Neue Wege bei der Dokumentenerstellung und -archivierung aus SAP | BITKOM ECM-Forum auf der DMS Expo 2013

Enterprise Content Management at its best

H&S EUROPEWien – Schwabach

hs-soft.com | [email protected]

INVARIS© Informationssysteme GmbHEisenstadtInvaris.com | [email protected]

Folie 1 |Folie 1 | © INVARIS Informationssysteme GmbH



hs-soft.com | [email protected] 1 |


Neue Wege bei der Dokumentenerstellung und-archivierung aus SAP

INVARIS und H&S bringen Fachbereiche und IT zur Höchstform

DSC | Version 0.16 DE | 2013.09.23





Folie 2 |

INVARIS Informationssysteme GmbH und H&S Heilig und SchubertSoftware AG haben auf der DMS EXPO in Stuttgart den Abschluss ihrerVertriebspartnerschaft bekannt gegeben.

Ab sofort wird H&S Heilig und Schubert dieSoftwarelösungen der INVARIS in ihr Produkt-portfolio aufnehmen und in der DACH Regionvertreiben.

Die Lösungen der beiden Hersteller arbeitennahtlos zusammen und decken gemeinsamzwei wesentliche Komponenten von Output-und Dokumenten-Management-Systemen ab.

INVARIS schließt Vertriebspartnerschaft mit H&S Heiligund Schubert

DSC | Version 0.16 DE | 2013.09.23

H&SINVARIS





Folie 3 |

ZielsetzungAufzeigen neuer Wege bei der Dokumentenerstellung und -archivierung aus SAP

DSC | Version 0.16 DE | 2013.09.23

Extremalles in der IT

ITIT

ITIT

OMS welches für die Pflege nachSpezialisten mit ausgeprägten Pro-grammierkenntnisse verlangt:

Þ Überlastung der ITÞ lange ReaktionszeitenÞ IT kann sich nicht auf ihre

Kernaufgaben konzentrieren

IT FAFA

CD §

Effizienz durchAufgabenverteilung

Zentral verwaltetes OMS, welchesunabhängig von Office Produktenarbeitet und ohne Programmier-kenntnissen gepflegt werden kann:

Þ schnelle ReaktionszeitenÞ CD sichergestelltÞ Effizienz => niedrige Kosten

Extremalles in der FA

FAFA

FAFA

Dezentrale verwaltetes OMS, welchesauf Office Produkten basiert und reindurch die FA gepflegt wird

Þ n-facher PflegeaufwandÞ Qualitätsprobleme (CD)Þ FA kann sich nicht auf ihre

Kernaufgaben konzentrieren





Folie 4 |

Umständlich,darum Reserveeinplanen! Das kann doch

nicht so langedauern?

Anforderungen von Corporate DesignKundendokumente mit mehr Pep, Farbe und Corporate Identity

DSC | Version 0.16 DE | 2013.09.23

Bestehendes Dokument

1

Kopf Logo

Fuß

Seitenleiste

Gewünschtes Dokument





Folie 5 |

Das mussdoch einfacher

gehen!

Typische UmsetzungFarbe & Grafiken umgesetzt durch vorgedrucktes Briefpapier

DSC | Version 0.16 DE | 2013.09.23

IT

IT

Kopf Logo

Fuß

Seitenleiste

Vorgedrucktes Briefpapier

Schwarz/Weiß-Druck aus SAP

Herausforderungen• SAPscript & SAP

Smartforms nicht wirklichauf Farbdruck ausgelegt

• d.h. im Regelfall istSchwarz/Weiß-Druck aufvorgedrucktem, farbigemBriefpapier im Einsatz

1





Folie 6 |

That‘s it!

Wie könnte es sein!State of the Art Formular-Designer

DSC | Version 0.16 DE | 2013.09.23

IT

IT

Vorlage

Kopf Logo

Fuß

Seitenleiste

Formular DesignerMenü

Beinhaltet:• Grafische Zeichenobjekte• Verarbeitung undSkalierung von Grafiken

• Hohe Farbtiefe• etc.

1





Folie 7 |

Vorsicht,zuerst gründlichanalysieren! Das kann doch


Anforderungen der FachabteilungNachdruck von bereits versandten Formularen

DSC | Version 0.16 DE | 2013.09.23

2





Folie 8 |

Typische UmsetzungFormular-Vorschau anstelle von archivierten Formularen

DSC | Version 0.16 DE | 2013.09.23

IT

ITFachanwendung

Datensatz v1

UrsprünglichesDokument

≠

+Vorlage

AktuelleVorlage

Kopf Logo

Fuß

Seitenleiste

AktuellesBriefpapier

UrsprünglicheVorlage

+

UrsprünglichesBriefpapier

+

+ =

=

Erstdruck

Nachdruck

Kopf Logo

Fuß

Seitenleiste

Dokumenten-nachdruck

2013

2014

Datensatz v2

2





Folie 9 |

AuswirkungenFormular-Vorschau anstelle von archivierten Formularen

DSC | Version 0.16 DE | 2013.09.23

IT

IT

mlkv KG1010 Wien, Breitenberg 7

Tel.: +43 1 1234-312www.mlkv-kg.at

mlkv KG – UID: ATU12345678 – FN 1234567f – www.mlkv-kg.atBankverbindung: MeineBank BLZ: 61234 – Konto Nr.: 7.123.123IBAN: AT126123400007123123 – BIC/Swift: OPSSSWW

Erstdruck

mlkv AG1020 Wien,Messeplast 27a

Tel.: +43 1 1234-312www.mlkv-ag.at

mlkv AG – UID: ATU22334455 – FN 1234567f – www.mlkv-kg.atBankverbindung: @Bank BLZ: 57000 – Konto Nr.: 9.333.111IBAN: AT125700000009333111 – BIC/Swift: OOSSXWW

Nachdruck

Das mussdoch besser

gehen!

2





Folie 10 |

That‘s it!

Wie könnte es sein!Archiv einführen und mittels Standard SAP ArchiveLink anbinden

DSC | Version 0.16 DE | 2013.09.23

IT

IT

1

4SAP

Archiv

Nachdruck

2

SAP

Archiv

Erstdruck

3





Folie 11 |

Umständlich,darum Reserveeinplanen! Das kann doch


Anforderungen der FachabteilungBarcode soll auf bestehendes Formular aufgebracht werden

DSC | Version 0.16 DE | 2013.09.23

Kopf Logo

FußSeitenleiste


New

3





Folie 12 |

Typische UmsetzungBarcode Definition umständlich

DSC | Version 0.16 DE | 2013.09.23

Herausforderungen1. ABAP Customizing

erforderlicha. Neuen Zeichensatz

(Font) einrichtenb. Stil für bestehendes

Formular anlegenc. Barcodefenster in

Struktur einfügend. Barcode einfügene. Barcode Werte

bestückenIT

IT

3





Folie 13 |

Typische UmsetzungPositionierungshilfen mangelhaft

DSC | Version 0.16 DE | 2013.09.23

Das mussdoch einfacher

gehen!

IT

IT

Barcode-Fenster-Vorschau

Arbeits-

platz

Trial & Error-

Ansatz

Herausforderungen1. ABAP Customizing

erforderlich2. Barcode-Fenster-

Vorschau Hilft nicht beider Positionierung

3. Barcode in Druck-Vorschau nichtabgebildet

4. Drucker benötigtBarcode-Modul

5. Barcode positionierenmittels Trial & Error

Druck-Vorschau

Barcode?

BarcodeModul

Barcode-Modul

3





Folie 14 |

That‘s it!

Wie könnte es sein!Barcode mittels GUI anlegen, bestücken, drehen und positionieren

DSC | Version 0.16 DE | 2013.09.23

Logik Vorlage

Kopf Logo

Fuß

Seitenleiste

Formular Designer

Testdaten+ root

+ record1

+ field1

+ field2

+ record 2

…

Vorschau

Kopf Logo

Fuß

Seitenleiste

MenüBarcodeBarcode

Barcode

Barcode

Testdaten+ root

+ record1

+ field1

+ field2

+ record 2

…

Drag & DropIT

IT

3





Folie 15 |



Anforderung der FachabteilungBestehendes Formular via E-Mail verschicken

DSC | Version 0.16 DE | 2013.09.23

@

Kopf Logo

FußSeitenleiste


4





Folie 16 |

Das mussdoch irgendwie

gehen!

Typische HerausforderungenBriefpapier kann nicht hinterlegt werden

DSC | Version 0.16 DE | 2013.09.23

IT

IT

Hinterlegtes Briefpapier

fehlt in der Email!

@

Kopf?

4





Folie 17 |

That‘s it!

Wie könnte es sein!Hinterlegen des Briefpapiers einfach an Bedingung knüpfen

DSC | Version 0.16 DE | 2013.09.23

Logik+ IF „E-Mail“

+ Kopf

+ Logo

+ Seitenl.

+ Fuß

+ End

+ Brieftext

Vorlage

Kopf Logo

Fuß

Seitenleiste

Formular Designer

Testdaten Vorschau

Menü

Kopf Logo

Fuß

Seitenleiste

IT

IT

4





Folie 18 |



Anforderung der FachabteilungBestehendes Formular mit alternativer Fachanwendung verwenden

DSC | Version 0.16 DE | 2013.09.23

Fachan-wendung

#2

SAP

Kopf Logo

Fuß

Seitenleiste

Vorlage

5





Folie 19 |

Typische UmsetzungOMS zu stark verlinkt mit der Fachanwendung

DSC | Version 0.16 DE | 2013.09.23


gehen!

IT

IT

SAP Output Management nicht für dieVerwendung mit anderen Fach-anwendungenvorgesehen

SAP

Kopf Logo

Fuß

Seitenleiste

Vorlage

Bestehendes SAP OMS

X

5





Folie 20 |

That‘s it!

Wie könnte es sein!OMS unabhängig von der Fachanwendung

DSC | Version 0.16 DE | 2013.09.23

SAPKopf Logo

Fuß

Seitenleiste

Vorlage

Fachan-wendung #2

Fachan-wendung #nIT

IT

5





Folie 21 |



Anforderung der FachabteilungInteraktive Texterfassung

DSC | Version 0.16 DE | 2013.09.23

Q W E R T Z U

A S D F G H J K

Y X C V B N M

I O P

L Ö Ä

, . -

Alt GrAltStrg

> <↑ ↑

Strg

↑ Lock

↔ Ü Enter

Kopf Logo

Fuß

Seitenleiste

WYSIWYG Bearbeitung

InterInteraktiveInteraktive TextInteraktive TexterfasInteraktive Texterfassung

6





Folie 22 |


gehen!

Typische HerausforderungenInteraktive Textbearbeitung in SAP nicht vorgesehen

DSC | Version 0.16 DE | 2013.09.23

IT

ITInteraktive Textverarbeitung imStandard SAP OMS nichtvorgesehen!

6





Folie 23 |

That‘s it!

Wie könnte es sein!Texteingabe Parameter bereits Teil der Vorlagendefinition

DSC | Version 0.16 DE | 2013.09.23

IT

IT

Vorlage

Kopf Logo

Fuß

Seitenleiste

Formular DesignerMenü

<Datum>

6





Folie 24 |

Erfolgskriterien für ein effektives OMS• OMS unabhängig von SAP

• Strikte Aufgabenverteilung zw. SAP & OMS, d.h.- Datenbeschaffung in SAP & Formularaufbereitung im OMS

- Integration zwischen SAP & OMS auf XML und nicht auf RDI Basis

• Zentrale Design- und Ressourcenverwaltung für:- Hell- & Dunkelverarbeitung

- Formulare, Einzel- & Massendokumente

- mehrere Sprachen & Mandanten

- unterschiedliche Ausgabekanäle

• State of the Art Vorlagendesign-Tools

• Effektives Archiv-System, angebunden über SAP ArchiveLink

Zusammenfassend

DSC | Version 0.16 DE | 2013.09.23





Folie 25 |

Beispiel ImplementierungZentrale Vorlagenverwaltung und State of the Art Design-Tools

DSC | Version 0.16 DE | 2013.09.23

OMS

SAP Kernsystem

Druckprogramm

WSI

Vorlagen

Formularaufruf

EPO Connector

Formular-Vorschau

WYSIWYG Bearbeitung

Datenbeschaffung (ABAP)

FachanwendungFachanwendungFachanwendung xyz

SAP

GUI

Dokumenten-produktion/Versand

Archiv

DesignerVorlage

TestdatenBausteine

LayoutLogik





Folie 26 |

SAP

GUI

Beispiel ImplementierungFormular-Vorschau & -Bearbeitung nahtlos integriert

DSC | Version 0.16 DE | 2013.09.23

OMS

SAP Kernsystem

Druckprogramm

WSI

Vorlagen

Formularaufruf

EPO Connector

Formular-Vorschau

WYSIWYG Bearbeitung

4. PDF/DDO

3. XML



Dialog

1

6

Kopf Logo

Fuß

Seitenleiste


Archiv

Designer

2

5





Folie 27 |

Beispiel ImplementierungMulti-Format- & Mutli-Kanal-Ausgabe mit Anbindung ans Archiv

DSC | Version 0.16 DE | 2013.09.23

SAP

GUI

OMS

SAP Kernsystem

Druckprogramm

WSI

Vorlagen


Archiv

Formularaufruf

EPO Connector

Formular-Vorschau

WYSIWYG Bearbeitung

8. XML



7

Kopf Logo

Fuß

Seitenleiste

10. PDF

9

10

Kopf Logo

Fuß

Seitenleiste

Kopf Logo

Fuß

Seitenleiste

Designer

11. PDF

12. ArchiveLink





Folie 28 |

So finden Sie uns auf der Messe!H&S Heilig & Schubert Software AG

DSC | Version 0.16 DE | 2013.09.23

Halle 5Stand C41Halle 5

Stand C41





Folie 29 |

Danke für Ihre Aufmerksamkeit!

DSC | Version 0.16 DE | 2013.09.23

INVARIS Informationssysteme GmbH

INVARIS Center, A-7000 Eisenstadt

Tel: +43 (0) 2682 / 64 000-314

Mobile: +43 (0) 676 / 846 407-314

[email protected]

www.invaris.com

Ing. Mag. DIETER SCHMIDTSolution Sales

m. +43 676 4372712

@ [email protected]

Jochen DitterichSales

Vortragsvideo und weitere Informationen unter:

http://www.ecm-navigator.de/termine/neue-wege-bei-der-dokumentenerstellung-und-archivierung-aus-sap-invaris-und-hs-bringen-fachbereiche-und-it-zur-

hoechstform

http://www.ecm-navigator.de/termine/neue-wege-bei-der-dokumentenerstellung-und-archivierung-aus-sap-invaris-und-hs-bringen-fachbereiche-und-it-zur-hoechstform






































Documents

Neue Wege bei der Dokumentenerstellung und -archivierung aus SAP | BITKOM ECM-Forum auf der DMS Expo 2013