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QM 1
QM-Kurs www.schlossakademie.de
Serie Q: QM-Kurs 2008 für den Arzt in Klinik und Praxis
Band 1: Zeitmanagement – Folien zum Seminar „Ärztliches Qualitätsmanagement“
Herausgeber:
© Schlossakademie für Medizin & Management GmbH
Am Hang 11, D-24113 Molfsee / Kiel
Tel: 0431-65949989 Fax:0431-6599772
Zeitmanagement
QM 2
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Serie Q: QM-Kurs 2008 für den Arzt in Klinik und Praxis
Zeitmanagement
Die Zeit ist ein zu kostbares Gut, um
verschwenderisch damit umzugehen!
Es gibt Menschen, die scheinen
immer Zeit zu haben, andere leiden
dauernd unter Zeitnot.
QM 3
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Serie Q: QM-Kurs 2008 für den Arzt in Klinik und Praxis
Themenübersicht
1. Definition, Zielsetzung und Nutzen von
Selbstmanagement
2. Persönliche Arbeitstechniken:
1. Zielsetzung
2. Planung
3. Entscheidung
4. Realisation
5. Überprüfung
6. (Information und Kommunikation)
QM 4
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Serie Q: QM-Kurs 2008 für den Arzt in Klinik und Praxis
QM 5
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Serie Q: QM-Kurs 2008 für den Arzt in Klinik und Praxis
Selbstmanagement... ist eine Arbeits- und Lebenstechnik, sich selbst
so zu führen und zu organisieren (=managen),
dass man Erfolg hat.
... bedeutet die eigene Zeit und die eigene Arbeit
zu beherrschen und nicht von den
Arbeitsumständen beherrscht zu werden.
... erhöht den persönlichen Erfolg und steigert die
Leistung durch den Einsatz
besserer Methoden und Instrumente.
QM 6
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Serie Q: QM-Kurs 2008 für den Arzt in Klinik und Praxis
Nutzen Selbstmanagement§ Zielorientierung
§ Erhöhung der Arbeitsproduktivität
§ Verminderung von Stress
§ Erhöhung der Transparenz komplexer, unübersichtlicher
Vorgänge (Aufgabenpläne)
§ Systematische Bearbeitung und Verfolgung von Aufgaben
§ Aktuelle Übersicht über derzeitigen Stand
(Maßnahmenverfolgung)
§ Entlastung von unnötigen Tätigkeiten
QM 7
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Serie Q: QM-Kurs 2008 für den Arzt in Klinik und Praxis
Fragen zur Analyse des Arbeitsstiles
§ Sind Sie ein „Volltischler“ – ein Leertischler?
§ Sind Ihre Arbeitsaufträge klar?
§ Telefonieren Sie effektiv?
§ Bereiten Sie wichtige Gespräche systematisch vor?
§ Können Sie delegieren?
§ Haben Sie ein Übersicht über Ihre Aufgaben und legen
Sie Prioritäten fest?
QM 8
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Serie Q: QM-Kurs 2008 für den Arzt in Klinik und Praxis
Analyse des Arbeitsstiles
Aufgabe:
1. Ermitteln Sie Ihre persönlichen „Zeitfresser“
2. Suchen Sie nach möglichen Ursachen
3. Suchen Sie nach ersten Lösungsmöglichkeiten
4. Legen Sie konkrete Schritte fest, was Sie wie
bis wann dagegen tun wollen
QM 9
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Serie Q: QM-Kurs 2008 für den Arzt in Klinik und Praxis
StörfaktorenStörungen, die psychologisch bedingt sind
§ Unlust
§ Übermüdung
§ Ängste, Sorgen
§ Schwatzhaftigkeit
Störungen, die wir selbst verursachen
§ Unordnung am eigenen Arbeitsplatz
§ Schlechte Zeiteinteilung
§ Langsamkeit, Weitschweifigkeit
Störungen durch Personen
§ Durch Vorgesetzte, Kollegen, Kunden,
Mitbürger. Telefonanrufe oder
unangemeldete Besuche unterbrechen
die Arbeit.
§ Auch Emails belasten zunehmend das
Zeitbudget.
§ Auch normale soziale Kontakte können
belasten, wenn sie zuviel Zeit
beanspruchen.
Störungen durch Reize
§ Schlecht klimatisierter Arbeitsraum
§ Luftzug
§ Rauch
§ Unordnung
§ Geräusche, Lärm, ungeliebter
"Musikteppich"
§ Visuelle Reize (Sonne, Notizzettel,
Lichtquellen)
§ Sexuelle Reize (Bilder, Personen)
§ Gerüche (Parfüm, Mundgeruch)
§ Kleidung (die uns stört)
QM 10
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Serie Q: QM-Kurs 2008 für den Arzt in Klinik und Praxis
Selbstmanagementkreis
6. Kommunikation,
Information
1. Zielsetzung
2. Planung
3. Entscheidung
4. Realisation
5. Überprüfung
QM 11
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Serie Q: QM-Kurs 2008 für den Arzt in Klinik und Praxis
1. ZielsetzungZiele sind eine Herausforderung und Orientierung für unser konkretes
Handeln und dienen als Maßstab unseres Erfolges.
Ziele setzen heißt in die Zukunft zu denken und einzelne Aktivitäten
auf das „große Ganze“ auszurichten.
Ziele müssen eindeutig und überprüfbar (messbar) sein.
Die Zieldimensionen müssen festgelegt werden:
§ Inhalt: Was soll erreicht werden?
§ Ausmaß: Welche Zielgröße soll erreicht werden?
§ Dauer: Wann soll das Ziel erreicht sein?
QM 12
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Serie Q: QM-Kurs 2008 für den Arzt in Klinik und Praxis
Zielplanung im UnternehmenManagement by objectives
Festlegung von regelmäßigen Zielvereinbarungen zwischen
Vorgesetztem und MitarbeiterIn im Kontext des gesamten
Unternehmens.
§ Es werden gemeinsam klare Ziele festgelegt, die Zielerreichung
überwacht, die Einhaltung der Ziele belohnt, konstruktiv kritisiert
und Konsequenzen für die Zukunft gezogen.
Fragenbereiche:§ Wozu gibt es die Stelle?
§ Verantwortungs- und Aufgabenbereiche
§ Leistungsstandards, Messgrößen
§ Zielsetzungen (Erhaltungs-, Verbesserungs-, Innovations- und
persönliche Entwicklungsziele)
§ Zielerreichungspläne (Bezeichnung der konkreten Maßnahmen)
§ Zielerfüllungspläne (Überprüfung und Festlegung neuer Ziele)
QM 13
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Serie Q: QM-Kurs 2008 für den Arzt in Klinik und Praxis
2. Planung, Zeitmanagement
„Zeitmanagement ist die konsequente und
zielorientierte Anwendung bewährter
Arbeitstechniken in der täglichen Praxis, um
sich selbst und die eigenen Lebensbereiche so
zu führen und zu organisieren (=zu managen),
dass die zur Verfügung stehende Zeit sinnvoll
und optimal genutzt wird.“ (Seiwert 1998)
QM 14
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Serie Q: QM-Kurs 2008 für den Arzt in Klinik und Praxis
2. Planung, ZeitmanagementEntwickeln Sie Ihre persönliche Zeitplanung, probieren Sie
unterschiedliche Instrumente und Methoden aus und entwickeln Sie
diese weiter!
§ Orientierung an den Zielen (lang-, mittel-, kurzfristig)
§ Zeitplanungsinstrumente einsetzen (welche setzen Sie ein?)
Ø Jahresübersicht
Ø Aufgabenteil
Ø Informationsteil
Ø Adressen, Telefonregister
QM 15
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Serie Q: QM-Kurs 2008 für den Arzt in Klinik und Praxis
Regeln für die Zeitplanung
§ Pflegen Sie Ihre Zeitpläne regelmäßig
§ Planen Sie schriftlich, gleichen Sie das Erreichte mit den
Zeitplänen ab (Ziele) - Lerneffekt
§ Übertragen Sie unerledigte Aufgaben
§ Legen Sie Prioritäten fest
§ Planen Sie Zeiten für Unvorhergesehenes, konzeptionelle
Arbeit und Weiterbildung ein
§ Der Aufwand für die eigentliche Umsetzung wird in der
Regel zu niedrig angesetzt
§ Planen Sie Pufferzeiten ein (nur ca. 60% der Zeit
verplanen)
QM 16
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Serie Q: QM-Kurs 2008 für den Arzt in Klinik und Praxis
Die ALPEN - Methode
Hilfsmittel für die Tagesplanung
§ A – Aktivitäten und Aufgaben notieren
§ L – Länge/Zeitdauer einschätzen
§ P – Pufferzeiten reservieren ( ca. 40%)
§ E – Entscheidungen über Prioritäten/ Weglassen
§ N – Nachkontrolle und Unerledigtes auf den
nächsten Tag übertragen
QM 17
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Serie Q: QM-Kurs 2008 für den Arzt in Klinik und Praxis
MindmappingTony Buzan geboren am 2.6.1942 in London
"Was die Wissenschaft uns bis heute wirklich bewiesen hat, ist die Tatsache, daß der Geist unendlich subtiler ist, als wir früher angenommen haben, und dass die Menschen, die das besitzen, das man ironischerweise einen „normalen“Verstand nennt, über viel größere Fähigkeiten und ein viel höheres geistiges Potential verfügen, als wir früher für möglich gehalten hätten."
QM 18
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Serie Q: QM-Kurs 2008 für den Arzt in Klinik und Praxis
Grundlagen
Übersetzung: „Hirn-Karte“, „Denk-Struktur“, „Gedanken-
Landschaft“
Viele Wissensinhalte, Situationsbeschreibungen,
Maßnahmenpläne, usw. werden durch Listen dargestellt.
Aufstellungen dieser Art werden zwangsläufig linear
gelesen und behindern das Denken in Querbezügen.
Durch die Darstellung mit Mindmaps verbessert sich der
Überblick und Zusammenhänge werden deutlicher.
QM 19
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Serie Q: QM-Kurs 2008 für den Arzt in Klinik und Praxis
Nutzen von MindMapping
§ Kombination von logischem und bildhaft - assoziativem
Denken.
§ Es erlaubt einen Überblick über ein Thema.
§ Durch seine spezifische Art ist es hirngerechter.
§ Die Kombination von logischem und bildhaft - assoziativem
Denken regt unser Hirn an.
§ Die Stoffmenge eines Mindmaps ist verglichen mit unserer
linearen Arbeitsweise enorm.
§ Das Erinnerungsvermögen wird durch Mindmaps stimuliert,
womit der Lerneffekt verstärkt wird.
QM 20
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Serie Q: QM-Kurs 2008 für den Arzt in Klinik und Praxis
Regeln für die Erstellung eines Mindmap
1. DIN A3-Blatt quer (oder Software, z.B. mindmanager)
2. Thema steht im Mittelpunkt ( z.B. Persönliche
Arbeitstechniken, Urlaub, Projekt,...)
3. Wichtigste Aspekte ergeben die Hauptäste
4. Weitere Aspekte werden den Hauptästen zugeordnet
5. Jeder Ast bekommt ein Schlüsselwort
6. Es werden Großbuchstaben verwendet
7. Verwenden Sie nach Möglichkeiten Symbole,
Zeichnungen, Piktogramme, etc.
QM 21
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Serie Q: QM-Kurs 2008 für den Arzt in Klinik und Praxis
3. EntscheidungPrioritätensetzung: Die Kunst, Wesentliches von
Unwesentlichem zu unterscheiden, ist ein Erfolgsfaktor.
§ Erledigen Sie immer nur eine Sache auf einmal, schließen Sie diese
sinnvoll ab.
§ Konzentrieren Sie Ihre Kräfte auf das Wesentliche (Ihre Ziele),
lassen Sie sich nicht durch angenehmere aber unwesentliche
Aufgaben gefangen nehmen.
§ Fragen Sie sich, was passieren würde, wenn Sie
diese Aufgabe nicht erledigen würden?
§ Machen Sie sich klar, dass Sie es nicht allen
recht machen können!
§ Überlegen Sie, ob unwichtige aber dringliche Aufgaben
delegiert werden können.
QM 22
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Serie Q: QM-Kurs 2008 für den Arzt in Klinik und Praxis
Pareto-Prinzip (80:20-Regel)
80% der
aufgewendeten
Zeit
20% der
aufgewendeten
Zeit
80% der
Ergebnisse
20% der
Ergebnisse
QM 23
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Serie Q: QM-Kurs 2008 für den Arzt in Klinik und Praxis
Pareto-Prinzip (80:20-Regel)
Beispiel:
Viele Buchautoren behaupten, dass man oft schnell einen
akzeptablen Entwurf zu einem Aufsatz, Artikel oder Buch
fertiggestellt hat (20% der aufgewendeten Zeit à 80% der
Ergebnisse), dann aber die meiste Zeit mit Details,
Bereinigungen und Korrekturen verwendet (80% der
aufgewendeten Zeit à 20% der Ergebnisse).
QM 24
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Serie Q: QM-Kurs 2008 für den Arzt in Klinik und Praxis
© 1999
Dringlichkeit
Wic
hti
gk
eit
A-Aufgaben
sofort tun
(Selbst)
C-Aufgaben
reduzieren
delegieren
B-Aufgaben
strategisch
planen
terminieren
Prioritätensetzung nach dem Eisenhower Prinzip
P
Nach A&P 99
QM 25
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Serie Q: QM-Kurs 2008 für den Arzt in Klinik und Praxis
ABC - Analyse
Die wichtigsten Aufgaben (A) machen nur etwa 15% Ihrer
Arbeitszeit aus - ihr Wert liegt bei ca. 65 %.
Die durchschnittlichen Arbeiten (B) machen etwa 20 % Ihrer
Arbeitszeit aus - ihr Wert liegt bei ca. 20%.
Die weniger wichtigen oder unwichtigen Aufgaben (C)
machen etwa 65 % Ihrer Arbeit aus - ihr Wert liegt bei ca. 15%
Gliedern Sie Ihre Aufgaben nach Prioritäten und bearbeiten Sie
diese konsequent und systematisch nach Priorität.
Gliedern Sie Ihre Aufgaben nach Prioritäten und bearbeiten Sie
diese konsequent und systematisch nach Priorität.
QM 26
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Serie Q: QM-Kurs 2008 für den Arzt in Klinik und Praxis
Delegation von Aufgaben
§ Warum gerade ich?
§ Muss ich diese Tätigkeit unbedingt selbst ausführen,
oder kann sie nicht ebenso gut (oder besser) von
einem anderen Mitarbeiter oder einer anderen Stelle
erledigt werden? (QM`er: Unterstützung durch EDV,
PDL, Verwaltung, Controlling, etc.)
§ Aufgaben von hoher Dringlichkeit aber geringer
Wichtigkeit für die Ziele (Eisenhower-Prinzip).
§ B und C- Aufgaben können häufig delegiert werden.
QM 27
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Serie Q: QM-Kurs 2008 für den Arzt in Klinik und Praxis
„Nein“ sagen
§ Wir werden laufend mit Wünschen, Anfragen oder Erwartungen über-
häuft. Uns fällt es schwer, "Nein" zu sagen.
§ Das Nein kommt uns aus verschiedenen Gründen recht schwer
über die Lippen:
Ø weil wir anderen helfen möchten - "Helfersyndrom";
Ø weil wir uns im Grunde genommen freuen, wenn wir unentbehrlich sind;
Ø weil wir niemanden verletzen oder vor den Kopf stoßen möchten;
Ø weil wir Angst haben, nicht mehr geliebt zu werden;
Ø weil wir überrumpelt wurden.
QM 28
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„Nein“ sagenPrüfen Sie, ob Sie nicht oft Verpflichtungen übernehmen,
obschon Sie zu wenig Zeit dafür haben. Wenn Sie sich öfters
ausgenutzt fühlen und ständig zusätzliche Aufgaben
übernehmen müssen, währenddem sich andere immer
drücken, fragen Sie sich:
§ Warum zögere ich mit dem Nein?
§ Weshalb fällt es mir so schwer, Nein zu sagen?
§ Wann habe ich zuletzt nachgegeben, jedoch Nein gedacht?
§ (Den Fall nun einem Partner konkret erzählen, beschreiben
§ oder wenigstens für sich notieren).
§ Welche Vorteile brächte mir das Nein sagen?
QM 29
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„Nein“ sagenSo können Sie Nein sagen lernen:
§ Prüfen Sie den Wunsch oder das Anliegen!
§ Wenn Sie das Begehren innerlich ablehnen, warten Sie nicht, sagen Sie
sofort NEIN! "Ich freue mich, dass Sie an mich gedacht haben, aber...."
§ Fühlen Sie sich überrumpelt: Bitten Sie um Bedenkzeit!
§ Müssen Sie sich sofort entscheiden, zählen Sie innerlich ruhig bis 10!
(Denken, Überlegen, Sachverhalt wiederholen, Pause. Dann: Nein.
§ Begründen Sie kurz und sachlich die Ablehnung. (Keine Rechtfertigungen,
keine Ausreden, keine Notlügen).
§ Empfehlen Sie eine Alternative (Namen vorschlagen).
§ Intelligent Nein sagen: "Nein, aber ich schlage vor: A oder B." "Könnte
man nicht A und B verbinden?"
QM 30
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4. Realisation (Tagesgestaltung)
§ Setzen Sie sich Ziele für den Tag (Tagesplanung)
§ Fangen Sie mit dem Wichtigsten zuerst an
§ Planen Sie Zeit „für sich“ ein
§ Vermeiden Sie Handlungen mit Rückwirkungen
§ Gehen Sie Probleme direkt an
§ Legen Sie regelmäßig Pausen ein
§ Schließen Sie Arbeitsvorgänge sinnvoll ab
QM 31
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Persönlicher Arbeitsstil
§ Planen Sie Ihren Tag am Vorabend (schriftlich!)
§ Beachten Sie Ihre Tagesleistungskurve
§ Fassen Sie Tätigkeiten sinnvoll zusammen (Zeit für
Telefonate, Post, e-mail, Routinetätigkeiten)
§ Bereiten Sie Kommunikationsvorgänge vor (Telefonate,
Besprechungen, Besuche)
§ Erledigen Sie nachmittags eher Routinetätigkeiten
QM 32
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Persönlicher Arbeitsstil
QM 33
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Lernpartnerschaften
Dr. W. Pries
Stabstelle Qualitätsmanagement
FEK- Neumünster GmbH 12
Die Lerngleichung nach Reginald Revans
Lernen = P + QP = programmiertes Wissen
Q = Einsichten aus dem Hinterfragen von Erfahrungen und Situationen
Reginald Revans
Lerngleichung nach Revans
QM 34
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Kompetenz ist die Möglichkeit, gewünschte
Ergebnisse zu produzieren (in der Praxis)
Bearbeitung einer
konkreten Aufgabe
Reflektion der Tätigkeiten
und ErfahrungenErhöhung der
Handlungssicherheit
Kompetenz
Lernpartnerschaften
QM 35
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Serie Q: QM-Kurs 2008 für den Arzt in Klinik und Praxis
LernpartnerschaftenStrukturierte (gegenseitige) Befragung zu konkreten
Aufgaben nach festgelegten „Spielregeln“:
§ Wie ist der Stand deiner konkreten Aufgabe?
§ Wie gestaltet sich die Zusammenarbeit?
§ Wo gibt es Verbesserungspotentiale, wo Probleme?
§ Wie soll konkret damit umgegangen werden?
§ Welche Umgebungsfaktoren wirken oder können eine
wichtige Rolle spielen?
QM 36
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Serie Q: QM-Kurs 2008 für den Arzt in Klinik und Praxis
Coaching: GROW
G = Goal Welches konkrete Ziel hast du?
R = Reality Wie sieht die Wirklichkeit aus?
O = Option Welche Möglichkeiten hast du
um das Ziel zu erreichen?
W = Will Willst du das Ziel wirklich
erreichen?
QM 37
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5. Überprüfung
§ Überprüfen Sie regelmäßig die Umsetzung Ihrer
Zeitplanungen
§ Dokumentieren Sie Ihre Erfahrungen aus der
Umsetzung Ihrer Planungen
§ Kontrollieren Sie jeden Abend die Zielerreichung
§ Wiederholen Sie in regelmäßigen Abständen
Ihre Arbeitsstil- und Störungsanalyse
QM 38
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Serie Q: QM-Kurs 2008 für den Arzt in Klinik und Praxis
Literaturhinweise
1. Otmar Donnenberg: Action Learning, Klett-Cotta 1999
2. Ulrike Hoeth: Qualitätstechniken für die Dienstleistung, Hanser 1997
3. Dr. Dietrich Buchner: Manager Coaching, Junfermann 1996
4. Lothar J. Seiwert: „Selbstmanagement“ GABAL, 1997
5. Lothar J. Seiwert: „Zeitmanagement“ GABAL, 1997
6. Lothar J. Seiwert: „Das Bumerang Prinzip“ GU 2002
QM 39
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Autoren & Adressen
Schlossakademie für Medizin und Management GmbH
Am Hang 11
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Tel 0431-65949989
Fax 0431-6599772
Information zu aktuellen QM-Kursen: [email protected]