Gibt es das papierlose Büro für KMU´s?DMS Expo 2013

Stefan Schmidt / DocuWare GmbH 25.09.2013

Kleine / Mittelständische Unternehmen

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Heizung / Sanitär / Klima

Callcenter Dienstleistung

Projekte im Umweltbereich

Druckdienstleistung

…

KMU – Organisation

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Gesamtleitung

Chef / Unternehmensleitung

Abwicklung Post, Rechnungen,Schreibarbeit

1-2 Bürokräfte

IT Dienstleistung & Buchhaltung

In der Regel von externenDienstleistern

Dokumentenorganisation &Ablage

Klassisch in Mappen odereinfachen Dateisystemen

KMU – IT Ausstattung und Nutzung

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Ausstattung

Kleines Netzwerk

Server im „Keller“

Internetanschluss

Nutzung

Branchenspezifische Lösung

Filesystem für alle möglichen Dateien

eMail

Zusammenarbeit externen Dienstleistern

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Buchhaltung

Rechnungen, Belege etc.werden gesammelt.

Unterlagen werden inregelmäßigen Abständen andas Steuerbüro übermittelt.

Lieferanten / Dienstleister

In der Regel kein Zugriff fürDienstleister auf eigeneIT Systeme.

Wo ist der Haken?

Keine oder nur sehr eingeschränkteÜbersicht über vorhandene Dokumente

Aufwändige Suche nach einzelnenDokumenten

Platzbedarf der kontinuierlich zunimmt

Einordnen von neuen Dokumentenaufwändig und zeitintensiv

Niemand weiß genau wo sich einDokument befindet

Zugriff auf die Dokumente nur im Büro

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Vorteile für ein DMS

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Dokumente werden sicherund strukturiert archiviert

Schneller undortsunabhängiger Zugriff aufalle wichtigen Dokumente imUnternehmen

Prozesse werden starkvereinfacht

Vorteile für ein DMS

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Dokumente werden sicher und strukturiert archiviert

Schneller und ortsunabhängiger Zugriff auf alle wichtigenDokumente im Unternehmen

Prozesse werden stark vereinfacht

DMS – Einsatzszenarien

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Strukturierte Ablage

Einfacher (ad-hoc) Workflow

Wiedervorlage vonDokumenten

Einfache Speicherung direktaus der Applikation

Word, Excel, Branchenlösung

Externer Zugriff

per Tablet / Smartphone z.B.vom Hotel, Flughafen, etc.

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Warum setzen KMU´s keinDokumenten-Management-System ein?Warum setzen KMU´s keinDokumenten-Management-System ein?

Oft genannte Gründe gegen ein DMS

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Aufwand bei der Einführung(Beratung, Verkaufsprozess,etc.) rechtfertigt nicht dieerzielbaren Vorteile.

Anfangsinvestition ist in derRegel zu hoch.

Lösungsweg

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Einfache Bereitstellung & Betrieb als Cloud oder Online Lösung

Ohne aufwändige Installation / Konfiguration / Beratung

Kein Betrieb von Hard- und Software.

Einfache Bedienung

Klare, einfache und selbsterklärende Struktur

Schnelle, einfache und sinnvolle Einordnung von Dokumenten

Klassifizierung & Indexierung der Dokumente ohneKonfigurationsaufwand

Wie kann ein KMU von einem DMS profitieren?Wie kann ein KMU von einem DMS profitieren?

Gibt es das papierlose Büro für KMU‘s?

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Ja es ist möglich!

Viele Prozesses inklusiveder Endspeicherung könnensehr sinnvoll und mit großenVorteilen elektronischerfolgen.

Es kann so einfachfunktionieren, dass es auchfür KMU’s interessant ist.

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Wir wollen Ihnen eine Perspektive bieten!

Wir wollen und werden den nachhaltigen Bestand von DW sichern!

Wir werden Migrationswege in die Cloud aufzeigen.

Wir werden den reinen Inhouse-Einsatz von DocuWare weiterhinmassiv unterstützen.

Sie profitieren davon, dass unsere Cloud- und unsere Inhouse-Lösung zu 100% identisch sind.

Von jeder Weiterentwicklung profitieren Sie als Inhouse-Anwenderdaher genauso wie als Anwender von DocuWare Online.

Wir entwickeln schon heute Integrationen in Dropbox und Google,damit wir für Ihre künftigen Anforderungen bestens gewappnet sind.

DocuWare arbeitet an einer Cloud-basiertenLösung mit intelligenter Speicherung vonDokumenten um die vorhandenen Hürden zubeseitigen und die beschriebenen Vorteile zuerreichen.

DocuWare arbeitet an einer Cloud-basiertenLösung mit intelligenter Speicherung vonDokumenten um die vorhandenen Hürden zubeseitigen und die beschriebenen Vorteile zuerreichen.

Danke für IhreAufmerksamkeit

Stefan SchmidtDocuWare GmbH

Stefan.schmidt@docuware.com

Vortragsvideo und weitere Informationen unter:

http://www.ecm-navigator.de/termine/die-revolution-der-papierablage