Kongress Effizienter Staat –Forum Shared Service Centers IIForum Shared Service Centers II

Effizienz- und Qualitätspotenziale optimal nutzen

BASF European Shared Services Center

Berlin, 22.04.2008

Johannes Brinkkötter, BASF Services Europe GmbH

BASF – Auf einen Blick

BASF – The Chemical Company

Das weltweit führende ChemieunternehmenDas weltweit führende Chemieunternehmen

Bietet intelligente Systemlösungen und hochwertige Produkte für fast alle Branchen

Umsatz 2007: 57.951 Millionen €

Ergebnis der Betriebstätigkeit (EBIT) 2007: 7 316 Millionen €(EBIT) 2007: 7.316 Millionen €

Mitarbeiter (zum Jahresende 2007): 95.175

Umwandlung der BASF Aktiengesellschaftin eine Europäische Gesellschaft (SocietasEuropaea, SE) im Januar 2008

BASF European Shared Services, J. Brinkkötter 2

Strategische Zielsetzung für Services in d BASF Gder BASF Gruppe

Effizienz & Kosten

Plattform für Prozessstandardisierung und flächendeckenden Einsatzmoderner Technologie; Realisierung von Skaleneffekten& Kosten moderner Technologie; Realisierung von Skaleneffekten

Qualität & Gesellschaftsübergreifende Organisation sichert Qualität nach konsisQualität & Compliance

Gesellschaftsübergreifende Organisation sichert Qualität nach konsis-tenten Vorgaben, Fachkenntnisse werden gebündelt und vertieft

Integration & Wachstum

Durch standardisierte Prozesse und Vorgehensweisen können neueEinheiten und Aufgaben effizient in die BASF Gruppe integriert werden

Entlastung der lokalen Gesellschaften durch Übernahme von Abwick-lungsaufgaben, Aktualisierung und Optimierung von unterstützendenFokus auf Kern-

kompetenzen

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Dienstleistungen durch die Service Centerkompetenzen

Effiziente Erbringung von Services in EEuropa

Medizinischer Dienst

Facility ManagementFinancial Services

Treasury

Responsible Care

Recht, Steuern, Vers.

Office Service

Catering

Produktsicherheit

y

Debitorenbuchhaltung

Kreditmanagement

Betriebsabrechnung

Public Relations

Information ManagementService-funktion

Produktsicherheit BetriebsabrechnungPersonalservicesLokale HR-Betreuung

National/Transnational

Lokal EuropaweitTransnational

European Shared Service Center Berlin

BASF European Shared Services, J. Brinkkötter 4

Center Berlin

BASF European Shared Service Center(ESSC)(ESSC)

Auf einen BlickAuf einen Blick

ESSC erbringt Services aus den Bereichen Finanz- undRechnungswesen sowie Personal

Services für die europäische BASF Gruppe(25 Länder, ~120 Gesellschaften, ~25.000 Mitarbeiter)

Mi b i 511 (S d A il 2008)

Berlin

Mitarbeiter: 511 (Stand April 2008)

Go-Live Pilot Finanzen: January 2006Go Live Pilot Personal: May 2006Go-Live Pilot Personal: May 2006

Voraussichtlicher Projektabschluss: 2009

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Schrittweiser Aufbau eines globalen Sh d S i N t kShared Service Netzwerks

Prozesse

Individuelle ERP-Systeme Maßgeschneiderte Prozesse

Systeme

Standardisierung

Definition der Prozesse

Konsolidierung auf regionale Syst.

Reduzierung der ERP-Systemey g

Globales Shared ServicesNetzwerk

RegionaleShared Service

I iti ti

Konsolidierung in der Region Regionale Service Center

Initiativen

Konsolidierung im Business Center

g g

Business Center Organisation

Standortservices Stand-alone Organisation

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Standorte Organisation

BASF Shared Service Center Standorte

Florham ParkRockaway

Berlinoc a ay

Ludwigshafen

F tFreeport

Kuala Lumpur

Sao Paulo

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Regionale Shared Service CenterService Center an einem Verbundstandort

Standortentscheidung für ein ESSC in B liBerlin

Arbeitsmarktpotenzial(z. B. Qualifikation, Fremdsprachen)

Infrastruktur

Wirtschaftliches Umfeld, Attraktivität

Kosten

Gesamtnutzen für BASF-Gruppe

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Unter Abwägung aller Kriterien ist die Entscheidung für Berlin-Friedrichshain gefallen.

ESSC leistet bereits in der Aufbauphase i W tb it fü BASF

“Q i k Wi ” A bli k

einen Wertbeitrag für BASF

“Quick Wins”

Gesteigerte KostentransparenzEffizienz & Kosten

Ausblick

“Best Practises” global als S d d bli

Harmonisierung von Prozessen

Einführ ng einheitlicher Technologie

Kosten

Qualität &

Standards etablieren

Weiterentwicklung der TechnologieEinführung einheitlicher Technologie-

plattformen

Gesteigerte Prozesstransparenz

Compliance Technologie

MitarbeiterentwicklungGesteigerte Prozesstransparenz

Einheitliche Anwendung von Richt-linien

Integration & Wachstum

“End to End”-Prozess-optimierung unter Einbeziehung anderer Einheiten

Zentraler Partner in Veränderungs-projekten aller Art

Aufwandsbasierte Weiterver-rechnung

Fokus auf Kernkom-petenzen

BASF European Shared Services, J. Brinkkötter 9

petenzen

Beispiel HR-Services: ESSC als A h t fü ll P lthAnsprechpartner für alle Personalthemen

In Zukunft ist das ESSC der zentrale Ansprechpartner in HR-Themen für die Mitarbeiter der europäischen BASF-Gruppe.Themen für die Mitarbeiter der europäischen BASF Gruppe.

Das ESSC stellt europaweit einheitliche Kontaktkanäle zur Ver-Das ESSC stellt europaweit einheitliche Kontaktkanäle zur Ver-fügung (eine Mail-Adresse, eine Telefonnummer, eine Faxnummer).

Das Contact Center ist von 07:30 bis 18:00 Uhr erreichbar. Etwa 85% der Anrufe werden innerhalb von 20 Sekunden beantwortet.

95% der Anfragen werden innerhalb von 24 Stunden bearbeitet.

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Ausgangssituation und Zielbild

Services auf Gesellschaftsebene European Shared Service Center

Dezentralisierte, heterogene Prozesse

Unterschiedliche Kompetenzen

Europaweit standardisierte Prozesse

Einheitliche AufgabenteilungUnterschiedliche Kompetenzen in den verschiedenen Gesellschaften

Gesellschaftsspezifische

Einheitliche Aufgabenteilung, Nutzung von Synergien

Prozessspezialisten im Service CenterGesellschaftsspezifische

Infrastruktur bzw. TechnologieCenter

Best Practices für die ganze Gruppe genutzt

Viele heterogene TeamsEin Team an

verschiedenen Standorten

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Change Management als wichtiger E f l f ktErfolgsfaktor

Herausforderungen bei der Einführung von Shared Services

Mitarbeiter in lokalen Finanz- und Personalabteilungen bzw. Arbeitnehmervertretungen stehen Servicebündelung besonders kritisch gegenüber

Tiefgreifende Veränderung der Aufgaben und Strukturen der lokalen Finanz- und HR-Abteilungen

Frühzeitige und umfassende

“Kulturschock” für Mitarbeiter durch neue Organisation, neue Technologien, veränderte Prozessabläufe und höhere S lb t t t

Einbindung aller Stakeholder erforderlich!

Selbstverantwortung

Lokales Management empfindet Servicebündelung als“Q i O t i ”

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“Quasi-Outsourcing”

“Lessons Learnt” –K iti h E f l f ktKritische Erfolgsfaktoren

Integration in die BASF-Gruppenstrategie

Klares Erwartungsmanagement („no walk in the park“)

Sichtbare Top-Management Unterstützung

Erfahrene Mitarbeiter für die Projektorganisation

Gutes Arbeitsverhältnis zwischen Center und lokalen Gesellschaften

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