ECM-Strategien für das „Büro 2020“ | BITKOM ECM-Forum auf der DMS Expo 2013

ECM-Strategien für das Büro 2020

Bernhard Zöller, Zöller & Partner

ECM-Forum

DMS Expo 2013, ECM-Strategien Büro 2020© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de

Historie: die ersten 25 Jahre (Mitte 80er Jahre bis heute)

Frühe Lösungen– Elektronische Archivierung Ein- und Ausgangspost– Frühes Scannen (Postkorb/Workflow)

Anwendungen– Elektronische Archive mit Workflow für frühes Scannen– Hoher Anteil Individuallösungen bei Verteilung der Eingangspost– Enge Integration mit Mainframe-Vorgangssteuerungen– Häufig nur „dumme“ Archivrepositories– Keine Integration mit PC Welt, E-Maileingang oder –ausgang– Zugriff über die DMS-Recherche oder Host-Integration

Archivierung ist zwar immer noch eine zentrale Anforderungen in vielen Projekten

– aber nur noch „eine neben anderen“

Damals nicht auf dem Radarschirm:– Unternehmensweite Nutzung– Knowledge Worker– Internet, E-Mail, Portale, etc. – Globale/Mobile Welt

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12 Zoll Jukebox, 80er Jahre

2 GB, 2000 DM

1-Platz System, 250.000 DM


Neue Anforderungen: Collaboration

Funktionale Anforderungen sind häufig komplett andere als in den klassischen DMS-Lösungen.

Collaboration-Funktionen, die mit klassischem DMS eher weniger zu tun haben: Blogs, Wikis, Team- und Projektportale (virtuelle Projekträume), Anwendungs-Sharing inkl. Audio- ggf. auch Videoconferencing, Messaging, Team-Reviews etc.

Vielfältiges Angebot– Collaboration- und Plattform-Anbieter: Microsoft, IBM, Alfresco, u.a.– Quer-/Neu-Einsteiger (salesforce.com, SAP mit Mobile Documents,

DropBox, Box, RapidShare u.v.a)– Cloud-Angebote (Jive, ZOHO, Google Documents, MS

Skydrive&Office365 u.v.a.)– Erweiterung der klassischen DMS-Lösungen

Überlappung bei DMS-Funktionen (daher Abgrenzungsnotwendigkeit)

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Aktuell: ECM umfasst viele Disziplinen

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Verwaltung „lebender“ Dokumente

ECM

EDM/DMS

Archiv.

RecordsManagm.

Collabo-ration

E-Form

WorkflowPortal

WCM

OutputManagem.

COLD/ERM

EDM/PDM

Aufbewahrung gem. regulatorischer Anforderungen,

Langfristaufbewahrung

Je nach Def.: Löschfristenverwalten,

Aktenverwaltung, aber auch Schriftgutverwaltung nach ISO

15489

Inkl. Wikis, Blogs, Projekträume, Foren, etc.

Engineering Data Management

Product Data Management

Computer Output On LaserDisk

Enterprise Report Management

Web Content Management

Nicht typisch, aber von manchen Anbietern integriert


Probleme der Vielfalt aus der Praxis

Vielfalt der Ablagesysteme– Nicht nur ECM-Lösungen. Auch File- und E-Mail-System, Portale, Fachanwendungen etc.

Vielfalt an hausinternen Regelungen und Verfahren– Keine zentrale Koordination

Begriffsverwirrung– Archivierung, Workflow, DMS, ECM ….

Unkenntnis der Ordnungssysteme– Ablegen, damit sie ein Dritter einfach wiederfindet ohne Bereichsablage im Detail zu kennen

Mehrfachablage– Aus o.a. Gründen

Persönliche Versionierung– „Mappe1.xls“, „Angebot_final_mit_vorläufigen_Korrekturen.doc“

Datei-Messies– Zumüllen scheint billiger als Ordnung halten

Rechteleichen– Grundregel: Das Dokument gehört dem Unternehmen!

E-Mail-Flut– Bedarf keiner Erläuterung

Jeder Anbieter kann Alles– Praxis: Erhebliche Unterschiede in vielen Kern-/Basisfunktionen

Die teuren Produkte sind schlecht ausgestattet– Manche internationale ECM-Suite ist nicht mehr konkurrenzfähig

Eigenentwicklungen– Maßgeschneidert, aber teuer in der Pflege und nach einer Weile veraltet

Altkomponenten– Teuer in der Wartung aber zu teuer zum Migrieren?

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ECM-Strategien zur Konsolidierung der Vielfalt

Keine Plattform kann alle Content-Anforderungen der unterschiedlichen Bereiche abdecken. Häufig findet man eine Mehr-Säulen-ECM-Strategie

DMS/Archiv, Collaboration und WCM basieren häufig auf unterschiedlichen Anbietern. Innerhalb der Säule wird aber standardisiert.

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Elemente einer ECM-Strategie

ECM-Funktionsangebot– Welche Funktionen soll die IT den verschiedenen

Bereich/Prozessverantwortlichen zur Verfügung stellen?

Auswahl der strategischen Komponenten– Und Definition der Spielregeln für Ausnahmen

Teamkonsens zu „Leitplanken“– Was ist sinnvoll, was nicht nicht marktgängig, was geht mit den

vorhandenen Ressourcen (personell, Kosten etc.)?

Zielarchitektur– Inkl. Roadmap zur Konsolidierung der Systemvielfalt

Konsolidierung der Regeln und Verfahren im Umgang mit Dokumenten und Unterlagen

– Schutzklassen, Zugriffsrechte, etc.

Vereinbarung zu Ordnungssystemen– Ablage und Zugriffsattribute in ECM- oder Fachsystemen

Schaffung der organisatorischen Voraussetzungen– Koordination der bereichsübergreifenden Anforderungen– Projekt-Office „ECM“ als Single-Point of Contact für die ECM-

Arbeitspakete

Roadmap für stufenweise Umsetzung8


Nutzen einer Konsolidierung der Systemvielfalt

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Reduktion technischer Komplexitäten – Reduzierung der Vielzahl Support-Ansprechpartner – Synergieeffekte für Implementierung, Integration, Betrieb, Ausbildung etc.– Synergie- und Kosteneinsparungseffekte durch zentral genutzte ECM-

Komponenten (Enterprise Lizenzen)– Unterstützt Schaffung von IT-Architektur-Standards.– Senkung von Entwicklungsaufwendungen durch Mehrfachnutzung

Standardisierung von Bausteinen– Dokumentformate, Ablagestrukturen, Client-Umgebungen,

Verwaltungswerkzeuge

Richtlinie für aktuelle und zukünftige Anforderungen– Berücksichtigung Bereichs-spezifischer Anforderungen auf Basis eines

Komponenten-Portfolios, welches dauerhaft unterstützt werden kann. – Orientierungsrahmen zur Vorgehensweise für die zukünftigen Anwender

in den unterschiedlichen Organisationseinheiten, dadurch Verkürzung der Projekt-Vorlaufzeiten

Schaffung einer Infrastruktur zur Erfüllung regulatorischer Anforderungen

ECM-Dienste- bzw. Funktionsangebot der zentralen IT für die unterschiedlichen Anforderungen

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !

Weitere Informationen: Hier auf dem BITKOM ECM-Stand

www.zoeller.dewww.ecm-blog.de

Vortragsvideo und weitere Informationen unter:

http://www.ecm-navigator.de/termine/ecm-strategien-fuer-das-buero-2020

http://www.ecm-navigator.de/termine/ecm-strategien-fuer-das-buero-2020