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Gemeinsam in die Zukunft – Strategieentwicklung

an der Universitätsbibliothek der TU Berlin

Erfahrungsbericht

ASpB-Tagung Kiel 2013

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Entwicklung des Selbstverständnisses der UB

„Wenn über das Grundsätzliche keine Einigkeit besteht, ist es sinnlos, miteinander Pläne zu schmieden.“

Konfuzius

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Vorüberlegungen

- Warum?- Wann?- Wer?- Wie?- Wo?

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Die Umgebung

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Der Weg

Selbstverständnis

Stärken

Schwächen

Herausforderungen

Strategische Ausrichtung

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Die Arbeit

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Das Ergebnis

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Das Ergebnis

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Das Ergebnis

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Das Ergebnis

Gemeinsam in die Zukunft – Strategien und Ziele der UB | Das Selbstverständnis |

Das Ergebnis

Gemeinsam in die Zukunft – Strategien und Ziele der UB | Das Selbstverständnis |

Das Ergebnis

Gemeinsam in die Zukunft – Strategien und Ziele der UB | Das Selbstverständnis |

Das Ergebnis

Gemeinsam in die Zukunft – Strategien und Ziele der UB | Das Selbstverständnis |

Das Ergebnis

Gemeinsam in die Zukunft – Strategien und Ziele der UB | Das Zielsystem |

Zielfelder

Selbstverständnis

Herausforderungen

Stärken-Schwächen- Analyse

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Zielfelder

Unterhaltsträger

Kundinnen / Kunden

Personal-management

Marketing / Öffentlichkeits-

arbeit

Finanzen

Organisations-entwicklung

Kooperation

Zukunfts-ausrichtung

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Operative Maßnahmen

Strategische Ziele

Zielfeldmit Leitsatz

Zielfeld + Leitsatz

• Kundinnen/Kunden:Wir orientieren unser Dienstleistungsangebot am Bedarf unserer Kundinnen und Kunden und entwickeln es kontinuierlich weiter.

Strategisc

he Ziele

• Die UB kennt den Bedarf ihrer Kundinnen und Kunden und richtet ihr Angebot daran aus.

• Die UB kennt den Bedarf ihrer potentiellen Kundinnen und Kunden und berücksichtigt ihn bei der Entwicklung ihrer Dienstleistungsangebote.

• Die Nutzung der Bibliotheksangebote durch die primären Zielgruppen ist deutlich gestiegen.

Operative Maßnahmen

• Planung und Einrichtung eines Selbstabhol-Bereiches für Magazinbestellungen• ....

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Zielfeld: Kundinnen und Kunden

Zielfeld + Leitsatz

• Zukunftsausrichtung:Wir verfolgen kontinuierlich aktuelle Entwicklungen in den Bereichen Bibliothek, Informationstechnik und Management, leiten konkrete Ziele und Maßnahmen daraus ab und stoßen selbst Entwicklungen an.

Strategisc

he Ziele

• Die Bestandsentwicklung berücksichtigt die zunehmende Bedeutung der elektronischen Medien.

• Die elektronischen Dienstleistungen entsprechen den Anforderungen aus Forschung und Lehre.

• Die UB verfügt über Strukturen zur Beobachtung, Bewertung und Umsetzung von aktuellen Entwicklungen in den Bereichen Bibliothek, Informationstechnik und Management.

• Die UB investiert in bauliche und technische Infrastruktur, um den erreichten hohen Standard weiterzuentwickeln und ihre Zukunftsfähigkeit zu sichern.

• Die UB sichert ihre Zukunftsausrichtung durch das Aufstellen strategischer Fünfjahrespläne, die regelmäßig evaluiert und fortgeschrieben werden

Operative Maßnahm

en

• Ausstattung der Benutzungs-Arbeitsplätze der UB mit iMacs und neuen, leistungsfähigeren ThinClients

• ...

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Zielfeld: Zukunftsausrichtung

Zielfeld + Leitsatz

• Marketing und Öffentlichkeitsarbeit:Durch zielgruppengerechte Kommunikation machen wir unser vielfältiges Dienstleistungsangebot allen TU-Angehörigen und einer größeren Öffentlichkeit bekannt.

Strategisc

he Ziele

• Die Kundinnen und Kunden kennen und beeinflussen das Serviceangebot der UB.

• Die Leistungen der UB werden adressatengerecht kommuniziert.• Das Marketing ist fester Bestandteil bei der Entwicklung der Serviceangebote

der UB.

Operative Maßnahmen

• Entwicklung eines insbes. auf die Bedarfe der Professoren/Professorinnen und wissenschaftlichen Mitarbeiter/innen zugeschnittenen Angebotsportfolios

• ....

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Zielfeld: Marketing und Öffentlichkeitsarbeit

Zielfeld + Leitsatz

• Personalmanagement:Wir fördern und fordern die fachliche Qualifikation und soziale Kompetenz aller Mitarbeitenden, sichern Erfahrungs- und Expertenwissen und bieten zukunftsorientierte Arbeitsplätze in einem angenehmen Arbeitsumfeld.

Strategisc

he Ziele

• Die UB fördert aktiv den Wissensaustausch und den Wissenserhalt• Durch gezielt angelegte Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen entsprechen die

fachlichen und persönlichen Qualifikationen aller Mitarbeitenden den gegenwärtigen und zukünftigen Anforderungen.

• Durch attraktiv gestaltete Arbeitsplätze werden Mitarbeitende gehalten und wird neues Personal gewonnen.

• Die Führungskräfte schaffen gemeinsam mit den Mitarbeitenden ein vertrauensvolles und wertschätzendes Arbeitsklima.

Operative Maßnahmen

• Einrichtung und Durchführung einer Inhouse-Veranstaltung für Schulungen und zum Informationsaustausch („Infotreff“)

• ...

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Zielfeld: Personalmanagement

l Zielfeld + Leitsatz

• Organisationsentwicklung:Wir schaffen organisatorische Strukturen, in denen wir Arbeitsprozesse und Dienstleistungen effizient gestalten.

Strategisc

he Ziele

• Die UB überprüft regelmäßig ihre Arbeitsprozesse und Dienstleistungen anhand von messbaren Kriterien und leitet daraus notwendige Maßnahmen zur Verbesserung ab.

• Entscheidungsprozesse und Kommunikationswege sind klar strukturiert; Entscheidungsfindung und Informationsfluss sind für alle Mitarbeitenden nachvollziehbar.

• Die UB verfügt über eine aktuelle Personalbedarfsplanung.

Operative Maßnahmen

• Durchführung einer Altersstrukturanalyse• ...

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Zielfeld: Organisationsentwicklung

Zielfeld + Leitsatz

• Unterhaltsträger:Für eine erfolgreiche Aufgabenerledigung arbeiten wir eng mit der Leitung und den Fachabteilungen der TU zusammen. Wir setzen uns für eine mittelfristig gesicherte und auf Kontinuität angelegte Ressourcenzuweisung ein, die Handlungsmöglichkeiten für künftige Entwicklungen bietet.

Strategisc

he Ziele

• Der Unterhaltsträger nimmt die UB als leistungsfähige und unverzichtbare Dienstleistungseinrichtung wahr.

• Die UB wertet Vorgaben und Anregungen des Unterhaltsträgers aus und setzt sie für den Bibliotheksbereich um.

• In ihren Haushaltsanträgen macht die UB den aktuellen und zukünftig absehbaren Bedarf für die Informationsversorgung der TU transparent.

• Die UB setzt sich für die Fortentwicklung der Bibliotheksstruktur der TU zu einem einschichtigen Bibliothekssystem ein.

• Die UB berät die Hochschulleitung in allen bibliotheksrelevanten Angelegenheiten. • Die UB intensiviert die Zusammenarbeit mit tubIT und anderen TU-internen

Einrichtungen.

Operative Maßnahmen

• Einrichtung eines „Servicezentrums Forschungsdaten“ in Zusammenarbeit mit tubIT und der Forschungsabteilung (Abt. V)

• ...

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Zielfeld: Unterhaltsträger

Zielfeld + Leitsatz

• Finanzen:Die vom Unterhaltsträger bereitgestellten Haushaltsmittel werden bedarfsgerecht verteilt, ihr Einsatz wird kontinuierlich überprüft und angepasst. Sonstige zur Verfügung stehende Mittel verwenden wir zur Ergänzung unserer Kernaufgaben.

Strategisc

he Ziele

• Die UB verwendet die Erwerbungsmittel in Abstimmung mit den Fachgebieten.• Die UB akquiriert zusätzliche Mittel für Projekte.• Die UB hat intern Kostentransparenz geschaffen.

Operative Maßnahmen

• Beantragung von Projektmitteln zur Bestandserhaltung• ...

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Zielfeld: Finanzen

Zielfeld + Leitsatz

• Kooperation:Wir gehen Kooperationen ein, bauen diese bedarfsgerecht aus und sind offen für die Zusammenarbeit mit anderen Institutionen.

Strategisc

he Ziele

• Die UB pflegt bestehende Kooperationen und baut diese bedarfsgerecht aus. Dabei kommt der Zusammenarbeit mit der UdK eine besondere Bedeutung zu.

• Die UB beteiligt sich aktiv auf regionaler und überregionaler Ebene in den für sie relevanten Verbünden, Konsortien und Arbeitsgruppen.

• Die UB geht gezielt Kooperationen ein, die sie bei der Erledigung ihrer Kernaufgaben sowie bei der Entwicklung neuer Dienstleistungen unterstützen.

Operative Maßnahmen

• Erstellen einer Matrix für die Zusammenarbeit der Universitätsbibliotheken von TUB und UdK

• ...

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Zielfeld: Kooperation

1. PlenumSzenarischer Auftakt – Warum das alles? Was bleibt? Was ändert sich?Ein kurzer Werkstattbericht – Wie ist das Selbstverständnis entstanden?

2. Der erste Rundgang im DialogDas Selbstverständnis kennen lernen – Was halte ich davon?

3. Plenum – Kurzberichte der Moderatoren/-innen, offene Fragen

PauseEin kurzer Werkstattbericht – Wie ist das Zielsystem entwickelt worden?

4. Der zweite Rundgang im DialogDas Zielsystem kennen lernen – Welche drei Zielfelder mich besonders interessieren…

5. Plenum – Welche Eindrücke bringen die Moderatoren/-innen mit?Die Umsetzung des Zielsystems – Was passiert wann?

6. Ortswechsel - Ihre Eindrücke zum Schluss – Wie bewerte ich das alles?

1. März 2012: Informationsveranstaltungim Rahmen einer Personalversammlung

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Umsetzung des Zielsystems

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Direktion: gibt strategische Ziele vor

HAL: Stellungnahme

Direktion entscheidet abschließend

Entwicklung operativer Maßnahmen

Start: Ende März/ Anfang April

3 Wochen später

1 Woche später

Ablauf

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HAL: Vorstellung operativer Maßnahmen und Priorisierung

Umsetzung

HAL: Rückblick, Ausblick, Bewertung

11 Monate später

2-3 Monate später

Ablauf

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Strategische Ziele

Operative Maßnahmen

Umsetzung

Evaluation

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!