Zeitmanagement

How to think of Zeitmanagement

Marcel SchwarzenbergerCoaching von

Führungskräften

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Führungskräften

Marcel Schwarzenberger

Veränderungsagenda

Selbst Coaching Grundlagen des Zeitmanagements

Zeitfresser Zeitpuffer Prioritäten

SMART Pareto Prinzip ALPEN Methode Eisenhower Modell

Vorstellung & Alltagstauglichkeit Krititk

Getting Thigs Done by David Allen Lebenslernen



Marcel Schwarzenberger Zeitmanagement 5


Zeitmanagement

Zeitpuffer Alibi Termine

Wochenplanung Tagesplanung Nicht, wie passt noch irgendetwas besser in den Terminplan! Wie nutze ich mein Ressourcen optimal

60/20/20 Zieldefinition Pareto Prinzip

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Auf dem Weg zu einem gelungenen Zeitmanagement

Planen Sie entsprechend Ihrer Leis tungskurve Lassen Sie sich nicht stören. Unterbrechungen sind Gift für Sie Sorgen Sie für einsame Stunden Planen Sie real – und halten Sie sich daran Verschaffen Sie sich mit Teilaufgaben einen Überblick Schluß mit der Aufschieberitis!

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Marcel Schwarzenberger Titel 8

„Ich hab doch keine Zeit !!


Prioritäten

Grundsätzlich sollte man nicht den ganzen Tag verplanen, sondern die zur Verfügung stehende Zeit ganz grob wie folgt einteilen:

60% für geplante Aktivitäten 20% für spontane Aktivitäten 20% Puffer für Unvorhergesehenes Wichtig ist auch, dass man den Aufgaben Prioritäten zuweist (z.B.

von A – C) und den Tag mit der wichtigsten und dringendsten Aufgabe der Kategorie A beginnt. Selbst wenn dann alles anders kommt hat man zumindest das Bedeutsamste erledigt!

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Smart Regel

Um Ziele zu defnieren hat sich die SMART Regel bewährt. Diese Regel besagt, dass ein Ziel:

S - Spezifisch (das Ziel muss spezifisch/konkret und positiv formuliert sein)M - Messbar (das Ziel muss überprüfbar sein)A - Attraktiv (das Ziel muss beeinflussbar sein)R - Realistisch (das Ziel muss hoch gesteckt aber dennoch erreichbar sein)T - Terminiert (das Ziel muss einen Endzeitpunkt/Erreichungszeitpunkt besitzen)

Das SMART Prinzip kommt aus den USA und steht original für Specific, Measuraeable, Achievable, Relevant und Time phased.

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Pareto Prinzip

Das Pareto Prinzip wird häufig als 80/20 Prinzip bezeichnet. Grob beschrieben besagt das Prinzip, dass 80% des Erfolges mit 20% Aufwand zu erreichen sind. Für die restlichen 20% benötigt man 80% Aufwand.

Wenn das Pareto Prinzip auch auf Ihrer Arbeit einsetzbar ist, dann produzieren Sie mit 20% Ihrer Zeit, 80% des Ergebnisses bzw. Sie brauchen 80% Ihrer Zeit, um nur 20% "mehr" Ergebnis zu erreichen. Die Frage, die Sie sich stellen sollten ist, ob diese 80% "Kraftanstrengung" wirklich notwendig sind.

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Pareto Prinzip

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20

80

80

20

Aktivität Erfolg


ALPEN Methode

A - Aufgaben zusammenstellen (Aufgaben, Aktivitäten und Termine werden in einen Tagesplan eingetragen)L - Länge einschätzen (schätzen Sie die Zeit für jede nötige Aufgabe ein)P - Pufferzeiten einplanen (max. 60% Ihrer Zeit werden verplant, der Rest bleibt für Unvorhergesehenes reserviert)E - Entscheidungen treffen (Entscheidungen bzgl. Weglassen, Prioritäten, Delegation etc.)N - Nachkontrolle (Verhältnis zwischen geplanten und erledigten Aufgaben kontrollieren. Unerledigtes wird auf den nächsten Tag übertragen)

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Eisenhower Modell

Terminieren Sofort

Papierkorb Delegieren

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Dringlichkeit

Hoch

Hoch

Wichtigkeit

Niedrig

Niedrig


Würdigung & Kritik

Einfach zu adaptieren Umfassend Durch ein gutes Zeitmanagement sollen gerade dringende

Aufgaben verhindert werden Die Priorisierung/Einteilung der Aufgaben wird demzufolge

vorwiegend nach dem Kriterium „Wichtigkeit“ vorgenommen Wichtige Aufgaben selten dringend und dringende Aufgaben selten

wichtig sind Allerdings handelt es sich hier um eine Methode eines militärischen

Oberbefehlshabers, und im Krieg können Aktivitäten des Gegners sehr wohl unvorhersehbare und „äußerst dringende und wichtige“ Folgen haben

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Getting Things Done

Die Dinge geregelt kriegen Kalifornischen Management-Berater vor allem eine Frage guter

Selbstorganisation. Sein Erfolgsrezept: den Kopf konsequent entlasten, indem man ein

funktionierendes "äußeres" Ordnungssystem aufbaut. Dies setzt voraus, dass Sie 1. alles, was zu tun ist, lückenlos erfassen, 2. es kategorisieren (Müll? Handlungsbedarf? Jetzt gleich erledigen? Später? Delegieren?),3. mittels Planungshilfen wie Timer, Listen, Wiedervorlage ständig auf dem Laufenden bleiben,4. entscheiden, was zu tun ist, und 5. schließlich die Dinge ganz konkret angehen und nicht etwa auf die lange Bank schieben.

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Getting Things Done Arbeitsflussdiagramm

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Was lerne ich daraus fürs leben?

Tief durchatmen Planung ist das halbe Leben Work-Life Balance Richtig organisieren Strukturiert arbeiten Prioritäten setzen

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Buchempfehlungen

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VIELEN DANK !


Bei Fragen: facebook me

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