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Mit durchgängigen Prozessen Zeit und Kosten sparen
Martin Getzmann, Alterszentrum Am Bachgraben
Andrea Crameri, Sage Schweiz AG
Bern, 6. März 2014
Referenten
Martin Getzmann Leiter Finanzen & Administration, Alterszentrum Am Bachgraben
Andrea Crameri Head of E-Health, Sage Schweiz AG
1 Willkommen
2 Umfeld => Herausforderungen => Strategien AZB
3 Auslöser Projekt «Phoenix»
4 Zielsetzung und Vorgehen Projekt «Phoenix»
5 Erfolgsfaktoren
6 Fragen & Antworten
Agenda
Kurzvorstellung AZB
Privatrechtliche Stiftung
Jahresumsatz CHF 28 Mio.
200 Betten => ab 2017: 320 Betten (2 Standorte)
100 Alterswohnungen
300 Mitarbeiter/-innen => ab 2017 ca. 400 Mitarbeiter/innen
1 Willkommen
2 Umfeld => Herausforderungen => Strategien AZB
3 Auslöser Projekt «Phoenix»
4 Zielsetzung und Vorgehen Projekt «Phoenix»
5 Erfolgsfaktoren
6 Fragen & Antworten
Agenda
• Pflegefinanzierung • Kalibrierung BESA/RAI • drohende EL-Beschränkungen • steigende Ansprüche • Öffentlichkeit / Steuerzahler
• lange Wartelisten • Zunahme Demenzerkrankungen • Ausbau stationäre Angebote • vom KMU zum Grossunternehmen
• Fachkräftemangel • Personenfreizügigkeit • Grenzgänger • Abwerbungen über Lohn
• Qualitätsanforderungen («Qualivista») • Regulatorien (Erwachsenenschutzrecht,
Datenschutz, Dokumentationen und Nachweise etc.)
• Verbundlösungen • Spitex • Spitäler • Verblisterung
Umfeld => Herausforderungen
Umfeld => Herausforderungen
Kostendruck
Administrativer Aufwand
Ressourcenknappheit
Gewachsene / aufwändige Strukturen, Prozesse, Abläufe
Kommunikations- bedürfnisse
Herausforderungen => Strategien
…….
Fokussierung auf Kerngeschäft
Prozess-Redesign und Systemunterstützung
Effektivität und Effizienz Administration verbessern
Erhöhung IT-Affinität
Nutzung zeitgemässer Technologien
.......
1 Willkommen
2 Umfeld => Herausforderungen => Strategien AZB
3 Auslöser Projekt «Phoenix»
4 Zielsetzung und Vorgehen Projekt «Phoenix»
5 Erfolgsfaktoren
6 Fragen & Antworten
Agenda
Auslöser Projekt «Phoenix»
komplizierte, „papierlastige“ Prozesse
manuelle Abläufe
Medienbrüche
Doppelspurigkeiten
„gewachsene“ Parametrierungen
systemische Lücken
„Workarounds“
Eigenentwicklungen
aufwändige Systemwartung
Schnittstellenrisiken
Kennzahlen / Führungsinformationen
1 Willkommen
2 Umfeld => Herausforderungen => Strategien AZB
3 Auslöser Projekt «Phoenix»
4 Zielsetzung und Vorgehen Projekt «Phoenix»
5 Erfolgsfaktoren
6 Fragen & Antworten
Agenda
Zielsetzungen Projekt «Phoenix»
Nr. Ziel
1 konsequente Prozessorientierung; Redesign der Geschäftsprozesse und der unterstützenden Prozesse (Orientierung an bewährten Standards und an «Best Practice») => Prozesse bis an die Front bringen
2 Einführung einer möglichst kompletten «Heim-Lösung» mit der Möglichkeit zur Integration aller Umsysteme
3 Reduktion administrativer Aufwand; administrative Aufgaben wo immer möglich automatisieren
4 «papierlose», durchgängige Prozesse
5 Workflow-Unterstützung in den administrativen Prozessen
6 hohe Datenqualität und Vollständigkeit, möglichst unterstützt durch das Kernsystem (bspw. Duplikat-Check)
7 Ersetzen vieler MS-Office-Vorlagen und –Dokumente durch Masken im Kernsystem (um Ablage zu vereinfachen und Auswertungen zu ermöglichen)
8 Informationsbereitstellung an Mitarbeiter (Intranet) zur Reduktion der Email-Kommunikation
9 mehr Transparenz / bessere Führungsinformationen: Einführung eines Management-Informationssystems zur Analyse der Daten aus allen Bereichen
10 Befriedigung der Anforderungen der Profit-Center (Alterssiedlung, Restaurant, Kiosk, Ergotherapie, etc.) bei gleichzeitig integrierter Lösung => möglichst wenig Drittsysteme
Zielsetzungen Projekt «Phoenix»
In der Ist-Applikationslandschaft existieren viele Excel-Lösungen und Systeme, die
keine Schnittstellen zum Sage-Kernsystem haben.
Sage 200 Plattform
Sage 200
Finanz
Sage 200
Personal
Heimverwaltung Pflege-
dokumentation
Menü-Bestellung
WB-Leistungen_Bewohner
Interflex (PEP &
Zeiterfassung)
Excel-Lösungen
Adress-DB
Getränkeliste
TAXPUNKTE ERGO
Rest.Leistungen_Bewohner
Mitglieder Liste.
Stellenplan
Coiffeur
Podologie
etc.
QM-Pilot
EPS
(Kassensystem)
GroupMail
Prozesse E-B-
A.doc
Mahlzeiten-Bestellung
Legende: = bestehendes System = bestehendes Sage-System
Avaya
(Telefonie)
Fileserver BESA
Zielsetzungen Projekt «Phoenix»
In der Zielapplikationslandschaft sind die bestehenden Sage-Module neu aufgesetzt
und weitere Module implementiert. Die relevanten Umsysteme sind angebunden.
Sage 200 Plattform
Bewerber-
management
Sage
Auftrag
Zeiterfassung?
Fileserver
Sage
CRM
Excel-Lösungen
Kassensystem?
BESA …
Cockpit
Sage Finanz* Sage Personal*
Heimverwaltung* Pflege-
dokumentation*
Terminplanung
Legende: = bestehendes System = bestehendes Sage-System = neues System * = neu aufgesetzt (Details tbd)
Menü-
Bestellung
Sage Connect Sage MyDesk
QM-Pilot Personal-
einsatzplanung?
Kollaborations-
plattform (DMS)?
Beschwerde-
management?
Informations-
portal (Intranet)
Avaya
(Telefonie)
Vorgehen Projekt «Phoenix»
Projektphase 1: Ist-Analyse
Detaillierte Ist-Analyse unter Einbezug der Prozessverantwortlichen und
zuständigen Sachbearbeiter/-innen
Projektphase 2: Soll-Definition und System-Evaluation
Definition Soll-Zustand unter Einbezug Prozessverantwortlichen und
zuständigen Sachbearbeiter/-innen
Systemevaluation mit Unterstützung Solution Providers Schweiz AG
Erstellung Vertragswerk für Umsetzungsprojekt (Phase 3)
Projektphase 3: Implementierung
Umsetzungsprojekt zusammen mit SAGE Schweiz AG und
Solution Providers Schweiz AG
Realisierung in kleinen Teilschritten (SCRUM-Verfahren)
1 Willkommen
2 Umfeld => Herausforderungen => Strategien AZB
3 Auslöser Projekt «Phoenix»
4 Zielsetzung und Vorgehen Projekt «Phoenix»
5 Erfolgsfaktoren
6 Fragen & Antworten
Agenda
Erfolgsfaktoren
Klare Zieldefinition, vom gesamten Management unterstützt
Fokussierung auf das Wesentliche und die Zielerreichung
Gründliche Software-Evaluation mit drei Schwerpunkten:
Eigene Bedürfnisse kennen und dokumentieren
Über alle Anforderungen am besten geeignetste Lösung („Best Fit“) und
den am besten geeignetsten Partner identifizieren
Lücken dieser Lösung kennen, den Mitarbeitern bewusst machen und
akzeptieren
Gewissenhafte Umsetzung der Anforderungen – auch Einführung einer
Standardsoftware bedingt erheblichen Aufwand
Eigene Grenzen kennen und in Prozessdesign und Projektmanagement
starke, erfahrene Projektpartner beiziehen
Umfeld => Herausforderungen
Kostendruck
Administrativer Aufwand
Ressourcenknappheit
Gewachsene / aufwändige Strukturen, Prozesse, Abläufe
Kommunikations- bedürfnisse
Erfolgsfaktoren / Sicht SAGE
Kontinuität sicherstellen
Ressourcenschonende Einführung
Geringer Schulungsaufwand
Keine Migration, kein Datenverlust
Investitionsschutz
Kompetenz
Mitarbeiter mit Fachkompetenz aus der Branche
Nachhaltige Produktentwicklung
Flexibilität
Zielgruppengerechter Funktionsumfang
Individualisierbare und ausbaubare Softwarelösung
Praxisbeispiel / Sicht SAGE
Schritt 1
BewohnerIn:
Anfrage Bargeld
Schritt 2
Empfang: Abgabe Bargeld, Ausstellung Quittung
Schritt 3
Empfang: Eintrag auf Liste
Schritt 4
Interne Post: Übermittlung in Administration
Schritt 5
Administration: Manuelle Übernahme Listeneintrag in System
Schritt 6
Administration: Fakturierung
Praxisbeispiel / Sicht SAGE
Schritt 1
BewohnerIn:
Anfrage Bargeld
Schritt 2
Empfang: Abgabe Bargeld, Ausstellung Quittung
Schritt 3
Empfang: Eintrag in System mit App
Schritt 4
Administration: Prüfen der Daten, Übernahme in Fakturierung
Schritt 5
Administration: Fakturierung
Schritt 6
Administration: Fakturierung
Fazit: Qualitätssicherung
Kostensenkung
Effizienzsteigerung
1 Willkommen
2 Umfeld => Herausforderungen => Strategien AZB
3 Auslöser Projekt «Phoenix»
4 Zielsetzung und Vorgehen Projekt «Phoenix»
5 Erfolgsfaktoren
6 Fragen & Antworten
Agenda