Upload
bitkom-ecm
View
294
Download
0
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Referent: Stephan Madlung, Head of Sales, Circle Unlimited AG Vortrag der Circle Unlimited AG auf dem BITKOM ECM-Forum zur DMS Expo 2013 Zusammenfassung: Für Rechtsabteilungen gelten strenge Compliance-Vorschriften, die mit einer papierhaften Aktenablage nur schwer oder gar nicht erfüllt werden können. Hinzu kommt, dass papierbasierte Prozesse nicht nur wachsende Papierberge verursachen, sondern abgelegte Dokumente immer wieder herausgesucht werden müssen und damit wahre Zeitfresser sind. Die Lösung liegt in der digitalen Rechtsakte. Eine der wesentlichen Anforderungen aus dem Rechtsbereich – neben bestimmten Funktionalitäten – ist eine einfache Bedienbarkeit. Eine SAP-basierte Lösung scheint da vielen Juristen als ausgeschlossen. Welche Vorteile eine SAP-Integration und die digitale Rechtsakte selbst jedoch mit sich bringen, zeigt dieser Vortrag. >Mehr Integration = mehr Vorteile >Suchen & Finden, Scannen & Erkennen >Termin- und Fristenmanagement >Ermittlung von Prozesskostenrückstellungen >Dokumenten- und E-Mail-Erstellung >Workflows >Rechtsakten werden mobil >Beweissicherheit, Revisionssicherheit und Datenschutz"
Citation preview
Digitale Rechtsakte mit ERP-Integration
Circle Unlimited AG, 24.09.2013, Stephan Madlung
© Circle Unlimited AG CU_Digitale_Rechtsakte mit ERP-Integration_2013_09_24.pptx / 2
■ Implementiert
auf Basis von
Standards
(Microsoft, SAP,
IBM, Apple)
Schnell
Es kann so einfach sein !
Einfach
■ Dokumente,
■ Verträge,
■ und Lizenzen
managen
Mobil
■ Outlook, Lotus
Notes, Blackberry,
iPhone, iPad
…. und SAP
a
© Circle Unlimited AG CU_Digitale_Rechtsakte mit ERP-Integration_2013_09_24.pptx / 3
Referenzen (als Auszug) finden Sie auf unserer Homepage
© Circle Unlimited AG CU_Digitale_Rechtsakte mit ERP-Integration_2013_09_24.pptx / 4
Smartphone & Tablets
■ BlackBerry, Android,
Windows Phone
■ iPhone, iPad
Personal Information Manager
■ MS-Outlook
■ IBM-Lotus Notes
Document Services
■ MS-Sharepoint
■ MS-Office
■ Lizenzen managen
■ Produktnutzung ermitteln,
managen, optimieren
■ Compliance Check
■ Erwerben und vertreiben
■ CMDB automatisiert führen
■ Nutzungs- und Gerätenachweise
■ Optimierung der SAP
Lizenzvermessung und -nutzung
■ Übernehmen
■ Erstellen
■ Genehmigen und
Freigeben
■ Archivieren
■ Analysieren
■ Risiken managen
■ Invoicing
■ Billing
Mobile
Nutzung
von ERP- Daten
und Dokumenten
cuConnect
■ Scannen & erkennen
■ Übernehmen und
Archivieren
■ Automatisch
erstellen, anreichern und
versenden
■ Genehmigen und
Freigeben
cuLösungen im Überblick
Vertrags-
Management
cuContract
Software Asset
(SAM)
und Lizenz-
management
cuLicense
Dokumenten-
management
cuSmarText
Fachliches Umfeld
© Circle Unlimited AG CU_Digitale_Rechtsakte mit ERP-Integration_2013_09_24.pptx / 6
Corporate Legal – Der Rechtsbereich im Unternehmen
■ Vertragsrecht
■ Unternehmensrecht Beteiligungsmanagement
■ Steuerrecht
■ Arbeitsrecht
■ Urheberrecht – Marken, Patente, Lizenzen
■ Umweltrecht
■ u.v.m.
© Circle Unlimited AG CU_Digitale_Rechtsakte mit ERP-Integration_2013_09_24.pptx / 7
Aufgaben
■ Interner Berater für Management und andere Abteilungen
■ Experte zur Beurteilung von Sachverhalten aus juristischer Sicht
■ Risiken erkennen, bewerten, minimieren
■ Vertragsverhandlungen
■ Streitfallbehandlung
■ u.v.m.
© Circle Unlimited AG CU_Digitale_Rechtsakte mit ERP-Integration_2013_09_24.pptx / 9
Sinn und Zweck von „Akten“ in diesem Zusammenhang
■ Organisationsmittel zur Sammlung zusammengehöriger Informationen,
Dokumente u.ä.
■ Suchen und Finden
■ Vollständigkeit
■ Aktualität Wahrhaftiges Abbild des Geschehens
■ Sicherheit
■ Nachvollziehbarkeit für sich selbst und für Dritte
Grundsätzlich durch keine gesetzlichen Vorschriften reglementiert
© Circle Unlimited AG CU_Digitale_Rechtsakte mit ERP-Integration_2013_09_24.pptx / 10
Woraus bestehen Verträge I
Verträge bestehen
aus
Dokumenten Daten
Entwürfe Endgültige
Fassung Klassifikationen Informationen
Vertrags-
dokumente Anlagen Inhalte Verweise
1 2
© Circle Unlimited AG CU_Digitale_Rechtsakte mit ERP-Integration_2013_09_24.pptx / 11
Offizielle Dokumente
als
Vertragsbestandteil
Interne ■ Kommentare
■ Kalkulationen
■ Protokolle
Genehmigungen Freigaben
Ausschreibungen Angebote
Woraus bestehen Verträge II
Dokumente
Anlagen 1
© Circle Unlimited AG CU_Digitale_Rechtsakte mit ERP-Integration_2013_09_24.pptx / 12
Woraus bestehen Verträge III
Quantitative Qualitative
Werte Mengen
Ausschöpfung Forecast
Daten
Inhalte 2
Funktionen der Digitalen Akte
© Circle Unlimited AG CU_Digitale_Rechtsakte mit ERP-Integration_2013_09_24.pptx / 14
cuSmarText: Unübertroffene Funktionsfülle
Partner,
Rolle
cuSmarText
Legal
Objekt-
beziehungen
Auswertungen
und Analysen
Art der Akte
Dokumente
scannen u.
erkennen
Geschäftspartner
Präqualifikation
und Bewertung
FlexFelder,
FlexFolder
Aktenbeziehungen
Automatische
Dokumenten-
generierung
Originaldokumente
und E-Mails
Aufgabenmanagement
und Workflows
Fristen
Termine,
Wiedervorlagen
Übermittlung
sign. Dokumente
an EGVP
© Circle Unlimited AG CU_Digitale_Rechtsakte mit ERP-Integration_2013_09_24.pptx / 15
Ein System, zwei Oberflächen Web-Oberfläche
für “Jedermann“
SAP-Oberfläche für den Experten
© Circle Unlimited AG CU_Digitale_Rechtsakte mit ERP-Integration_2013_09_24.pptx / 16
Einfacher webbasierter Zugang
© Circle Unlimited AG CU_Digitale_Rechtsakte mit ERP-Integration_2013_09_24.pptx / 17
Komfortable Dokumentenvorschau im Cover-Flow-Verfahren
© Circle Unlimited AG CU_Digitale_Rechtsakte mit ERP-Integration_2013_09_24.pptx / 18
Einfachste Dokumentenanzeige
© Circle Unlimited AG CU_Digitale_Rechtsakte mit ERP-Integration_2013_09_24.pptx / 19
Vergleich von 2 Versionen eines Dokuments
■ Beliebige Benennung der
Dokumente
■ Egal, ob der Word-
Änderungsmodus an- oder
abgeschaltet wurde
■ „Deltas“ können als
eigenes Dokument zum
revisionsfesten
Veränderungsnachweis
gespeichert werden
© Circle Unlimited AG CU_Digitale_Rechtsakte mit ERP-Integration_2013_09_24.pptx / 20
Notizen zu Vorgängen und Dokumenten
Integration in MS Outlook
© Circle Unlimited AG CU_Digitale_Rechtsakte mit ERP-Integration_2013_09_24.pptx / 22
Vertrags- und Dokumentensuche direkt in MS Outlook
© Circle Unlimited AG CU_Digitale_Rechtsakte mit ERP-Integration_2013_09_24.pptx / 23
Weitere Informationen aus SAP durch „Mouse RollOver“ innerhalb MS
Outlook sowie direkte Email-Übernahme
© Circle Unlimited AG CU_Digitale_Rechtsakte mit ERP-Integration_2013_09_24.pptx / 24
Direkter Sprung aus MS-Outlook in die Digitale Akte,
weitere Informationen, Grunddaten, Analysen und Freigaben
© Circle Unlimited AG CU_Digitale_Rechtsakte mit ERP-Integration_2013_09_24.pptx / 25
Benutzeroberflächen für cuLösungen
cu License
cuContract
cuSmarText
cuEngine SAP
SAP
Stamm-
daten
Org.-
daten Rechnungen Buchungen Auswer-
tungen
MS
Office
MS
Share-
point
Web-
ober-
fläche
MS
Outlook
Mobile
Devices
IBM
Lotus
Notes
SAP
Portal
SAP
GUI
SAP
NWBC
Wie kommen Informationen ins System?
© Circle Unlimited AG CU_Digitale_Rechtsakte mit ERP-Integration_2013_09_24.pptx / 27
Daten an cuLösungen übermitteln mittels MS Windows Add-In
© Circle Unlimited AG CU_Digitale_Rechtsakte mit ERP-Integration_2013_09_24.pptx / 28
Daten an cuLösungen übermitteln mittels MS Office Add-In
© Circle Unlimited AG CU_Digitale_Rechtsakte mit ERP-Integration_2013_09_24.pptx / 29
Direkte E-Mail-Übernahme inkl. Anhängen aus
MS Outlook und IBM Lotus Notes
© Circle Unlimited AG CU_Digitale_Rechtsakte mit ERP-Integration_2013_09_24.pptx / 30
Dokumente und Dateien einfach per Drag & Drop in die Digitale Akte
übernehmen
Ablagefristen
© Circle Unlimited AG CU_Digitale_Rechtsakte mit ERP-Integration_2013_09_24.pptx / 32
Dokumentkategorien und Aufbewahrungsfristen
■ Über die unternehmensweit einheitlich definierten Dokumentkategorien
hinaus besteht die Möglichkeit, Stichwörter für Dokumente frei zu vergeben.
Nach diesen kann der Dokumentbestand ebenfalls durchsucht werden.
© Circle Unlimited AG CU_Digitale_Rechtsakte mit ERP-Integration_2013_09_24.pptx / 33
Ablagefristen von Dokumenten
■ Abhängig von der Art eines Dokumentes kann es Vorgaben oder
gesetzliche Verpflichtungen geben,
■ wie lange ein Dokument mindestens aufbewahrt werden muss
■ Jahresabschlüsse, Bilanzen, Rechnungen (10 Jahre)
■ Mahnungen und Mahnbescheide (6 Jahre)
■ Lohnbuchhaltungsbelege (6 Jahre)
■ Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen lt. HGB §257
■ Aufbewahrung von steuerrelevanten Unterlagen lt. AO §147
■ BDSG §20 regelt, wann personenbezogene Daten zu löschen
sind bzw. in Ausnahmefällen zu sperren.
■ wie lange ein Dokument höchstens aufbewahrt werden darf ■ Abmahnung (3 Jahre)
© Circle Unlimited AG CU_Digitale_Rechtsakte mit ERP-Integration_2013_09_24.pptx / 34
Ablagefristen von Dokumenten
In cuSmarText ist die
■ Mindest- bzw. Maximalablagefrist pro Dokumentart definierbar
■ Aktion bei Erreichen der Frist definierbar
■ logische Löschung
■ physikalische Löschung
■ Benachrichtigung
© Circle Unlimited AG CU_Digitale_Rechtsakte mit ERP-Integration_2013_09_24.pptx / 41
Taskmanagement für Verträge, Dokumente und Akten
© Circle Unlimited AG CU_Digitale_Rechtsakte mit ERP-Integration_2013_09_24.pptx / 42
Task Management für Verträge und Dokumente
■ Frei definierbare oder vordefinierte Aufgaben
■ Ad hoc oder ereignisgesteuert
■ Zuordnung an beliebige Personen
■ Rollenmodell für zugeordnete Benutzer ■ Ersteller/Inhaber
■ Bearbeiter
■ Eskalationsempfänger
■ Info User
■ Task-Versand per ■ E-Mail
■ SAP-Mail
■ ToDo-Listen-Eintrag
© Circle Unlimited AG CU_Digitale_Rechtsakte mit ERP-Integration_2013_09_24.pptx / 43
Task Management
Aufgaben zu Ausschreibungsvorgängen, Verträgen, Dokumenten oder Vertragspartnern
anlegen und zuweisen.
© Circle Unlimited AG CU_Digitale_Rechtsakte mit ERP-Integration_2013_09_24.pptx / 44
Task Management
Die Aufgaben und der jeweilige Bearbeitungsstand können in einer übersichtlichen
Schnellansicht angezeigt und bearbeitet werden.
Bei Eintritt festgelegter Ereignisse, z.B. drohender Terminüberschreitung oder längerer
Nichtbearbeitung können Aufgaben eskaliert werden.
Wer über Aufgaben und Eskalationen wie benachrichtigt wird, kann je nach Geschäftsvorfall
definiert werden.
© Circle Unlimited AG CU_Digitale_Rechtsakte mit ERP-Integration_2013_09_24.pptx / 45
Task Management
Es können sowohl Serienaufgaben (z.B. regelmäßig wiederkehrende Termine mit einem
Lieferanten) als auch „Massenaufgaben „(z.B. Terminvereinbarungen für das Jahresgespräch
mit allen derzeit aktiven Lieferanten vereinbaren) in einem Arbeitsgang erstellt werden.
Funktionalitäten für
Termine, Fristen und Wiedervorlagen
© Circle Unlimited AG CU_Digitale_Rechtsakte mit ERP-Integration_2013_09_24.pptx / 48
Management von Fristen
■ Es können beliebig viele Fristen pro Vorgang vergeben werden (1:n Fristen)
■ Zuordnungsmöglichkeit der Fristen zum Sachbearbeiter der Akte
■ Der Fristbeginn ist über Kalender auswählbar
■ Fristgründe sind frei eingebbar wie auch aus einer Liste auswählbar
■ Die Angabe von Notizen zu einer Frist ist möglich
■ Ein Bundeslandkalender ist auswählbar
■ Fristlauf in Tagen, Wochen, Monaten, Jahren
■ Vorfristen können ergänzend eingepflegt werden (bspw.: An- und Abreise)
© Circle Unlimited AG CU_Digitale_Rechtsakte mit ERP-Integration_2013_09_24.pptx / 49
Termine und Fristen verwalten
© Circle Unlimited AG CU_Digitale_Rechtsakte mit ERP-Integration_2013_09_24.pptx / 50
Wiedervorlagen verwalten
© Circle Unlimited AG CU_Digitale_Rechtsakte mit ERP-Integration_2013_09_24.pptx / 51
Kalenderansicht - Monat
© Circle Unlimited AG CU_Digitale_Rechtsakte mit ERP-Integration_2013_09_24.pptx / 52
Kalenderansicht - Woche
© Circle Unlimited AG CU_Digitale_Rechtsakte mit ERP-Integration_2013_09_24.pptx / 53
Kalenderansicht - Tag
© Circle Unlimited AG CU_Digitale_Rechtsakte mit ERP-Integration_2013_09_24.pptx / 62
cuLösungen im Zusammenwirken mit den SAP-Standard
cuConnect
cuContract
cuLicense
CRM
CML
FI/CO
SD
HR
SRM
MM
PM/CS RE-FX
Sol.
Man.
SAP
DB DMS
CU
SAP
cuSmarText
IS-
Retail
IS-
Media
IS-
Banking
IS-
Med
IS-U
FI-AA
HCM PS
QM
© Circle Unlimited AG CU_Digitale_Rechtsakte mit ERP-Integration_2013_09_24.pptx / 63
Horizontale Integration
Rechtsbereich Buchhaltung Anlagen-
buchhaltung Personalwesen
Lizenz
Management
Verträge Jahres-
abschluss Mitarbeiter Lizenzen
Betrieb
Buchhaltung
Rechnungen Partner
© Circle Unlimited AG CU_Digitale_Rechtsakte mit ERP-Integration_2013_09_24.pptx / 64
Circle Unlimited als Partner
Bewährte
Projektmethodik
Anzahl
Projekterfahrene
Berater Transparenz
Bewährte
Lösungen
Effektive Projektrealisierung „in Time + in Budget“
© Circle Unlimited AG CU_Digitale_Rechtsakte mit ERP-Integration_2013_09_24.pptx / 65
Beste cuLösungen im Gesamtbild
© Circle Unlimited AG CU_Digitale_Rechtsakte mit ERP-Integration_2013_09_24.pptx / 66
Haben Sie noch Fragen?
Stephan Madlung
Head of Sales
Fon: +49 (0)40-55487-440
Mobil: +49 (0)176-49327165
E-Mail: [email protected]
Vortragsvideo und weitere Informationen unter:
http://www.ecm-navigator.de/termine/es-kann-so-einfach-sein-digitale-rechtsakte-mit-erp-integration