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Partner der Verbände Garten-, Landschafts- und Sportplatzbau NRW e. V., Baden-Württemberg e.V.,Hessen-Thüringen e.V.,Niedersachsen-Bremen e.V.,Sachsen-Anhalt e.V. undSchleswig-Holstein e.V.

Um dauerhaft profitabel zu arbeiten,

ist eine sorgfältige Nachkalkulation

gerade im Garten- und Landschaftsbau

von enormer Bedeutung. Entlastung bei

dieser oftmals zeitraubenden Aufgabe

bietet »GaLaOffice 360°« mit seinem

Modul »Nachkalkulation«: Auf Knopf-

druck rufen Sie aussagekräftige Aus-

wertungen ab, die Sie effektiv in Ihrem

Controlling unterstützen. Erst mithilfe

dieser präzisen Daten erkennen Sie die

Wirtschaftlichkeit einzelner Projekte

und können eine genaue Kalkulation

aufbauen.

Wichtiges Controlling-InstrumentDie Nachkalkulation liefert den Betrieben

des Garten- und Landschaftsbaus die

Informationen, die zur wirtschaftlichen

Abwicklung der Baustellen nötig sind.

Die der Baustelle direkt zurechenbaren

Kosten wie Personalstunden, Geräteein-

satz und Materialkosten werden erfasst

und stehen sofort für die Auswertung

zur Verfügung. Die Daten können so-

wohl in Form von Tagesberichten als

auch elektronisch übermittelt werden.

Neben den Baustellendaten werden

auch die Kosten für Material, Subun-

ternehmer, Mieten, etc. aus den Kredi-

torenrechnungen erfasst. Hier können

die Lieferscheine den Rechnungen

zugeordnet und geprüft werden. Alle

vorhandenen Daten wie z. B. Preisver-

einbarungen, bisherige Einkaufspreise

oder gespeicherte Lieferantenpreise im

Artikelstamm stehen dabei zur Prüfung

direkt zur Verfügung.

Erfassung – Einfach & schnellTagesberichte werden einfach und

schnell per Tastatur erfasst. Das spart

Zeit bei der Eingabe und erhöht die Si-

cherheit. Außerdem kann das Programm

problemlos an unterschiedliche Bedürf-

nisse angepasst werden.

Eingabehilfen unterstützen die Erfas-

sung: So wird beispielsweise bei der

positionsbezogenen Erfassung der

Artikel sofort das Material aus der Vor-

kalkulation angezeigt und kann einfach

übernommen werden. Das intelligente

Vorschlagsverhalten in den einzelnen

Feldern reduziert den Erfassungsauf-

wand auf ein Minimum. Bis zu zehn

unterschiedliche Kostenarten (z. B.

Lohn, Gerät, Material, Fremdleistung,

Pflanzen, sonstige Kosten) können un-

terschieden werden.

Nachkalkulation & Controlling

Kosten laufend im Blick halten

Zusammenhänge erkennen

Risiken minimieren

Kalkulationsgüte optimieren

Wirtschaftlichkeit sichern

Wir freuen uns über

Ihren Besuch auf

der IPM Essen 2009:

Halle 11 – Stand 507

(29.01.-01.02.2009)

KS21 IT-INFO Nr. 174

IT-Info für GaLaBau-Unternehmen

KS21 IT-INFO Nr. 17 1

IT-Info für GaLaBau-Unternehmen

IT-INFO Inhalt

Professioneller mit CAD

Abrechnungsnachweise

Entwurfsplanung

IT-Info Nr. 17

Nachkalkulation

Personalstundenauswertung

Controlling

Datenübergabe an Buchhaltung bzw. KER

Nr. 17

IT-INFO

Fortsetzung: Nachkalkulation

Funktionsübersicht Erfassung der Baustellenstunden für Personal und Gerät, Material-lieferungen und Fremdleistungen.

Ergonomische Eingabe

Alternativ können die Daten über mobile

Geräte sowohl online – d. h. per mobilem

Internet – oder offline, also per Ab-

gleich des Gerätes mit dem Bürosystem

übertragen werden. Die Erfassung der

Baustellendaten wird dabei von den Bau-

leitern vorgenommen. Geeignete Geräte

steigern die Effizienz der Erfassung und

vermeiden Fehler, indem sie z. B. die

Baustelle automatisch über GPS erken-

nen und die Erfassung von Arbeitsbeginn

und -ende per Knopfdruck ermöglichen.

Erfassung der Tagesberichte

schriftliche Tagesberichte mobile Erfassung per Laptop/PDA/Handy

Auflistung der benötigten und der kalkulierten Zeit einer Position in verschiedenen Projekten

Auswertungen – Alles im BlickDie eingegebenen Daten bilden die

Grundlage für übersichtliche Listenaus-

wertungen, die einfach per Mausklick

abrufbar sind. Da sich die Auswertungen

auf den aktuellen Leistungsstand der

Baustelle beziehen, können Abweichun-

gen von den Sollwerten bereits während

der laufenden Arbeiten frühzeitig er-

kannt und Korrekturen vorgenommen

werden. Auswertungen sind in vielfäl-

tiger Form – wenn positionsbezogen

erfasst wird, auch bis hinab zur Positi-

onsebene – abrufbar. Zu den wichtigsten

Auswertungen zählen die

Kaufmännische Nachkalkulation

Sie liefert das Gesamtergebnis der ein-

zelnen Baustelle bis hinab zur Positi-

onsebene.

Technische Nachkalkulation

Sie vergleicht die vorkalkulierten Soll-

Mengen mit den auf der Baustelle rea-

lisierten Ist-Mengen. Dabei können bis

zu zehn Kostenarten unterschieden

werden, so z. B. Personalzeit, Geräte-

zeit, Material, Pflanzen, Subunterneh-

mer etc.

Auf der Basis der Soll/Ist-Vergleiche

können Fehlentwicklungen frühzeitig

festgestellt und korrigiert werden. Kaufmännische Nachkalkulation der gesamten Baustelle

KS21 IT-INFO Nr. 172

IT-Info für GaLaBau-Unternehmen

KS21 IT-INFO Nr. 17 3

Die in GaLaOffice 360° erfassten Daten

können selbstverständlich einfach und

komfortabel an externe Programme zur

Weiterverarbeitung übergeben werden.

Belege werden somit nur eimal in die

Hand genommen, die mühsame und

aufwändige Doppelerfassung entfällt,

Fehler werden vermieden, und Sie

sparen eine Menge Zeit. Je nach EDV-

System und Arbeitsweise sind jederzeit

individuelle Anpassungen möglich, um

die planmäßige und lückenlose Auf-

zeichnung aller Geschäftsvorfälle ohne

Doppelerfassungen zu gewährleisten.

Lohn-SchnittstelleNachdem die monatlichen Stundenzu-

sammenstellungen für ihre Mitarbeiter

Zukunftsweisend

Schnittstellen in GaLaOffice 360°

automatisch aus den Nachkalkulations-

daten berechnet wurden, übertragen

Sie mit der Datenschnittstelle für diverse

Lohnprogramme (z. B. »GDI Line Bau-

lohn« oder »Datev LODAS«) Ihre Mitar-

beiterstunden direkt in die Lohnbuchhal-

tung oder an den Steuerberater.

FiBu-SchnittstelleDie Lieferanten- und Subunternehmer-

rechnungen und natürlich die Debitoren-

rechnungen fließen per Knopfdruck

in die Finanzbuchhaltung. Die FiBu-

Schnittstelle von »GaLaOffice 360°«

unterstützt die Datenübertragung an

alle gängigen Finanzbuchhaltungpro-

gramme z. B. »Datev ReWe« oder »GDI

Line FiBu«.

Entscheidend ist darüber hinaus, dass die

konsequente Erfassung und Auswertung

der relevanten Daten Unregelmäßigkei-

ten aufdeckt, die ansonsten möglicher-

weise nie bemerkt worden wären.

Ursachen für Abweichungen:

Aufmaßfehler

Diebstahl

Leistungen wurden nicht korrekt erbracht (z. B. Schichtdicken des eingebauten Materials)

Umrechnungsfehler (Volumen in Gewicht)

Falsche Verlust- und Verdich-

tungsfaktoren

Darüber hinaus liefert die Baustellen-

auswertung wichtige Kennzahlen (z. B.

Wertschöpfung, Deckungsbeitrag und

Gewinn pro Stunde), mit deren Hilfe

einzelne Projekte miteinander verglichen

werden können.

Doch nicht nur bezogen auf einzelne

Baustellen lassen sich Kennzahlen ab-

rufen. Auch mit Blick auf das gesamte

Unternehmen stehen Kennzahlen unter

Berücksichtigung frei wählbarer Zeitin-

tervalle zur Verfügung. n

1. Die erfassten Personalstunden fließen – ergänzt um sonstige Personaldaten wie Urlaub oder Krankheit – in die Lohnabrechnung ein. Dabei wird der Betriebskalen-der zur Ermittlung der Sollarbeits-zeit automatisch berücksichtigt. Und dank der einfachen Übergabe an Baulohnprogramme ersparen Sie sich die lästige und fehleran-fällige Doppelerfassung.

2. Kosten und Auslastungen der verwendeten Geräte werden auto-matisch ermittelt und im Geräte-stamm zur Verfügung gestellt.

3. Wenn Sie Auftragspositionen Ihrem betrieblichen Leistungsverzeichnis zuordnen, merkt sich »GaLaOffice 360°« die Verknüpfungen zusam-men mit den für diese Positionen erfassten Daten. Spätere Kalkulati-onen werden dadurch deutlich ver-einfacht. Schritt für Schritt entsteht so ein betriebliches Informations-system, mit dem Sie insbesondere die Zeitansätze Ihrer Leistungen im Blick behalten.

4. Für die verwendeten Artikel steht eine Einkaufshistorie zur Verfü-gung, in der Lieferanten, Mengen und Einkaufspreise dokumentiert werden. Diese können in zukünf-tigen Kalkulationen direkt genutzt werden.

ZusatznutzenDie Erfassung von baustellenbezogenen Daten dient nicht nur der Nach-

kalkulation, sondern bietet auch handfeste Vorteile in anderen Bereichen.

Ganz nach Wunsch können Sie Ihre

Auswertungen filtern, um Informatio-

nen über einzelne Arbeitsbereiche oder

Umsatzhöhen zu erhalten. Derartige

Kennzahlen unterstützen Sie sowohl in

Ihren kurzfristigen Entscheidungen als

auch bei der langfristigen, strategischen

Unternehmensplanung.

LohnSchnittstelle

FiBuSchnittstelle

KERSchnittstelle

KER-SchnittstelleDie notwendigen Daten zur weiteren Be-

arbeitung in der Controlling-Software

»KER« der Firma OE-Bau (»Kurzfristige

Erfolgsrechnung«) werden aufbereitet und

können transferiert werden. Auch hier

wird die Doppelerfassung überflüssig. n

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IT-Info für GaLaBau-Unternehmen

Projektbearbeitung- Angebotsbearbeitung- Rechnungserstellung- Serviceaufträge/Direktrechnung- Rapportwesen- GAEB 90, 2000, XML Im- und Export- Ausgabe auf Drucker, Fax, PDF, E-Mail mit

individuellem Firmen-Logo

Kalkulation- detaillierte Vorkalkulation- Zuschlagskalkulation- Deckungsbeitragsrechnung- Endsummenkalkulation

Ausführung/Arbeitsvorbereitung- Baustellenorganisation- Termin- & Aufgabenverwaltung- Preisanfrage/Bestellwesen- Listen für Baustellen (Stunden, Material)- Bauzeitenplan

Projektspezif. Dokumentenmanagement- elektronische Baustellenakte- Archivierung, Ablage Schriftverkehr- CAD-Pläne, Bilddateien, Beweissicherung

Abrechnung- nach VOB (Baufortschritt)- nach Massenliste entspr. REB 23.003- DA11-Schnittstelle/CAD-Anbindung- Aufmaß per Totalstation

VectorWorks Landschaft-Kopplung- dynamischer Datenaustausch- Unterstützung bei Planung, Ausführung,

Abrechnung- Koordinaten Im-/Export aus Totalstationen- DGM (Digitales Geländemodell)

Technische Umsetzung

Debitoren-Zahlungsverkehr (Kunden)- Offene Posten-Liste- Buchung des Zahlungseinganges- Mahnwesen- Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung

Kreditoren-Zahlungsverkehr (Lieferanten)- Datenaustausch per DTA-Datei- Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung

Controlling- Unterteilung in Arbeitsbereiche- Unterteilung in Organisationsbereiche- projektübergreifende Vergleichszahlen

Nachkalkulation/Baustellenauswertung- Erfassung der projektspezifischen Kosten- baustellenspezifisches Berichtswesen

(Tagesberichte)- Auswertung der projektspezifischen

Herstellkosten- Soll/Ist-Vergleich

Personal/Ressourcenauswertung- zeitraumbezogene Mitarbeiterauswertung- monatliche Stundenzusammenstellung- zeitraumbezogene Lohnartenstatistik- Arbeitszeitkonto- Datenschnittstelle zur Lohnbuchhaltung- Geräteauswertung- Material-Einsatzstatistik

Kaufmännische Umsetzung

Organisation- Mandantenfähigkeit- Kundenverwaltung (Kunden, Interessenten,

Lieferanten)- Kundeninformationsmanagement- Projektverwaltung- Computer-Telefon-Integration

Stammdatenverwaltung- Personal (auch Kolonnen)- Geräte- »Bruns« Artikelstamm- »PlantaPro« Pflanzendatenbank

Anwendungskomfort- Microsoft Word (Korrespondenz auto-

matisch archivieren)- Briefvorlagen & Textbausteine erstellen- Microsoft Excel (Daten exportieren)- Dokumentenversand per E-Mail

Outlook-Integration- Integration von Microsoft Outlook- Kein Programmwechsel nötig: Sie arbeiten

aus GaLaOffice 360° direkt in Outlook- Wiedervorlage/Aufgaben/Termine/E-Mails

und Fax-Verkehr

Kundenbeziehungsmanagement (CRM)- Kundenpflege und Direktmarketing- Serienbrief & Serienmail-Funktion

Mobile Datenerfassung/-verwendung- Terminalserverfähig- Laptop (On- & Offline)- Datenaustausch auf MDA, PDA, Handy

(Termine, Aufgaben, Adressverwaltung LVs, Arbeitsfortschritt, Tagesberichte, mobile Zeiterfassung)

Betriebliche Organisation

Das ganze Spektrum von »GalaOffice 360°«

Leistungsübersicht

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53757 Sankt Augustin, Telefon (02241) 94388-0,

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