliche Filmsequenzen und Ta-gesbilanzen aus Sicht verschiedener Moderator/innen etc.) eingebaut und eszeigte sich, dass vor allem diejenigen profitierten, diesich aktiv einbrachten.Noch heute sprechen sich die Beteiligten auf diesen Online-Event an. Noi-sy98 nutzte alle Aspekte einer virtuellen Konferenz mit eigenem Branding(Abbildung 2), einem dichten Programm und einer ausgefeilten Plattform.Erstaunlicherweise sind heute die Spuren von noisy98 im Internet aberweitgehend verschwunden.

Abb. 2: Logo noisy98

Vorluferprojekte




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1.2.2 Network Event Universitt St. Gallen

Vom 9. bis31. August2000 organisierten dasLearning Centerder UniversittSt. Gallen (www.learningcenter.unisg.ch) und das Institut fr Arbeitspsycho-logie der ETH Zrich (http://www.ifap.bepr.ethz.ch) eine kombinierte Kon-ferenz zum Thema Lernnetzwerke Wissensnetzwerke mit einem drei-wchigen Pre-Event, einem Prsenztag am Weiterbildungszentrum undeinem einwchigen Post-Event. Die Idee beruhte auf einer frhen Umset-zung des Blended-Learning-Gedankens. Whrend rund vier Wochen unter-hielten sich wiederum ca. 300 interessierte Fachpersonen aus der Schweiz,Deutschland und sterreich auf einer Diskussionsplattform ber das ge-nannte Thema.Im Anschluss an denOnline-Teil wurde ein eintgiges Exper-ten-Seminar an der Universtt St. Gallen durchgefhrt. Dabei verzichteteman auf klassische Referate. Stattdessen wurde ein Marktplatz eingerichtet,aufdem sich dieBesucher ber dieProjekte vorOrt informieren konnten, diesie online schon kennengelernt hatten. Dabei konnte zum ersten Mal mit

den Personen Face-to-face Kontakt aufgenommen werden, mit denen mansich zuvor virtuell drei Wochen lang auf der virtuellen Konferenz-Plattformunterhalten hatte.

Im Anschluss an den Marktplatz wurde noch einmal eine einwchige Aus-wertungsphase im Internet durchgefhrt. Auch der Network-Event zeich-netesich durch ein aufflliges Erscheinungsbild aus (Abbildung3) und wurdeauf einer asynchronen Plattform durchgefhrt, die durch synchrone Live-Meetings ergnzt wurde.

Abb. 3: Erscheinungsbild Network-Event Universitt St. Gallen

1.2.3 Ausblick: Instant Messaging und Second Life

Seit der Einfhrung von Instant Messaging Clients finden rund um die Weltunzhlige Instant-Konferenzen statt. Diese sind zwar keine virtuellen Kon-ferenzen wie im oben definierten Sinne, da ihnen der eigentliche Konferenz-charakter fehlt; dennoch legen sie die Grundlage fr eine Generation vonInternetbenutzern, fr die synchrone Formen der Kommunikation und diegemeinsame Auseinandersetzung mit verschiedensten Themen zum Alltaggehren. Zudem erffnen 3D-Welten wie Second Life die Mglichkeit,virtuelle Konferenzen im dreidimensionalen Raum durchzufhren (Abbil-

Instant-Konferenzen




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dung 4). DieseEntwicklung wirdwahrscheinlichdem ThemaVirtuelle Kon-ferenzen einen neuen Schub verleihen.

Interessant ist, dass sich die visuellen Metaphern noch weitgehend an derrealen Welt orientieren, obwohl dies im virtuellen Raum eigentlich nichtntig wre. Aber um soziales Verhalten in die virtuelle Welt zu transferieren,bedarf es offensichtlich bekannter visueller Metaphern, bevor man sich da-von lsen kann.

Abb. 4: Virtuelle Konferenzen in Second Life ( Linden Lab 2007)

1.3 Technologie

Obwohl den sozialen Aspekten einer virtuellen Konferenz das Hauptaugen-merk gelten sollte, darf die technologische Grundlage nicht vernachlssigtwerden. Erst eine stabile technische Grundlage ermglicht den Erfolg im so-zialen Bereich.

Web Conferencing

Sucht man nach den Begriffen Online-Konferenz oder Virtuelle Kon-

ferenz, findet man oft Hinweise auf Anbieter von Webconferencing-Lsun-gen. Dabei gilt es zwischen Technologie und Anwendung zu unterscheiden.Eine Webconferencing-Lsung ist ein Ausgangspunkt, aber noch lange nichtdie Umsetzung einer virtuellen Konferenz. Als technische Grundlagen eig-nen sich jedoch Webconferencing-Lsungen sehr gut, da sie einen hherenGrad an Interaktivitt zulassen als rein foren-basierte Lsungen.Live-Prsen-tationen werden fast immer unter Einsatz einer Webconferencing-Lsungdurchgefhrt.

Voice-over IP

Vor allem der Einsatz von Stimme mittels Voice over IP-Technologie fgteinen sehr groen Mehrwert hinzu und sollte darum bei der Konzeptioneinervirtuellen Konferenzin diePlanung miteinbezogenwerden. VoiP-Tech-nologien sind heute so weit ausgereift, dass bei gengender Bandbreite, gu-tem Audiomaterial und korrekt kalibrierten Soundgerten eine gute Sprach-qualitt garantiert werden kann.

Plattformen

Um eine virtuelle Konferenz durchzufhren, muss eine Plattform zur Ver-fgung stehen, die die oben genannten Eigenschaften garantiert. Solche

Second Life




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Plattformen knnen entweder selbst entwickelt werden, da die grundlegen-den Eigenschaften von einertechnologischenPerspektive aus gesehen, nichtwirklich kompliziert zu realisieren sind, oder sie werden als Komplettlsungbei einem Partner eingekauft. Ein Pionierunternehmen in diesem Bereich istdie Firma iCohere (Abbildung 5), die sich auf die Entwicklung von virtuellenKonferenzplattformen spezialisiert hat. Es sollte vermieden werden, einfacheine Reihe von Tools unstrukturiert aneinanderzuhngen, da dies dem An-spruch nach geschlossener Einheit und Identitt zuwiderluft.

Abb. 5: Website der Firma iCohere ( iCohere 2007)

Bandbreite

Der durchschnittliche Bandbreitenbedarf pro Teilnehmer betrgt beim Ein-satz von Live-Prsentationen und Voice-over-IP-Technologien zwischen200400 kbit/sec.

Dies gilt es bei der Auslegung der Serverplattform zu beachten. Bei 100 syn-chronen Teilnehmenden muss der zentrale Server zwischen 2040 Mbit/sec.bewltigen empfohlenwirddarum eine 100-Mbit-Anbindung, um fr kurz-fristige Spitzen gewappnet zu sein und Reservesicherheiten aufzubauen.Beim breiten Einsatz von Filmen und Multimedia-Inhalten knnen zustz-lich auch Streaming-Server zum Einsatz kommen. Solche Dienste knnenselbst aufgebaut oder von Dritten in Anspruch genommen werden (Strea-ming Networks: T-Mobile, Adobe, Akamai, Limelight networks, Qbrick u. a.)

Der Einsatz von Live-Videos muss sorgfltig bedacht werden. Oft werden Li-ve-Videos, vor allem von unerfahrenen Teilnehmenden, gewnscht, um dasDefizit des Face-to-face-Kontaktes zu berbrcken. Es zeigt sich aber,dass derBandbreitenbedarf von Live-Videos nichtzu unterschtzen ist. Dies erforderteine grundstzliche Auseinandersetzung mit dem Thema Bandbreiten undMultimedia (Firestone et al 2007). Sobald es sich um eine internationale Kon-ferenz handelt und man mit Teilnehmenden aus allen Kontinenten zu rech-nenhat, sollteman aufeinfache, konservativeLsungensetzen undauf Live-Videos verzichten. Viel wichtiger ist es, dass die Live-Prsentationen ein Er-folg sind.

200400 kbit/sec




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2 Aufbau und Durchfhrung einer virtuellen

Konferenz am Beispiel der 1st Phonak Virtual

Conference

Die Firma Phonak AG (www.phonak.com) ein Schweizer Hrsysteme-Un-ternehmen, das international ttig ist hat im Mai 2007 eine erste virtuelleKonferenz rund um das Thema Audiologie (Audiologie: Wissenschaft, diesich mit allen Aspekten des Hrens befasst) durchgefhrt (Abbildung 6).

25 Wissenschaftler aus unterschiedlichen Lndern waren eingeladen, ihrFachwissen in vier Sprachen an ein international gemischtes Publikum zuvermitteln. 430 Teilnehmende aus 40 Lndern nahmen whrend zweier Tagean Live-Prsentationenund Forums-Diskussionen teil und konnten whrendweiterer 30 Tage die Aufzeichnungen sowie die Online-Bibliothek mit wei-terfhrenden Ressourcen nutzen.

Abb 6.: Plattform der ersten virtuellen Konferenz der Firma Phonak AG

2.1 Planung und Programmzusammenstellung

In die Planung und Durchfhrung waren ein Team von drei Personen amHauptsitz der Firma Phonak sowie zwei bis drei Personen pro Sprache inden verschiedenen Vertriebsgesellschaften eingebunden. Die Planung be-gann damit, zwei Tage zu finden, die sich fr eine internationale virtuelleKonferenz eigneten. Dabei galt es darauf zu achten, keine nationalen Feier-tagezu belegen. Diesglobal sicherzustellen, wareine ersteplanerischeHrde.

Fr das Anschreiben von potenziellen Fachreferenten konnte auf ein Netz-werk zurckgegriffen werden, das Phonak ber Jahrzehnte durch enge Bezie-hungen zu wissenschaftlichen Institutionen und durcheigene wissenschaft-liche Forschungen aufgebaut hatte. Diese Reputation im wissenschaftlichenUmfeld vereinfachte es ungemein,namhafteWissenschaftler ausdem Gebietder Audiologie fr dieses Experiment zu suchen und zu gewinnen. Manverzichtete darauf, ein Schwerpunktthema festzulegen. Unter dem Ober-begriff Audiologie wurde ein Programm zusammengestellt, das den gegen-wrtigenStand derKunstreflektierte undsomit frein sehr breites Publikum

Konferenz mit25 Wissenschaftlern




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interessant war. Seitens Phonak wurde entschieden, die Bhne dem ThemaAudiologie und der Wissenschaft zu ffnen. Auf Produktwerbung, Marke-ting etc. wurde komplett verzichtet. Phonak trat als Facilitator auf undnicht als Hersteller von Hrsystemen. Eine virtuelle Konferenz sollte nichtunter dem Deckmantel wissenschaftlicher Fachbeitrge Produktwerbungund Marketing betreiben (es sei denn, man weist dies explizit so aus undgrenzt den Produktteil vom fachwissenschaftlichen Teil ab). Eine hiddenagenda wird vom Fachpublikum sofort zurckgewiesen.

2.2 Infrastruktur und Kosten(-vergleich)

Phonak arbeitet seit rund sechs Jahren mit Webconferencing-Lsungen (vgl.zum Projekt Phonak iLEARN:Stoller-Schai 2006) und konnte fr den Prsen-tationsteil auf diesen Erfahrungen aufbauen. Fr den eigentlichen Commu-nity-Teil wurde zuerst erwogen, selbst eine Plattform zu bauen. Nach einer

Kosten- und Aufwandsschtzung entschied man sich aber rasch dafr, miteinem etablierten Partner zusammenzuarbeiten, um die Kosten kontrollie-ren zu knnen und das Risiko des Misslingens zu reduzieren (vgl. als CaseStudy: Lambert2007).

Der Webconferencing-Server war mit einer 100-Mbit/sec.-Leitung ans Inter-net angeschlossen. Um die Verfgbarkeit zu testen, wurde zwei Wochen vorder Konferenz ein Stress-Test durchgefhrt, an dem rund 80 Phonak-Mit-arbeiter und externe Partner teilnahmen. Auf diese Weise konnte festgestelltwerden, dass der Einsatz von Webcams und Videos zu Bandbreitenproble-men im sdamerikanischen und asiatischenRaum fhrte. Aus diesem Grundwurde entschieden, den Einsatz dieser beiden Technologien auf ein Mini-mum zu beschrnken, was wesentlich zum spteren Erfolg der ersten virtu-ellen Konferenz beitrug.

Mit einer Teilnahmegebhr von 30 US-Dollar entschied man sich bewusstgegen eine kostenlose Konferenz, um so die Verbindlichkeit der Teilnahmezu erhhen und den Wert des Anlasses zu steigern.

Die Kosten fr eine virtuelle Konferenz (Plattformmiete, Headsets, Referen-tenhonorare) sind im Vergleich zu einer klassischen Phonak-Konferenz umein Vielfaches geringer (5 bis 8-mal), da keine Reise- und bernachtungskos-ten sowie Raumkosten anfallen.

2.3 Kommunikation, Promotion und

Ausschreibung/Einschreibung

Da virtuelle Konferenzen zumindest in derHrgerteindustrie noch nichtsehr verbreitet sind, war ein entsprechender Aufwand erforderlich, um dieKonferenz zu bewerben. Zuerst wurden alle Kunden, die bereits die E-Lear-ning-Lsung von Phonak nutzen, per Newsletter angeschrieben.Zudem wur-den Inserate in Fachzeitschriften geschaltet, und die Vertriebsgesellschaftenfhrten in verschiedenen Lndern lokale Marketingaktivitten durch. Derganzen virtuellen Konferenz wurde ein eigenes Gesicht gegeben (Abbil-dung 7).

Bandbreiten-

probleme

Teilnahmegebhr

Geringere Kosten

Marketing




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Abb. 7: Banner der virtuellen Konferenz

2.4 Vorbereitungsarbeiten und Dramaturgie des Anlasses

Im Vorfeld bekamen die Referenten ein hochwertiges USB-Headset mit Mi-krofon zugesandt, damit alle in einer klanglich guten Qualitt sprechenkonnten. Die Referenten erhielten zudem eine Einfhrung, und es wurdeein Testlauf durchgefhrt, um sicherzustellen, dass alles funktionierte.

Die Dramaturgie war relativ einfach gehalten. Fr jede der drei Zeitzonen-Regionen wurde eine spezielle Begrungsprsentation abgehalten. Es gabeine Zwischenbilanz nach dem ersten und eine Abschlussprsentation amzweiten Tag. Alle Aktivitten wurden per Ankndigung (announcements)allen Teilnehmenden sowohl auf der Plattform wie auch per privater Mail-nachrichtmitgeteilt. Es war frdie Macher im Hintergrund zunchst nichtganz einfach, das grundstzlich einfache dramaturgische Setting zu akzep-tieren, da man noch so viel htte einbauen knnen. Die Einfachheit im Auf-bau der Plattform und der Durchfhrung wurde aber vom Fachpublikumsehr geschtzt, da dadurch derAnlass insgesamt schnell und einfach zu ber-blicken war.

2.5 Durchfhrung und Moderation

Das Hauptaugenmerk lag whrend der zwei Tage auf den Live-Prsentatio-nen.Jeder Referent und jedeReferentin wurdevon einemPhonak-Moderatorbetreut (zur Vorbereitung von Live-Moderatoren siehe Hofmann/Re 2001,2003). Die Teilnehmenden wurden zuerst in einer Welcome-Lobby begrt,bevor dann die eigentliche Prsentation startete (Abbildung 8).

Whrend derPrsentation wurdensowohl derChat als auch dieTeilnehmer-Liste ausgeblendet. Dies, um einerseits die Aufzeichnung freizuhalten vonChat-Nachrichten, die nicht zum Thema gehren (Ich muss schnell ein Te-lefongesprch fhren, bin gleich wieder da . . .), und um andererseits diePrivatsphre der Teilnehmenden zu schtzen, da nach der Prsentation eineunbekannte Anzahl Personen die Aufzeichnung anschauen wrde.

Zustzlich zu den Live-Prsentationen wurden auch Foren-Diskussionen an-geboten, um die Themen zusammen mit den Referenten weiter zu vertiefen.

Darber hinaus wurde auch eine Foto-Galerie erffnet und die Teilnehmen-den waren aufgefordert, Bilder von sich hochzuladen, die zeigten, wie undvon wo sie an der virtuellen Konferenz teilnahmen. Diese Bilderbelegten aufeindrckliche Weise, welches Vertrauen das Publikum dem Anlass entgegen-brachte. Es gab wenige Business-Fotos, aber viele private Bilder, die die Teil-nehmenden zu Hause an ihrem Computer zeigten, wie sie an der virtuellenKonferenz teilnahmen.

Headsets frReferenten

Dramaturgie

Live-Prsentation

Foto-Galerie




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Abb. 8: Screenshot einer Live-Prsentation (im Aufzeichnungs-Modus)

2.6 Post-Konferenz-Aktivitten Bedeutung von Credit Points

Nach derzweittigen Konferenz wurde diePlattform weitere 30 Tagelang fralle registrierten Teilnehmenden offengehalten, um Aufzeichnungen undRessourcen aus der Bibliothek in Ruhe anschauen zu knnen. Fr einige Pr-sentationen wurden Selbst-Tests angeboten, um sich damit fr Weiterbil-dungspunkte (Continuing Education Units) zu qualifizieren. Dies ist vor al-lem in englischsprachigenLndern einewesentliche Motivationfr Kunden,an solchen Veranstaltungen teilzunehmen. Diesen Umstand zu vernachls-

sigen, wrde bedeuten, eine wesentliche Kundenerwartung nicht zu erfl-len.

2.7 Auswertung und Feedbacks von Kunden

Keine virtuelle Konferenz ist perfekt. Aus diesem Grund ist eine sorgfltigeAnalyse nach der Konferenz von zentraler Bedeutung. Technisch gesehengab es in der ersten virtuellen Konferenz erstaunlich wenig Probleme. DerHelp-Desk wurde fast nur fr typische Login-Probleme angefragt. Dies ist nebst einer guten technischen Vorbereitung immer auch auf ein Qunt-chenGlckzurckzufhren, da es kaum gelingen wird,alle Internet-Parame-ter zu jeder Zeit zu kontrollieren. Das Feedback der Kunden fiel darum auchsehr positiv aus, was die Grundlage dafr ist, weitere virtuelle Konferenzen

durchzufhren.

Zwei Kundenfeedbacks sollen hier exemplarisch angefhrt werden:

Thiswas the first time I had attended a Virtual Conference. I was duly impressed. I

foundthe wholething easy to access, I learnt a great deal andwas amazed at how it

was all put together. I even enjoyed Chriss record collection!

Thank you so much Phonak for organizing this event, and I will definitely be there

next year. I read in Wendys Forum, where she suggested a similar thing forTeachers

of the Deaf . . . I would wholeheartedly agree with her.

Positives Feedback




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I would just like to congratulate the conference team for a fantastic job. Really

appreciate the opportunity to hear from many parts of the world, to have access to

continuing education while sitting at my computer at crazy hours in very! casual

clothes. Very exciting to have participated in the first of what I hope will be many

such conferences. I found the layout very user friendly so that even without having

any pre-conference practice I could navigate the site. Loved being able to print slides

immediately from the recorded session and especially appreciated having the exact

time for each slide on the screen. Thanks for the quizzes being so nicely set up and

able to be perfected before sending!

DieReduktion aufeineneinfachen Aufbauund derVerzicht aufeine zu groePalette an technischen gadgets war ausschlaggebend fr den Erfolg. Frviele Kunden war es das erste Mal, dass sie an einer solchen Veranstaltungteilgenommen hatten, und darum mussten die Komponenten der virtuellenKonferenzen ihrem Kompetenzlevel angepasst werden.

3 Kritische Beurteilung und Ausblick

Virtuelle Konferenzen sind ein ausgezeichnetes Mittel fr kundenfokussier-tes E-Learning. Der Event-Charakterbildet dassoziale Potenzial,um Kunden-bindungen auszubauen und das Beziehungsnetzwerk zu Fachreferenten zupflegen und auszubauen. Von einem technologischen Standpunkt aus gese-hen, gilt es,einiges zu beachten, im Vergleich zu denAnfngender virtuellenKonferenzen tritt aber der technologische Aspekt mehr und mehr in denHintergrund. Darum kann man nun das Augenmerk vermehrt auf die sozia-len Feinheiten richten (Kaplan et al. 2003, Suteret al. 2005), damit eine vir-tuelle Konferenz als solche wahrgenommen und erfolgreich wird. In SachenReputation hat sich die erste virtuelle Konferenz gelohnt. Obwohl der Fokusauf das Thema Audiologie gerichtet war, hat sich der Name Phonak mitdem Anlass in positiver Weise verbunden.




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Checkliste: Planung, Aufbau und Durchfhrung

von virtuellen Konferenzen

c3 berlegen Sie sich, welchen Mehrwert Sie fr Ihre Kunden und Ihr Unter-nehmen mit der Durchfhrung von virtuellen Konferenzen schaffen.

c3 Vergleichen Sie Vor- und Nachteile von Prsenz-Konferenzen (Face-to-face) und virtuellen Konferenzen. Fllt Ihr Urteil positiv fr letztere aus,beginnen Sie mit der konkreten Planung.

c3 Nutzen Sie bestehende Beziehungen zu Fachreferenten (z. B. ber die Ab-teilung Forschung und Entwicklung) und stellen Sie ein Programm zu-sammen, das fr Ihre Kunden attraktiv und einzigartig ist.

c3 Stellen Sie sicher, dass Ihre virtuelle Konferenz eine einheitliche Identitthat und Ihre Kunden sie als eine abgerundete Entitt wahrnimmt.

c3 Wenigerist mehr versuchenSie nicht zu viel in ihrProgramm und ihre

Virtuelle Konferenz Plattform hineinzupacken. Lassen Sie gengend Zeitfr Pausen. Ihre Kunden werden in den meisten Fllen in einen Arbeits-prozess eingebunden sein, wenn sie an der Konferenz teilnehmen.

c3 Planen Sie gengend Zeit fr bersetzungen ein. Lokale Adaptionen wer-den geschtzt, erfordern aber viel Zeit.

c3 Planen Sie gengend Personenein, die diePlattform als Prsentations-Mo-deratoren, als Help-Desk-Mitarbeiter, als Verantwortliche fr die Ressour-cen-Bibliothek etc. betreuen knnen.

c3 Fhren Sie, wenn mglich, interaktive Live-Prsentationen durch.

c3 Schenken Sie vor allem den sozialen Aspekten gengend Beachtung. Einefreundliche und professionelle Begrung beim ersten Einloggen, dieMglichkeit, sich selbst mit Text und Bild vorzustellen und ein breites

Angebot an Kontaktmglichkeiten mit anderen Teilnehmenden werdenwesentlich zum Gelingen ihrer virtuellen Konferenz beitragen.

c3 Planen Sie gengend Zeit fr die Betreuung Ihrer Fachreferenten ein. Siesind es vor allem, die Ihrer virtuellen Konferenz einen Mehrwert verlei-hen. Deshalb mssensie sorgfltig aufihre Rolle alsOnline-Dozenten vor-bereitet werden. Rechnen Sie gengend Zeit fr Test-Lufe ein.

c3 Bedenken Sie, dass die Bewerbung einer virtuellen Konferenz mehr Auf-wand erfordert als die Ankndigung einer normalen Prsenz-Konferenz.Es bedarf eines hheren Erklrungsaufwandes, damit sich Ihr Zielpubli-kum zu einer Teilnahme bewegen lsst.

c3 Legen Sieihre technischen Systeme so aus, dass Sievor allem bandbreiten-mig auf der sicheren Seite sind. Ihre Kunden sind nicht an der Technik

interessiert, sie wollen an der virtuellen Konferenz teilnehmen. Deshalbmssen idealerweise alle technischen Prozesse so ablaufen, dass sie imHintergrund stattfinden und von den Teilnehmenden nicht wahrgenom-men werden. Auch hier gilt: Besser ein einfaches, aber stabiles System alsein berladenes mit vielen interessanten Eigenschaften, die aber niemandbenutzen kann, weil sie nicht oder nur teilweise funktionieren.

c3 Legen Sie groen Wert auf gute Soundqualitt. Voice-over-IP-Lsungensind gengend ausgereift. Es bedarf aber gengender Bandbreite, gutenAudiomaterials und korrekt kalibrierter Soundgerte.

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Literaturhinweise

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Stoller-Schai 2007 - »Meet peers and experts«: Erfahrungen mit der ersten virtuellen Konferenz der Phonak AG