Trends auf dem ECM-Markt - Bernhard Zöller, Zöller & Partner GmbH

Trends auf dem ECM-Markt

Bernhard Zöller, Zöller & Partner

Alfresco Juni 2016© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de

Top Thema ECM


CeBIT 2016 Top Themen

..und ihre Relevanz zu ECM


Top-Trends aus Sicht der ECM-Branche

40%

37%

26%

26%

23%

18%

18%

18%

Anwendungen für mobile Endgeräte

Digitale Akten

Business Collaboration/Teamarbeit

Eingangsrechnungsverarbeitung

Vordefinierte Workflows

Big Data

Kontextsensitive Informationsbereitstellung

Standardisierte Lösungen

Basis: alle ECM-UnternehmenQuelle: BITKOM, 7. ECM-Barometer


Status 2016

ECM Lösung sind die Trägerplattform für viele Einsatzfelder

– Aufbewahrung und Archivierung einer Vielzahl von Dokumenten, Dateien, Unterlagen und Vorgangsdaten

– In Unternehmen und Behörden quer über alle Branchen und Größenordnungen

– Für Sachbearbeiter und Knowledge Worker, Interne und Externe

– Ergänzung für die Fachanwendungen durch DMS-und Workflow-Dienste, die aus dem Kontext der Fachanwendung heraus aufgerufen werden werden.


Es geht schon lange nicht mehr nur um Papierprobleme oder Archivierung

Vielfalt der Ablagesysteme– Nicht nur ECM-Lösungen. Auch File- und E-Mail-System, Portale,

Fachanwendungen etc.– Inkl. Eigenentwicklungen und Altlasten– Wikis, Blogs, Intranet-Portale

Unkenntnis der Ordnungssysteme– Wenn Meier nicht weiß, wo Müller abgelegt hat

Persönliche Versionierung, Mehrfachablage– „Sehr geehrte Damen und Herren.doc“

E-Mail– Menge, Teufelszeug PST, Smartphones, Containerproblem,

persönlich/privat …

Datei-Messies– Zumüllen von File- und E-Mail-Systemen

Rechtechaos– Fürstentümerproblem: Das Dokument gehört mir…


Aktuelle Komplettsysteme

Moderne ECM-Komplettlösungen umfassen:– Ordnungsgemäße Aufbewahrung– Dokumentenlebenszyklus inkl.

Versionierung – Workflow-Funktionen sowohl für

Genehmigungsprozesse als auch für frühes Scannen und adhoc-Workflow

– Inhaltssuche (Volltext)– Aktenverwaltung– Rendition/Formatkonvertierung– Teamwork-Funktionen (Collaboration)– Customizing Werkzeuge, dokumentierte

APIs Zunehmend wichtig:

– Web-Clients, mobile Clients– Mandantenfähigkeit, Hosting-Fähigkeit

Erfassung und Indexierung

Papier

Erfassung und Indexierung E-

Mail

Erfassung und Indexierung MS Office- Dokumente


Massenoutput

OCR/ICR/Dokumenten-klassifikation

DB für Fachliche und

technische Attribute

Volltext-Datenbank

Postkorb-funktionen

Akten-verwaltung

Adhoc Workflow

Production/ transaktionaler

Workflow

Speicher-SWfür Optical, CAS,

NAS/SAN etc.

RechtesystemeSSO

Redaktions-funktionen

VersionierungDok-

Lebenszyklus

TeamfunktionenCollaboration

Dokument-Viewer


ERP-Content

Entwicklungs-Umgebung, Customizing Werkzeuge

Benutzer-verwaltung

Import/Export-Werkzeuge

Horizontale oder vertikale

Lösungen


Papier

Erfassung und Indexierung E-

Mail

Erfassung und Indexierung MS Office- Dokumente


Massenoutput

OCR/ICR/Dokumenten-klassifikation

DB für Fachliche und

technische Attribute

Volltext-Datenbank

Postkorb-funktionen

Akten-verwaltung

Adhoc Workflow

Production/ transaktionaler

Workflow

Speicher-SWfür Optical, CAS,

NAS/SAN etc.

RechtesystemeSSO

Redaktions-funktionen

VersionierungDok-

Lebenszyklus

TeamfunktionenCollaboration

Dokument-Viewer


ERP-Content

Entwicklungs-Umgebung, Customizing Werkzeuge

Benutzer-verwaltung

Import/Export-Werkzeuge

Horizontale oder vertikale

Lösungen


Unverzichtbarer Bestandteil: Workflow

Dokumentenzentrische Workflows: Redaktions- und Freigabeprozesse

Production-Workflow zur Geschäftsprozesssteuerung

– für hochvolumige, repetitive Bearbeitungsprozesse Ad-hoc-Workflow

– zur situativen Bearbeitung Capture-Workflow

– Automation & Steuerung von Capture-ProzessenScannen Indexieren Prüfen / Korrigieren Freigeben

Workflow erfordert fast immer auch Integrationsschnittstellen mit Fachanwendungen


ECM wird IT-InfrastrukturECM-Lösungen als Content-Integrationsplattform

Anwendungssystem 1(z.B. SAP )

Anwendungssystem 2 (z.B. Exchange)

Selbsterstellte Anwendungen, Host-

Applikationen etc.

Anwendungssystem 3 (z.B. Fileserver, MS Office etc.)

Output-Integration: Content-Übernahme in ECM-System

Retrieval-Integration: Verfügbarmachung Content aus ECM-System

DMS-/ECM-Anwendungen

(Belegarchivierung, Aktenverwaltung,

Postkorbfunktionen)

DMS/ECM als Content Infrastruktur

© Zöller & Partner GmbH

IT-Infrastruktur: Plattformen, Datenbanken, Speicher, Client-Technologien, Netze

Integration in Prozesse und Systeme (synchrone und asychrone Schnittstellen, Postkorb/Workflow/BPM etc.)

Aufbewahrungspflichtige oder aufbewahrungswürdige Dokumente, Dateien, Unterlagen etc.

Mailobjekte; nativ und/oder als Rendition

Mit/ohne Attachments

Gescannte Dok.Drucklisten/ALF

Ausgangspost/PDFEtc.

Vielzahl unterschiedlicher Dateiformate

Verknüpfung gescannter Dokumente, intern

erstellter Dokumente etc.

Gescannte Dokumente, Office Dateien u.a.

Content-Services: Erfassung, Ablage/Archivierung, Versionierung, Recherche, Rendition, etc.

ArchiveLinkHttp-Content Server

SchnittstelleMail-Integration

Projektspezifische Schnittstelle oder

generische Schnittstelle für Output-Übernahme und

Retrieval-Integration

Fileserver-Archivierung.MS Office Integration

ECM-eigene Schnittstellen

E-Akte


Triebfedern & Trends: Veränderte Arbeitswelten

„Work is a thing you do, not a place you go.” Mobilität

– Standort- und Zeitzonen-Unabhängigkeit– Globalisierung / Internationalisierung

Arbeit findet immer häufiger nicht am eigenen, „persönlichen“ Arbeitsplatz statt

– Beim Kunden/Lieferanten, an unterschiedlichen Standorten des Unternehmens

– Home Office Know-how – nicht der Wohnort - entscheidet

über Projekt-Zuordnung Flexibilisierung der Arbeitszeiten Informationen sind häufiger „ent-

dokumentiert“– vernetzte/verlinkte Zusammenhänge (Beispiel: Foren,

Wikis, Portale)


Änderung der Arbeitsweise im Büro 2020

Beispielhafte Studie (viele mit ähnlichen Ergebnissen)

Nur noch 53% haben „eigenen“ Arbeitsplatz, zunehmend wird nicht mehr im „Firmenbüro“ gearbeitet.

– 57% arbeiten auch von Zuhause– 37% auch an anderen Orten im Unternehmen– 37% auch außerhalb des Unternehmens– 33% bei Partnerfirmen, Kunden etc.

Quelle: FAZ vom 26.2.2013


Anforderungen Knowledge Worker

Intuitive Benutzeroberfläche– Viele Todsünden am Markt.

„Persönliches“ Customizing– Nein, VisualStudio ist KEIN Customizing-Werkzeug

Mobile, Offline, Tablets Integration in Desktop Anwendungen Anwender haben zunehmend andere Client-

Plattformen im Einsatz– Desktop OS: zunehmend auch Apple Mac OS– Tablets (Windows 8.x, Apple iOS, Android)– Smartphones (Windows Mobile, Apple iOS, Android)

Die Admins wissen nicht mehr zwingend, mit welchen Endgeräten ein Anwender auf die Anwendungen/Systeme zugreift


Cloud

Neue Anforderungen an Cloud-fähige Anwendungen

– Multi-Mandanten-Fähigkeit (Tausende von Mandanten)– Extremste Skalierbarkeit– Neue Release-Stände werden lautlos installiert

Status: – Schnelle Verbreitung, aber langsamer als vor 5 Jahren

prognostiziert– Schnellere Akzeptanz im Consumerbereich (geringere

Anpassungsaufwendungen)

Wichtige Faktoren für Anbieter und Anwender:– Rechtliche Rahmenbedingungen– Systemintegration mit Rich-Clients und 2-tier

Fachwendungen– Datensicherheit für sensible Daten– Hochverfügbarkeit bei geschäftskritischen Anwendungen

© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de Alfresco Juni 2016

Was gehört zu Collaboration?

n:m-Kommunikation Yellow Pages, Rollen, Skills,

Interessen Tags für Personen, Gruppen Activity Streams, Followers Microblogs Audio-, Video-, Web-Conferencing Messaging/Chat Kommentieren von Nachrichten,

Dateien

Projekträume Gruppenkalender Projekt-Management Aufgabentracking Umfragen, Abstimmungen, Feedback Co-Editing, Team-Reviews

Dokumenten Management File-Sharing Indexierung, Tagging,

Bewertung Ähnlichkeitsempfehlungen Wikis Blogs Diskussionsforen E-Learning

Kommunikation Team-Work Knowledge-Sharing


Disruptive Technologien: Osterparade New York, 1900

1 Auto


Disruptive Technologien: Osterparade New York, 1913

1 Pferd


„Disruptive Technologien“Erlauben komplett andere Lösungswege; nicht nur eine 1:1 Umsetzung

Beispiele– iTunes & andere Musikportale „Tonträger“– Youtube Fernsehen– Amazon, Ebay etc. Versand- und stationärer Handel– Google Gelbe Seiten, Telefonbuch– WhatsApp SMS Telefon– VMWare, WebEx&Co. Präsenzmessen für SW-Lösungen– VistaPrint, Flyeralarm & Co. regionale Offsetdruckereien

Beispiele aus der ECM-Welt– Wikis in Word geschriebene Handbücher– Web-Anwendungen, Formular-Workflow Umlaufmappen– Diskussionsforen Meetings, E-Mail-Diskussionen– Virtuelle Projekträume und e-Akte File-Ablage– SmartPhone Scanning Kopierer

Verlangt Bereitschaft, alte Prozesse nicht 1:1 umzusetzen (schnellere Pferde) sondern mit der Kenntnis um die Möglichkeiten neuer Technologien neu zu konzipieren:

– Sequentielle Abläufe: können häufig parallelisiert werden– Eigenhändige Unterschriften für interne Vorgänge: Unnötig

Zukunft E-Mail?


Typische Probleme File-System


Filesystem vs. ECM-Lösung

Merkmale unterschiedlicher Content-Ablagen Dateisystem ECM-Lösung

Einfache Dateioperationen (Ablegen, Kopieren, Umbenennen etc.) JaWindows GUI Aufwendiger als im Dateisystem

Persönliche/Lokale Ablage, freie Ablage, Ad-hoc-Strukturen Ja Ja

Ablage aus Word, Excel, Outlook Ja Ja

Ablegen aus Acrobat und anderen nicht erweiterbaren oder weniger häufigen PC Anwendungen Ja Ja, aber anders

Verlinken von Dokumenten via absolute / relative Links Aber nur begrenzt zuverlässig (vor allem bei extern erzeugten Dok) i.d.R. Nein (wenige Ausnahmen)

Geordnete (geführte) Ablage (Dokumente werden mit Wahrscheinlichkeit da abgelegt, wo sie von anderen vermutet werden), unveränderbare Vorgaben zur Ablage

Möglich wenn sich Mitarbeiter an Regeln halten Ja

Ordnungsgemäße, unveränderbare Ablage auf Basis von Dokumentarten (fachliche Attribute) Nein Ja

Berechtigung auf Objektarten (z.B. Dokumentenarten) Nein Ja

Dokumentenlebenszyklus, Check-out/Check-in, systemgestützte Versionierung Nein Typisch

Dokumentenmappen mit eigenen Metadaten zur Verwaltung von logisch zusammengehörigen Dokumenten, flache Ablagestruktur

Nur einfache Baumstrukturen im File-System Ja (nicht alle)

Ablage von Dokumenten in mehr als 1 Verzeichnis ohne Kopieren Nein Ja (nicht alle)

Aktenverwaltung: tiefe Aktenstrukturen,Aktenmodellierung, Aktenplanverwaltung Nein Ja (nicht alle)

Akten können statische und flexible Anteile haben Nein Ja (nicht alle)

Erfassungskomponenten für Papier-Eingangspost:Integration der Scan- und Indexieranwendungen mit Rechtesystem und Datenbank-Anwendung Nein Typisch

Erfassungskomponenten für PC-Dokumenteinkl. Indexierungsfunktionen Ja, aber keine fachliche Attribuierung Ja

Erfassungskomponenten für ein- und ausgehende E-Mailsinkl. Indexierungsfunktionen Ja, aber keine fachliche Attribuierung Ja

Erfassungskomponenten für Host-generierte Dokumente, Listen und Reports inklusive Einrichtungswerkzeuge, Index-Parser, ggf. spezifische Viewer und Formatkonvertierer Nein Ja (nicht alle)

Capture-Werkzeuge zur Stapelerfassungvon Dokumenten und Unterlagen Nein Ja (nicht alle)

OCR/ICR-Integration zur Dokumentenklassifizierung und Datenextraktion Nein Häufig (OEM)


ECM versus File-System

Merkmale unterschiedlicher Content-Ablagen Dateisystem ECM-Lösung

Formatkonvertierer für die dynamische oder archivische Konvertierung in Formate wie TIFF, PDF etc. für niedrige bis sehr hohe Mengen Dritte Häufig (OEM)

Multiformat-Dokumentenviewer für die visuelle Reproduktion einer zunehmenden Vielfalt von Dokumentenformaten (inkl. DTA, ASCII und XML-Objekte), die sich ohne Style-Sheets oder Parser-Funktionen von normalen Benutzern nicht mehr lesen lassen

Nein Häufig (OEM)

Nachvollziehbarkeit durch Versionshistorie Nein Ja

Datenbankgestützte Suche nach Metadaten / Attributen Nein Ja

Systemseitige Komponenten zur Sicherstellung der unveränderbaren Archivierung (wirksamer Schutz gegen unzulässige Manipulation) gem. der regulatorischen Anforderungen Nein Ja

Löschfristenverwaltung Nein Häufig

Workflow I: Dokumenten-Genehmigungsprozesse, Freigabeprozesse Nein Häufig

Workflow IIPostkorbfunktionen für Szenarien der frühen Erfassung, Einzel- und Gruppenpostkörbe, Regelwerkzeuge Nein Häufig

Workflow IIIKnowledge-Worker Workflow: situativ nutz- und anpassbare Workflows Nein Manchmal

API für Recherche- und OutputintegrationKein ded. API aber Standard-

Funktionen für Ablage und Aufruf

Ja

Import- und Export-Werkzeuge für Dokumente und Metadaten Nicht für Metadaten Häufig

Offline-Clients (Synchronisation) Mitnehmen von Dokumenten für Einzelbenutzer Ja, aber eingeschränkte Synch. Ja, aber eingeschränkte Synch.

Lesen von Dokumenten auf iOS Tablet Nein Ja

Schreiben von Dokumenten, Workflow-Nutzung auf iOS Tablet Nein Selten


Unterschiedlicher „Betroffenheitsgrad“

Wir wollen E-Akte, „aber so wie in Papier“– „Der Leitungsebene können wir das aber nicht zumuten“– Ausdrucken, unterschreiben und neu einscannen– Farbcodierte Paraphierungen am Rand, jetzt eben

elektronisch Zu berücksichtigen:

– Erfahrung der End-User mit IT-Anwendungen• Von „gar nicht“ bis „Power-User“• Erfordert unterschiedlichen Aufwand zur Schulung,

Akzeptanzsicherung– Betroffenheit des Arbeitsplatzes– Qualifikationsmöglichkeit/Eignung der Mitarbeiter– Wer darf Änderungen im Ablauf bestimmen oder

verhindern?


ECM ist zu 51% ein Orga.-Thema

Typische Nicht-IT-Aufgaben in einem ECM-Projekt

– Neue Abläufe– Bereichs-/prozessübergreifende Abstimmung von

Ordnungssystemen– Rechte

In vielen Fällen ist nicht das Fehlen von Technologie, sondern das Fehlen von einhaltbaren Regeln und die mangelnde Abstimmung der Beteiligten die Ursache für die Probleme

Eine ECM-Lösung ist ein Werkzeugkasten, der für unterschiedliche Aufgaben verwendet werden kann, aber alleine keine Lösung schafft.


Auslaufmodelle

Papier, Papierakte– Vorblätter, Papierformulare, Kontierstempel– Paraphierungszettel, Umlaufzettel

Ausdruck und „zdA-Stempel“ Eigenhändige Unterschriften in

Innenverhältnis – verlässliche Authentifizierung am System ist

ausreichend E-Mail-Ping-Pong Meetings mit persönlicher

Anwesenheitspflicht Qualifizierte elektronische Signatur nach

dem derzeitigen SigG (und SigV)– für Konsumenten und Bürger


Und manchmal sieht auch noch so aus…

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !

Weitere Informationen: www.zoeller.de

www.ecm-blog.de

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