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Ein Vortrag vonBernhard Zöller, Geschäftsführer, Zöller & Partner GmbH Weitere Informationen unter:http://ecm-navigator.de/termine/ecm-strategien-zum-buero-2020-vom-einfachen-dms-zu-papierlosen-unternehmensweiten-prozessen-vorgehensweise-und-tipps-aus-der-praxis
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ECM-Strategien für das Büro 2020
Bernhard Zöller, Zöller & Partner
ECM-Forum
CeBIT 2014, ECM-Strategien Büro 2020 © Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de
Historie: die ersten 25 Jahre (Mitte 80er Jahre bis heute)
Frühe Lösungen – Elektronische Archivierung Ein- und Ausgangspost
– Frühes Scannen (Postkorb/Workflow)
Anwendungen – Elektronische Archive mit Workflow für frühes Scannen
– Hoher Anteil Individuallösungen bei Verteilung der Eingangspost
– Enge Integration mit Mainframe-Vorgangssteuerungen
– Häufig nur „dumme“ Archivrepositories
– Keine Integration mit PC Welt, E-Maileingang oder –ausgang
– Zugriff über die DMS-Recherche oder Host-Integration
Archivierung ist zwar immer noch eine zentrale
Anforderungen in vielen Projekten – aber nur noch „eine neben anderen“
Damals nicht auf dem Radarschirm: – Unternehmensweite Nutzung
– Knowledge Worker
– Internet, E-Mail, Portale, etc.
– Globale/Mobile Welt
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12 Zoll Jukebox, 80er Jahre
2 GB, 2000 DM
1-Platz System, 250.000 DM
CeBIT 2014, ECM-Strategien Büro 2020 © Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de
Neue Anforderungen durch Knowledge Worker Quelle: BITKOM ECM Trend-Campus
Flexibilisierung der Arbeitszeiten – Selbstbestimmungswunsch wie hoch der
Anteil Office/Home Office
SharedOffice Konzepte
Universelle Mobilität – Mitarbeit überall und jederzeit
Know-How entscheidet über
Projekt-Zuordnung, nicht der
Wohnort
Gewöhnung an asynchrones
Teamarbeiten – Blogs, Diskussionsforen, Änderungs-Abos
erlauben den Info- und Wissensaustausch
ohne den Zwang zur gleichzeitigen
Anwesenheit
Gerätevielfalt (Bring your own
Device)
Cloud-Computing – Dokumente und Unterlagen von überall,
jederzeit, auf jeder Plattform verfügbar
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CeBIT 2014, ECM-Strategien Büro 2020 © Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de
Anforderungen Knowledge Worker
Intuitive Benutzeroberfläche – Viele Todsünden am Markt. Manche Anbieter scheinen ihre eigenen
Produkte nicht zu benutzen
– DAS IST DIE NUMMER 1 URSACHE WARUM ANBIETER AUS
WETTBEWERBEN FLIEGEN!!!
– Der Wettbewerb heißt „Speichern unter“ oder „Drag&Drop“. Statt dessen
10 mal Dialoge klicken oder beantworten um eine Mail in die Akten zu
legen IST KEINE Alternative. Wieso muss man das eigentlich erklären?
„Persönliches“ Customizing – Nein, VisualStudio ist KEIN Customizing-Werkzeug lieber Anbieter X
Mobile, Offline, Tablets – Noch selten implementiert, viele Lösungen noch nicht nutzbar
Integration in Desktop Anwendungen inkl. E-Mail – Hier besteht definitiv noch Entwicklungsbedarf
– Denkwürdige Antworten: „die Outlook-Integration kommt vom Partner XY“,
„Drag&Drop per E-Mail in die Akte
Höhere Gewichtung von Volltextsuche/Enterprise Search – Im Sachbearbeiter-Umfeld nur ergänzend und gelegentlich
– ABER: Die Volltextsuche ist kein Ersatz für eine relationale Datenbank mit
Attributsuche. Sie ist IMMER nur ergänzend (unsere Meinung)
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CeBIT 2014, ECM-Strategien Büro 2020 © Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de
Ausgangslage: Probleme der Vielfalt aus der Praxis
Vielfalt der Ablagesysteme – Nicht nur ECM-Lösungen. Auch File- und E-Mail-System, Portale, Fachanwendungen etc.
Vielfalt an hausinternen Regelungen und Verfahren – Keine zentrale Koordination
Begriffsverwirrung – Archivierung, Workflow, DMS, ECM ….
Unkenntnis der Ordnungssysteme – Ablegen, damit sie ein Dritter einfach wiederfindet ohne Bereichsablage im Detail zu kennen
Mehrfachablage – Aus o.a. Gründen
Persönliche Versionierung – „Mappe1.xls“, „Angebot_final_mit_vorläufigen_Korrekturen.doc“
Datei-Messies – Zumüllen scheint billiger als Ordnung halten
Rechteleichen – Grundregel: Das Dokument gehört dem Unternehmen!
E-Mail-Flut – Bedarf keiner Erläuterung
Jeder Anbieter kann Alles – Praxis: Erhebliche Unterschiede in vielen Kern-/Basisfunktionen
Die teuren Produkte sind schlecht ausgestattet – Manche internationale ECM-Suite ist nicht mehr konkurrenzfähig
Eigenentwicklungen – Maßgeschneidert, aber teuer in der Pflege und nach einer Weile veraltet
Altkomponenten – Teuer in der Wartung aber zu teuer zum Migrieren?
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© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de CeBIT 2014, ECM-Strategien Büro 2020
ECM umfasst viele Disziplinen
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Verwaltung „lebender“
Dokumente
ECM
EDM
/DMS
Archiv.
Records
Managm.
Collabo-ration
E-Form
Workflow Portal
WCM
Output
Managem.
COLD/
ERM
EDM/
PDM
Aufbewahrung gem.
regulatorischer Anforderungen,
Langfristaufbewahrung
Je nach Def.:
Löschfristenverwalten,
Aktenverwaltung, aber auch
Schriftgutverwaltung nach ISO
15489
Inkl. Wikis, Blogs, Projekträume,
Foren, etc.
Engineering Data
Management
Product Data Management
Computer Output On
LaserDisk
Enterprise Report
Management
Web Content
Management
Nicht typisch, aber von
manchen Anbietern integriert
© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de CeBIT 2014, ECM-Strategien Büro 2020
ECM-Strategien zur Konsolidierung der Vielfalt
Keine Plattform kann alle Content-Anforderungen der unterschiedlichen Bereiche abdecken. Häufig findet man
eine Mehr-Säulen-ECM-Strategie
DMS/Archiv, Collaboration und WCM basieren häufig auf unterschiedlichen Anbietern. Innerhalb der Säule wird
aber standardisiert.
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CeBIT 2014, ECM-Strategien Büro 2020 © Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de
Elemente einer ECM-Strategie
ECM-Funktionsangebot – Welche Funktionen soll die IT den verschiedenen
Bereich/Prozessverantwortlichen zur Verfügung stellen?
Auswahl der strategischen Komponenten – Und Definition der Spielregeln für Ausnahmen
Teamkonsens zu „Leitplanken“ – Was ist sinnvoll, was nicht nicht marktgängig, was geht mit den
vorhandenen Ressourcen (personell, Kosten etc.)?
Zielarchitektur – Inkl. Roadmap zur Konsolidierung der Systemvielfalt
Konsolidierung der Regeln und Verfahren im Umgang
mit Dokumenten und Unterlagen – Schutzklassen, Zugriffsrechte, etc.
Vereinbarung zu Ordnungssystemen – Ablage und Zugriffsattribute in ECM- oder Fachsystemen
Schaffung der organisatorischen Voraussetzungen – Koordination der bereichsübergreifenden Anforderungen
– Projekt-Office „ECM“ als Single-Point of Contact für die ECM-
Arbeitspakete
Roadmap für stufenweise Umsetzung
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !
Weitere Informationen: Hier auf dem BITKOM ECM-Stand
www.zoeller.de www.ecm-blog.de